Keď potrebujete odoslať veľký súbor prostredníctvom e-mailu, môže byť frustrujúce, keď sa zobrazí vyskakovacie okno s informáciou, že vaše súbory sú príliš veľké. Je prekvapujúce, že väčšina e-mailových serverov nedokáže odosielať ani prijímať súbory, ktoré presahujú určitú veľkosť.
Nielen preto, že môžete odoslať prílohu prostredníctvom e-mailového servera odosielateľa, nemusí to nevyhnutne znamenať, že ju môže prijať e-mail príjemcu. Ako zabezpečiť, aby ste odoslali prílohu e-mailu, ktorú príjemca dokáže otvoriť? Čítajte ďalej a dozviete sa, ako posielať veľké súbory prostredníctvom e-mailu.
Pred odoslaním e-mailových príloh sa musíte uistiť, že poznáte ich veľkosť. Obmedzenia veľkosti pre e-mailové servery nie sú univerzálne a u jednotlivých poskytovateľov sa líšia. Našťastie väčšina e-mailových služieb zobrazuje veľkosť súboru vedľa jeho názvu.
Ak prikladáte viacero súborov, budete chcieť sledovať celkovú veľkosť príloh. Ak sa veľkosť súboru zobrazuje v kilobajtoch namiesto megabajtov, vedzte, že v jednom megabajte je 1024 kilobajtov.
Mnohé podniky aj jednotlivci využívajú poskytovateľov cloudových služieb a cloudové služby prenosu súborov obísť veľkosť prílohy pri odosielaní veľkých súborov prostredníctvom e-mailu.
Služba cloudového úložiska na odosielanie veľkých súborov e-mailom
Ak chcete poslať veľké súbory e-mailom, ale súbor je príliš veľký, jedným z efektívnejších riešení je použitie cloudových služieb ukladania.
Cloudové úložiská, ako sú iCloud Mail Drop, OneDrive a Disk Google, sú vynikajúcimi spôsobmi na odosielanie veľkých súborov prostredníctvom e-mailu. Keď potrebujete poslať vysokokvalitnú grafiku, videá, prezentácie, údaje alebo iné súbory, cloudové riešenia vám umožnia nahrať ich do cloudovej služby.
Potom pošlite príjemcovi odkaz, aby mal k súboru prístup prostredníctvom odkazu namiesto prílohy. Ak to znie zložito, je to jednoduché, keď si to osvojíte. Tu je návod, ako posielať veľké prílohy prostredníctvom služieb cloudového úložiska.
1. iCloud Mail Drop s Apple Mail
Pomocou účtu iCloud ste nastavení na používanie služby Mail Drop, ktorá umožňuje odosielať veľké súbory do veľkosti 5 GB prostredníctvom služby iCloud. Pri použití služby Mail Drop sa súbory ukladajú v zašifrovanej podobe a príjemcovi sa sprístupnia na stiahnutie do 30 dní.
Najprv sa uistite, že je v poštovom konte Apple Mail Drop povolená funkcia Mail Drop.
1. V počítači Mac otvorte aplikáciu Apple Mail a z panela s ponukami v časti Mail vyberte položku Predvoľby.
2. Na karte Účty vyberte účet, pre ktorý chcete povoliť funkciu Mail Drop.
3. Začiarknite políčko vedľa položky Odosielať veľké prílohy pomocou služby Mail Drop.
4. Vytvorte nový e-mail pomocou aplikácie Apple Mail a uistite sa, že textový kurzor je umiestnený na mieste, kde chcete, aby sa príloha zobrazila.
5. Vyberte položku Súbor a potom vyberte položku Pripojiť súbory. Vyberte súbor, ktorý chcete pripojiť, a kliknite na Choose File (Vybrať súbor).
Ak vaša príloha prekročí limity veľkosti, Apple Mail automaticky nahrá súbor na server iCloud pre vášho príjemcu.
| Klady | Nevýhody |
|---|---|
Príloha sa nahrá do služby iCloud a obsahuje zabezpečené prepojenie. | Služba Mail Drop má limit len 5 GB, takže pri použití tejto metódy sa nepodarí odoslať viac. |
Príloha sa nezapočítava do celkového priestoru v úložisku iCloud a v cloude sa uchováva len 30 dní. | Niektoré prílohy sa nedajú dobre preniesť do iných operačných systémov, napríklad do systému Windows. |
2. Disk Google s Gmailom
1. Prihláste sa do priečinka doručenej pošty Gmail a výberom položky Compose (Vytvoriť) v ľavom hornom rohu obrazovky začnite písať novú správu.
2. Z tlačidiel ikon v spodnej časti vyskakovacieho okna novej správy vyberte ikonu Disk Google. Zobrazí sa dialógové okno, ktoré vám umožní vložiť súbor.
3. Ak ste ešte nenahrali svoj súbor na Disk Google, môžete tak urobiť v tomto dialógovom okne. V hornej ponuke vyberte položku Nahrať. Veľkú prílohu môžete pretiahnuť a pustiť, alebo môžete kliknúť na Vybrať súbory zo zariadenia. Výberom možnosti Nahrať pridáte súbor na Disk Google.
4. Ak je váš súbor už nahraný na disku Google, môžete ho vyhľadať na disku. Označte súbor a kliknite na tlačidlo Vložiť.
5. Pred odoslaním e-mailu nezabudnite nastaviť oprávnenia, aby ste zabezpečili, že príjemca bude mať k súboru prístup. Služba Gmail vykoná kontrolu, či má príjemca prístup k súboru za vás, a vyzve vás, aby ste pred odoslaním správy aktualizovali nastavenia zdieľania súboru.
Odkaz na prílohu sa teraz pridá do e-mailu.
| Klady | Nevýhody |
|---|---|
Zdieľanie súborov je jednoduché a má mnoho zabudovaných nástrojov na jednoduchú spoluprácu s ostatnými na vašich súboroch. | Pri zdieľaní súborov bez ochrany súborov heslom existuje potenciálne bezpečnostné riziko. |
Súbory sú súkromné, kým ich nezdieľate s určenými príjemcami. | Disk Google zavádza limity na odosielanie na disk, takže toto obmedzenie môže byť frustrujúce, ak potrebujete zdieľať viacero veľkých súborov na Disk Google. |
K svojim súborom môžete pristupovať odkiaľkoľvek. |
3. OneDrive s programom Outlook
Pre mnohé podniky je hlavnou e-mailovou službou Outlook. OneDrive je vynikajúcim riešením na posielanie veľkých súborov prostredníctvom e-mailov s programom Outlook. Outlook umožňuje odosielať len 33 MB príloh. Musíte sa uistiť, že pred zdieľaním súboru ho najprv uložíte do služby One Drive.
Tu je návod na odoslanie súboru e-mailom pomocou služby OneDrive
1. Na začiatku sa prihláste do svojho konta OneDrive.
2. Kliknite pravým tlačidlom myši na súbor, ktorý chcete zdieľať. V rozbaľovacej ponuke vyberte položku Zdieľať.
3. Vo vyskakovacom okne zadajte e-mailové adresy osôb, s ktorými chcete zdieľať súbor, a aktualizujte oprávnenia, ktoré chcete nastaviť pre dokument. Táto metóda automaticky vygeneruje e-mail s odkazom na zobrazenie veľkého súboru.
4. Ak chcete pripraviť vlastný e-mail, namiesto zadávania e-mailu príjemcov na automatickú pozvánku vygenerujte odkaz z tlačidla kopírovať odkaz v ľavej dolnej časti vyskakovacieho okna. Odkaz vložte do nového e-mailu prostredníctvom aplikácie Outlook.
| Klady | Nevýhody |
|---|---|
Do služby OneDrive môžete ukladať ľubovoľné súbory a má používateľsky prívetivé rozhranie, ktoré uľahčuje odosielanie veľkých súborov e-mailom. | Bezplatný plán OneDrive umožňuje maximálne 5 GB úložného priestoru a za ďalšie úložisko musíte zaplatiť. |
Spoločnosť Microsoft je dobre zavedená firma, takže viete, že je spoľahlivá a spoľahlivá. | Pri používaní služby OneDrive je potrebné dbať na bezpečnosť. |
Šifruje iba prenášané údaje, ale nie údaje, ktoré sa v ňom nachádzajú. | |
Oprávnenia používateľa môžu umožniť ľuďom meniť dokumenty, ktoré nie sú požadované. |
Cloudová služba prenosu súborov na odosielanie veľkých súborov pomocou e-mailu
Keď sa cloudové služby začali využívať, boli určené skôr pre spotrebiteľov na webovú elektronickú poštu, sociálne médiá, fotografie a osobné úložiská. S vývojom cloudových riešení a zvyšovaním bezpečnosti sa cloudové služby otvorili a umožňujú fungovanie celých sieťových infraštruktúr v rámci cloudu vrátane prenosu súborov.
Dopyt po bezpečných procesoch zdieľania citlivých dokumentov a údajov rastie a čoraz viac ľudí využíva cloudové služby prenosu súborov. S nárastom počtu zamestnancov pracujúcich z domu je nevyhnutné mať používateľsky prívetivé a bezpečné riešenie, ktoré umožní zamestnancom odosielať a prijímať veľké dátové súbory.
Vždy môžete použiť cloudovú službu na prenos súborov.
Filemail
Filemail je jedným z mnohých riešení, ktoré poskytujú službu umožňujúcu odosielať a prijímať súbory ľubovoľnej veľkosti online. Je vybavená bezpečnostnými funkciami, ktoré zabezpečujú prenos súborov tým, že umožňujú nastaviť obdobie dostupnosti a nastaviť ochranu heslom. To pomáha zabrániť tomu, aby sa váš súbor dostal do nesprávnych rúk.
Používanie služby Filemail je jednoduché a umožňuje vám dve možnosti odosielania veľkých súborov online. Môžete ich odoslať priamo alebo vygenerovaním odkazu a jeho odoslaním prostredníctvom vybranej e-mailovej platformy.
1. Na webovej lokalite Filemail vyberte tlačidlo Pridať súbory a vyberte súbory, ktoré chcete odoslať.
2. Ak chcete odoslať ako e-mail, vyberte kartu Odoslať ako e-mail a navrhnite e-mail, ktorý chcete odoslať pomocou svojej e-mailovej adresy.
3. Ak chcete radšej použiť svoj primárny e-mailový server, vyberte kartu Odoslať ako odkaz a skopírujte odkaz.
4. Zobrazí sa vyskakovacie okno, ktoré vám umožní nastaviť trvanie dostupnosti súboru.
Služba Filemail vám umožňuje zdieľať súbory až do 5 GB zadarmo. S plateným účtom získate oveľa viac funkcií, napríklad 1 TB úložiska, pridanie loga alebo pozadia, čo je ideálne pre malé podniky.
Tieto metódy patria medzi najlepšie spôsoby odosielania veľkých súborov prostredníctvom e-mailu. Vždy si chcete byť istí, že používate špecializované bezpečné cloudové a prenosové nástroje. Bezpečnosť je jedným z najdôležitejších problémov pri odosielaní alebo prijímaní veľkých príloh.
Vždy sa uistite, že otvárate len prílohy od ľudí, ktorých poznáte a ktorým dôverujete, a že pochádzajú z niektorého z vyššie uvedených bezpečných spôsobov.