Kiedy trzeba wysłać duży plik za pośrednictwem poczty elektronicznej, może być frustrujące, gdy otrzymasz wyskakujące okienko informujące, że Twoje pliki są zbyt duże. Co zaskakujące, większość serwerów poczty elektronicznej nie może wysyłać ani odbierać plików o określonym rozmiarze.
Nie tylko dlatego, że możesz wysłać załącznik przez serwer pocztowy nadawcy, nie oznacza to, że e-mail odbiorcy może go przyjąć. Jak upewnić się, że wysyłasz załącznik do wiadomości e-mail, który twój odbiorca może otworzyć? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak wysyłać duże pliki za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Musisz upewnić się, że znasz rozmiar załączników do wiadomości e-mail przed ich wysłaniem. Ograniczenia rozmiaru dla serwerów pocztowych nie są uniwersalne i różnią się dla każdego dostawcy. Na szczęście większość usług poczty elektronicznej wyświetla rozmiar pliku obok jego nazwy.
Jeśli dołączasz wiele plików, będziesz chciał śledzić całkowity rozmiar swoich załączników. Jeśli rozmiar pliku jest podany w kilobajtach zamiast w megabajtach, wiedz, że na jeden megabajt przypada 1024 kilobajtów.
Zarówno wiele firm, jak i osób prywatnych korzysta z usługodawców i usług w chmurze usługi transferu plików aby ominąć rozmiar załącznika podczas wysyłania dużych plików pocztą elektroniczną.
Usługa przechowywania danych w chmurze umożliwiająca wysyłanie dużych plików przez e-mail
Kiedy masz duże pliki do wysłania przez e-mail, ale plik jest zbyt duży, jednym z bardziej efektywnych rozwiązań jest skorzystanie z usług przechowywania w chmurze.
Miejsca w chmurze, takie jak iCloud Mail Drop, OneDrive i Google Drive, to doskonałe sposoby na przesyłanie dużych plików za pośrednictwem poczty elektronicznej. Gdy masz wysokiej jakości grafikę, filmy, prezentacje, dane lub inne, które musisz przesłać, rozwiązania chmurowe pozwalają na przesłanie plików do usługi w chmurze.
Następnie wyślij link do swojego odbiorcy, aby uzyskać dostęp do pliku poprzez link, a nie załącznik. Jeśli brzmi to zniechęcająco, jest to łatwe, gdy już się to opanuje. Oto jak wysyłać duże załączniki za pośrednictwem usług przechowywania danych w chmurze.
1. iCloud Mail Drop z Apple Mail
Korzystając z konta iCloud, jesteś skonfigurowany do korzystania z usługi Mail Drop, która umożliwia wysyłanie dużych plików do 5 GB za pośrednictwem iCloud. Gdy korzystasz z Mail Drop, pliki są przechowywane w formie zaszyfrowanej i są udostępniane odbiorcy do pobrania w ciągu 30 dni.
Po pierwsze, chcesz się upewnić, że Mail Drop jest włączony z Twojego konta Apple Mail.
1. Otwórz Apple Mail z komputera Mac i wybierz Preferencje z paska menu pod Mail.
2. W zakładce Konta wybierz konto, dla którego chcesz włączyć Mail Drop.
3. Zaznacz pole obok opcji Wyślij duże załączniki za pomocą Mail Drop.
4. Utwórz nową wiadomość e-mail za pomocą programu Apple Mail i upewnij się, że kursor tekstowy znajduje się w miejscu, w którym chcesz, aby pojawił się załącznik.
5. Wybierz opcję Plik, a następnie wybierz opcję Dołącz pliki. Wybierz plik, który chcesz załączyć i kliknij na Wybierz plik.
Jeśli Twój załącznik przekroczy limity rozmiaru, Apple Mail automatycznie prześle plik na serwer iCloud dla Twojego odbiorcy.
| Pros | Cons |
|---|---|
|
Załącznik jest przesyłany do iCloud i zawiera bezpieczny link. |
Mail Drop ma tylko 5GB limitu, więc wszystko powyżej nie powiedzie się przy użyciu tej metody. |
|
Załącznik nie wlicza się do całkowitej przestrzeni dyskowej iCloud i jest przechowywany w chmurze tylko przez 30 dni. |
Niektóre załączniki nie przenoszą się dobrze na inne systemy operacyjne, takie jak Windows. |
2. Google Drive z Gmailem
1. Zaloguj się do swojej skrzynki odbiorczej Gmaila i wybierz opcję Compose w lewym górnym rogu ekranu, aby rozpocząć nową wiadomość.
2. Z przycisków ikon na dole okna wyskakującego z nową wiadomością wybierz ikonę Google Drive. Zostanie wyświetlone okno dialogowe umożliwiające wstawienie pliku.
3. Jeśli nie przesłałeś jeszcze swojego pliku do Google Drive, możesz to zrobić z poziomu tego okna dialogowego. Wybierz opcję Prześlij z górnego menu. Możesz przeciągnąć i upuścić swój duży załącznik lub kliknąć opcję Wybierz pliki z urządzenia. Wybierz Prześlij, aby dodać plik do swojego Google Drive.
4. Jeśli Twój plik jest już załadowany na Twój Dysk Google, możesz wyszukać go w swoim dysku. Podświetl plik i kliknij przycisk Wstaw.
5. Pamiętaj, aby ustawić uprawnienia przed wysłaniem wiadomości e-mail, aby upewnić się, że twój odbiorca może uzyskać dostęp do pliku. Twój Gmail wykona sprawdzenie, aby upewnić się, że Twój odbiorca ma dostęp do pliku dla Ciebie i wyświetli monit o zaktualizowanie ustawień udostępniania pliku przed wysłaniem wiadomości.
Link do załącznika zostanie teraz dodany do Twojej wiadomości e-mail.
| Pros | Cons |
|---|---|
|
Udostępnianie plików jest łatwe i ma wiele wbudowanych narzędzi, które pozwalają łatwo współpracować z innymi nad plikami. |
Istnieje potencjalne zagrożenie bezpieczeństwa przy udostępnianiu plików bez zabezpieczenia ich hasłem. |
|
Pliki są prywatne, dopóki nie udostępnisz ich zamierzonym odbiorcom. |
Google Drive nakłada limity przesyłania na dysk, więc to ograniczenie może być frustrujące, jeśli musisz udostępnić wiele dużych plików na Google Drive. |
|
Możesz uzyskać dostęp do swoich plików z dowolnego miejsca. |
3. OneDrive z programem Outlook
Dla wielu firm podstawową usługą poczty elektronicznej jest Outlook. OneDrive to doskonałe rozwiązanie do wysyłania dużych plików przez pocztę elektroniczną za pomocą programu Outlook. Outlook pozwala tylko na 33MB dla załączników. Musisz mieć pewność, że przed udostępnieniem pliku zapiszesz go najpierw na swoim One Drive.
Oto jak wysłać plik pocztą elektroniczną za pomocą OneDrive
1. Na początek warto zalogować się na swoje konto OneDrive.
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy plik, który chcesz udostępnić. Z menu rozwijanego wybierz opcję Share.
3. W wyskakującym okienku wprowadź adresy e-mail osób, którym chcesz udostępnić plik, i zaktualizuj uprawnienia, które chcesz ustawić dla dokumentu. Ta metoda automatycznie generuje wiadomość e-mail z linkiem umożliwiającym obejrzenie dużego pliku.
4. Jeśli chcesz przygotować niestandardową wiadomość e-mail, wygeneruj link z przycisku Kopiuj link w lewym dolnym rogu okienka, zamiast wprowadzać adresy e-mail odbiorców do automatycznego zaproszenia. Wklej link do nowego maila przez Outlooka.
| Pros | Cons |
|---|---|
|
Na OneDrive można przechowywać dowolne pliki, a ponadto posiada on przyjazny interfejs, który ułatwia wysyłanie dużych plików za pośrednictwem poczty elektronicznej. |
Plan darmowy OneDrive pozwala na przechowywanie do 5GB, za dodatkowe trzeba zapłacić. |
|
Microsoft to firma o ugruntowanej pozycji na rynku, więc wiesz, że są solidni, niezawodni i godni zaufania. |
Bezpieczeństwo jest problemem w przypadku korzystania z OneDrive. |
|
|
Szyfruje tylko dane w tranzycie, ale nie dane siedzące tam. |
|
|
Uprawnienia użytkowników mogą pozwolić ludziom na zmianę dokumentów, które nie są pożądane. |
Usługa transferu plików w chmurze umożliwiająca wysyłanie dużych plików za pomocą poczty elektronicznej
Kiedy zaczęto świadczyć usługi w chmurze, były one bardziej ukierunkowane na konsumentów w zakresie poczty elektronicznej, mediów społecznościowych, zdjęć i osobistych miejsc przechowywania. Wraz z rozwojem rozwiązań w chmurze i wzrostem bezpieczeństwa, usługi w chmurze otworzyły się, umożliwiając działanie w niej całej infrastruktury sieciowej, w tym przesyłanie plików.
Zapotrzebowanie na bezpieczne procesy udostępniania poufnych dokumentów i danych rośnie, a coraz więcej osób korzysta z usług przesyłania plików w chmurze. Wraz ze wzrostem liczby pracowników pracujących w domu, konieczne jest posiadanie przyjaznego dla użytkownika i bezpiecznego rozwiązania, które pozwoli pracownikom na wysyłanie i odbieranie dużych plików danych.
Zawsze możesz skorzystać z usługi przesyłania plików w chmurze.
Filemail
Filemail jest jednym z wielu rozwiązań, które zapewniają usługę umożliwiającą wysyłanie i odbieranie plików o dowolnym rozmiarze online. Jest wyposażony w funkcje bezpieczeństwa, które sprawiają, że transfer plików jest bezpieczny, umożliwiając ustawienie okresu dostępności i ustawienie ochrony hasłem. Pomaga to zapobiec sytuacji, w której Twój plik trafi w niepowołane ręce.
Korzystanie z Filemail jest proste i pozwala na dwie opcje wysyłania dużych plików online. Możesz wysłać je bezpośrednio lub generując link i wysyłając go za pośrednictwem wybranej platformy e-mail.
1. Z witryny Filemail wybierz przycisk Add Files, aby wybrać pliki, które chcesz wysłać.
2. Jeśli chcesz wysłać jako wiadomość e-mail, wybierz zakładkę Send As Email i przygotuj projekt wiadomości e-mail do wysłania przy użyciu swojego adresu e-mail.
3. Jeśli wolisz skorzystać z podstawowego serwera poczty elektronicznej, wybierz kartę Wyślij jako link i skopiuj link.
4. Pojawi się okienko umożliwiające ustawienie czasu dostępności pliku.
Filemail pozwala na udostępniać pliki do 5 GB za darmo. Z płatnym kontem otrzymujesz dużo więcej funkcji, takich jak 1 TB pamięci masowej, dodawanie logo lub tła, idealne dla małych firm.
Te metody są jednymi z najlepszych sposobów wysyłania dużych plików za pośrednictwem poczty elektronicznej. Zawsze chcesz mieć pewność, że używasz wyspecjalizowanych bezpiecznych narzędzi chmury i transferu. Bezpieczeństwo jest jednym z najważniejszych problemów podczas wysyłania lub odbierania dużych załączników.
Zawsze upewnij się, że otwierasz załączniki tylko od osób, które znasz i którym ufasz, i upewnij się, że pochodzą one z którejś z bezpiecznych metod wymienionych powyżej.