Lorsque vous devez envoyer un fichier volumineux par courrier électronique, il peut être frustrant de recevoir une fenêtre contextuelle vous indiquant que vos fichiers sont trop volumineux. Étonnamment, la plupart des serveurs de messagerie ne peuvent pas envoyer ou recevoir de fichiers dépassant une taille spécifique.
De plus, ce n'est pas parce que vous pouvez envoyer une pièce jointe via le serveur de messagerie de l'expéditeur que la messagerie du destinataire peut nécessairement l'accepter. Comment vous assurer que vous envoyez une pièce jointe que votre destinataire peut ouvrir ? Lisez la suite pour savoir comment envoyer des fichiers volumineux par courrier électronique.
Vous devez vous assurer que vous connaissez la taille des pièces jointes de vos e-mails avant de les envoyer. Les limites de taille des serveurs de messagerie ne sont pas uniformes et varient d'un fournisseur à l'autre. Heureusement, la plupart des services de messagerie affichent la taille du fichier à côté de son nom.
Si vous joignez plusieurs fichiers, vous devez tenir compte de la taille totale de vos pièces jointes. Si la taille du fichier est indiquée en kilooctets au lieu de mégaoctets, sachez qu'il y a 1024 kilooctets dans un mégaoctet.
De nombreuses entreprises et de nombreux particuliers font appel à des fournisseurs de services en nuage et à des services en nuage services de transfert de fichiers pour contourner la taille des pièces jointes lors de l'envoi de fichiers volumineux par courrier électronique.
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Un service de stockage en nuage pour envoyer des fichiers volumineux par courriel
Lorsque vous avez des fichiers volumineux à envoyer par courrier électronique, mais que le fichier est trop lourd, l'une des solutions les plus efficaces consiste à utiliser des services de stockage en nuage.
Les espaces de stockage en nuage comme iCloud Mail Drop, OneDrive et Google Drive sont d'excellents moyens d'envoyer des fichiers volumineux par courrier électronique. Lorsque vous avez besoin d'envoyer des graphiques, des vidéos, des présentations, des données ou autres de haute qualité, les solutions en nuage vous permettent de télécharger vos fichiers vers le service en nuage.
Envoyez ensuite le lien pour que votre destinataire puisse accéder au fichier par un lien plutôt que par une pièce jointe. Si cela vous semble intimidant, c'est facile une fois que vous avez compris le principe. Voici comment envoyer des pièces jointes volumineuses via des services de stockage en nuage.
1. Dépôt du courrier iCloud avec Apple Mail
En utilisant un compte iCloud, vous êtes configuré pour utiliser Mail Drop, qui vous permet d'envoyer des fichiers volumineux jusqu'à 5 Go via iCloud. Lorsque vous utilisez Mail Drop, les fichiers sont stockés sous forme cryptée et le destinataire peut les télécharger dans un délai de 30 jours.
Tout d'abord, vous devez vous assurer que le dépôt de courrier est activé dans votre compte Apple Mail.
1. Ouvrez Apple Mail sur votre Mac et sélectionnez Préférences dans la barre de menu sous Mail.
2. Sous l'onglet Comptes, sélectionnez le compte pour lequel vous souhaitez activer le dépôt de courrier.
3. Cochez la case située à côté de l'option Envoyer des pièces jointes volumineuses avec le dépôt de courrier.
4. Composez un nouvel e-mail à l'aide d'Apple Mail et assurez-vous que le curseur de texte est placé à l'endroit où vous souhaitez que la pièce jointe apparaisse.
5. Sélectionnez Fichier, puis sélectionnez Joindre des fichiers. Choisissez le fichier que vous souhaitez joindre et cliquez sur Choose File.
Si votre pièce jointe dépasse les limites de taille, Apple Mail téléchargera automatiquement le fichier sur le serveur iCloud pour votre destinataire.
| Pour | Cons |
|---|---|
|
La pièce jointe est téléchargée dans iCloud et comprend un lien sécurisé. |
Mail Drop n'a qu'une limite de 5GB, donc tout ce qui dépasse échouera en utilisant cette méthode. |
|
La pièce jointe ne compte pas dans l'espace total de votre stockage iCloud et n'est conservée dans le nuage que pendant 30 jours. |
Certaines pièces jointes ne se transfèrent pas bien sur d'autres systèmes d'exploitation comme Windows. |
2. Google Drive avec Gmail
1. Connectez-vous à votre boîte de réception Gmail et sélectionnez Composer dans le coin supérieur gauche de l'écran pour commencer un nouveau message.
2. Dans les boutons d'icône situés en bas de la fenêtre du nouveau message, sélectionnez l'icône Google Drive. Une boîte de dialogue s'affiche, vous permettant d'insérer un fichier.
3. Si vous n'avez pas encore téléchargé votre fichier sur Google Drive, vous pouvez le faire à partir de cette boîte de dialogue. Sélectionnez Télécharger dans le menu supérieur. Vous pouvez faire glisser et déposer votre pièce jointe volumineuse, ou vous pouvez cliquer sur Sélectionner les fichiers de votre appareil. Sélectionnez Télécharger pour ajouter le fichier à votre Google Drive.
4. Si votre fichier est déjà téléchargé sur votre Google Drive, vous pouvez rechercher votre fichier dans votre Drive. Mettez le fichier en surbrillance et cliquez sur le bouton Insérer.
5. Veillez à définir les autorisations avant d'envoyer le message pour vous assurer que votre destinataire peut accéder au fichier. Votre Gmail effectuera une vérification pour s'assurer que votre destinataire a accès au fichier et vous invitera à mettre à jour les paramètres de partage de votre fichier avant d'envoyer le message.
Le lien de la pièce jointe sera maintenant ajouté à votre courriel.
| Pour | Cons |
|---|---|
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Le partage de fichiers est facile et dispose de nombreux outils intégrés pour collaborer avec d'autres personnes sur vos fichiers en toute simplicité. |
Le partage de fichiers sans protection par mot de passe présente un risque potentiel pour la sécurité. |
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Les fichiers sont privés jusqu'à ce que vous les partagiez avec vos destinataires. |
Google Drive impose des limites de téléchargement sur votre disque. Cette limitation peut être frustrante si vous devez partager plusieurs fichiers volumineux sur Google Drive. |
|
Vous pouvez accéder à vos fichiers de n'importe où. |
3. OneDrive avec Outlook
Pour de nombreuses entreprises, leur principal service de messagerie est Outlook. OneDrive est une excellente solution pour envoyer des fichiers volumineux par courriel avec Outlook. Outlook n'autorise qu'un maximum de 33 Mo pour les pièces jointes. Vous devez vous assurer d'enregistrer votre fichier sur votre One Drive avant de le partager.
Voici comment envoyer votre fichier par e-mail en utilisant OneDrive
1. Vous devez d'abord vous connecter à votre compte OneDrive.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier que vous souhaitez partager. Dans le menu déroulant, sélectionnez Partager.
3. Dans la fenêtre contextuelle, saisissez les adresses électroniques des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier et mettez à jour les autorisations que vous souhaitez définir pour le document. Cette méthode génère automatiquement un courrier électronique contenant un lien permettant de visualiser le fichier volumineux.
4. Si vous souhaitez rédiger un e-mail personnalisé, créez un lien à l'aide du bouton "Copier le lien" situé en bas à gauche de la fenêtre pop-up au lieu de saisir l'e-mail des destinataires de l'invitation automatique. Collez le lien dans un nouvel e-mail via Outlook.
| Pour | Cons |
|---|---|
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Vous pouvez stocker n'importe quel fichier sur OneDrive, et son interface conviviale permet d'envoyer facilement des fichiers volumineux par courrier électronique. |
Le plan gratuit de OneDrive permet de stocker jusqu'à 5 Go, et vous devez payer pour du stockage supplémentaire. |
|
Microsoft est une entreprise bien établie, vous savez donc qu'elle est solide, fiable et sûre. |
La sécurité est une préoccupation lorsque l'on utilise OneDrive. |
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Il ne crypte que les données en transit, mais pas celles qui se trouvent sur place. |
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Les autorisations des utilisateurs peuvent permettre à des personnes de modifier des documents qui ne sont pas souhaités. |
Un service de transfert de fichiers en nuage pour envoyer des fichiers volumineux par courrier électronique
À leurs débuts, les services en nuage s'adressaient davantage aux consommateurs pour le courrier électronique sur le web, les médias sociaux, les photos et les lieux de stockage personnels. Avec l'évolution des solutions en nuage et le renforcement de la sécurité, les services en nuage se sont ouverts pour permettre à des infrastructures de réseau entières de fonctionner dans le nuage, y compris les transferts de fichiers.
La demande de processus de partage sécurisés pour partager des documents et des données sensibles est en hausse, et de plus en plus de personnes adoptent des services de transfert de fichiers basés sur le cloud. Avec l'augmentation du nombre d'employés travaillant à domicile, il est essentiel de disposer d'une solution conviviale et sécurisée permettant aux employés d'envoyer et de recevoir des fichiers de données volumineux.
Vous pouvez toujours utiliser un service de transfert de fichiers basé sur le cloud.
Filemail
Filemail est l'une des nombreuses solutions qui fournissent un service vous permettant d'envoyer et de recevoir des fichiers de toute taille en ligne. Elle est dotée de fonctions de sécurité qui sécurisent le transfert de vos fichiers en vous permettant de définir la période de disponibilité et de mettre en place une protection par mot de passe. Cela permet d'éviter que votre fichier ne se retrouve entre de mauvaises mains.
L'utilisation de Filemail est simple et vous offre deux options pour envoyer des fichiers volumineux en ligne. Vous pouvez les envoyer directement ou en générant un lien et en l'envoyant via la plate-forme de messagerie de votre choix.
1. Sur le site Web de Filemail, sélectionnez le bouton Ajouter des fichiers pour sélectionner les fichiers que vous souhaitez envoyer.
2. Si vous voulez envoyer un e-mail, sélectionnez l'onglet Envoyer comme e-mail et rédigez un e-mail à envoyer en utilisant votre adresse e-mail.
3. Si vous préférez utiliser votre serveur de messagerie principal, sélectionnez l'onglet Envoyer comme lien et copiez le lien.
4. Une fenêtre pop-up apparaîtra pour vous permettre de définir la durée de disponibilité du fichier.
Filemail vous permet de partager des fichiers jusqu'à 5 Go gratuitement. Avec un compte payant, vous bénéficiez de beaucoup plus de fonctionnalités, comme 1 To de stockage, l'ajout d'un logo ou d'un fond, parfait pour les petites entreprises.
Ces méthodes font partie des meilleurs moyens d'envoyer des fichiers volumineux par courrier électronique. Vous devez toujours vous assurer que vous utilisez des outils de transfert et des nuages sécurisés spécialisés. La sécurité est l'une des préoccupations les plus importantes lors de l'envoi ou de la réception de pièces jointes volumineuses.
Veillez toujours à n'ouvrir que les pièces jointes provenant de personnes que vous connaissez et en qui vous avez confiance, et assurez-vous qu'elles proviennent de l'une des méthodes sûres mentionnées ci-dessus.