Kaip saugiai siųsti dokumentus el. paštu

Jei svarstote, kaip saugiai siųsti dokumentus el. paštu, uždenkite failą apsauga. El. paštas tinka užrašams, o ne saugiam dalijimuisi dokumentais. Jei turite saugiai siųsti dokumentus el. paštu, nelaikykite duomenų laiške ir naudokite saugią atsisiuntimo nuorodą.

El. paštas puikiai tinka greitiems atnaujinimams. Dokumentai turėtų gyventi nuorodose ir užšifruotuose failuose. Padidėjus rizikai ar padidėjus dydžiui, saugiam dokumentų perdavimui pereikite prie saugios failų perdavimo paslaugos.

Greiti laimėjimai: Pirmiausia atlikite šiuos veiksmus

Pakeiskite priedus nuorodomis. Bendrinkite saugią atsisiuntimo nuorodą su nurodyta galiojimo data. Mažiau failų lieka el. pašto serveriuose.

Padalykite paslaptį. Išsiųskite failą dabar, o slaptažodį atsiųskite vėliau SMS žinute arba skambučiu. Pateikite stiprų slaptažodį kitu kanalu.

Patikrinkite saugumą. Įjunkite el. pašto šifravimą ir patvirtinkite, kad ryšiai yra apsaugoti transporto sluoksnio saugumu (TLS).

Nesaugaus dokumentų siuntimo el. paštu rizika

Elektroniniu paštu pirmenybė teikiama greičiui, o ne slaptumui. Neapsaugoti priedai padidina pažeidimo tikimybę. Įprastą el. laišką įsivaizduokite kaip raštelį ant greito konvejerio.

Neužšifruotas poveikis. Dauguma paslaugų teikėjų pagal nutylėjimą neįjungia tikro galutinio šifravimo. Perimti PDF failai ir skaičiuoklės gali atskleisti slaptus duomenis.

Kenkėjiška programinė įranga ir sukčiavimas. Užpuolikai priedėliuose slepia naudingąsias apkrovas ir apsimeta patikimais siuntėjais.

Neteisėta prieiga. Dėl el. pašto adreso rašybos klaidos arba pažeistos paskyros failai gali patekti į netinkamas rankas. Persiuntimas padidina riziką.

Atitiktis ir privatumas. Tikimasi griežtos duomenų apsaugos. Jos ignoravimas kenkia pasitikėjimui ir užtraukia baudas.

Dažniausios klaidos, kurių reikia vengti

Atvirų priedų siuntimas. Niekada nesiųskite svarbių el. laiškų priedų kaip paprastų failų. Priedai dažnai persiunčiami ir gali metų metus būti laikomi serveriuose. Pirmiausia šifruokite arba apsaugokite slaptažodžiu.

Silpni arba pakartotinai naudojami slaptažodžiai. Saugomiems failams ir prisijungimui prie el. pašto naudokite stiprų slaptažodį. Niekada neskelbkite slaptažodžio tame pačiame el. laiške.

Per daug gavėjų. Apribokite prieigą tik numatytam gavėjui ir tiems, kuriems tikrai reikia failo. Kai tinkama, naudokite BCC.

Adresų tikrinimo praleidimas. Kiekvieną el. pašto adresą patikrinkite du kartus. Didelės rizikos siuntimų atveju tikrinkite gavėją ne grupėje. Taip pat atidžiai patvirtinkite gavėjo el. pašto adresą.

Integruotų apsaugų ignoravimas. Įjunkite el. pašto šifravimą ir dviejų veiksnių autentifikavimą. Teikite pirmenybę el. pašto klientams ir šliuzams, kurie užtikrina TLS.

3R saugesnio el. pašto sistema

Sumažinkite tai, ką siunčiate el. paštu. Į laiško temą ir pagrindinį tekstą neįtraukite išsamios informacijos.

Prieduspakeiskite laikinai apribotomis nuorodomis iš saugios failų persiuntimo paslaugos. Nustatykite galiojimo datą ir reikalaukite prisijungti arba įvesti slaptažodį.

Apribokite prieigą naudodami slaptažodžius, el. pašto patvirtinimą ir leidimus.

5 saugaus dokumentų siuntimo el. paštu būdai

Šie veiksmai padės jums išlaikyti kontrolę siunčiant dokumentus el. paštu.

1. Priedų apsauga slaptažodžiu
   Sukurkite užšifruotus failus arba pridėkite slaptažodį prieš prisegdami. Slaptažodžiu apsaugotą PDF failą galima sukurti greitai, gerai veikia ir AES šifruojami ZIP archyvai. Pasirinkite stiprų šifravimą ir atidžiai tvarkykite raktus. Slaptažodį visada pateikite kitu kanalu. Niekada nepridėkite jo prie failo. Taip pat apsaugokite PDF failus slaptažodžiu, kai reikia, naudodami stiprų slaptažodį.
2. Naudokite šifruoto el. pašto paslaugas
   Jautriems pokalbiams naudokite paslaugas su galutiniu šifravimu. Žinutes ir priedus galite skaityti tik jūs ir adresatas. Jei jūsų organizacija palaiko S/MIME arba PGP, suderinkite jas su teisių kontrolės priemonėmis.
3. Vietoj priedų siųskite saugias nuorodas
   Įkelkite dokumentą į saugią failų persiuntimo paslaugą ir bendrinkite saugią atsisiuntimo nuorodą su galiojimo terminu. Jei siunčiama netinkama nuoroda, galite atšaukti prieigą. Pridėkite gavėjo el. pašto patvirtinimą arba slaptažodį.
   Tokia paslauga, kaip " Filemail", užtikrina saugią debesų saugyklą, nuorodos galiojimo terminą, pasirenkamus slaptažodžius ir stebėjimą realiuoju laiku. Failų laikymas ne el. pašto serveriuose sumažina poveikį.
4. Naudokite el. pašto šifravimą ir teisių kontrolę
   Jei jūsų organizacija palaiko el. pašto šifravimą, pavyzdžiui, S/MIME arba PGP, naudokite jį su suderinamais klientais. Teisių kontrolė gali blokuoti persiuntimą, kopijavimą, atsisiuntimą ar spausdinimą. "Gmail" konfidencialus režimas ir "Outlook" funkcija " Neperduoti" prideda prieigos kontrolės priemones, tačiau jos neužtikrina tikro galutinio šifravimo.
5. Naudokite specialią saugaus failų perdavimo paslaugą
   Dideliems arba labai slaptiems failams rekomenduojama naudoti specializuotą priemonę. Tokios paslaugos, kaip "Filemail", yra patogios naudoti, siūlo saugią debesų saugyklą, virusų nuskaitymą, nuorodų galiojimo terminą, slaptažodžius ir analizę.

Naudokitės žiniatinklio programa, mobiliąja programa arba "Outlook" papildiniu su vilkimo ir nuleidimo funkcija. Galite siųsti saugią atsisiuntimo nuorodą nereikalaudami, kad gavėjai susikurtų paskyras. Tai užtikrina duomenų saugumą ir apriboja el. pašto serverių poveikį.
Palyginkite "Filemail" planus, kad pasirinktumėte savo komandai tinkamas saugumo ir saugojimo parinktis.

Kodėl verta rinktis "Filemail" saugiam dokumentų perdavimui

Saugus dizainas. "Filemail" užšifruoja duomenis jų perdavimo metu ir saugioje debesų saugykloje. Verslo planuose galima įjungti šifravimą nuo galo iki galo, kad būtų užtikrinta nulinė apsauga.

Siųskite be trikdžių. Nemokami naudotojai gali siųsti iki 5 GB. Verslo ir įmonių pakopos panaikina dydžio apribojimus ir praplečia saugojimo trukmę.

Įrodymas ir kontrolė. Nustatykite slaptažodžius, galiojimo terminus ir atsisiuntimo apribojimus kiekvienai nuorodai. Stebėkite veiklą realiuoju laiku.

Sukurta taip, kaip jūs dirbate. Naudokite žiniatinklio programą, mobiliąją programėlę arba "Outlook" priedą vilkdami ir nuleisdami. Ji veikia kartu su įprastais el. pašto klientais ir esamomis dokumentų bendrinimo darbo eigomis.

Svarbios saugumo funkcijos. Automatinis virusų nuskaitymas, regiono pasirinkimas, audito žurnalai ir politikos kontrolė užtikrina duomenų saugumą. Daugelis debesų saugyklų paslaugų suteikia daugiau patogumo, tačiau "Filemail" pirmiausia užtikrina kontrolę.

Sužinokite daugiau apie šifruotus perdavimus, o išsamesnio konteksto ieškokite dalyje Kodėl el. paštas nėra saugus.

DUK

Ar saugu el. paštu siųsti dokumentus, pavyzdžiui, banko išrašus ar asmens tapatybės dokumentus, naudojantis populiariais paslaugų teikėjais?
Pagrindiniai paslaugų teikėjai šifruoja ryšį su savo serveriais, o tai padeda. Dauguma jų neužtikrina galutinio šifravimo, todėl serveriai vis tiek gali pasiekti turinį. Jei norite siųsti konfidencialius dokumentus, pridėkite slaptažodį arba siųskite saugią atsisiuntimo nuorodą.

Kokių tipų dokumentų turėčiau vengti siųsti standartiniu el. paštu?
Venkite failų, kuriuose yra labai slaptos informacijos, pavyzdžiui, finansinių įrašų, valstybinių tapatybės kortelių, medicininių duomenų ar slaptažodžių. Jei privalote juos siųsti, naudokite šifravimą arba saugią persiuntimo nuorodą.

Kuo "Filemail" naudojimas skiriasi nuo priedų naudojimo?
Naudodamiesi "Filemail" siunčiate į saugią debesų saugyklą ir bendrinate apsaugotą nuorodą. Galite taikyti slaptažodžius, nustatyti galiojimo datą ir realiuoju laiku stebėti atsisiuntimus. Failas nekeliauja per kelis el. pašto serverius, todėl sumažėja rizika.

Ar "Outlook" arba "Google Workspace" turi integruotų parinkčių?
Taip. Programa "Outlook" palaiko el. pašto šifravimą ir teisių valdymą. Gmail siūlo konfidencialų režimą su galiojimo pabaigos ir SMS kodais. Naudokite jas kartu su saugiomis nuorodomis, kad užtikrintumėte stipresnę apsaugą.

Peržiūrėkite kainas ir funkcijas, kad išsirinktumėte jūsų komandai tinkantį planą.