Ako odosielať veľké súbory prostredníctvom aplikácie Outlook

Pracujete pravidelne s obrovskými súbormi? Potom je veľmi pravdepodobné, že ste sa stretli s problémami pri ich prenose cez e-mail. Snaha zistiť, ako posielať veľké súbory prostredníctvom programu Outlook a iných e-mailových klientov, vám zaberie hodiny času.

Prenos veľkých súborov môže byť náročný, ak nemáte potrebné nástroje. Platí to bez ohľadu na to, či posielate propagačný film zákazníkovi, alebo posielate veľký súbor údajov členovi tímu. Nemalo by to však byť veľkou prekážkou, pretože na odosielanie obrovských príloh e-mailom existuje celý rad metód.

Aký je limit veľkosti súboru programu Outlook?

Už ste sa niekedy pokúšali poslať niekomu súbor, len aby vám jeho poskytovateľ e-mailových služieb oznámil, že súbor je príliš veľký? Žiaľ, je to častý a nepríjemný problém.

Veľkosť príloh súborov je často obmedzená poskytovateľmi e-mailových služieb a softvérom. Ak sa pokúšate odoslať obrovské súbory prostredníctvom e-mailu v programe Outlook, môžete mať problémy. Je to spôsobené tým, že predvolené obmedzenie veľkosti súborov v programe Outlook je 100 MB.

Problémy pri používaní aplikácie Outlook na odosielanie veľkých súborov

Možno ste zmätení, prečo sa vám od začiatku nedarí odosielať obrovské súbory. Odosielanie obrovských súborov prostredníctvom e-mailu môže spôsobiť spomalenie servera a zaberanie nadmerného miesta v databáze poskytovateľa e-mailu.

Existencia tohto obmedzenia pre veľkosť súborov zabráni vášmu počítaču v opakovaných pokusoch o odosielanie veľmi veľkých súborov, ktoré presahujú prahové hodnoty odosielania väčšiny poskytovateľov internetových služieb (ISP).

Predvolený limit kombinovanej veľkosti súboru pre internetové e-mailové kontá, ako je napríklad Outlook, je 20 megabajtov (MB), ale predvolený limit kombinovanej veľkosti súboru pre kontá Exchange (firemný e-mail) je 10 megabajtov (MB) Akékoľvek pokusy o pripojenie súborov, ktoré sú väčšie ako obmedzenie maximálnej veľkosti, budú mať za následok chybové hlásenie.

Ako odosielať veľké súbory v programe Outlook krok za krokom

Odosielanie príloh pomocou e-mailu v programe Microsoft Outlook je jednoduchá metóda prenosu súborov ostatným, či už posielate obrázky, správy alebo iné dokumenty. Zakaždým, keď sa rozhodnete pripojiť súbor k e-mailovej správe, program Outlook si uchováva záznamy o súboroch, na ktorých ste v poslednom čase pracovali, a vždy vám ich navrhne.

K e-mailovým správam a udalostiam kalendára môžete pripojiť súbory z počítača, služby OneDrive alebo iných pamäťových kont a zdieľať ich s ostatnými ľuďmi pomocou funkcie Pripojiť súbor. Možnosťou je aj pridávanie obrázkov do e-mailových správ a udalostí kalendára.

Ďalej budeme skúmať dve možnosti, ktoré by používateľom mohli umožniť posielať veľké súbory: OneDrive a Filemail.

1.Odosielanie veľkých súborov cez OneDrive

OneDrive predstavuje vhodnú možnosť na odosielanie veľkých súborov, keďže ide o obľúbenú možnosť cloudového úložiska, ktoré ponúka spoločnosť Microsoft. Pripomíname, že ak máte bezplatné konto Outlook, automaticky získate 15 GB úložného priestoru v službe OneDrive.

Väčšiu kapacitu môžete získať, ak si predplatíte plán, pričom vám bude k dispozícii maximálne 1 TB úložného priestoru. Používatelia aplikácie Outlook, ktorí potrebujú prenášať obrovské súbory, môžu využívať službu OneDrive ako vhodnú alternatívu. Vezmite na vedomie, že súbor musíte najprv uložiť do služby OneDrive pre firmy, až potom ho môžete zdieľať s niekým iným.

Súbor je možné zdieľať s ostatnými kolegami z tímu, pokiaľ sú prihlásení do svojho firemného konta Office 365. Dokument si potom budú môcť pozrieť pomocou akéhokoľvek prepojenia, ktoré im môžete poskytnúť.

Za zmienku stojí aj to, že keďže ste položku zdieľali s kýmkoľvek vo vašej organizácii, zobrazí sa v službe OneDrive každého jednotlivca v priečinku Zdieľané > Zdieľané so mnou. Následne bude mať každý v organizácii prístup k súboru z akéhokoľvek miesta, kde sa v prostredí Office 365 objaví, napríklad ak ho niekto vyhľadá.

1. Prejdite na webovú lokalitu OneDrive a prihláste sa pomocou informácií o svojom účte Microsoft (alebo o svojom pracovnom či školskom účte).

2. Kliknutím na kruh v pravom hornom rohu položky, ktorú chcete zdieľať, ju otvoríte v novom okne. Po vstupe do rozhrania OneDrive sa zobrazia možnosti, ako nahrať nový súbor alebo priečinok na svoje konto.

3. Vyberte možnosť nahrať súbory. Tlačidlo Zdieľať možno nájsť pri hornej časti každej stránky na webovej lokalite.

Hoci by ste za týchto okolností mohli nahrať celý priečinok so súbormi, pravdepodobne by ste v tomto prípade chceli použiť kartu Súbor. V službe OneDrive sa spustí cyklus nahrávania súborov. V závislosti od kvality vášho internetového pripojenia a veľkosti súboru môže proces nahrávania trvať od niekoľkých minút až po niekoľko hodín.

4. Kliknite na symbol ceruzky a vyberte možnosť Upraviť alebo Zobraziť. 5. Vyberte, či chcete, aby osoby, s ktorými zdieľate súbor, mali možnosť ho meniť. Osoby, ktoré majú prístup k súboru alebo priečinku, dostanú e-mail s odkazom naň. Po prijatí informácie, že dokument videl určený príjemca, vám bude zaslaný potvrdzujúci e-mail.

Ak chcete ostatným osobám umožniť, aby mohli súbor po jeho odoslaní zmeniť, uveďte, či tak môžu urobiť. Zmeňte oprávnenia a určte, čo chcete robiť so súborom, ktorý ste práve zdieľali, kliknutím na tlačidlo Zmeniť oprávnenia. Je možné vybrať jednu z dvoch možností.

Odosielanie veľkých súborov prostredníctvom aplikácie Outlook pomocou služby Filemail

Filemail predstavuje jednu z najrýchlejších a najpohodlnejších metód posielania veľkých súborov ostatným. Filemail je webová platforma, ktorá zahŕňa množstvo aplikácií a služieb, ktoré umožňujú používateľom odosielať a prijímať obrovské súbory akejkoľvek veľkosti odkiaľkoľvek na svete. Používateľsky prívetivé aplikácie a bleskurýchla cloudová architektúra umožňujú prenášať obrovské súbory z akéhokoľvek zariadenia v rekordne krátkom čase.

Keď používate doplnok Filemail Outlook Add-in, môžete prenášať obrovské súbory priamo z aplikácie Outlook 2013/2016/2019 pomocou služby Filemail. Pripojte súbory rovnakým spôsobom, ako by ste to bežne urobili v programe Outlook, a potom kliknite na tlačidlo Odoslať. Prílohy sa z e-mailu vymažú a namiesto toho sa odošlú na naše servery, čoho výsledkom je menší a lepšie doručiteľný e-mail pre príjemcu.

Jediné obmedzenia služby Filemal sú spojené s bezplatnou službou, ktorá nevyžaduje účet, je to, že môžete odoslať neobmedzený počet súborov, ale ich celková veľkosť nesmie presiahnuť 5 GB pri každej relácii odosielania, aby sa považovali za bezplatné. Počas 24 hodín máte povolené dve relácie prenosu. Všetky plány predplatného vám poskytujú neobmedzený počet relácií prenosu a môžete odosielať súbory akejkoľvek veľkosti bez ohľadu na ich veľkosť.

Okrem toho sa nemusíte obávať žiadnych obmedzení sťahovania. Je možné, aby ste zdieľali súbory s ostatnými a aby títo ostatní mohli tieto súbory sťahovať z vášho zdieľaného priečinka toľkokrát, koľkokrát chcú.

Máte úplnú kontrolu nad spôsobom nahrávania súborov do služby Filemail. Môžete použiť webový prehliadač, niektorú z aplikácií Filemail pre počítače, aplikáciu pre iOS alebo dokonca aplikáciu pre Android.

1. Vyberte súbor alebo priečinok

Vyberte súbory, ktoré chcete nahrať z pevného disku svojho počítača. Prípadne môžete súbory jednoducho pretiahnuť a pustiť. Môžete si vybrať, či chcete odoslať e-mailové adresy osôb, s ktorými chcete súbory zdieľať.

2. Nahrajte svoje súbory

Súbory začneme odosielať hneď, ako kliknete na tlačidlo Odoslať. Vaše súbory sú v bezpečí, pretože sú chránené koncovým šifrovaním a bezpečným systémom hostingu súborov.

3. Ľudia si stiahnu vaše súbory

Po dokončení odosielania Filemail uloží vaše údaje do cloudu. Ľudia, ktorým ste poslali e-mail v kroku 1, si môžu stiahnuť súbory. Priamy odkaz na nahrané súbory môžete šíriť aj s ostatnými.