如何通过电子邮件安全发送文档
如果你想知道如何安全地通过电子邮件发送文档，请将文件置于保护后。电子邮件适用于笔记，而不是安全的文档共享。如果您必须通过电子邮件安全发送文档，请不要在正文中提供详细信息，并使用安全的下载链接。
电子邮件适用于快速更新。文档应保存在链接和加密文件中。当风险或文件大小增大时，应改用安全文件传输服务进行安全文件传输。
快速致胜：先做这些
用链接取代附件。共享有有效期的安全下载链接。减少留在电子邮件服务器上的文件数量。
拆分密码。现在发送文件，稍后通过短信或电话发送密码。通过不同渠道发送强密码。
检查安全性。打开电子邮件加密，确认连接受传输层安全（TLS）保护。
不安全文件电子邮件的风险
电子邮件优先考虑的是速度，而不是保密性。未受保护的附件会增加泄密的几率。将普通电子邮件视为快速传送带上的纸条。
未加密暴露。大多数提供商默认情况下不启用真正的端到端加密。截获的 PDF 文件和电子表格会暴露敏感数据。
恶意软件和网络钓鱼。攻击者在附件中隐藏有效载荷，并冒充可信发件人。
未经授权的访问。电子邮件地址中的错别字或受威胁的账户都可能使文件落入不法分子之手。转发会使风险成倍增加。
合规性和隐私。强大的数据保护是众望所归。忽视数据保护会损害信任并招致处罚。
应避免的常见错误
发送打开的附件。切勿将重要的电子邮件附件作为普通文件发送。附件通常会被转发，并可能在服务器上滞留数年。首先加密或使用密码保护。
密码薄弱或重复使用。为受保护文件和电子邮件登录使用强密码。切勿将密码放在同一封电子邮件中。
收件人过多。仅限预定收件人和真正需要文件的人访问。适当时使用 BCC。
跳过地址检查。仔细检查每个电子邮件地址。对于高风险的发送，在带外验证收件人。同时仔细确认收件人的电子邮件。
忽略内置保护。启用电子邮件加密和双因素身份验证。首选执行 TLS 的电子邮件客户端和网关。
更安全的电子邮件 3R 框架
减少电子邮件的发送内容。不要在邮件主题和正文中提及细节。
用安全文件传输服务的有时间限制的链接代替附件。设置有效期，并要求登录或输入密码。
使用密码、电子邮件验证和权限限制访问。
通过电子邮件安全发送文档的 5 种方法
这些步骤可帮助您在通过电子邮件发送文档时保持控制。
- 用密码保护附件
创建加密文件或在附件前添加密码。有密码保护的 PDF 很快捷，AES 加密的 ZIP 存档也很有效。选择强加密并谨慎管理密钥。始终通过不同渠道发送密码。切勿将密码与文件一起提供。在需要时，也要用强密码保护 PDF 文件。 - 使用加密电子邮件服务
对于敏感对话，请使用端到端加密服务。只有您和收件人才能阅读邮件和附件。如果贵组织支持S/MIME或PGP，请将它们与权限控制搭配使用。 - 发送安全链接而不是附件
将文档上传到安全的文件传输服务，并共享一个有有效期的安全下载链接。如果发送了错误的链接，你可以取消访问权限。为收件人添加电子邮件验证或密码。
Filemail等服务提供安全云存储、链接到期、可选密码和实时跟踪。将文件保存在电子邮件服务器之外可降低风险。 - 使用电子邮件加密和权限控制
如果贵组织支持 S/MIME 或 PGP 等电子邮件加密技术，请在兼容的客户端上使用。权限控制可以阻止转发、复制、下载或打印。Gmail 保密模式和 Outlook 的 "请勿转发"功能增加了访问控制，但并不提供真正的端到端加密。 - 使用专用的安全文件传输服务
对于大型或高度敏感文件，建议使用专用工具。Filemail 等服务用户界面友好，提供安全云存储、病毒扫描、链接过期、密码和分析功能。
您可以使用网络应用程序、手机应用程序或 Outlook 插件进行拖放。您可以发送安全下载链接，而无需收件人创建账户。这样可以保证您的数据安全，并限制电子邮件服务器上的曝光率。
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为何选择Filemail进行安全文件传输
设计安全。Filemail对传输中和安全云存储中的数据进行加密。商业计划可启用端到端加密，实现零知识保护。
发送无障碍。免费用户最多可传输 5 GB。商业和企业层级取消了大小限制并延长了保留时间。
证明和控制。为每个链接设置密码、有效期和下载限制。实时跟踪活动。
专为您的工作方式打造。使用网络应用程序、移动应用程序或 Outlook 插件，只需拖放即可。它可与常见的电子邮件客户端和现有的文档共享工作流程一起使用。
重要的安全功能。自动病毒扫描、区域选择、审计日志和策略控制可确保数据安全。许多云存储服务增加了便利性，但 Filemail 将控制放在首位。
了解有关加密传输的更多信息，请参阅 "为什么电子邮件不安全 "了解更多详情。
常见问题
使用常用的服务提供商通过电子邮件发送银行对账单或身份证等文件是否安全？
主要提供商会对与其服务器的连接进行加密，这很有帮助。大多数提供商不提供端到端加密，因此服务器仍然可以访问内容。对于机密文件，可添加密码或发送 安全下载链接。
应避免通过标准电子邮件发送哪些类型的文件？
避免发送包含高度敏感信息的文件，如财务记录、政府 ID、医疗数据或密码。如果必须发送，请使用加密或安全传输链接。
使用 Filemail 与附件有何不同？
使用 Filemail，您可以上传到安全的云存储，并共享受保护的链接。您可以应用密码、设置过期日期并实时跟踪下载情况。文件不会经过多个电子邮件服务器，从而降低了风险。
Outlook 或 Google Workspace 有内置选项吗？
有。Outlook 支持电子邮件加密和权限管理。Gmail 提供带到期和短信密码的保密模式。将这些功能与安全链接结合使用，可获得更强的保护。
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