Як надсилати великі файли через Outlook
Ви регулярно маєте справу з великими файлами? Тоді є велика ймовірність, що ви стикалися з труднощами при передачі їх електронною поштою. Спроби з'ясувати, як надсилати великі файли через Outlook та інші поштові клієнти, можуть з'їсти години вашого часу.
Великі файли може бути важко пересилати, якщо у вас немає необхідних інструментів. Це справедливо, якщо ви надсилаєте рекламний фільм клієнту або великий набір даних члену команди. Однак це не повинно бути великою перешкодою, оскільки існує безліч методів для надсилання величезних вкладень електронною поштою.
Що таке обмеження розміру файлу в Outlook?
Ви коли-небудь намагалися надіслати комусь файл, але отримували повідомлення про те, що його розмір завеликий, а постачальник послуг електронної пошти повідомляє, що файл занадто великий? На жаль, це досить поширена і дратівлива проблема.
Розмір вкладених файлів часто обмежується провайдерами електронної пошти та програмним забезпеченням. Якщо ви спробуєте надіслати величезні файли електронною поштою Outlook, у вас можуть виникнути труднощі. Це пов'язано з тим, що за замовчуванням розмір файлу в Outlook обмежений до 100 МБ.
Проблеми при використанні Outlook для надсилання великих файлів
Ви можете здивуватися, чому ви не можете надсилати великі файли з самого початку. Надсилання великих файлів електронною поштою може призвести до уповільнення роботи сервера і зайняти надмірне місце в базі даних поштового провайдера.
Обмеження на розмір файлу запобігає повторним спробам вашого комп'ютера завантажити дуже великі файли, які перевищують порогові значення для більшості інтернет-провайдерів (ISP).
Обмеження за замовчуванням на загальний розмір файлів для облікових записів електронної пошти в Інтернеті, таких як Outlook, становить 20 мегабайт (МБ), а для облікових записів Exchange (ділова електронна пошта) - 10 мегабайт (МБ). Будь-які спроби прикріпити файли, розмір яких перевищує максимальне обмеження, призведуть до появи повідомлення про помилку.
Як надсилати великі файли в Outlook крок за кроком
Надсилання вкладень за допомогою електронної пошти Microsoft Outlook - це простий спосіб передачі файлів іншим користувачам, незалежно від того, надсилаєте ви зображення, звіти чи інші документи. Щоразу, коли ви вирішуєте прикріпити файл до повідомлення електронної пошти, Outlook зберігає в пам'яті файли, над якими ви працювали останнім часом, і пропонує їх вам щоразу, коли ви це робите.
Ви можете вкладати файли зі свого ПК, OneDrive або інших сховищ до повідомлень електронної пошти та подій календаря, а також ділитися ними з іншими користувачами за допомогою функції "Вкласти файл". Також можна додавати зображення до повідомлень електронної пошти та подій календаря.
Далі ми розглянемо два варіанти, за допомогою яких користувачі можуть надсилати великі файли: OneDrive і Filemail.
1 Надсилання великих файлів за допомогою OneDrive
OneDrive - це популярне хмарне сховище, яке пропонує Microsoft, і за допомогою якого можна надсилати великі файли. Нагадуємо, що якщо у вас є безкоштовний обліковий запис Outlook, ви автоматично отримаєте 15 ГБ простору у сховищі OneDrive.
Більше місця можна отримати, оформивши передплату на план, у якому вам буде доступно не більше 1 ТБ простору. Користувачі Outlook, яким потрібно пересилати великі файли, можуть використовувати OneDrive як зручну альтернативу. Зверніть увагу, що перш ніж надати доступ до файлу іншим користувачам, його потрібно спочатку зберегти у OneDrive для бізнесу.
До файлу можна надати спільний доступ іншим членам команди, якщо вони увійшли в обліковий запис Office 365 своєї компанії. Тоді вони зможуть переглянути документ за будь-яким посиланням, яке ви їм надасте.
Варто також зазначити, що, оскільки ви надали спільний доступ до елемента будь-кому в організації, він відображатиметься в OneDrive кожного користувача в папці "Спільний доступ" > "Спільний доступ зі мною". Отже, кожен співробітник організації зможе отримати доступ до файлу з будь-якого місця в середовищі Office 365, наприклад, якщо хтось шукатиме його.
1. Перейдіть на веб-сайт OneDrive і увійдіть, використовуючи дані свого облікового запису Microsoft (або робочого чи навчального облікового запису).
2. Клацніть коло у верхньому правому куті елемента, до якого ви хочете надати спільний доступ, щоб відкрити його в новому вікні. Після входу в інтерфейс OneDrive ви побачите варіанти завантаження нового файлу або папки до свого облікового запису.
3. Виберіть опцію для завантаження файлів. Кнопку "Поділитися" можна знайти вгорі кожної сторінки веб-сайту.
Хоча ви можете завантажити цілу папку файлів за допомогою цієї кнопки, ви, ймовірно, захочете скористатися вкладкою "Файл" у цьому випадку. На OneDrive почнеться цикл завантаження файлів. Зрештою, залежно від якості вашого інтернет-з'єднання та розміру файлу, процес завантаження може тривати від кількох хвилин до кількох годин.
4. Виберіть, чи хочете ви дозволити особам, яким ви надаєте спільний доступ до файлу, змінювати його, натиснувши на символ олівця і вибравши "Редагувати" або "Переглянути". Особи, які мають доступ до файлу або папки, отримають електронного листа з посиланням на нього. Після отримання інформації про те, що документ був переглянутий відповідним одержувачем, вам буде надіслано підтвердження електронною поштою.
Якщо ви хочете, щоб інші могли змінювати файл після його публікації, вкажіть, чи можуть вони це робити. Змініть дозволи і визначте, що ви хочете зробити з файлом, до якого ви щойно надали доступ, натиснувши кнопку Змінити дозволи. Ви можете вибрати один з двох варіантів.
Надсилання великих файлів через Outlook за допомогою файлової пошти
Filemail - це один з найшвидших і найзручніших способів надсилання великих файлів іншим користувачам. Filemail - це веб-платформа, яка включає низку додатків і сервісів, що дозволяють користувачам надсилати та отримувати величезні файли будь-якого розміру з будь-якої точки світу. Зручні програми та блискавична хмарна архітектура дозволяють передавати величезні файли з будь-якого пристрою в рекордно короткі терміни.
Використовуючи надбудову Filemail для Outlook, ви можете передавати величезні файли безпосередньо з Outlook 2013/2016/2019 за допомогою Filemail. Прикріпіть файли так само, як ви зазвичай робите це в Outlook, а потім натисніть кнопку "Надіслати". Вкладені файли будуть видалені з листа і замість них завантажені на наші сервери, в результаті чого одержувач отримає менший за розміром і зручніший для доставки лист.
Єдине обмеження на Filemal, пов'язане з безкоштовною послугою, яка не потребує облікового запису, полягає в тому, що ви можете завантажувати необмежену кількість файлів, але їх загальний розмір не повинен перевищувати 5 Гб за один сеанс завантаження, щоб вважатися безкоштовним. Протягом 24 годин ви можете здійснити два сеанси завантаження. Усі плани підписки надають вам необмежену кількість сеансів завантаження, і ви можете завантажувати файли будь-якого розміру, незалежно від того, наскільки вони великі.
Крім того, немає ніяких обмежень на завантаження, про які варто турбуватися. Ви можете ділитися файлами з іншими користувачами, а ті, в свою чергу, можуть завантажувати ці файли з вашої спільної папки скільки завгодно разів.
Ви маєте повний контроль над тим, як ви завантажуєте файли до Filemail. Використовуйте веб-браузер, один з десктопних додатків Filemail, додаток для iOS або навіть Android.
1. Виберіть файл або папку
Виберіть файли, які ви хочете завантажити, з жорсткого диска вашого комп'ютера. Крім того, ви можете просто перетягнути файли. Ви можете вказати адреси електронної пошти людей, з якими хочете поділитися файлами.
2. Завантажте ваші файли
Ми почнемо завантажувати файли, як тільки ви натиснете на кнопку "Відправити". Ваші файли в безпеці, оскільки вони захищені наскрізним шифруванням і надійною системою хостингу.
3. Люди завантажують ваші файли
Після завершення завантаження Filemail зберігатиме ваші дані в хмарі. Люди, яким ви надіслали імейли на кроці 1, зможуть завантажити файли. Ви також можете поширювати пряме посилання на завантажені файли серед інших.
