Когда вам нужно отправить большой файл по электронной почте, может быть неприятно, когда вы получаете всплывающее окно с сообщением о том, что ваши файлы слишком велики. Удивительно, но большинство серверов электронной почты не могут отправлять или получать файлы определенного размера.
Мало того, если вы можете отправить вложение через почтовый сервер отправителя, это не обязательно означает, что электронная почта получателя сможет его принять. Как убедиться, что вы отправляете вложение, которое получатель сможет открыть? Читайте дальше, чтобы узнать, как отправлять большие файлы по электронной почте.
Перед отправкой вложений электронной почты необходимо убедиться в том, что вы знаете их размер. Ограничения по размеру для серверов электронной почты не являются едиными для всех и отличаются у каждого провайдера. К счастью, большинство почтовых служб отображают размер файла рядом с его именем.
Если вы прикрепляете несколько файлов, необходимо отслеживать общий размер вложений. Если размер файла указан в килобайтах, а не в мегабайтах, знайте, что в одном мегабайте 1024 килобайта.
Многие предприятия и частные лица используют провайдеров облачных услуг и облачные технологии. услуги по передаче файлов чтобы обойти размер вложения при отправке больших файлов по электронной почте.
Облачный сервис хранения данных для отправки больших файлов по электронной почте
Если вам нужно отправить по электронной почте большой файл, но он слишком велик, одним из наиболее эффективных решений является использование облачных сервисов хранения данных.
Облачные хранилища, такие как iCloud Mail Drop, OneDrive и Google Drive, являются отличным способом отправки больших файлов по электронной почте. Если у вас есть высококачественная графика, видео, презентации, данные или что-то еще, что вам нужно переслать, облачные решения позволяют загрузить файлы в облачный сервис.
Затем отправьте ссылку, чтобы получатель мог получить доступ к файлу по ссылке, а не через вложение. Если это кажется сложным, то все очень просто, как только вы освоите этот процесс. Вот как отправлять большие вложения через облачные службы хранения данных.
1. iCloud Mail Drop с Apple Mail
Используя учетную запись iCloud, вы настроены на использование Mail Drop, которая позволяет отправлять через iCloud большие файлы объемом до 5 ГБ. При использовании Mail Drop файлы хранятся в зашифрованном виде и предоставляются получателю для загрузки в течение 30 дней.
Во-первых, необходимо убедиться в том, что функция Mail Drop включена в вашей учетной записи Apple Mail.
1. Откройте Apple Mail на вашем Mac и выберите Preferences в строке меню под Mail.
2. На вкладке Учетные записи выберите учетную запись, для которой вы хотите включить Mail Drop.
3. Установите флажок рядом с опцией Отправлять большие вложения с помощью Mail Drop.
4. Составьте новое письмо с помощью Apple Mail и убедитесь, что текстовый курсор находится в том месте, где вы хотите, чтобы появилось вложение.
5. Выберите Файл, затем выберите Прикрепить файлы. Выберите файл, который вы хотите прикрепить, и нажмите кнопку Выбрать файл.
Если размер вложения превышает установленные ограничения, Apple Mail автоматически загрузит файл на сервер iCloud для получателя.
| Плюсы | Cons |
|---|---|
Вложение загружается в iCloud и содержит защищенную ссылку. | Mail Drop имеет лимит только в 5 ГБ, поэтому все, что превышает его, не будет работать при использовании этого метода. |
Вложение не учитывается в общем объеме вашего хранилища iCloud и хранится в облаке только 30 дней. | Некоторые вложения плохо переносятся на другие операционные системы, например Windows. |
2. Google Диск с Gmail
1. Войдите в свой почтовый ящик Gmail и выберите Compose в левом верхнем углу экрана, чтобы начать новое сообщение.
2. Из кнопок значков в нижней части всплывающего окна нового сообщения выберите значок Google Drive. Появится диалоговое окно, позволяющее вставить файл.
3. Если вы еще не загрузили свой файл на Google Диск, вы можете сделать это из этого диалогового окна. В верхнем меню выберите Загрузить. Вы можете перетащить большое вложение или нажать Выбрать файлы с устройства. Выберите Загрузить, чтобы добавить файл на Диск Google.
4. Если ваш файл уже загружен на Диск Google, вы можете найти его в Диске. Выделите файл и нажмите кнопку Вставить.
5. Перед отправкой письма обязательно установите разрешения, чтобы убедиться, что получатель может получить доступ к файлу. Ваш Gmail выполнит проверку, чтобы убедиться, что у получателя есть доступ к файлу, и предложит вам обновить параметры общего доступа к файлу перед отправкой сообщения.
Теперь ссылка на вложение будет добавлена в ваше письмо.
| Плюсы | Cons |
|---|---|
Обмен файлами прост и имеет множество встроенных инструментов, позволяющих легко сотрудничать с другими пользователями над вашими файлами. | При совместном использовании файлов без защиты паролем существует потенциальный риск безопасности. |
Файлы остаются конфиденциальными до тех пор, пока вы не поделитесь ими с адресатами. | Google Диск устанавливает лимиты на загрузку файлов на диск, поэтому это ограничение может быть неприятным, если вам нужно поделиться несколькими большими файлами на Google Диск. |
Вы можете получить доступ к своим файлам из любого места. |
3. OneDrive с Outlook
Для многих предприятий основной почтовой службой является Outlook. OneDrive - отличное решение для отправки больших файлов по электронной почте с помощью Outlook. Outlook разрешает только до 33 МБ для вложений. Перед отправкой файла необходимо обязательно сохранить его на One Drive.
Вот как отправить файл по электронной почте с помощью OneDrive
1. Для начала войдите в свою учетную запись OneDrive.
2. Щелкните правой кнопкой мыши на файле, которым хотите поделиться. В раскрывающемся меню выберите Поделиться.
3. Во всплывающем окне введите адреса электронной почты людей, с которыми вы хотите поделиться файлом, и обновите разрешения, которые вы хотите установить для документа. Этот метод автоматически генерирует электронное письмо со ссылкой для просмотра большого файла.
4. Если вы хотите составить индивидуальное письмо, создайте ссылку с помощью кнопки копирования ссылки в левом нижнем углу всплывающего окна вместо того, чтобы вводить электронную почту получателей для автоматического приглашения. Вставьте ссылку в новое письмо через Outlook.
| Плюсы | Cons |
|---|---|
На OneDrive можно хранить любые файлы, а удобный интерфейс позволяет легко отправлять большие файлы по электронной почте. | Бесплатный план OneDrive позволяет хранить до 5 ГБ, за дополнительное хранилище придется платить. |
Microsoft - это хорошо зарекомендовавший себя бизнес, поэтому вы знаете, что он прочный, надежный и проверенный. | Безопасность при использовании OneDrive вызывает беспокойство. |
Он шифрует только те данные, которые находятся в пути, но не сами данные. | |
Разрешения пользователей могут позволить людям изменять нежелательные документы. |
Облачный сервис передачи файлов для отправки больших файлов с помощью электронной почты
Когда облачные сервисы только зарождались, они были в большей степени ориентированы на потребителей для работы с электронной почтой, социальными сетями, фотографиями и личными хранилищами. По мере развития облачных решений и повышения уровня безопасности облачные сервисы открыли возможность работы в облаке целых сетевых инфраструктур, включая передачу файлов.
Спрос на безопасные процессы обмена конфиденциальными документами и данными растет, и все больше людей пользуются облачными сервисами передачи файлов. С увеличением числа сотрудников, работающих из дома, очень важно иметь удобное и безопасное решение, позволяющее сотрудникам отправлять и получать большие файлы данных.
Вы всегда можете воспользоваться облачной службой передачи файлов.
Файловая почта
Файловая почта это одно из многих решений, предоставляющих услугу, которая позволяет отправлять и получать файлы любого размера в режиме онлайн. Он оснащен функциями безопасности, которые делают передачу файлов безопасной, позволяя установить период доступности и настроить защиту паролем. Это помогает предотвратить попадание вашего файла в чужие руки.
Использование Filemail очень простое и дает вам два варианта отправки больших файлов через Интернет. Вы можете отправить его напрямую или сгенерировать ссылку и отправить ее через выбранную вами платформу электронной почты.
1. На сайте Filemail выберите кнопку Добавить файлы, чтобы выбрать файлы, которые вы хотите отправить.
2. Если вы хотите отправить как электронное письмо, вы выбираете вкладку Отправить как электронное письмо и составляете проект письма для отправки с использованием вашего адреса электронной почты.
3. Если вы предпочитаете использовать свой основной почтовый сервер, выберите вкладку Отправить как ссылку и скопируйте ссылку.
4. Появится всплывающее окно, позволяющее установить продолжительность доступности файла.
Файловая почта позволяет вам обмениваться файлами до 5 ГБ бесплатно. С платной учетной записью вы получаете гораздо больше возможностей, таких как 1 ТБ хранилища, добавление логотипа или фона, что идеально подходит для малого бизнеса.
Эти методы являются одними из лучших способов отправки больших файлов по электронной почте. Вы всегда должны быть уверены, что используете специализированные безопасные облачные и передающие инструменты. Безопасность - одна из самых важных проблем при отправке или получении больших вложений.
Всегда следите за тем, чтобы открывать вложения только от людей, которых вы знаете и которым доверяете, и убедитесь, что они получены любым из безопасных способов, упомянутых выше.