Hogyan küldjünk biztonságosan dokumentumokat e-mailben

Ha azon tűnődik, hogyan küldhet dokumentumokat biztonságosan e-mailben, helyezze a fájlt védelem mögé. Az e-mail jegyzetekhez működik, nem biztonságos dokumentummegosztáshoz. Ha biztonságosan kell dokumentumokat küldenie e-mailben, tartsa távol az adatokat a szövegtesttől, és használjon biztonságos letöltési linket.

Az e-mail kiválóan alkalmas gyors frissítésekre. A dokumentumoknak linkekben és titkosított fájlokban kell élniük. Ha a kockázat vagy a méret nő, váltson biztonságos fájlátviteli szolgáltatásra a biztonságos dokumentumtovábbításhoz.

Gyors győzelmek: Csináld ezeket először

Cserélje ki a mellékleteket linkekre. Osszon meg egy biztonságos letöltési linket lejárati dátummal. Kevesebb fájl marad az e-mail szervereken.

Ossza fel a titkot. Küldje el a fájlt most, a jelszót pedig később küldje el szöveges üzenetben vagy telefonon. Adja át az erős jelszót egy másik csatornán keresztül.

Ellenőrizze a biztonságot. Kapcsolja be az e-mail titkosítást, és erősítse meg, hogy a kapcsolatokat a Transport Layer Security (TLS) védi.

A nem biztonságos dokumentum e-mailezés kockázatai

Az e-mail a gyorsaságot helyezi előtérbe, nem a titkosságot. A nem védett mellékletek növelik a jogsértés esélyét. Gondoljon egy normál e-mailre úgy, mint egy gyors futószalagon lévő feljegyzésre.

Titkosítatlan kitettség. A legtöbb szolgáltató alapértelmezés szerint nem engedélyezi a valódi végponttól végpontig terjedő titkosítást. Az elfogott PDF-fájlok és táblázatok érzékeny adatokat tárhatnak fel.

Rosszindulatú programok és adathalászat. A támadók hasznos terheket rejtenek el a mellékletekben, és megbízható küldőnek adják ki magukat.

Jogosulatlan hozzáférés. Egy elírás az e-mail címben vagy egy kompromittált fiók rossz kezekbe juttathatja a fájlokat. A továbbítás megsokszorozza a kockázatot.

Megfelelőség és adatvédelem. Elvárás az erős adatvédelem. Ennek figyelmen kívül hagyása árt a bizalomnak és büntetést von maga után.

Gyakori hibák elkerülése

Nyitott mellékletek küldése. Soha ne küldjön fontos e-mail mellékleteket egyszerű fájlként. A csatolmányokat gyakran továbbítják, és évekig a szervereken maradhatnak. Előbb titkosítani vagy jelszóval védeni kell.

Gyenge vagy újra használt jelszavak. Használjon erős jelszót a védett fájlokhoz és az e-mail bejelentkezéshez. Soha ne helyezze a jelszót ugyanabban az e-mailben.

Túl sok címzett. Korlátozza a hozzáférést a tervezett címzettre és azokra, akiknek valóban szükségük van a fájlra. Adott esetben használjon BCC-t.

A címellenőrzés kihagyása. Ellenőrizzen kétszer minden e-mail címet. Nagy kockázatú küldemények esetén ellenőrizze a címzettet a sávon kívül. A címzett e-mail címét is gondosan erősítse meg.

A beépített védelem figyelmen kívül hagyása. Aktiválja az e-mail titkosítást és a kétfaktoros hitelesítést. Részesítse előnyben a TLS-t érvényesítő e-mail klienseket és átjárókat.

A biztonságosabb e-mailezés 3R keretrendszere

Csökkentse az e-mailben küldött üzenetekszámát. Tartsa távol a részleteket a tárgytól és a fő szövegtől.

A csatolmányokathelyettesítse biztonságos fájlátviteli szolgáltatásból származó, időkorlátozással ellátott linkekkel. Állítson be lejárati dátumot, és írjon elő bejelentkezést vagy jelszót.

Korlátozza a hozzáférést jelszavakkal, e-mail-ellenőrzéssel és jogosultságokkal.

5 módszer a dokumentumok biztonságos elküldésére e-mailben

Ezek a lépések segítenek a dokumentumok e-mailben történő küldése közben az ellenőrzésben.

1. Jelszóval védje a mellékleteket
   Hozzon létre titkosított fájlokat, vagy adjon hozzá jelszót, mielőtt csatolná. Egy jelszóval védett PDF gyorsan elkészíthető, és az AES-kódolású ZIP-archívumok is jól működnek. Válasszon erős titkosítást, és gondosan kezelje a kulcsokat. A jelszót mindig más csatornán keresztül adja át. Soha ne mellékelje a fájlhoz. Szükség esetén a PDF-fájlokat is védje jelszóval, erős jelszóval.
2. Titkosított e-mail szolgáltatások használata
   Az érzékeny beszélgetésekhez használjon végponttól végpontig titkosított szolgáltatásokat. Az üzeneteket és mellékleteket csak Ön és a címzett olvashatja. Ha a szervezet támogatja az S/MIME vagy a PGP protokollt, párosítsa őket a jogosultságok ellenőrzésével.
3. Mellékletek helyett küldjön biztonságos linkeket
   Töltse fel a dokumentumot egy biztonságos fájlátviteli szolgáltatásra, és osszon meg egy biztonságos letöltési linket lejárati dátummal. Visszavonhatja a hozzáférést, ha rossz linket küldenek. Adjon hozzá e-mail ellenőrzést vagy jelszót a címzett számára.
   Egy olyan szolgáltatás, mint a Filemail, biztonságos felhőalapú tárolást, a link lejáratát, opcionális jelszavakat és valós idejű nyomon követést biztosít. A fájl e-mail szervereken kívül tartása csökkenti a kitettséget.
4. Használjon e-mail titkosítást és jogosultság-ellenőrzést
   Ha az Ön szervezete támogatja az olyan e-mail titkosítást, mint az S/MIME vagy a PGP, használja azt a kompatibilis kliensekkel. A jogosultság-szabályozás blokkolhatja a továbbítást, másolást, letöltést vagy nyomtatást. A Gmail Bizalmas üzemmódja és az Outlook Ne továbbítson funkciója hozzáférési ellenőrzéseket biztosít, de nem nyújtanak valódi végponttól-végpontig terjedő titkosítást.
5. Dedikált biztonságos fájlátviteli szolgáltatás használata
   Nagyméretű vagy rendkívül érzékeny fájlok esetében speciális eszköz használata ajánlott. Az olyan szolgáltatások, mint a Filemail, felhasználóbarátok, biztonságos felhőalapú tárolást, víruskeresést, linkek lejáratát, jelszavakat és analitikát kínálnak.

Használja a webes alkalmazást, a mobilalkalmazást vagy az Outlook bővítményt drag-and-drop funkcióval. Biztonságos letöltési linket küldhet anélkül, hogy a címzetteknek fiókot kellene létrehozniuk. Így adatai biztonságban maradnak, és korlátozódik az e-mail szervereken való kitettség.
Hasonlítsa össze a Filemail csomagokat, hogy kiválaszthassa a megfelelő biztonsági és tárolási lehetőségeket a csapata számára.

Miért válassza a Filemailt a biztonságos dokumentumtovábbításhoz

Tervezett biztonság. A Filemail titkosítja az adatokat a biztonságos felhőalapú tárolás során és nyugalmi állapotban. Az üzleti tervek lehetővé teszik a végponttól végpontig tartó titkosítást a zéró-tudásvédelem érdekében.

Súrlódásmentes küldés. Az ingyenes felhasználók legfeljebb 5 GB-ot továbbíthatnak. A Business és Enterprise szintek feloldják a méretkorlátokat és kiterjesztik a megőrzést.

Bizonyítás és ellenőrzés. Állítson be jelszavakat, lejárati dátumokat és letöltési korlátokat minden linkhez. Nyomon követheti a tevékenységet valós időben.

Az Ön munkamódszeréhez tervezve. Használja a webes alkalmazást, a mobilalkalmazást vagy az Outlook-bővítményt húzással. A szokásos e-mail kliensek és a meglévő dokumentummegosztási munkafolyamatok mellett működik.

Biztonsági funkciók, amelyek számítanak. Automatikus víruskeresés, régióválasztás, ellenőrzési naplók és házirend-vezérlők gondoskodnak az adatok biztonságáról. Sok felhőalapú tárolási szolgáltatás növeli a kényelmet, de a Filemail az ellenőrzést helyezi előtérbe.

Tudjon meg többet a titkosított átvitelről, és nézze meg a Miért nem biztonságos az e-mail, ha mélyebb kontextusra kíváncsi.

GYIK

Biztonságos-e olyan dokumentumok, mint a bankszámlakivonatok vagy személyi igazolványok e-mailben történő elküldése a népszerű szolgáltatók segítségével?
A nagyobb szolgáltatók titkosítják a szervereikkel való kapcsolatot, ami segít. A legtöbbjük nem biztosít végponttól végpontig terjedő titkosítást, így a szerverek továbbra is hozzáférhetnek a tartalomhoz. Bizalmas dokumentumok esetén adjon hozzá jelszót, vagy küldjön biztonságos letöltési linket.

Milyen típusú dokumentumokat érdemes elkerülni a hagyományos e-mailen keresztül történő küldést?
Kerülje a rendkívül érzékeny információkat tartalmazó fájlokat, például pénzügyi nyilvántartásokat, kormányzati azonosítókat, orvosi adatokat vagy jelszavakat. Ha mindenképpen el kell küldenie ezeket, használjon titkosítást vagy biztonságos átviteli linket.

Miben különbözik a Filemail használata a csatolmányoktól?
A Filemail segítségével biztonságos felhőalapú tárhelyre tölti fel a fájlokat, és egy védett linket oszt meg. Jelszavakat alkalmazhat, lejárati dátumot állíthat be, és valós időben nyomon követheti a letöltéseket. A fájl nem halad át több e-mail szerveren, ami csökkenti a kitettséget.

Az Outlook vagy a Google Workspace rendelkezik beépített lehetőségekkel?
Igen. Az Outlook támogatja az e-mailek titkosítását és a jogok kezelését. A Gmail bizalmas módot kínál lejárati idővel és SMS-jelszavakkal. Használja ezeket a biztonságos linkekkel együtt az erősebb védelem érdekében.

Tekintse meg az árazást és a funkciókat, hogy kiválaszthassa a csapatának megfelelő csomagot.