Как отправлять большие файлы по электронной почте
Как отправлять большие файлы по электронной почте
Когда вам нужно отправить большой файл по электронной почте, может быть неприятно получить всплывающее окно с сообщением о том, что ваши файлы слишком велики. Удивительно, но большинство серверов электронной почты не могут отправлять или получать файлы определенного размера.
Мало того, если вы можете отправить вложение через почтовый сервер отправителя, это не обязательно означает, что электронная почта получателя сможет его принять. Как убедиться в том, что вы отправляете вложение, которое получатель сможет открыть? Читайте далее, чтобы узнать, как отправлять большие файлы по электронной почте.
Прежде чем отправлять вложения, необходимо убедиться, что вы знаете их размер. Ограничения на размер для серверов электронной почты не являются универсальными и отличаются у каждого провайдера. К счастью, большинство почтовых служб отображают размер файла рядом с его именем.
Если вы прикрепляете несколько файлов, вам нужно следить за общим размером вложений. Если размер файла отображается в килобайтах, а не в мегабайтах, знайте, что в одном мегабайте 1024 килобайта.
Многие компании и частные лица пользуются услугами облачных провайдеров и облачных сервисов передачи файлов, чтобы обойти размер вложений при отправке больших файлов по электронной почте.
Облачный сервис хранения данных для отправки больших файлов по электронной почте
Если вам нужно отправить по электронной почте большой файл, но он слишком велик, одним из наиболее эффективных решений является использование облачных сервисов хранения данных.
Такие облачные хранилища, как iCloud Mail Drop, OneDrive и Google Drive, являются отличным способом отправки больших файлов по электронной почте. Если вам нужно отправить высококачественные графические изображения, видео, презентации, данные или что-то еще, облачные решения позволят вам загрузить файлы в облачный сервис.
Затем отправьте ссылку, чтобы ваш получатель мог получить доступ к файлу через ссылку, а не через вложение. Если это кажется сложным, то все очень просто, как только вы освоитесь. Вот как отправлять большие вложения через облачные сервисы хранения данных.
1. iCloud Mail Drop с помощью Apple Mail
Используя учетную запись iCloud, вы получаете возможность использовать Mail Drop, которая позволяет отправлять большие файлы объемом до 5 Гб через iCloud. При использовании Mail Drop файлы хранятся в зашифрованном виде и становятся доступны получателю для загрузки в течение 30 дней.
Сначала нужно убедиться, что функция Mail Drop включена в учетной записи Apple Mail.
1. Откройте Apple Mail на компьютере Mac и выберите "Параметры" в строке меню в разделе "Почта".
2. На вкладке Учетные записи выберите учетную запись, для которой нужно включить функцию Mail Drop.
3. Установите флажок рядом с пунктом Отправлять большие вложения с помощью Mail Drop.
4. Создайте новое письмо с помощью Apple Mail и убедитесь, что текстовый курсор находится в том месте, где вы хотите, чтобы появилось вложение.
5. Выберите Файл, затем выберите Прикрепить файлы. Выберите файл, который вы хотите прикрепить, и нажмите на кнопку Выбрать файл.
Если размер вложения превышает установленные ограничения, Apple Mail автоматически загрузит файл на сервер iCloud для получателя.
Плюсы | Минусы |
| Вложение загружается в iCloud и содержит защищенную ссылку. | Лимит Mail Drop составляет всего 5 ГБ, поэтому при использовании этого метода все, что превышает лимит, не будет отправлено. |
| Вложения не учитываются в общем объеме хранилища iCloud и хранятся в облаке только 30 дней. | Некоторые вложения плохо переносятся на другие операционные системы, например Windows. |
2. Google Диск с Gmail
Google Диск позволяет отправлять вложения размером до 25 МБ и получать файлы размером до 50 МБ. Для отправки большого файла через Google Диск необходимо сначала загрузить его, а затем отправить по электронной почте. Просто выполните следующие простые действия.
1. Войдите в свой почтовый ящик Gmail и выберите "Создать" в левом верхнем углу экрана, чтобы начать новое сообщение.
2. Среди кнопок со значками в нижней части всплывающего окна нового сообщения выберите значок Google Диска. Появится диалоговое окно, в котором можно вставить файл.
3. Если вы еще не загрузили свой файл в Google Диск, вы можете сделать это из этого диалогового окна. Выберите "Загрузить" в верхнем меню. Можно перетащить большое вложение, а можно нажать кнопку Выбрать файлы с устройства. Выберите "Загрузить", чтобы добавить файл на Google Диск.
4. Если файл уже загружен на Google Диск, вы можете найти его в Диске. Выделите файл и нажмите кнопку Вставить.
5. Перед отправкой письма обязательно установите разрешения, чтобы убедиться, что получатель сможет получить доступ к файлу. Ваш Gmail проверит, есть ли у получателя доступ к файлу, и предложит обновить настройки общего доступа к файлу перед отправкой сообщения.
Теперь ссылка на вложение будет добавлена в ваше письмо.
Плюсы | Минусы |
| Общий доступ к файлам прост и имеет множество встроенных инструментов для совместной работы с другими пользователями. | При совместном использовании файлов существует потенциальный риск безопасности, поскольку файлы не защищены паролем. |
| Файлы остаются конфиденциальными до тех пор, пока вы не поделитесь ими с адресатами. | Google Диск устанавливает лимиты на загрузку файлов на диск, поэтому это ограничение может быть неприятным, если вам нужно поделиться несколькими большими файлами на Google Диск. |
| Вы можете получить доступ к своим файлам из любого места. |
3. OneDrive с Outlook
Для многих компаний основной почтовой службой является Outlook. OneDrive - отличное решение для отправки больших файлов по электронной почте с помощью Outlook. Outlook позволяет использовать только 33 МБ для вложений. Перед отправкой файла на One Drive его нужно обязательно сохранить.
Вот как отправить файл по электронной почте с помощью OneDrive
1. Для начала войдите в свою учетную запись OneDrive.
2. Щелкните правой кнопкой мыши файл, которым вы хотите поделиться. В раскрывающемся меню выберите "Поделиться".
3. Во всплывающем окне введите адреса электронной почты людей, с которыми вы хотите поделиться файлом, и обновите разрешения, которые вы хотите установить для документа. Этот метод автоматически генерирует электронное письмо со ссылкой для просмотра большого файла.
4. Если вы хотите составить собственное письмо, создайте ссылку с помощью кнопки "Копировать ссылку" в левом нижнем углу всплывающего окна вместо того, чтобы вводить электронную почту получателей для автоматического приглашения. Вставьте ссылку в новое письмо через Outlook.
Плюсы | Минусы |
| На OneDrive можно хранить любые файлы, а его удобный интерфейс позволяет легко отправлять большие файлы по электронной почте. | Бесплатный тарифный план OneDrive позволяет хранить до 5 ГБ, за дополнительное хранилище придется заплатить. |
| Компания Microsoft - это хорошо зарекомендовавший себя бизнес, поэтому вы можете быть уверены в ее надежности. | При использовании OneDrive стоит обратить внимание на безопасность. |
| Он шифрует только данные, находящиеся в пути, но не сами данные. | |
| Разрешения пользователей могут позволить людям изменять нежелательные документы. |
Облачный сервис передачи файлов для отправки больших файлов по электронной почте
Когда облачные сервисы только зарождались, они были больше ориентированы на потребителей, использующих веб-электронную почту, социальные сети, фотографии и личные хранилища. С развитием облачных решений и повышением уровня безопасности облачные сервисы открыли возможность работы в облаке целых сетевых инфраструктур, включая передачу файлов.
Спрос на безопасные процессы обмена конфиденциальными документами и данными растет, и все больше людей пользуются облачными сервисами передачи файлов. С увеличением числа сотрудников, работающих из дома, очень важно иметь удобное и безопасное решение, позволяющее сотрудникам отправлять и получать большие файлы данных.
Вы всегда можете воспользоваться облачной службой передачи файлов.
Filemail
Filemail - одно из многих решений, позволяющих отправлять и получать файлы любого размера в режиме онлайн. Он оснащен функциями безопасности, которые делают передачу файлов безопасной, позволяя установить период доступности и настроить защиту паролем. Это помогает предотвратить попадание файла в чужие руки.
Использование Filemail очень простое и позволяет отправлять большие файлы через Интернет двумя способами. Вы можете отправить его напрямую или сгенерировать ссылку и отправить ее через выбранную вами почтовую платформу.
1. На сайте Filemail выберите кнопку "Добавить файлы", чтобы выбрать файлы, которые вы хотите отправить.
2. Если вы хотите отправить файл в виде электронного письма, выберите вкладку Отправить как электронное письмо и составьте проект письма для отправки с использованием вашего адреса электронной почты.
3. Если вы предпочитаете использовать свой основной сервер электронной почты, выберите вкладку Отправить как ссылку и скопируйте ссылку.
4. Появится всплывающее окно, в котором можно задать продолжительность доступности файла.
Filemail позволяет бесплатно обмениваться файлами объемом до 5 ГБ. При покупке платного аккаунта вы получаете гораздо больше возможностей, таких как 1 ТБ хранилища, добавление логотипа или фона, что идеально подходит для малого бизнеса.
Эти способы являются одними из лучших для отправки больших файлов по электронной почте. Вы всегда должны быть уверены, что используете специализированные безопасные облака и инструменты передачи данных. Безопасность - одна из самых важных проблем при отправке или получении больших вложений.
Всегда открывайте вложения только от людей, которых вы знаете и которым доверяете, и убедитесь, что они получены одним из безопасных способов, упомянутых выше.