Când aveți nevoie de trimiteți un fișier mare prin e-mail, poate fi frustrant să primești o fereastră pop-up care te anunță că fișierele tale sunt prea mari. În mod surprinzător, cele mai multe servere de e-mail nu pot trimite sau primi fișiere care depășesc o anumită dimensiune.
Nu numai atât, doar pentru că puteți trimite un atașament prin serverul de e-mail al expeditorului, nu înseamnă neapărat că e-mailul destinatarului îl poate accepta. Cum vă asigurați că trimiteți un atașament de e-mail pe care destinatarul îl poate deschide? Citiți mai departe pentru a afla cum să trimiteți fișiere mari prin e-mail.
Trebuie să vă asigurați că știți dimensiunea atașamentelor de e-mail înainte de a le trimite. Limitările de dimensiune pentru serverele de e-mail nu sunt unice și variază în funcție de fiecare furnizor. Din fericire, majoritatea serviciilor de e-mail vor afișa dimensiunea fișierului lângă numele acestuia.
Dacă atașați mai multe fișiere, veți dori să țineți evidența dimensiunii totale a fișierelor atașate. Dacă dimensiunea fișierului este afișată în kilobiți în loc de megabyte, trebuie să știți că un megabyte conține 1024 de kilobiți.
Multe întreprinderi și persoane fizice deopotrivă folosesc furnizorii de servicii bazate pe cloud și furnizorii de servicii bazate pe cloud. servicii de transfer de fișiere pentru a ocoli dimensiunea atașamentului atunci când trimiteți fișiere mari prin e-mail.
Serviciu de stocare bazat pe cloud pentru a trimite fișiere mari prin e-mail
Atunci când aveți de trimis fișiere mari prin e-mail, dar acestea sunt prea mari, una dintre cele mai eficiente soluții este utilizarea serviciilor de stocare în cloud.
Spațiile de stocare în cloud, cum ar fi iCloud Mail Drop, OneDrive și Google Drive, sunt modalități excelente de a trimite fișiere mari prin e-mail. Atunci când aveți grafice, videoclipuri, prezentări, date sau altele de înaltă calitate pe care trebuie să le trimiteți, soluțiile cloud vă permit să încărcați fișierele în serviciul cloud.
Apoi trimiteți linkul pentru ca destinatarul să acceseze fișierul printr-un link în loc de un atașament. Dacă pare descurajant, este ușor odată ce vă obișnuiți cu acest lucru. Iată cum trimiteți atașamente mari prin intermediul serviciilor de stocare în cloud.
1. iCloud Mail Drop cu Apple Mail
Folosind un cont iCloud, sunteți configurat pentru a utiliza Mail Drop, care vă permite să trimiteți fișiere mari de până la 5 GB prin iCloud. Atunci când utilizați Mail Drop, fișierele sunt stocate în formă criptată și sunt puse la dispoziția destinatarului pentru a fi descărcate în termen de 30 de zile.
În primul rând, trebuie să vă asigurați că opțiunea Mail Drop este activată din contul dvs. de e-mail Apple Mail.
1. Deschideți Apple Mail de pe Mac și selectați Preferințe din bara de meniu de la Mail.
2. În fila Accounts (Conturi), selectați contul pentru care doriți să activați Mail Drop.
3. Bifați caseta de lângă opțiunea Trimiteți atașamente mari cu Mail Drop.
4. Compuneți un e-mail nou folosind Apple Mail și asigurați-vă că cursorul de text este plasat în locul în care doriți să apară atașamentul.
5. Selectați File (Fișier), apoi selectați Attach files (Atașați fișiere). Alegeți fișierul pe care doriți să îl atașați și faceți clic pe Choose File (Alegeți fișierul).
Dacă fișierul atașat depășește limitele de dimensiune, Apple Mail va încărca automat fișierul pe serverul iCloud pentru destinatar.
| Pro | Contra |
|---|---|
Atașamentul este încărcat în iCloud și include un link securizat. | Mail Drop are doar o limită de 5 GB, așa că orice depășire va eșua folosind această metodă. |
Atașamentul nu se ia în considerare în spațiul total de stocare iCloud și este păstrat în cloud doar pentru 30 de zile. | Unele atașamente nu se transferă bine pe alte sisteme de operare, cum ar fi Windows. |
2. Google Drive cu Gmail
1. Conectați-vă la căsuța de e-mail Gmail și selectați Compose în colțul din stânga sus al ecranului pentru a începe un mesaj nou.
2. Din butoanele de pictograme din partea de jos a ferestrei pop-up cu mesaj nou, selectați pictograma Google Drive. Se va deschide o casetă de dialog care vă permite să introduceți un fișier.
3. Dacă nu v-ați încărcat încă fișierul în Google Drive, o puteți face din această casetă de dialog. Selectați Upload (Încărcare) din meniul de sus. Puteți să trageți și să plasați fișierul atașat de dimensiuni mari sau puteți face clic pe Select files from your device (Selectați fișiere de pe dispozitiv). Selectați Upload (Încărcare) pentru a adăuga fișierul în Google Drive.
4. Dacă fișierul dvs. este deja încărcat în Google Drive, puteți căuta fișierul în Drive. Evidențiați fișierul și faceți clic pe butonul Insert (Inserare).
5. Asigurați-vă că ați setat permisiunile înainte de a trimite e-mailul pentru a vă asigura că destinatarul poate accesa fișierul. Gmail va face o verificare pentru a se asigura că destinatarul are acces la fișier pentru dvs. și vă va solicita să actualizați setările de partajare a fișierului înainte de a trimite mesajul.
Linkul de atașare va fi adăugat la e-mailul dumneavoastră.
| Pro | Contra |
|---|---|
Partajarea fișierelor este ușoară și dispune de multe instrumente încorporate pentru a colabora cu ușurință cu alte persoane cu privire la fișierele dumneavoastră. | Există un potențial risc de securitate atunci când partajați fișiere fără a le proteja cu o parolă. |
Fișierele sunt private până când le partajați cu destinatarii. | Google Drive impune limite de încărcare pe unitatea dvs., astfel încât această limitare poate fi frustrantă dacă trebuie să partajați mai multe fișiere mari pe Google Drive. |
Vă puteți accesa fișierele de oriunde. |
3. OneDrive cu Outlook
Pentru multe întreprinderi, serviciul de e-mail principal este Outlook. OneDrive este o soluție excelentă pentru trimiterea de fișiere de mari dimensiuni prin e-mail cu Outlook. Outlook permite doar până la 33 MB pentru atașamente. Trebuie să vă asigurați că vă salvați mai întâi fișierul pe One Drive înainte de a-l partaja.
Iată cum să trimiteți fișierul prin e-mail utilizând OneDrive
1. Începeți prin a vă autentifica în contul OneDrive.
2. Faceți clic dreapta pe fișierul pe care doriți să îl partajați. Din meniul derulant, selectați Share (Partajare).
3. În caseta pop-up, introduceți adresele de e-mail ale persoanelor cu care doriți să partajați fișierul și actualizați permisiunile pe care doriți să le stabiliți pentru document. Această metodă generează automat un e-mail cu un link pentru a vizualiza fișierul de mari dimensiuni.
4. Dacă doriți să redactați un e-mail personalizat, generați un link de la butonul de copiere a linkului din stânga jos a ferestrei pop-up în loc să introduceți e-mailul destinatarilor pentru invitația automată. Lipiți linkul într-un nou e-mail prin Outlook.
| Pro | Contra |
|---|---|
Puteți stoca orice fișier pe OneDrive și are o interfață prietenoasă care facilitează trimiterea de fișiere mari prin e-mail. | Planul gratuit OneDrive permite o capacitate de stocare de până la 5 GB, iar pentru spațiul de stocare suplimentar trebuie să plătiți. |
Microsoft este o afacere bine stabilită, așa că știți că este solidă, sigură și de încredere. | Securitatea este o problemă atunci când se utilizează OneDrive. |
Acesta criptează doar datele în tranzit, dar nu și datele care se află acolo. | |
Permisiunile utilizatorilor pot permite persoanelor să modifice documente care nu sunt dorite. |
Serviciu de transfer de fișiere bazat pe cloud pentru a trimite fișiere de mari dimensiuni utilizând e-mailul
La începuturile serviciilor cloud, acestea erau orientate mai mult către consumatori pentru e-mailuri bazate pe web, social media, fotografii și locații de stocare personală. Pe măsură ce soluțiile cloud au evoluat și securitatea a crescut, serviciile cloud s-au deschis, permițând ca întregi infrastructuri de rețea să funcționeze în cloud, inclusiv transferurile de fișiere.
Cererea de procese de partajare securizate pentru a partaja documente și date sensibile este în creștere, iar tot mai multe persoane adoptă servicii de transfer de fișiere bazate pe cloud. Odată cu creșterea numărului de angajați care lucrează de acasă, este esențial să existe o soluție sigură și ușor de utilizat care să le permită angajaților să trimită și să primească fișiere de date mari.
Puteți utiliza întotdeauna un serviciu de transfer de fișiere bazat pe cloud.
Filemail
Filemail este una dintre numeroasele soluții care oferă un serviciu care vă permite să trimiteți și să primiți online fișiere de orice dimensiune. Vine cu funcții de securitate care fac ca transferul de fișiere să fie sigur, permițându-vă să stabiliți perioada de disponibilitate și să configurați o protecție prin parolă. Acest lucru vă ajută să împiedicați ca fișierul dvs. să ajungă în mâini greșite.
Utilizarea Filemail este simplă și permite două opțiuni pentru a trimite fișiere mari online. Le puteți trimite direct sau generând un link și trimițându-le prin intermediul platformei de e-mail pe care o alegeți.
1. De pe site-ul Filemail, selectați butonul "Add Files" pentru a selecta fișierele pe care doriți să le trimiteți.
2. Dacă doriți să trimiteți un e-mail, selectați fila Trimitere ca e-mail și redactați un e-mail pe care să îl trimiteți folosind adresa dvs. de e-mail.
3. Dacă preferați să folosiți serverul de e-mail principal, selectați fila Trimite ca link și copiați link-ul.
4. Va apărea o fereastră pop-up care vă va permite să setați durata de disponibilitate a fișierului.
Filemail vă permite să partajați fișiere până la 5 GB gratuit. Cu un cont cu plată veți obține mult mai multe funcții, cum ar fi 1 TB de stocare, adăugarea unui logo sau a unui fundal, perfect pentru întreprinderile mici.
Aceste metode sunt unele dintre cele mai bune modalități de a trimite fișiere mari prin e-mail. Întotdeauna doriți să vă asigurați că folosiți instrumente specializate de transfer și cloud securizat. Securitatea este una dintre cele mai importante preocupări atunci când trimiteți sau primiți atașamente de mari dimensiuni.
Asigurați-vă întotdeauna că deschideți doar atașamentele de la persoane pe care le cunoașteți și în care aveți încredere și asigurați-vă că acestea provin din oricare dintre metodele sigure menționate mai sus.