Як надсилати великі файли електронною поштою
Як надсилати великі файли електронною поштою
Коли вам потрібно надіслати великий файл електронною поштою, ви можете розчаруватися, отримавши спливаюче вікно з повідомленням про те, що ваш файл занадто великий. Дивно, але більшість поштових серверів не можуть надсилати або отримувати файли, розмір яких перевищує певний ліміт.
Мало того, навіть якщо ви можете надіслати вкладення через поштовий сервер відправника, це не обов'язково означає, що поштова програма одержувача зможе його прийняти. Як переконатися, що ви надсилаєте вкладення, яке одержувач зможе відкрити? Читайте далі, щоб дізнатися, як надсилати великі файли електронною поштою.
Перш ніж надсилати вкладення, переконайтеся, що знаєте їхній розмір. Обмеження розміру для поштових серверів не є універсальними і залежать від провайдера. На щастя, більшість поштових сервісів відображають розмір файлу поруч з його назвою.
Якщо ви прикріплюєте кілька файлів, вам слід стежити за їхнім загальним розміром. Якщо розмір файлу вказано в кілобайтах, а не в мегабайтах, знайте, що в одному мегабайті міститься 1024 кілобайти.
Багато компаній і приватних осіб використовують хмарні сервіси та хмарні служби передачі файлів, щоб обійти обмеження розміру вкладень при надсиланні великих файлів електронною поштою.
Хмарне сховище для надсилання великих файлів електронною поштою
Якщо вам потрібно надіслати електронною поштою великий файл, але він занадто великий, одним з найефективніших рішень є використання хмарних сервісів зберігання даних.
Хмарні сховища, такі як iCloud Mail Drop, OneDrive та Google Drive, є чудовими способами надсилання великих файлів електронною поштою. Якщо у вас є високоякісна графіка, відео, презентації, дані абощо, і вам потрібно їх надіслати, хмарні рішення дозволяють завантажити файли до хмарного сервісу.
Потім надішліть посилання, щоб ваш одержувач отримав доступ до файлу за посиланням, а не як вкладення. Якщо це звучить складно, це легко, коли ви звикнете до цього. Ось як надсилати великі вкладення через хмарні сервіси зберігання даних.
1. iCloud Mail Drop з Apple Mail
За допомогою облікового запису iCloud ви можете використовувати Mail Drop, який дозволяє надсилати великі файли розміром до 5 ГБ через iCloud. Коли ви використовуєте Mail Drop, файли зберігаються в зашифрованому вигляді і стають доступними одержувачу для завантаження протягом 30 днів.
Перш за все, вам потрібно переконатися, що Mail Drop увімкнено у вашому обліковому записі Apple Mail.
1. Відкрийте програму Apple Mail на комп'ютері Mac і виберіть "Налаштування" в рядку меню в розділі "Пошта".
2. На вкладці "Облікові записи" виберіть обліковий запис, для якого ви хочете увімкнути Mail Drop.
3. Установіть прапорець навпроти пункту Надсилати великі вкладення за допомогою Mail Drop.
4. Створіть новий електронний лист за допомогою Apple Mail і переконайтеся, що текстовий курсор знаходиться в тому місці, де ви хочете, щоб з'явилося вкладення.
5. Виберіть "Файл", а потім виберіть "Вкласти файли". Виберіть файл, який ви хочете прикріпити, і натисніть "Вибрати файл".
Якщо розмір вкладення перевищує встановлені обмеження, Apple Mail автоматично завантажить файл на сервер iCloud для вашого одержувача.
Плюси | Мінуси |
| Вкладення завантажується в iCloud і містить захищене посилання. | Mail Drop має обмеження лише на 5 ГБ, тому все, що перевищує цей ліміт, не буде надіслано за допомогою цього методу. |
| Вкладення не враховується в загальному обсязі вашого сховища iCloud і зберігається в хмарі лише 30 днів. | Деякі вкладення погано переносяться в інші операційні системи, наприклад, Windows. |
2. Google Диск з Gmail
Google Диск дозволяє надсилати вкладення розміром до 25 МБ та отримувати файли розміром до 50 МБ. Щоб надіслати великий файл через Google Диск, потрібно спочатку завантажити його, а потім надіслати електронною поштою. Просто виконайте ці прості кроки.
1. Увійдіть у свою поштову скриньку Gmail і натисніть "Створити" у верхньому лівому кутку екрана, щоб почати нове повідомлення.
2. Серед кнопок з піктограмами внизу спливаючого вікна нового повідомлення виберіть піктограму Google Диска. З'явиться діалогове вікно, в якому ви зможете вставити файл.
3. Якщо ви ще не завантажили файл на Google Диск, ви можете зробити це з цього діалогового вікна. Виберіть "Завантажити" у верхньому меню. Ви можете перетягнути велике вкладення або натиснути кнопку Вибрати файли з вашого пристрою. Натисніть "Завантажити", щоб додати файл до вашого Google Диску.
4. Якщо файл вже завантажено на ваш Диск Google, ви можете здійснити пошук у ньому. Виділіть файл і натисніть кнопку Вставити.
5. Обов'язково встановіть дозволи, перш ніж надсилати лист, щоб гарантувати, що ваш одержувач зможе отримати доступ до файлу. Gmail перевірить, чи має одержувач доступ до файлу, і запропонує вам оновити налаштування спільного доступу до файлу перед надсиланням повідомлення.
Посилання на вкладений файл буде додано до вашого листа.
Плюси | Мінуси |
| Обмін файлами є простим і має багато вбудованих інструментів для легкої співпраці з іншими користувачами над вашими файлами. | Існує потенційний ризик для безпеки, коли ви ділитеся файлами без захисту паролем. |
| Файли залишаються приватними, доки ви не надасте їх адресатам. | Google Диск накладає обмеження на завантаження на ваш диск, тому це обмеження може бути неприємним, якщо вам потрібно поділитися кількома великими файлами на Google Диску. |
| Ви можете отримати доступ до своїх файлів з будь-якого місця. |
3. OneDrive з Outlook
Для багатьох компаній основною службою електронної пошти є Outlook. OneDrive - чудове рішення для надсилання великих файлів електронною поштою за допомогою Outlook. Outlook дозволяє лише до 33 МБ для вкладень. Перш ніж надсилати файл, його потрібно обов'язково зберегти на OneDrive.
Ось як надіслати файл електронною поштою за допомогою OneDrive
1. Спочатку потрібно увійти до свого облікового запису OneDrive.
2. Клацніть правою кнопкою миші файл, до якого потрібно надати доступ. У спадному меню виберіть "Поділитися".
3. У спливному вікні введіть адреси електронної пошти людей, яким ви хочете надати доступ до файлу, і оновіть дозволи, які ви хочете встановити для документа. Цей метод автоматично генерує електронний лист із посиланням для перегляду великого файлу.
4. Якщо ви хочете створити власний лист, створіть посилання за допомогою кнопки "Копіювати посилання" внизу ліворуч спливаючого вікна замість того, щоб вводити адреси одержувачів для автоматичного запрошення. Вставте посилання в новий лист через Outlook.
Плюси | Мінуси |
| На OneDrive можна зберігати будь-які файли, і він має зручний інтерфейс, що дозволяє легко надсилати великі файли електронною поштою. | Безкоштовний план OneDrive дозволяє зберігати до 5 ГБ, а за додатковий обсяг потрібно платити. |
| Microsoft - це добре відомий бізнес, тож ви знаєте, що їхні продукти є надійними, надійними та надійними. | Під час використання OneDrive ви повинні дбати про безпеку. |
| Він шифрує лише дані, що передаються, але не ті, що зберігаються на ньому. | |
| Дозволи користувачів можуть дозволити людям змінювати небажані документи. |
Хмарний сервіс передачі файлів для надсилання великих файлів електронною поштою
Коли хмарні сервіси з'явилися, вони були більше орієнтовані на користувачів електронної пошти, соціальних мереж, фотографій і персональних сховищ. З розвитком хмарних рішень і підвищенням рівня безпеки хмарні сервіси відкрили можливості для роботи цілих мережевих інфраструктур у хмарі, включаючи передачу файлів.
Попит на безпечні процеси обміну конфіденційними документами та даними зростає, і все більше людей користуються хмарними сервісами передачі файлів. Зі збільшенням кількості співробітників, які працюють з дому, важливо мати зручне та безпечне рішення, яке дозволяє їм надсилати та отримувати великі файли даних.
Ви завжди можете скористатися хмарним сервісом передачі файлів.
Filemail
Filemail - це одне з багатьох рішень, які надають сервіс, що дозволяє надсилати та отримувати файли будь-якого розміру онлайн. Він постачається з функціями безпеки, які роблять передачу файлів безпечною, дозволяючи вам встановити період доступності та налаштувати захист паролем. Це допомагає запобігти потраплянню вашого файлу в чужі руки.
Користуватися Filemail дуже просто, і він надає вам два варіанти надсилання великих файлів онлайн. Ви можете надіслати його безпосередньо або згенерувати посилання і надіслати його через обрану вами поштову платформу.
1. На сайті Filemail натисніть кнопку Додати файли, щоб вибрати файли, які ви хочете надіслати.
2. Якщо ви хочете надіслати електронний лист, виберіть вкладку "Надіслати як електронний лист" і створіть проект листа, використовуючи свою адресу електронної пошти.
3. Якщо ви бажаєте використати ваш основний поштовий сервер, перейдіть на вкладку "Надіслати як посилання" і скопіюйте посилання.
4. З'явиться спливаюче вікно, в якому ви зможете встановити тривалість доступності файлу.
Filemail дозволяє безкоштовно ділитися файлами розміром до 5 ГБ. З платним акаунтом ви отримуєте набагато більше можливостей, таких як 1 ТБ сховища, додавання логотипу або фону, що ідеально підходить для малого бізнесу.
Це одні з найкращих способів надсилати великі файли електронною поштою. Завжди хочеться бути впевненим, що ви використовуєте спеціалізовані безпечні хмарні сервіси та інструменти для передачі даних. Безпека - одна з найважливіших проблем при надсиланні та отриманні великих вкладень.
Завжди відкривайте вкладення тільки від людей, яких ви знаєте і яким довіряєте, і переконайтеся, що вони отримані одним із безпечних методів, згаданих вище.