生産的で安全なチームのためのリモートワークツール
リモートチームに適切なツールが必要な理由
リモートワークは効率を高め、コストを削減しますが、間違ったシステムはプロジェクトの遅延や機密情報の漏洩を引き起こします。完全なデジタルツールキットは、安全な文書転送、円滑なコミュニケーション、効果的なコラボレーションを実現します。
よくある課題
- タイムゾーンの重複：リアルタイムのミーティングが難しい。
- コミュニケーションの分散：コミュニケーションの分散により、メッセージがさまざまなプラットフォームに分散してしまう。
- 説明責任の低下：適切な追跡ができないため、緊急性が低下する。
- 孤立：従業員が孤独を感じたり、サポートされないと感じる可能性がある。
セキュリティリスク
- タスクの重複や紛失：監督不行き届きによる混乱
- 無防備なメッセージング：業務がずれたり、情報が漏えいしたりする。
- 機密データの漏洩：保護されていない電子メールやリンクを介して送信される。
- 承認されていないアプリ:スタッフがリスクの高い、承認されていないツールを使用する可能性がある。
ヒント： コミュニケーションが簡単で、すでに使用しているソフトウェアとうまく連携し、情報を安全かつセキュアに保つツールを使用する。
1.セキュアなファイル共有と文書転送
Filemail
Filemailは、エンドツーエンドの暗号化、パスワード保護、電子メール認証を使用してデータを安全に保護します。ドラッグ＆ドロップのインターフェースとモバイルアプリにより、暗号化されたファイルやメールの添付ファイルをどのデバイスでも簡単に共有できます。どのEメールアカウントにもファイルを直接送信でき、受信者には安全なダウンロードリンクが送られるため、安全にアクセスできます。
Dropbox / Google Drive / OneDrive
これらの安全なクラウドストレージプラットフォームは、リアルタイムの同期とファイルアクセス制御を提供します。Google Driveは、簡単にドキュメントを共有するためのメールログインを統合し、一般的なメールクライアントとスムーズに連携します。これらのプラットフォームは、一般的なワークプレイスアプリと簡単に統合でき、強力なバージョン管理をサポートします。誰が機密ファイルを閲覧・編集できるかを管理しながら、リアルタイムで共同作業を行うことができます。
2.リモートチーム用コミュニケーションプラットフォーム
Slack
構造化されたチャンネルと非同期会話を備えた柔軟なメッセージングプラットフォーム。メッセージの履歴を検索できるため、過去のディスカッションを簡単に見つけることができ、繰り返しの質問や情報の紛失を減らすことができます。Slackでは、ドキュメントの共有、受信者のタグ付け、モバイルアクセスの最適化が可能です。
Microsoft Teams
チャット、ビデオ、セキュアなファイル交換が可能で、強力なセキュリティ機能を備えています。Microsoft 365と連動しているため、チームは1つのプラットフォームからミーティングのスケジュール、ファイルの編集、プロジェクトの管理を行うことができる。Microsoft 365やOutlookと連携し、情報漏えいを防ぐ暗号化やデータ保護ツールも備えている。
3.ビデオ会議・バーチャルミーティング
Zoom
安全なHDビデオ、画面共有、ブレイクアウト・セッションを提供。Zoomは、電子メール認証、安全な会議リンク、暗号化プロトコルを使用してプライベートなディスカッションを行います。
Google Meet
ブラウザで直接使用でき、ソフトウェアは不要。Gmailやカレンダーと連携し、クラウドストレージへのアクセスが可能で、トランスポートレイヤーセキュリティ（TLS）をサポートしています。
4.タスク管理とコラボレーション
Trello
タスクの割り当て、移動、管理ができるビジュアルでユーザーフレンドリーなタスクボードです。ビジュアルなレイアウトで進捗状況を一目で確認でき、Trelloはプロジェクトの整理とタスクの進捗管理をサポートします。
Asana
ダッシュボード、期日、プロジェクト割り当てを提供。ドキュメントのメール送信や 、安全なワークフロー内での安全なファイル共有の方法を簡単に理解できます。
5.パスワードとクレデンシャルの管理
1Password
ログイン認証情報と暗号化キーを安全に保存します。電子メールのログイン情報を保護し、意図した受信者のみにアクセスを制限します。
Bitwarden
データセキュリティとアクセス制御を保証するオープンソースのパスワードマネージャーです。クレデンシャルを暗号化して保存することで、データ漏洩を防ぎます。
6.生産性と時間管理ツール
Toggl Track
デバイスをまたいだシンプルなタイマーベースのトラッキング。請求可能な時間を監視し、アクティビティログをメールサーバーやクライアントレポートに添付できます。
RescueTime
デジタル習慣を分析し、集中領域を特定します。安全なデータ標準を維持しながら、ユーザーのプライバシーを尊重します。
7.リモートアクセスセキュリティのためのVPN
NordVPN
インターネットトラフィックを暗号化し、IPアドレスをマスクします。VPNを利用することで、機密データを安全でないネットワークに公開することなく、リモートワーカーが会社のシステムに安全にアクセスできるようになります。強力な暗号化でモバイルデバイスと公衆Wi-Fiの使用を保護します。
ExpressVPN
グローバルアクセスと高速プライバシーを提供します。信頼できないネットワーク上のデータ漏洩からリモートワーカーを守ります。
8.コラボレーションとビジュアルブレーンストーミング
Google Docs
アクセスコントロールと電子メールの暗号化により、リアルタイムの編集が可能。リビジョン履歴により、チームは変更点を追跡し、以前のバージョンを復元して正確性を確保。他のGoogle Workspaceツールとシームレスに統合。
Figma
UIおよびクリエイティブ・チームのためのコラボレーション・デザイン・プラットフォーム。クラウドベースの構造により、チームはお互いの作業を上書きすることなく、いつでもデザインをレビューし、更新することができます。ユーザーはリアルタイムで安全に作成とコメントを行うことができます。
9.リモートカルチャーと非同期チェックイン
Donut
リモートワーカーがSlackのインフォーマルチャットでつながるのを助ける。チーム文化を築き、孤独感を軽減する。
Standuply
チェックインとタスクの更新を自動化。ライブでミーティングをすることなく、チームが同じページを共有できるようにします。
リモートワーク最終チェックリスト
リモートワークツールを選択する前に、ワークフローを安全かつ効率的に保つためのチェックリストを確認してください。
- ファイル転送は暗号化され、追跡可能か？
- チームはライブで柔軟にコミュニケーションできるか？
- ツールはメールログインのセキュリティで保護されているか？
- 機密データはTLSと暗号化キーで保護されているか？
- ドキュメントは意図した受信者とだけ共有されているか？
Filemailを選ぶ理由
Filemail は、高速アップロード、モバイルアプリ、メール暗号化、データ保護コンプライアンスを備えた 安全なファイル転送サービスを提供します。ドラッグ＆ドロップのデザインとエンドツーエンドの暗号化により、機密データを保護し、クラウドサービスを安全に利用することができます。大容量ファイルや機密ファイルを頻繁にクライアントに送信するチームにとっては、特に貴重なツールです。内蔵のトラッキング機能により、受信者がファイルにアクセスしたりダウンロードしたことを確認できます。