Kun tarvitset lähettää suuren tiedoston sähköpostitse, voi olla turhauttavaa, kun saat ponnahdusikkunan, joka kertoo, että tiedostosi ovat liian suuria. Yllättäen useimmat sähköpostipalvelimet eivät voi lähettää tai vastaanottaa tietyn kokoisia tiedostoja.
Lisäksi se, että voit lähettää liitteen lähettäjän sähköpostipalvelimen kautta, ei välttämättä tarkoita, että vastaanottajan sähköposti voi hyväksyä sen. Miten voit varmistaa, että lähetät sähköpostin liitetiedoston, jonka vastaanottaja voi avata? Lue tästä, miten voit lähettää suuria tiedostoja sähköpostitse.
Varmista, että tiedät sähköpostin liitetiedostojen koon ennen niiden lähettämistä. Sähköpostipalvelimien kokorajoitukset eivät ole yksiselitteisiä, vaan ne vaihtelevat eri palveluntarjoajien välillä. Onneksi useimmat sähköpostipalvelut näyttävät tiedoston koon tiedoston nimen vieressä.
Jos liität useita tiedostoja, haluat seurata liitetiedostojen kokonaiskokoa. Jos tiedoston koko ilmoitetaan kilotavuina eikä megatavuina, muista, että yhdessä megatavussa on 1024 kilotavua.
Monet yritykset ja yksityishenkilöt käyttävät pilvipalveluntarjoajia ja pilvipohjaisia tiedostojen siirtopalvelut ohittaa liitetiedoston koon, kun lähetät suuria tiedostoja sähköpostitse.
Pilvipohjainen tallennuspalvelu suurten tiedostojen lähettämiseen sähköpostitse
Kun sinulla on suuria tiedostoja lähetettävänä sähköpostitse, mutta tiedosto on liian suuri, yksi tehokkaimmista ratkaisuista on käyttää pilvipohjaisia tallennuspalveluja.
Pilvitallennustilat, kuten iCloud Mail Drop, OneDrive ja Google Drive, ovat erinomaisia tapoja lähettää suuria tiedostoja sähköpostitse. Kun sinulla on korkealaatuisia grafiikoita, videoita, esityksiä, tietoja tai muuta lähetettävää, pilviratkaisujen avulla voit ladata tiedostot pilvipalveluun.
Lähetä sitten linkki, jotta vastaanottaja voi käyttää tiedostoa liitetiedoston sijasta linkin kautta. Jos se kuulostaa pelottavalta, se on helppoa, kunhan opit käyttämään sitä. Näin lähetät suuria liitetiedostoja pilvipohjaisten tallennuspalvelujen kautta.
1. iCloud Mail Drop Apple Mailin kanssa
Kun käytät iCloud-tiliä, voit käyttää Mail Drop -palvelua, jonka avulla voit lähettää suuria tiedostoja iCloudin kautta enintään 5 Gt:n kokoisina. Kun käytät Mail Dropia, tiedostot tallennetaan salatussa muodossa, ja ne ovat vastaanottajan ladattavissa 30 päivän kuluessa.
Varmista ensin, että Mail Drop on käytössä Apple Mail -tililläsi.
1. Avaa Apple Mail Macista ja valitse valikkorivin Mail-kohdasta Asetukset.
2. Valitse Tilit-välilehdeltä tili, jolle haluat ottaa Mail Drop -toiminnon käyttöön.
3. Rastita ruutu Lähetä suuria liitetiedostoja Mail Drop -palvelun avulla -valinnan vieressä.
4. Laadi uusi sähköpostiviesti Apple Maililla ja varmista, että tekstikursori on siinä kohdassa, jossa haluat liitetiedoston näkyvän.
5. Valitse Tiedosto ja valitse sitten Liitä tiedostoja. Valitse tiedosto, jonka haluat liittää, ja napsauta Valitse tiedosto.
Jos liitetiedosto ylittää kokorajat, Apple Mail lataa tiedoston automaattisesti vastaanottajan iCloud-palvelimelle.
| Plussaa | Miinukset |
|---|---|
|
Liitetiedosto ladataan iCloudiin, ja se sisältää suojatun linkin. |
Mail Dropissa on vain 5 Gt:n rajoitus, joten kaikki yli 5 Gt:n suuruiset tiedostot eivät onnistu tällä menetelmällä. |
|
Liitetiedostoa ei lasketa iCloud-tallennustilan kokonaistilasta, ja se säilyy pilvessä vain 30 päivää. |
Jotkin liitetiedostot eivät siirry hyvin muihin käyttöjärjestelmiin, kuten Windowsiin. |
2. Google Drive ja Gmail
1. Kirjaudu sisään Gmailin postilaatikkoon ja aloita uusi viesti valitsemalla näytön vasemmasta yläkulmasta Kirjoita.
2. Valitse uuden viestin ponnahdusikkunan alareunassa olevista kuvakepainikkeista Google Drive -kuvake. Avautuu valintaikkuna, jossa voit lisätä tiedoston.
3. Jos et ole vielä ladannut tiedostoasi Google Driveen, voit tehdä sen tässä valintaikkunassa. Valitse ylävalikosta Upload (Lataa). Voit vetää ja pudottaa suuren liitetiedostosi tai napsauttaa Valitse tiedostot laitteeltasi. Lisää tiedosto Google Driveen valitsemalla Lataa.
4. Jos tiedosto on jo ladattu Google Driveen, voit etsiä tiedostoa Driveen. Korosta tiedosto ja napsauta Lisää-painiketta.
5. Muista asettaa käyttöoikeudet ennen sähköpostin lähettämistä, jotta vastaanottaja voi käyttää tiedostoa. Gmail tarkistaa, että vastaanottajalla on pääsy tiedostoon, ja kehottaa sinua päivittämään tiedoston jakoasetukset ennen viestin lähettämistä.
Liitetiedoston linkki lisätään nyt sähköpostiisi.
| Plussaa | Miinukset |
|---|---|
|
Tiedostojen jakaminen on helppoa, ja siinä on monia sisäänrakennettuja työkaluja, joiden avulla voit tehdä yhteistyötä muiden kanssa helposti. |
Tiedostojen jakaminen ilman salasanasuojausta saattaa aiheuttaa turvallisuusriskin. |
|
Tiedostot ovat yksityisiä, kunnes jaat ne vastaanottajille. |
Google Drive asettaa latausrajoituksia asemallesi, joten tämä rajoitus voi olla turhauttava, jos haluat jakaa useita suuria tiedostoja Google Driveen. |
|
Voit käyttää tiedostojasi mistä tahansa. |
3. OneDrive ja Outlook
Monien yritysten ensisijainen sähköpostipalvelu on Outlook. OneDrive on erinomainen ratkaisu suurten tiedostojen lähettämiseen sähköpostitse Outlookin avulla. Outlook sallii liitetiedostoille vain enintään 33 Mt. Sinun on varmistettava, että tallennat tiedostosi ensin OneDriveen ennen sen jakamista.
Näin lähetät tiedoston sähköpostitse OneDriven avulla
1. Aloita kirjautumalla OneDrive-tilillesi.
2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedostoa, jonka haluat jakaa. Valitse avattavasta valikosta Jaa.
3. Kirjoita ponnahdusikkunaan niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa tiedoston, ja päivitä asiakirjalle asetettavat käyttöoikeudet. Tämä menetelmä luo automaattisesti sähköpostiviestin, jossa on linkki suuren tiedoston tarkasteluun.
4. Jos haluat laatia mukautetun sähköpostiviestin, luo linkki ponnahdusikkunan vasemmassa alareunassa olevasta Kopioi linkki -painikkeesta sen sijaan, että kirjoittaisit vastaanottajien sähköpostin automaattista kutsua varten. Liitä linkki uuteen sähköpostiin Outlookin kautta.
| Plussaa | Miinukset |
|---|---|
|
Voit tallentaa OneDriveen mitä tahansa tiedostoja, ja sen käyttäjäystävällinen käyttöliittymä helpottaa suurten tiedostojen lähettämistä sähköpostitse. |
OneDriven ilmaispaketti sallii enintään 5 Gt tallennustilaa, ja lisätallennustilasta on maksettava. |
|
Microsoft on vakiintunut yritys, joten tiedät, että se on vankka, luotettava ja luotettava. |
OneDrivea käytettäessä turvallisuus on huolenaihe. |
|
|
Se salaa vain siirrossa olevat tiedot, mutta ei niissä olevia tietoja. |
|
|
Käyttäjäoikeudet voivat sallia ihmisten muuttaa asiakirjoja, joita ei haluta. |
Pilvipohjainen tiedostonsiirtopalvelu suurten tiedostojen lähettämiseen sähköpostitse
Kun pilvipalvelut alkoivat, ne suunnattiin enemmän kuluttajille verkkopohjaista sähköpostia, sosiaalista mediaa, valokuvia ja henkilökohtaisia tallennuspaikkoja varten. Kun pilviratkaisut ovat kehittyneet ja tietoturva on parantunut, pilvipalvelut ovat avautuneet ja mahdollistavat kokonaisten verkkoinfrastruktuurien toiminnan pilvipalvelussa, mukaan lukien tiedostojen siirrot.
Arkaluonteisten asiakirjojen ja tietojen jakamiseen tarvittavien turvallisten jakoprosessien kysyntä kasvaa, ja yhä useammat ihmiset käyttävät pilvipohjaisia tiedostojensiirtopalveluja. Kotoa käsin työskentelevien työntekijöiden määrän lisääntyessä on tärkeää, että käytössä on käyttäjäystävällinen ja turvallinen ratkaisu, jonka avulla työntekijät voivat lähettää ja vastaanottaa suuria tiedostoja.
Voit aina käyttää pilvipohjaista tiedostonsiirtopalvelua.
Filemail
Filemail on yksi monista ratkaisuista, jotka tarjoavat palvelun, jonka avulla voit lähettää ja vastaanottaa kaikenkokoisia tiedostoja verkossa. Siinä on tietoturvaominaisuuksia, jotka tekevät tiedostojen siirrosta turvallisen, sillä voit asettaa saatavuusajan ja määrittää salasanasuojauksen. Tämä auttaa estämään tiedostosi päätymisen vääriin käsiin.
Filemailin käyttäminen on yksinkertaista, ja voit lähettää suuria tiedostoja verkossa kahdella eri tavalla. Voit lähettää sen suoraan tai luomalla linkin ja lähettämällä sen valitsemasi sähköpostialustan kautta.
1. Valitse Filemail-sivustolta Lisää tiedostoja -painikkeella tiedostot, jotka haluat lähettää.
2. Jos haluat lähettää sähköpostina, valitse Lähetä sähköpostina -välilehti ja laadi sähköpostiviesti, jonka lähetät sähköpostiosoitteellasi.
3. Jos haluat käyttää ensisijaista sähköpostipalvelinta, valitse Lähetä linkkinä -välilehti ja kopioi linkki.
4. Näyttöön tulee ponnahdusikkuna, jossa voit asettaa tiedoston saatavuuden keston.
Filemailin avulla voit jakaa tiedostoja jopa 5GB ilmaiseksi. Maksullisella tilillä saat paljon enemmän ominaisuuksia, kuten 1 TB tallennustilaa, logon tai taustan lisäämisen, mikä on täydellistä pienille yrityksille.
Nämä menetelmät ovat parhaita tapoja lähettää suuria tiedostoja sähköpostitse. Haluat aina olla varma, että käytät erikoistuneita turvallisia pilvi- ja siirtotyökaluja. Turvallisuus on yksi tärkeimmistä huolenaiheista, kun lähetät tai vastaanotat suuria liitetiedostoja.
Varmista aina, että avaat liitetiedostoja vain sellaisilta henkilöiltä, jotka tunnet ja joihin luotat, ja varmista, että ne tulevat jollakin edellä mainituista turvallisista menetelmistä.