Як безпечно надсилати документи електронною поштою
Якщо вам цікаво, як безпечно надсилати документи електронною поштою, поставте файл під захист. Електронна пошта підходить для нотаток, а не для безпечного обміну документами. Якщо вам потрібно безпечно надіслати документ електронною поштою, не вказуйте дані в тексті та використовуйте безпечне посилання для завантаження.
Електронна пошта чудово підходить для швидкого оновлення. Документи повинні зберігатися у вигляді посилань і зашифрованих файлів. Якщо ризик або розмір файлу збільшується, перейдіть на захищений сервіс для безпечної передачі документів.
Швидкі перемоги: Зробіть це спочатку
Замініть вкладені файли посиланнями. Діліться безпечним посиланням для завантаження із зазначенням терміну дії. Менше файлів залишається на поштових серверах.
Розділіть секрет. Надсилайте файл зараз, а пароль надішліть пізніше у вигляді тексту або дзвінка. Передавайте надійний пароль через інший канал.
Перевірте безпеку. Увімкніть шифрування електронної пошти та переконайтеся, що з'єднання захищене за допомогою Transport Layer Security (TLS).
Ризики незахищеного надсилання документів електронною поштою
Для електронної пошти пріоритетом є швидкість, а не секретність. Незахищені вкладення збільшують ймовірність злому. Уявіть собі звичайний електронний лист як записку на швидкому конвеєрі.
Незашифровані дані. Більшість провайдерів за замовчуванням не вмикають справжнє наскрізне шифрування. Перехоплені PDF-файли та електронні таблиці можуть викрити конфіденційні дані.
Шкідливе програмне забезпечення та фішинг. Зловмисники приховують корисне навантаження у вкладеннях і видають себе за надійних відправників.
Несанкціонований доступ. Помилка в адресі електронної пошти або скомпрометований акаунт можуть призвести до того, що файли потраплять до чужих рук. Переадресація багаторазово збільшує ризик.
Відповідність вимогам і конфіденційність. Очікується надійний захист даних. Ігнорування цього підриває довіру та загрожує штрафними санкціями.
Типові помилки, яких слід уникати
Надсилання відкритих вкладень. Ніколи не надсилайте важливі вкладення як звичайні файли. Вкладення часто пересилаються і можуть роками зберігатися на серверах. Спочатку зашифруйте або захистіть паролем.
Слабкі або повторно використовувані паролі. Використовуйте надійний пароль для захищених файлів і для входу в електронну пошту. Ніколи не надсилайте пароль в одному і тому ж імейлі.
Занадто багато одержувачів. Обмежте доступ до файлу лише цільовим одержувачем і тими, кому він дійсно потрібен. Використовуйте BCC, коли це доречно.
Пропуск перевірок адрес. Двічі перевіряйте кожну адресу електронної пошти. Для надсилань з високим ризиком переконайтеся, що одержувач перебуває поза зоною досяжності. Також ретельно перевіряйте електронну пошту одержувача.
Ігнорування вбудованих засобів захисту. Увімкніть шифрування електронної пошти та двофакторну автентифікацію. Надавайте перевагу поштовим клієнтам і шлюзам, які підтримують TLS.
3R Framework для безпечної роботи з електронною поштою
Скоротіть кількість повідомлень, які ви надсилаєте електронною поштою. Приберіть деталі з теми та тіла листа.
Замініть вкладені файли на обмежені в часі посилання з безпечних сервісів передачі файлів. Встановіть дату закінчення терміну дії та вимагайте входу в систему або введення пароля.
Обмежте доступ за допомогою паролів, перевірки електронної пошти та дозволів.
5 способів безпечно надсилати документи електронною поштою
Ці кроки допоможуть вам зберігати контроль під час надсилання документів електронною поштою.
- Захистіть свої вкладення паролем
Створюйте зашифровані файли або додавайте пароль перед вкладанням. Захищені паролем PDF-файли відкриваються швидко, а зашифровані AES-шифруванням ZIP-архіви працюють добре. Вибирайте надійне шифрування і ретельно керуйте ключами. Завжди передавайте пароль іншим каналом. Ніколи не додавайте його до файлу. Також захищайте PDF-файли надійним паролем, коли це необхідно. - Використовуйте зашифровані сервіси електронної пошти
Для конфіденційних розмов використовуйте сервіси з наскрізним шифруванням. Лише ви та ваш адресат зможете прочитати повідомлення та вкладення. Якщо ваша організація підтримує S/MIME або PGP, поєднайте їх з контролем прав доступу. - Надсилайте безпечні посилання замість вкладень
Завантажте документ на захищений сервіс обміну файлами та надішліть захищене посилання для завантаження із зазначенням терміну дії. Ви можете відкликати доступ, якщо буде надіслано неправильне посилання. Додайте перевірку електронної пошти або пароль для одержувача.
Такі сервіси, як Filemail, надають безпечне хмарне сховище, обмеження терміну дії посилання, додаткові паролі та відстеження в режимі реального часу. Зберігання файлу поза межами поштових серверів зменшує ризик зараження. - Використовуйте шифрування електронної пошти та контроль прав
Якщо ваша організація підтримує шифрування електронної пошти, наприклад, S/MIME або PGP, використовуйте сумісні клієнти. Засоби керування правами можуть блокувати пересилання, копіювання, завантаження або друк. Конфіденційний режим Gmail і функція " Не пересилати " в Outlook додають елементи керування доступом, але вони не забезпечують справжнього наскрізного шифрування. - Використовуйте спеціальну службу безпечної передачі файлів
Для великих або дуже чутливих файлів рекомендується використовувати спеціалізований інструмент. Такі сервіси, як Filemail, зручні у використанні, пропонують безпечне хмарне сховище, перевірку на віруси, відстеження терміну дії посилань, паролів та аналітику.
Використовуйте веб-додаток, мобільний додаток або надбудову Outlook з функцією перетягування. Ви можете надіслати захищене посилання для завантаження, не вимагаючи від одержувачів створювати облікові записи. Це захищає ваші дані та обмежує вплив на поштові сервери.
Порівняйте тарифні плани Filemail, щоб вибрати правильні параметри безпеки та зберігання для своєї команди.
Чому варто обрати Filemail для безпечного обміну документами
Безпечний за задумом. Filemail шифрує дані під час передачі та зберігання в захищеному хмарному сховищі. Бізнес-плани можуть передбачати наскрізне шифрування для захисту від несанкціонованого доступу.
Безперешкодне надсилання. Безкоштовні користувачі можуть надсилати до 5 ГБ. Рівні Business і Enterprise знімають обмеження на розмір і подовжують термін зберігання.
Доказ і контроль. Встановлюйте паролі, терміни дії та ліміти на завантаження для кожного посилання. Відстежуйте активність у режимі реального часу.
Створено для вашого стилю роботи. Використовуйте веб-програму, мобільний додаток або надбудову Outlook за допомогою перетягування. Він працює разом із поширеними поштовими клієнтами та існуючими робочими процесами обміну документами.
Функції безпеки, які мають значення. Автоматична перевірка на віруси, вибір регіону, журнали аудиту та контроль політик забезпечують безпеку даних. Багато хмарних сховищ додають зручності, але Filemail ставить контроль на перше місце.
Дізнайтеся більше про зашифровані передачі та перегляньте статтю " Чому електронна пошта не є безпечною " для більш детальної інформації.
Поширені запитання
Чи безпечно надсилати документи, такі як банківські виписки або посвідчення особи, через популярні провайдери?
Основні провайдери шифрують з'єднання зі своїми серверами, що допомагає. Більшість з них не забезпечують наскрізне шифрування, тому сервери все одно можуть отримати доступ до вмісту. Для конфіденційних документів додайте пароль або надішліть безпечне посилання для завантаження.
Які типи документів не варто надсилати звичайною електронною поштою?
Уникайте файлів, які містять конфіденційну інформацію, наприклад, фінансові документи, державні посвідчення, медичні дані або паролі. Якщо вам необхідно їх надіслати, використовуйте шифрування або безпечне посилання для передачі.
Чим Filemail відрізняється від вкладень?
За допомогою Filemail ви завантажуєте файли в захищене хмарне сховище і ділитеся ними за захищеним посиланням. Ви можете застосовувати паролі, встановлювати термін дії та відстежувати завантаження в режимі реального часу. Файл не проходить через кілька поштових серверів, що зменшує ризик зараження.
Чи є вбудовані опції в Outlook або Google Workspace?
Так. Outlook підтримує шифрування електронної пошти та управління правами. Gmail пропонує конфіденційний режим з терміном дії та SMS-паролями. Використовуйте їх разом із захищеними посиланнями для надійнішого захисту.
Ознайомтеся з цінами та функціями, щоб вибрати план, який підходить саме вашій команді.
