Miten lähettää suuria tiedostoja Outlookin kautta

Käsitteletkö säännöllisesti valtavia tiedostoja? Silloin on hyvin todennäköistä, että olet kohdannut vaikeuksia niiden siirtämisessä sähköpostin välityksellä. Suurten tiedostojen lähettäminen Outlookin ja muiden sähköpostiohjelmien kautta vie aikaa tuntikausia.

Suurten tiedostojen siirtäminen voi olla vaikeaa, jos sinulla ei ole tarvittavia työkaluja. Tämä pätee riippumatta siitä, lähetätkö mainosfilmin asiakkaalle vai suuren tietokokonaisuuden tiimin jäsenelle. Tämän ei kuitenkaan pitäisi olla suuri este, sillä on olemassa erilaisia menetelmiä suurten liitetiedostojen lähettämiseen sähköpostitse.

Mikä on Outlookin tiedostokokorajoitus?

Oletko koskaan yrittänyt lähettää tiedostoa jollekulle, mutta sähköpostipalvelun tarjoaja on sanonut, että tiedosto on liian suuri? Valitettavasti se on yleinen ja ärsyttävä ongelma.

Sähköpostipalvelujen tarjoajat ja ohjelmistot rajoittavat usein tiedostoliitteiden kokoa. Jos yrität lähettää suuria tiedostoja Outlook-sähköpostin kautta, sinulla voi olla vaikeuksia. Tämä johtuu siitä, että Outlookin oletusarvoinen tiedostokokorajoitus on 100 Mt.

Ongelmat, kun käytät Outlookia suurten tiedostojen lähettämiseen

Saatat olla ymmällään siitä, miksi et pysty lähettämään suuria tiedostoja alusta alkaen. Suurten tiedostojen lähettäminen sähköpostitse voi aiheuttaa palvelimen hidastumisen ja viedä liikaa tilaa sähköpostipalvelun tarjoajan tietokannassa.

Tämä tiedostokokorajoitus estää tietokonettasi toistuvasti yrittämästä ladata erittäin suuria tiedostoja, jotka ylittävät useimpien Internet-palveluntarjoajien (ISP) latauskynnykset.

Internet-sähköpostitilien, kuten Outlookin, oletusarvoinen yhdistetty tiedostokokorajoitus on 20 megatavua (MB), mutta Exchange-tilien (yrityssähköposti) oletusarvoinen yhdistetty tiedostokokorajoitus on 10 megatavua (MB) Kaikki yritykset liittää tiedostoja, jotka ovat suurempia kuin enimmäiskokorajoitus, johtavat virheilmoitukseen.

Kuinka lähettää suuria tiedostoja Outlookissa vaiheittain

Liitetiedostojen lähettäminen Microsoft Outlook -sähköpostilla on yksinkertainen tapa lähettää tiedostoja muille, lähetitpä sitten kuvia, raportteja tai muita asiakirjoja. Aina kun päätät liittää tiedoston sähköpostiviestiin, Outlook pitää kirjaa tiedostoista, joita olet viime aikoina työstänyt, ja ehdottaa niitä sinulle aina, kun teet niin.

Voit liittää tiedostoja tietokoneeltasi, OneDrivesta tai muilta tallennustileiltä sähköpostiviesteihin ja kalenteritapahtumiin ja jakaa niitä muiden ihmisten kanssa käyttämällä Tiedoston liittäminen -toimintoa. Kuvien lisääminen sähköpostiviesteihin ja kalenteritapahtumiin on myös mahdollista.

Jatkossa tutkimme kahta vaihtoehtoa, joiden avulla käyttäjät voivat lähettää suuria tiedostoja: OneDrive ja Filemail.

1.Lähetä suuria tiedostoja OneDriven kautta

OneDrive on käyttökelpoinen vaihtoehto suurten tiedostojen lähettämiseen, sillä se on Microsoftin tarjoama suosittu pilvitallennusvaihtoehto. Muistutuksena mainittakoon, että jos sinulla on ilmainen Outlook-tili, saat automaattisesti 15 Gt tallennustilaa OneDriveen.

Lisää kapasiteettia voi saada tilaamalla suunnitelman, jolloin käytettävissäsi on enintään 1 TB tallennustilaa. Outlookin käyttäjät, jotka joutuvat lähettämään suuria tiedostoja, voivat käyttää OneDrivea kätevänä vaihtoehtona. Huomaa, että sinun on ensin tallennettava tiedosto OneDrive for Businessiin, ennen kuin voit jakaa sen jonkun muun kanssa.

Tiedoston jakaminen muiden joukkuetovereiden kanssa on mahdollista, kunhan he ovat kirjautuneet yrityksensä Office 365 -tilille. Tällöin he voivat nähdä asiakirjan minkä tahansa heille antamasi linkin avulla.

Kannattaa myös huomata, että koska olet jakanut kohteen kenelle tahansa organisaatiosi jäsenelle, se näkyy kunkin henkilön OneDrivessa kansiossa Shared > Shared with me. Näin ollen kaikki organisaation jäsenet voivat käyttää tiedostoa mistä tahansa, missä se on pinnalla Office 365 -ympäristössä, esimerkiksi jos joku etsii sitä.

1. Siirry OneDrive-sivustolle ja kirjaudu sisään Microsoft-tilisi tiedoilla (tai työ- tai koulutililläsi).

2. Avaa jaettava kohde uuteen ikkunaan napsauttamalla sen oikeassa yläkulmassa olevaa ympyrää. OneDrive-käyttöliittymään astuttuasi näet vaihtoehtoja, joiden avulla voit ladata uuden tiedoston tai kansion tilillesi.

3. Valitse vaihtoehto tiedostojen lataamiseksi. Jaa-painike löytyy sivuston jokaisen sivun yläreunasta.

Vaikka voisit tässä tilanteessa ladata kokonaisen kansion tiedostoja, haluat todennäköisesti käyttää tässä tapauksessa tiedostovälilehteä. OneDrivessa alkaa tiedostojen lataussykli. Internet-yhteytesi laadusta ja tiedostojen koosta riippuen latausprosessi voi kestää lopulta muutamasta minuutista jopa pariin tuntiin.

4. Valitse, haluatko, että henkilöt, joiden kanssa jaat tiedoston, saavat muuttaa sitä, napsauttamalla kynäsymbolia ja valitsemalla Muokkaa tai Näytä. Henkilöt, joilla on pääsy tiedostoon tai kansioon, saavat sähköpostiviestin, jossa on linkki siihen. Kun saat tiedon siitä, että asiakirjan on nähnyt tarkoitettu vastaanottaja, sinulle lähetetään sähköpostivahvistus.

Jos haluat, että muut voivat muuttaa tiedostoa sen lähettämisen jälkeen, määritä, voivatko he tehdä niin. Muuta käyttöoikeuksia ja määritä, mitä haluat tehdä juuri jakamallesi tiedostolle, napsauttamalla Muuta käyttöoikeuksia -painiketta. Voit valita yhden kahdesta vaihtoehdosta.

Lähetä suuria tiedostoja Outlookin kautta Filemailin avulla

Filemail on yksi nopeimmista ja kätevimmistä tavoista lähettää suuria tiedostoja muille. Filemail on verkkopohjainen alusta, joka sisältää useita sovelluksia ja palveluita, joiden avulla käyttäjät voivat lähettää ja vastaanottaa kaikenkokoisia valtavia tiedostoja mistä päin maailmaa tahansa. Käyttäjäystävälliset sovellukset ja salamannopea pilviarkkitehtuuri mahdollistavat massiivisten tiedostojen kuljettamisen mistä tahansa laitteesta ennätysajassa.

Kun käytät Filemail Outlook-lisäosaa, voit siirtää valtavia tiedostoja suoraan Outlookista 2013/2016/2019 hyödyntämällä Filemailia. Liitä tiedostot samalla tavalla kuin normaalisti Outlookissa ja napsauta sitten Lähetä. Liitetiedostot poistetaan sähköpostista ja ladataan sen sijaan palvelimillemme, jolloin vastaanottaja saa pienemmän ja paremmin toimitettavan sähköpostin.

Filemalin ainoat rajoitukset liittyvät ilmaiseen palveluun, johon ei tarvita tiliä, ja ne ovat, että voit ladata rajattomasti tiedostoja, mutta niiden kokonaiskoko ei saa ylittää 5 Gt:aa joka latausjaksolla, jotta niitä voidaan pitää maksuttomina. Vuorokauden aikana sallitaan kaksi siirtoistuntoa. Kaikki tilauspaketit tarjoavat rajoittamattoman määrän latausistuntoja, ja voit ladata minkä kokoisia tiedostoja tahansa, riippumatta niiden koosta.

Lisäksi sinun ei tarvitse huolehtia latausrajoituksista. Voit jakaa tiedostoja muiden kanssa, ja muut voivat ladata tiedostoja jaetusta kansiosta niin monta kertaa kuin haluavat.

Sinulla on täysi kontrolli siitä, miten lataat tiedostoja Filemailiin. Voit käyttää verkkoselainta, yhtä Filemailin työpöytäsovelluksista, iOS-sovellusta tai jopa Android-sovellusta.

1. Valitse tiedosto tai kansio

Valitse tiedostot, jotka haluat ladata tietokoneen kiintolevyltä. Vaihtoehtoisesti voit vain vetää ja pudottaa tiedostot. Voit halutessasi lähettää niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa tiedostot.

2. Lataa tiedostot

Aloitamme tiedostojen lataamisen heti, kun napsautat Lähetä-painiketta. Tiedostosi ovat turvassa, koska ne on suojattu päästä päähän -salauksella ja suojatulla tiedostojen isännöintijärjestelmällä.

3. Ihmiset lataavat tiedostosi

Kun lataus on valmis, Filemail tallentaa tietosi pilveen. Ihmiset, joille lähetit sähköpostia vaiheessa 1, voivat ladata tiedostot. Voit myös jakaa suoran linkin ladattuihin tiedostoihisi muiden kanssa.