文書を安全にメールで送信する方法
文書を安全に電子メールで送信する方法をお探しなら、ファイルを保護しましょう。電子メールはメモ用であり、安全な文書共有用ではありません。電子メールで安全に文書を送信する必要がある場合は、本文に詳細を記載せず、安全なダウンロードリンクを使用してください。
電子メールは迅速なアップデートに最適です。ドキュメントはリンクや暗号化されたファイルにしておく。リスクやサイズが大きくなったら、安全な文書転送のために安全なファイル転送サービスに切り替えましょう。
素早く勝つ：まずこれらを実行
添付ファイルをリンクに置き換える。有効期限付きの安全なダウンロードリンクを共有する。メールサーバーに残るファイルを減らす。
秘密を分ける。今すぐファイルを送り、後でパスワードをテキストか電話で送る。強力なパスワードを別のチャネルで送信する。
セキュリティを確認する。メールの暗号化をオンにし、接続がTLS（Transport Layer Security）で保護されていることを確認する。
安全でない文書電子メールのリスク
電子メールは機密性よりもスピードが優先されます。保護されていない添付ファイルは、情報漏洩の可能性を高めます。通常の電子メールは、高速ベルトコンベア上のメモと考えてください。
暗号化されていない暴露。ほとんどのプロバイダーは、デフォルトで真のエンドツーエンドの暗号化を有効にしていません。PDFファイルやスプレッドシートが傍受されると、機密データが漏洩する可能性があります。
マルウェアとフィッシング。攻撃者は、添付ファイルにペイロードを隠したり、信頼できる送信者になりすましたりします。
不正アクセス。メールアドレスのタイプミスやアカウントの漏洩により、ファイルが悪用される可能性があります。転送はリスクを増大させます。
コンプライアンスとプライバシー。強力なデータ保護が求められます。これを無視することは信頼を損ない、罰則の対象となります。
避けるべき一般的な間違い
未開封の添付ファイルを送る。重要な電子メールの添付ファイルは、決して無地のファイルとして送信しないでください。添付ファイルは転送されることが多く、サーバーに何年も放置される可能性があります。暗号化するか、パスワードで保護する。
パスワードが弱い、または再利用されている。保護されたファイルやメールへのログインには、強力なパスワードを使いましょう。同じメールにパスワードを書かない。
受信者が多すぎる。意図した受信者と、そのファイルが本当に必要な人に限定する。適切な場合はBCCを使用する。
アドレスチェックの省略。すべてのメールアドレスをダブルチェックする。リスクの高い送信については、帯域外で受信者を確認する。また、受信者の電子メールも注意深く確認する。
組み込みの保護を無視する。メールの暗号化と二要素認証を有効にする。TLSを強制するメールクライアントやゲートウェイを選ぶ。
より安全なメール送信のための3Rフレームワーク
メールで送る内容を減らす。件名や本文に詳細を書かない。
添付ファイルを安全なファイル転送サービスからの期限付きリンクに置き換える。有効期限を設定し、サインインまたはパスコードを要求する。
パスワード、メール認証、アクセス許可でアクセスを制限する。
電子メールで安全に文書を送信する5つの方法
電子メールで文書を送信する際、以下の手順で管理することができます。
- 添付ファイルをパスワードで保護する
暗号化されたファイルを作成するか、添付する前にパスワードを追加しましょう。パスワードで保護されたPDFは素早く、AESで暗号化されたZIPアーカイブはうまく機能します。強力な暗号化を選択し、慎重にキーを管理する。パスワードは常に別の経路で伝える。決してファイルに含めないこと。また、必要な場合はPDFファイルを強力なパスワードで保護する。 - 暗号化メールサービスを利用する
機密性の高い会話には、エンドツーエンドで暗号化されたサービスを利用しましょう。メッセージや添付ファイルを読むことができるのは、あなたと目的の受信者のみです。組織でS/MIMEや PGPをサポートしている場合は、権限制御と組み合わせましょう。 - 添付ファイルの代わりに安全なリンクを送信する
文書を安全なファイル転送サービスにアップロードし、有効期限付きの安全なダウンロードリンクを共有します。間違ったリンクが送信された場合は、アクセスを取り消すことができます。受信者の電子メール認証またはパスコードを追加する。
Filemailのようなサービスは、安全なクラウドストレージ、リンクの有効期限、任意のパスワード、リアルタイムの追跡を提供します。ファイルをメールサーバーに置かないことで、暴露を減らすことができます。 - メール暗号化と権限管理を利用する
組織がS/MIMEやPGPのようなメール暗号化をサポートしている場合は、互換性のあるクライアントで使用する。ライツコントロールは、転送、コピー、ダウンロード、印刷をブロックすることができます。GmailのConfidential ModeやOutlookのDo Not Forwardはアクセス制御を追加しますが、真のエンドツーエンドの暗号化は提供しません。 - 専用の安全なファイル転送サービスを利用する
大容量ファイルや機密性の高いファイルには、専用のツールを使うことをお勧めします。Filemailのようなサービスはユーザーフレンドリーで、安全なクラウドストレージ、ウイルススキャン、リンクの有効期限、パスワード、分析を提供します。
ウェブアプリ、モバイルアプリ、またはOutlookアドインをドラッグ＆ドロップで使用します。受信者にアカウントを作成させることなく、安全なダウンロードリンクを送信できます。これにより、データの安全性が保たれ、メールサーバーへの露出が制限されます。
ファイルメールのプランを比較して、チームに最適なセキュリティとストレージのオプションをお選びください。
セキュアな文書転送に Filemail を選ぶ理由
セキュアな設計。ファイルメールは、セキュアなクラウドストレージで転送中および保管中のデータを暗号化します。ビジネスプランでは、エンドツーエンドの暗号化によるゼロナレッジ保護も可能です。
摩擦のない送信。無料ユーザーは5GBまで転送可能。ビジネスとエンタープライズの階層では、サイズ制限が解除され、保存期間が延長されます。
証明と管理。すべてのリンクにパスワード、有効期限、ダウンロード制限を設定。アクティビティをリアルタイムで追跡。
働き方に合わせて構築。ウェブアプリ、モバイルアプリ、またはOutlookアドインをドラッグ＆ドロップで使用できます。一般的な電子メールクライアントや既存のドキュメント共有ワークフローと連動します。
重要なセキュリティ機能。自動ウイルススキャン、リージョン選択、監査ログ、ポリシーコントロールにより、データを安全に保護します。多くのクラウドストレージサービスは利便性を追及していますが、ファイルメールは管理を第一に考えています。
暗号化された送受信について詳しくは、「電子メールはなぜ安全ではないのか」をご覧ください。
よくある質問
一般的なプロバイダーを使って、銀行口座や身分証明書などの書類を電子メールで送っても安全ですか？
主要なプロバイダーは、サーバーへの接続を暗号化しています。ほとんどのプロバイダーはエンドツーエンドの暗号化を提供していないため、サーバーはコンテンツにアクセスすることができます。機密文書については、パスワードを追加するか、 安全なダウンロードリンクを送信してください。
標準的な電子メールでの送信を避けるべき文書の種類は何ですか？
財務記録、政府ID、医療データ、パスワードなど、機密性の高い情報を含むファイルは避けてください。どうしても送信する必要がある場合は、暗号化または安全な転送リンクを使用してください。
ファイルメールは添付ファイルとどう違うのですか？
Filemail では、安全なクラウドストレージにアップロードし、保護されたリンクを共有します。パスワードの適用、有効期限の設定、ダウンロードのリアルタイム追跡が可能です。ファイルは複数のメールサーバーを経由しないので、漏洩を減らすことができます。
OutlookやGoogle Workspaceにはオプションが組み込まれていますか？
はい。Outlookはメールの暗号化と権限管理をサポートしています。Gmailは、有効期限付きのコンフィデンシャルモードとSMSパスコードを提供しています。これらをセキュアリンクと併用することで、より強固な保護が可能になります。
価格と機能をご覧になり、チームに合ったプランをお選びください。
