Πώς να στείλετε μεγάλα αρχεία μέσω του Outlook
Αντιμετωπίζετε τακτικά τεράστια αρχεία; Τότε υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να έχετε αντιμετωπίσει δυσκολίες με τη μεταφορά τους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το να προσπαθείτε να βρείτε πώς να στέλνετε μεγάλα αρχεία μέσω του Outlook και άλλων προγραμμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα καταβροχθίσει ώρες από το χρόνο σας.
Τα μεγάλα αρχεία μπορεί να είναι δύσκολο να μεταφερθούν όταν δεν έχετε τα απαραίτητα εργαλεία. Αυτό ισχύει είτε στέλνετε μια διαφημιστική ταινία σε έναν πελάτη είτε στέλνετε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων σε ένα μέλος της ομάδας. Ωστόσο, αυτό δεν θα πρέπει να αποτελεί μεγάλο εμπόδιο, καθώς υπάρχουν διάφορες μέθοδοι για την αποστολή τεράστιων συνημμένων αρχείων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ποιο είναι το όριο μεγέθους αρχείου του Outlook;
Έχετε ποτέ προσπαθήσει να στείλετε ένα αρχείο σε κάποιον και μόνο για να σας πουν ότι το αρχείο είναι πολύ μεγάλο από τον πάροχο υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του; Δυστυχώς, πρόκειται για ένα συχνό και εκνευριστικό ζήτημα.
Το μέγεθος των συνημμένων αρχείων συχνά περιορίζεται από τους παρόχους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το λογισμικό. Εάν επιχειρήσετε να στείλετε τεράστια αρχεία μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook, ενδέχεται να αντιμετωπίσετε δυσκολίες. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι ο προεπιλεγμένος περιορισμός μεγέθους αρχείων του Outlook είναι 100 MB.
Ζητήματα κατά τη χρήση του Outlook για την αποστολή μεγάλων αρχείων
Θα μπορούσατε να είστε μπερδεμένοι ως προς το γιατί δεν μπορείτε να μεταδώσετε τεράστια αρχεία από την αρχή. Η αποστολή τεράστιων αρχείων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να προκαλέσει επιβράδυνση του διακομιστή και να καταλάβει υπερβολικό χώρο στη βάση δεδομένων του παρόχου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Η ύπαρξη αυτού του περιορισμού για το μέγεθος του αρχείου εμποδίζει τον υπολογιστή σας να επιχειρεί επανειλημμένα να μεταφορτώσει πολύ μεγάλα αρχεία που ξεπερνούν τα όρια μεταφόρτωσης της πλειονότητας των παρόχων υπηρεσιών Διαδικτύου (ISP).
Το προεπιλεγμένο όριο συνδυασμένου μεγέθους αρχείου για λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Διαδίκτυο, όπως το Outlook, είναι 20 megabytes (MB), αλλά το προεπιλεγμένο όριο συνδυασμένου μεγέθους αρχείου για λογαριασμούς Exchange (e-mail για επιχειρήσεις) είναι 10 megabytes (MB) Οποιαδήποτε προσπάθεια επισύναψης αρχείων που είναι μεγαλύτερα από τον μέγιστο περιορισμό μεγέθους θα οδηγήσει σε ειδοποίηση σφάλματος.
Πώς να στείλετε μεγάλα αρχεία στο Outlook βήμα προς βήμα
Η αποστολή συνημμένων αρχείων με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του Microsoft Outlook είναι μια απλή μέθοδος για τη μετάδοση αρχείων σε άλλους, είτε στέλνετε εικόνες, αναφορές ή άλλα έγγραφα. Κάθε φορά που επιλέγετε να επισυνάψετε ένα αρχείο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το Outlook διατηρεί σημειώσεις σχετικά με τα αρχεία που έχετε επεξεργαστεί τον τελευταίο καιρό και σας τα προτείνει κάθε φορά που το κάνετε.
Μπορείτε να επισυνάπτετε αρχεία από τον υπολογιστή σας, το OneDrive ή άλλους λογαριασμούς αποθήκευσης σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συμβάντα ημερολογίου και να τα μοιράζεστε με άλλα άτομα χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Επισύναψη αρχείου. Η προσθήκη εικόνων στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στα συμβάντα ημερολογίου είναι επίσης μια επιλογή.
Προχωρώντας προς τα εμπρός, θα διερευνήσουμε δύο επιλογές που θα μπορούσαν να επιτρέψουν στους χρήστες να στέλνουν μεγάλα αρχεία: OneDrive και Filemail.
1.Αποστολή μεγάλων αρχείων μέσω του OneDrive
Το OneDrive αποτελεί μια βιώσιμη επιλογή για την αποστολή μεγάλων αρχείων, καθώς είναι μια δημοφιλής επιλογή αποθήκευσης στο νέφος που προσφέρει η Microsoft. Υπενθυμίζεται ότι, αν έχετε έναν δωρεάν λογαριασμό Outlook, θα λάβετε αυτόματα 15 GB αποθηκευτικού χώρου στο OneDrive.
Περισσότερη χωρητικότητα μπορείτε να αποκτήσετε με την εγγραφή σας σε ένα πρόγραμμα, με μέγιστο αποθηκευτικό χώρο 1 TB να σας διατίθεται. Οι χρήστες του Outlook που πρέπει να μεταδίδουν τεράστια αρχεία μπορούν να χρησιμοποιήσουν το OneDrive ως μια βολική εναλλακτική λύση. Λάβετε υπόψη ότι πρέπει πρώτα να αποθηκεύσετε το αρχείο σας στο OneDrive for Business πριν μπορέσετε να το μοιραστείτε με κάποιον άλλο.
Είναι δυνατή η κοινή χρήση ενός αρχείου με άλλους συναδέλφους, αρκεί να είναι συνδεδεμένοι στο λογαριασμό Office 365 της εταιρείας τους. Στη συνέχεια, θα μπορούν να δουν το έγγραφο χρησιμοποιώντας οποιονδήποτε σύνδεσμο που μπορεί να τους παρέχετε.
Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι, εφόσον έχετε μοιραστεί το στοιχείο με οποιονδήποτε στον οργανισμό σας, θα εμφανιστεί στο OneDrive του καθενός στο φάκελο Κοινόχρηστο > Κοινόχρηστο μαζί μου. Κατά συνέπεια, όλοι στον οργανισμό θα μπορούν να έχουν πρόσβαση στο αρχείο από οπουδήποτε κι αν αυτό εμφανίζεται στην επιφάνεια μέσα στο περιβάλλον του Office 365, για παράδειγμα, αν κάποιος το αναζητήσει.
1. Μεταβείτε στον ιστότοπο του OneDrive και συνδεθείτε χρησιμοποιώντας τα στοιχεία του λογαριασμού σας στη Microsoft (ή του λογαριασμού σας στη δουλειά ή στο σχολείο).
2. Κάντε κλικ στον κύκλο στην επάνω δεξιά γωνία του στοιχείου που θέλετε να μοιραστείτε για να το ανοίξετε σε νέο παράθυρο. Μετά την είσοδό σας στο περιβάλλον εργασίας του OneDrive, θα δείτε επιλογές για να ανεβάσετε ένα νέο αρχείο ή φάκελο στο λογαριασμό σας.
3. Επιλέξτε την επιλογή για τη μεταφόρτωση αρχείων. Το κουμπί Κοινή χρήση μπορεί να βρεθεί προς το πάνω μέρος κάθε σελίδας στον ιστότοπο.
Αν και θα μπορούσατε να ανεβάσετε έναν ολόκληρο φάκελο με αρχεία σε αυτή την περίσταση, μάλλον θα θέλατε να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα αρχείων σε αυτή την περίπτωση. Θα ξεκινήσει ένας κύκλος μεταφόρτωσης αρχείων στο OneDrive. Τελικά, ανάλογα με την ποιότητα της σύνδεσής σας στο διαδίκτυο και το μέγεθος του αρχείου σας, η διαδικασία μεταφόρτωσης μπορεί να διαρκέσει από μερικά λεπτά έως και μερικές ώρες.
4. Επιλέξτε αν θέλετε ή όχι να επιτρέπεται στα άτομα με τα οποία μοιράζεστε το αρχείο να το τροποποιούν κάνοντας κλικ στο σύμβολο του μολυβιού και επιλέγοντας Επεξεργασία ή Προβολή. Τα άτομα που έχουν πρόσβαση στο αρχείο ή το φάκελο θα λάβουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με έναν σύνδεσμο προς αυτό. Μόλις λάβετε την πληροφορία ότι το έγγραφο έχει δει ο προοριζόμενος παραλήπτης, θα σας αποσταλεί επιβεβαίωση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αν θέλετε να επιτρέψετε σε άλλους να μπορούν να αλλάξουν το αρχείο μετά την ανάρτησή του, καθορίστε αν μπορούν να το κάνουν. Αλλάξτε τα δικαιώματα και καθορίστε τι θέλετε να κάνετε με το αρχείο που μόλις κοινοποιήσατε κάνοντας κλικ στο κουμπί Αλλαγή δικαιωμάτων. Είναι δυνατόν να επιλέξετε μία από τις δύο επιλογές.
Αποστολή μεγάλων αρχείων μέσω του Outlook χρησιμοποιώντας το Filemail
Το Filemail αποτελεί μία από τις ταχύτερες και πιο βολικές μεθόδους αποστολής μεγάλων αρχείων σε άλλους. Το Filemail είναι μια διαδικτυακή πλατφόρμα που περιλαμβάνει διάφορες εφαρμογές και υπηρεσίες που επιτρέπουν στους χρήστες να στέλνουν και να λαμβάνουν τεράστια αρχεία οποιουδήποτε μεγέθους από οπουδήποτε στον κόσμο. Οι φιλικές προς το χρήστη εφαρμογές και η αστραπιαία αρχιτεκτονική του cloud καθιστούν δυνατή τη μεταφορά τεράστιων αρχείων από οποιαδήποτε συσκευή σε χρόνο ρεκόρ.
Όταν χρησιμοποιείτε το πρόσθετο Filemail Outlook, μπορείτε να μεταφέρετε τεράστια αρχεία απευθείας από το Outlook 2013/2016/2019 χρησιμοποιώντας το Filemail. Επισυνάψτε αρχεία με τον ίδιο τρόπο που θα κάνατε κανονικά στο Outlook και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή. Τα συνημμένα αρχεία διαγράφονται από το e-mail και αντ' αυτού μεταφορτώνονται στους διακομιστές μας, με αποτέλεσμα ένα μικρότερο και πιο παραδοτέο e-mail για τον παραλήπτη.
Οι μόνοι περιορισμοί στο Filemal που σχετίζονται με τη δωρεάν υπηρεσία, χωρίς να απαιτείται λογαριασμός, είναι ότι μπορείτε να ανεβάσετε απεριόριστο αριθμό αρχείων, αλλά το συνολικό τους μέγεθος δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 5 GB σε κάθε συνεδρία μεταφόρτωσης, προκειμένου να θεωρηθεί δωρεάν. Σε μια περίοδο 24 ωρών, σας επιτρέπονται δύο συνεδρίες μεταφοράς. Όλα τα συνδρομητικά πακέτα σας παρέχουν απεριόριστες συνεδρίες μεταφόρτωσης και μπορείτε να μεταφορτώνετε αρχεία οποιουδήποτε μεγέθους, ανεξάρτητα από το μέγεθος τους.
Επιπλέον, δεν υπάρχουν περιορισμοί λήψης για να ανησυχείτε. Είναι δυνατό να μοιράζεστε αρχεία με άλλους και οι άλλοι να κατεβάζουν τα αρχεία αυτά όσες φορές θέλουν από τον κοινόχρηστο φάκελό σας.
Έχετε πλήρη έλεγχο του τρόπου με τον οποίο μεταφορτώνετε αρχεία στο Filemail. Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα περιήγησης στο διαδίκτυο, μία από τις εφαρμογές Filemail για υπολογιστές γραφείου, εφαρμογή iOS ή ακόμη και εφαρμογή Android.
1. Επιλέξτε ένα αρχείο ή φάκελο
Επιλέξτε τα αρχεία που θέλετε να ανεβάσετε από τον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας. Εναλλακτικά, μπορείτε απλώς να σύρετε και να αποθέσετε τα αρχεία σας. Μπορείτε να επιλέξετε να υποβάλετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των ατόμων με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε τα αρχεία.
2. Ανεβάστε τα αρχεία σας
Θα ξεκινήσει η μεταφόρτωση των αρχείων μόλις κάνετε κλικ στο κουμπί Αποστολή. Τα αρχεία σας είναι ασφαλή επειδή προστατεύονται από κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο και από ένα ασφαλές σύστημα φιλοξενίας αρχείων.
3. Οι άνθρωποι κατεβάζουν τα αρχεία σας
Μετά την ολοκλήρωση της μεταφόρτωσης, το Filemail θα αποθηκεύσει τα δεδομένα σας στο cloud. Τα άτομα στα οποία στείλατε email στο βήμα 1 μπορούν να κατεβάσουν τα αρχεία. Μπορείτε επίσης να διανείμετε έναν άμεσο σύνδεσμο προς τα αρχεία που ανεβάσατε σε άλλους.
