必要なとき 大きなファイルを送る 電子メールで送受信する場合、ファイルサイズが大きすぎることを知らせるポップアップが表示されると、イライラすることがあります。意外なことに、ほとんどのメールサーバーは、特定のサイズを超えるファイルを送受信することができません。
そればかりか、送信者のメールサーバーで添付ファイルを送信できたからといって、受信者のメールがそれを受け入れるとは限りません。受信者が開くことができる添付ファイルを送信するには、どうすればよいのでしょうか。大容量のファイルをメールで送信する方法について説明します。
メールの添付ファイルを送信する前に、そのサイズを確実に把握する必要があります。メールサーバーのサイズ制限は一律ではなく、各プロバイダーによって異なります。幸いなことに、ほとんどのメールサービスでは、ファイル名の横にファイルサイズが表示されます。
複数のファイルを添付する場合、添付ファイルの合計サイズを記録しておくと便利です。ファイルサイズがメガバイトではなくキロバイトで表示されている場合は、1メガバイトが1024キロバイトであることを知っておいてください。
企業や個人を問わず、多くの人がクラウド型サービス事業者やクラウド型 ファイル転送サービス を使用すると、電子メールで大きなファイルを送信する際に、添付ファイルのサイズを気にすることなく送信できます。
大容量ファイルをメールで送信できるクラウド型ストレージサービス
メールで送信したいが、ファイルサイズが大きすぎる場合、クラウド型のストレージサービスを利用するのも効率的な解決策の一つです。
iCloud Mail Drop、OneDrive、Google Driveなどのクラウドストレージスペースは、電子メールで大容量ファイルを送信する優れた方法です。高品質のグラフィック、ビデオ、プレゼンテーション、データなどがある場合、それを送る必要がありますが、クラウドソリューションでは、ファイルをクラウドサービスにアップロードすることができます。
そして、受信者が添付ファイルではなく、リンクを通じてファイルにアクセスできるようにリンクを送信します。難しそうに見えても、コツをつかめば簡単です。ここでは、クラウドベースのストレージサービスを利用して大容量の添付ファイルを送信する方法について説明します。
1. Apple MailでiCloudメールドロップ
iCloudアカウントを使用すると、iCloud経由で5GBまでの大容量ファイルを送信できるMail Dropを使用するように設定されています。Mail Dropを使用すると、ファイルは暗号化されて保存され、30日以内に受信者がダウンロードできるようになります。
まず、Apple MailアカウントからMail Dropが有効になっていることを確認します。
1. MacからApple Mailを開き、メニューバーの「Mail」から「Preferences」を選択します。
2. アカウント]タブで、メールドロップを有効にしたいアカウントを選択します。
3. 大きな添付ファイルをメールドロップで送信する］の横にあるチェックボックスをオンにします。
4. Apple Mailで新規メールを作成し、添付ファイルを表示させたい場所にテキストカーソルがあることを確認します。
5. ファイル」を選択し、「ファイルを添付する」を選択します。添付したいファイルを選択し、「ファイルを選択」をクリックします。
添付ファイルがサイズ制限を超えた場合、Apple Mailは受信者のために自動的にファイルをiCloudサーバーにアップロードします。
| 長所 | 短所 |
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添付ファイルはiCloudにアップロードされ、安全なリンクが含まれます。 |
Mail Dropは5GBの制限しかないため、この方法ではそれ以上の容量は失敗します。 |
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添付ファイルはiCloudストレージの総容量にカウントされず、30日間だけクラウドに保管されます。 |
Windowsなどの他のOSでは、一部の添付ファイルがうまく転送されないことがあります。 |
2.Google DriveとGmailの連携
1. Gmailの受信トレイにサインインし、画面左上の「メール作成」を選択すると、新しいメッセージが始まります。
2. 新規メッセージのポップアップの下にあるアイコンボタンから、Googleドライブのアイコンを選択します。ダイアログボックスがポップアップし、ファイルを挿入することができます。
3. まだGoogle Driveにファイルをアップロードしていない場合は、このダイアログボックスからアップロードすることができます。上部メニューから「アップロード」を選択します。大きな添付ファイルをドラッグ＆ドロップするか、「デバイスからファイルを選択」をクリックすることができます。アップロードを選択すると、ファイルがGoogle Driveに追加されます。
4. Googleドライブにファイルがアップロードされている場合は、ドライブ内でファイルを検索することができます。ファイルをハイライトして、挿入ボタンをクリックします。
5. 受信者がファイルにアクセスできるように、メールを送信する前に必ずアクセス権を設定してください。Gmailは、受信者があなたに代わってファイルにアクセスできることを確認するためのチェックを行い、メッセージを送信する前にファイルの共有設定を更新するように促します。
これで、メールに添付ファイルのリンクが追加されます。
| 長所 | 短所 |
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ファイル共有も簡単で、多くのツールが内蔵されているので、簡単に他の人とファイルを共同利用することができます。 |
ファイルにパスワードがかかっていない状態でファイルを共有する場合、セキュリティ上のリスクが生じる可能性があります。 |
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ファイルは、あなたが意図する受取人と共有するまでは非公開です。 |
Google Driveはドライブへのアップロード制限を課しているため、複数の大きなファイルをGoogle Driveに共有する必要がある場合、この制限にイライラすることがあります。 |
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どこからでも自分のファイルにアクセスできます。 |
3.OneDriveとOutlookの連携
多くの企業にとって、主要な電子メール サービスは Outlook です。OneDriveは、Outlookを使用して電子メールで大きなファイルを送信するための優れたソリューションです。Outlookでは、添付ファイルは最大33MBまでしか許可されません。ファイルを共有する前に、まずOne Driveに保存しておくようにする必要があります。
OneDriveを使ってメールでファイルを送信する方法は以下の通りです。
1. まず、OneDriveのアカウントにサインインしてください。
2. 共有したいファイルを右クリックします。ドロップダウンメニューから、「共有」を選択します。
3. ポップアップボックスで、ファイルを共有したい人の電子メールアドレスを入力し、ドキュメントに設定したいアクセス権を更新します。この方法では、大容量ファイルを閲覧するためのリンクが付いた電子メールが自動的に生成されます。
4. カスタムメールを作成したい場合は、自動招待のために受信者のメールを入力する代わりに、ポップアップの左下にあるリンクのコピーボタンからリンクを生成します。そのリンクをOutlookで新しいメールに貼り付けます。
| 長所 | 短所 |
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OneDriveにはどんなファイルでも保存でき、大容量のファイルも簡単にメールで送れる使い勝手の良いインターフェイスを備えています。 |
OneDriveの無料プランでは5GBまでしか保存できず、それ以上の保存は有料です。 |
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マイクロソフトは定評のある企業なので、堅実で信頼できる企業であることがわかります。 |
OneDriveを利用する際に気になるのが、セキュリティです。 |
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転送中のデータを暗号化するだけで、そこにあるデータを暗号化することはできません。 |
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ユーザー権限により、不要なドキュメントを変更されることがあります。 |
メールを使って大容量ファイルを送信するクラウド型ファイル転送サービス
クラウドサービスが始まった当初は、ウェブベースのメール、ソーシャルメディア、写真、個人用ストレージなど、消費者向けのサービスが中心でした。クラウドソリューションが進化し、セキュリティが向上するにつれて、クラウドサービスは、ファイル転送を含むネットワークインフラ全体をクラウド内で操作できるようになりました。
機密文書やデータを安全に共有するプロセスの需要が高まり、クラウドベースのファイル転送サービスを採用する人が増えています。在宅勤務の社員が増える中、大容量データファイルの送受信を可能にする、使いやすく安全なソリューションが欠かせません。
クラウド型のファイル転送サービスを利用するのも手です。
ファイルメール
ファイルメール は、あらゆるサイズのファイルをオンラインで送受信できるサービスを提供する数多くのソリューションの1つです。セキュリティ機能が搭載されており、利用可能期間の設定やパスワード保護の設定により、ファイル転送を安全に行うことができます。これにより、ファイルが悪人の手に渡るのを防ぐことができます。
ファイルメールの使用方法は簡単で、大容量ファイルをオンラインで送信するための2つのオプションがあります。直接送るか、リンクを生成して希望のメールプラットフォームを経由して送ることができます。
1. ファイルメールのウェブサイトから、「ファイルを追加」ボタンを選択し、送信するファイルを選択します。
2. メールとして送信する場合は、「メールとして送信」タブを選択し、メールアドレスを使用して送信するメールを作成します。
3. プライマリーメールサーバーを使用したい場合は、「リンクとして送信」タブを選択し、リンクをコピーしてください。
4. ポップアップが表示され、ファイルの利用可能期間を設定することができます。
ファイルメールでは、以下のことが可能です。 ファイルを共有する 5GBまで無料でご利用いただけます。有料アカウントでは、1TBのストレージ、ロゴや背景の追加など、より多くの機能を利用でき、小規模なビジネスに最適です。
これらの方法は、電子メールで大容量ファイルを送信するための最良の方法の一つです。常に安全な専門のクラウドや転送ツールを使用していることを確認したいものです。大容量の添付ファイルを送受信する場合、セキュリティは最も重要な懸念事項の1つです。
必ず、知り合いや信頼できる人からの添付ファイルのみを開くようにし、上記の安全な方法によるものであることを確認してください。