Comment envoyer des fichiers volumineux par courrier électronique
Comment envoyer des fichiers volumineux par courrier électronique
Lorsque vous devez envoyer un fichier volumineux par courrier électronique, il peut être frustrant de voir apparaître une fenêtre contextuelle vous indiquant que vos fichiers sont trop volumineux. Il est surprenant de constater que la plupart des serveurs de messagerie ne peuvent pas envoyer ou recevoir des fichiers d'une taille supérieure à un certain seuil.
De plus, ce n'est pas parce que vous pouvez envoyer une pièce jointe via le serveur de messagerie de l'expéditeur que la messagerie du destinataire peut nécessairement l'accepter. Comment vous assurer que vous envoyez une pièce jointe que votre destinataire peut ouvrir ? Lisez la suite pour savoir comment envoyer des fichiers volumineux par courrier électronique.
Vous devez vous assurer de connaître la taille de vos pièces jointes avant de les envoyer. Les limites de taille des serveurs de messagerie ne sont pas uniformes et varient d'un fournisseur à l'autre. Heureusement, la plupart des services de messagerie affichent la taille du fichier à côté de son nom.
Si vous joignez plusieurs fichiers, vous devrez suivre la taille totale de vos pièces jointes. Si la taille du fichier est indiquée en kilo-octets plutôt qu'en méga-octets, sachez qu'il y a 1024 kilo-octets dans un méga-octet.
De nombreuses entreprises et de nombreux particuliers utilisent des fournisseurs de services en nuage et des services de transfert de fichiers en nuage pour contourner la taille des pièces jointes lors de l'envoi de fichiers volumineux par courrier électronique.
Un service de stockage en nuage pour envoyer des fichiers volumineux par courrier électronique
Lorsque vous avez des fichiers volumineux à envoyer par courrier électronique, mais qu'ils sont trop volumineux, l'une des solutions les plus efficaces consiste à utiliser des services de stockage dans le nuage.
Les espaces de stockage en nuage tels que iCloud Mail Drop, OneDrive et Google Drive sont d'excellents moyens d'envoyer des fichiers volumineux par courrier électronique. Lorsque vous devez envoyer des graphiques, des vidéos, des présentations, des données ou d'autres éléments de haute qualité, les solutions en nuage vous permettent de télécharger vos fichiers vers le service en nuage.
Envoyez ensuite le lien pour que votre destinataire accède au fichier par un lien plutôt que par une pièce jointe. Si cela peut sembler décourageant, c'est facile une fois que l'on a pris le coup de main. Voici comment envoyer des pièces jointes volumineuses par l'intermédiaire de services de stockage dans le nuage.
1. iCloud Mail Drop avec Apple Mail
En utilisant un compte iCloud, vous êtes configuré pour utiliser Mail Drop, qui vous permet d'envoyer des fichiers volumineux jusqu'à 5 Go via iCloud. Lorsque vous utilisez Mail Drop, les fichiers sont stockés sous forme cryptée et sont mis à la disposition du destinataire pour qu'il les télécharge dans les 30 jours.
Tout d'abord, vous devez vous assurer que Mail Drop est activé dans votre compte Apple Mail.
1. Ouvrez Apple Mail sur votre Mac et sélectionnez Préférences dans la barre de menu sous Courrier.
2. Sous l'onglet Comptes, sélectionnez le compte pour lequel vous souhaitez activer Mail Drop.
3. Cochez la case en regard de l'option Envoyer les pièces jointes volumineuses avec Mail Drop.
4. Composez un nouvel e-mail à l'aide d'Apple Mail et assurez-vous que le curseur de texte est placé à l'endroit où vous souhaitez que la pièce jointe apparaisse.
5. Sélectionnez Fichier, puis Joindre des fichiers. Choisissez le fichier que vous souhaitez joindre et cliquez sur Choisir un fichier.
Si votre pièce jointe dépasse les limites de taille, Apple Mail téléchargera automatiquement le fichier sur le serveur iCloud pour votre destinataire.
Avantages | Avantages |
| La pièce jointe est téléchargée dans iCloud et comporte un lien sécurisé. | Mail Drop n'a qu'une limite de 5 Go, donc tout ce qui dépasse échouera avec cette méthode. |
| La pièce jointe n'est pas prise en compte dans votre espace de stockage iCloud et n'est conservée dans le nuage que pendant 30 jours. | Certaines pièces jointes ne se transfèrent pas bien vers d'autres systèmes d'exploitation comme Windows. |
2. Google Drive avec Gmail
Google Drive vous permet d'envoyer des pièces jointes d'une taille maximale de 25 Mo et de recevoir des fichiers d'une taille maximale de 50 Mo. Pour envoyer un fichier volumineux via Google Drive, vous devez d'abord le télécharger, puis l'envoyer par courrier électronique. Il suffit de suivre les étapes suivantes.
1. Connectez-vous à votre boîte de réception Gmail et sélectionnez Composer dans le coin supérieur gauche de l'écran pour commencer un nouveau message.
2. Dans les boutons d'icône situés en bas de la fenêtre contextuelle du nouveau message, sélectionnez l'icône Google Drive. Une boîte de dialogue s'affiche, vous permettant d'insérer un fichier.
3. Si vous n'avez pas encore téléchargé votre fichier sur Google Drive, vous pouvez le faire à partir de cette boîte de dialogue. Sélectionnez Télécharger dans le menu supérieur. Vous pouvez faire glisser et déposer votre pièce jointe volumineuse ou cliquer sur Sélectionner des fichiers à partir de votre appareil. Sélectionnez Télécharger pour ajouter le fichier à votre Google Drive.
4. Si votre fichier est déjà téléchargé sur votre Google Drive, vous pouvez le rechercher dans votre Drive. Mettez le fichier en surbrillance et cliquez sur le bouton Insérer.
5. Veillez à définir les autorisations avant d'envoyer l'e-mail afin de vous assurer que votre destinataire peut accéder au fichier. Votre Gmail vérifiera que votre destinataire a accès au fichier et vous invitera à mettre à jour les paramètres de partage de votre fichier avant d'envoyer le message.
Le lien vers la pièce jointe sera alors ajouté à votre courriel.
Avantages | Inconvénients |
| Le partage de fichiers est facile et dispose de nombreux outils intégrés permettant de collaborer avec d'autres personnes sur vos fichiers. | Le partage de fichiers présente un risque potentiel pour la sécurité, car il n'est pas protégé par un mot de passe. |
| Les fichiers sont privés jusqu'à ce que vous les partagiez avec les destinataires prévus. | Google Drive impose des limites de téléchargement, ce qui peut s'avérer frustrant si vous devez partager plusieurs fichiers volumineux sur Google Drive. |
| Vous pouvez accéder à vos fichiers de n'importe où. |
3. OneDrive avec Outlook
Pour de nombreuses entreprises, le principal service de messagerie est Outlook. OneDrive est une excellente solution pour envoyer des fichiers volumineux par courriel avec Outlook. Outlook n'autorise que 33 Mo pour les pièces jointes. Vous devez vous assurer de sauvegarder votre fichier sur votre One Drive avant de le partager.
Voici comment envoyer un fichier par courrier électronique à l'aide de OneDrive
1. Commencez par vous connecter à votre compte OneDrive.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier que vous souhaitez partager. Dans le menu déroulant, sélectionnez Partager.
3. Dans la fenêtre contextuelle, saisissez les adresses électroniques des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier et mettez à jour les autorisations que vous souhaitez définir pour le document. Cette méthode génère automatiquement un courrier électronique contenant un lien permettant d'afficher le fichier volumineux.
4. Si vous souhaitez rédiger un courriel personnalisé, générez un lien à partir du bouton Copier le lien situé en bas à gauche de la fenêtre contextuelle au lieu d'entrer l'adresse électronique des destinataires pour l'invitation automatique. Collez le lien dans un nouvel e-mail via Outlook.
Avantages | Avantages |
| Vous pouvez stocker n'importe quel fichier sur OneDrive, et son interface conviviale facilite l'envoi de fichiers volumineux par courrier électronique. | Le plan gratuit de OneDrive permet de stocker jusqu'à 5 Go, et vous devez payer pour un stockage supplémentaire. |
| Microsoft est une entreprise bien établie, vous savez donc qu'elle est solide, digne de confiance et fiable. | La sécurité est une préoccupation lors de l'utilisation de OneDrive. |
| Il ne crypte que les données en transit, mais pas les données qui y sont stockées. | |
| Les autorisations des utilisateurs peuvent permettre à des personnes de modifier des documents qui ne sont pas souhaités. |
Un service de transfert de fichiers dans le nuage pour envoyer des fichiers volumineux par courrier électronique
Lorsque les services en nuage ont été créés, ils étaient davantage destinés aux consommateurs pour la messagerie électronique, les médias sociaux, les photos et les espaces de stockage personnels. Avec l'évolution des solutions en nuage et le renforcement de la sécurité, les services en nuage se sont ouverts pour permettre à des infrastructures de réseau entières de fonctionner dans le nuage, y compris pour les transferts de fichiers.
La demande de processus de partage sécurisés pour partager des documents et des données sensibles est en hausse, et de plus en plus de personnes adoptent des services de transfert de fichiers basés sur le cloud. Avec l'augmentation du nombre d'employés travaillant à domicile, il est essentiel de disposer d'une solution conviviale et sécurisée qui permette aux employés d'envoyer et de recevoir des fichiers de données volumineux.
Vous pouvez toujours utiliser un service de transfert de fichiers basé sur l'informatique en nuage.
Filemail
Filemail est l'une des nombreuses solutions qui offrent un service permettant d'envoyer et de recevoir en ligne des fichiers de toute taille. Il est doté de fonctions de sécurité qui sécurisent le transfert de vos fichiers en vous permettant de définir la période de disponibilité et de mettre en place une protection par mot de passe. Cela permet d'éviter que votre fichier ne tombe entre de mauvaises mains.
L'utilisation de Filemail est simple et vous offre deux options pour envoyer des fichiers volumineux en ligne. Vous pouvez les envoyer directement ou en générant un lien et en l'envoyant par l'intermédiaire de la plateforme de messagerie électronique de votre choix.
1. Sur le site web de Filemail, cliquez sur le bouton Ajouter des fichiers pour sélectionner les fichiers que vous souhaitez envoyer.
2. Si vous souhaitez envoyer le fichier sous forme d'e-mail, sélectionnez l'onglet Send As Email (Envoyer sous forme d'e-mail) et rédigez un e-mail à envoyer à l'aide de votre adresse e-mail.
3. Si vous préférez utiliser votre serveur de messagerie principal, sélectionnez l'onglet Envoyer sous forme de lien et copiez le lien.
4. Une fenêtre pop-up apparaît pour vous permettre de définir la durée de disponibilité du fichier.
Filemail vous permet de partager gratuitement des fichiers jusqu'à 5 Go. Avec un compte payant, vous bénéficiez de bien plus de fonctionnalités, comme 1 To de stockage, l'ajout d'un logo ou d'un arrière-plan, ce qui est parfait pour les petites entreprises.
Ces méthodes comptent parmi les meilleurs moyens d'envoyer des fichiers volumineux par courrier électronique. Il faut toujours s'assurer que l'on utilise des outils de transfert et des services en nuage spécialisés et sécurisés. La sécurité est l'une des préoccupations les plus importantes lors de l'envoi ou de la réception de pièces jointes volumineuses.
Veillez toujours à n'ouvrir que les pièces jointes provenant de personnes que vous connaissez et en qui vous avez confiance, et assurez-vous qu'elles proviennent de l'une des méthodes sûres mentionnées ci-dessus.