Εργαλεία απομακρυσμένης εργασίας για παραγωγικές και ασφαλείς ομάδες
Γιατί οι απομακρυσμένες ομάδες χρειάζονται τα σωστά εργαλεία
Η απομακρυσμένη εργασία αυξάνει την αποδοτικότητα και μειώνει το κόστος, αλλά τα λάθος συστήματα μπορεί να προκαλέσουν καθυστερήσεις στο έργο και να θέσουν σε κίνδυνο ευαίσθητες πληροφορίες. Μια πλήρης ψηφιακή εργαλειοθήκη εξασφαλίζει την ασφαλή μεταφορά εγγράφων, την ομαλή επικοινωνία και την αποτελεσματική συνεργασία.
Κοινές προκλήσεις
- Επικάλυψη ζώνης ώρας: Οι συναντήσεις σε πραγματικό χρόνο είναι δύσκολο να οργανωθούν.
- Διάσπαρτη επικοινωνία: Τα μηνύματα διαχέονται σε διάφορες πλατφόρμες λόγω της διάσπαρτης επικοινωνίας.
- Πτώση της υπευθυνότητας: Η έλλειψη κατάλληλης παρακολούθησης μειώνει τον επείγοντα χαρακτήρα.
- Απομόνωση: Οι εργαζόμενοι μπορεί να αισθάνονται μόνοι και χωρίς υποστήριξη.
Κίνδυνοι ασφάλειας
- Διπλές ή χαμένες εργασίες: Η κακή εποπτεία δημιουργεί σύγχυση.
- Μη προστατευμένα μηνύματα: Οδηγεί σε εσφαλμένη εργασία και έκθεση.
- Διαρροή ευαίσθητων δεδομένων: Αποστέλλεται μέσω μη ασφαλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή συνδέσμων.
- Μη εγκεκριμένες εφαρμογές: Το προσωπικό ενδέχεται να χρησιμοποιεί επικίνδυνα, μη ελεγμένα εργαλεία.
Συμβουλή: Χρησιμοποιήστε εργαλεία με τα οποία είναι εύκολη η επικοινωνία, τα οποία λειτουργούν καλά με το λογισμικό που ήδη χρησιμοποιείτε και διατηρούν τις πληροφορίες σας ασφαλείς και προστατευμένες.
1. Ασφαλής κοινή χρήση αρχείων και μεταφορά εγγράφων
Filemail
Το Filemail χρησιμοποιεί κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο, προστασία με κωδικό πρόσβασης και επαλήθευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να διατηρεί τα δεδομένα ασφαλή. Η διεπαφή drag-and-drop και η εφαρμογή για κινητά καθιστούν εύκολη την κοινή χρήση κρυπτογραφημένων αρχείων ή συνημμένων email σε οποιαδήποτε συσκευή. Μπορείτε να στείλετε αρχεία απευθείας σε οποιονδήποτε λογαριασμό email και οι παραλήπτες λαμβάνουν έναν ασφαλή σύνδεσμο λήψης για ασφαλή πρόσβαση.
Dropbox / Google Drive / OneDrive
Αυτές οι ασφαλείς πλατφόρμες αποθήκευσης στο cloud προσφέρουν συγχρονισμό σε πραγματικό χρόνο και έλεγχο πρόσβασης σε αρχεία. Το Google Drive ενσωματώνει σύνδεση μέσω email για εύκολη κοινή χρήση εγγράφων και λειτουργεί ομαλά με τα κοινά προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτές οι πλατφόρμες ενσωματώνονται εύκολα με κοινές εφαρμογές στο χώρο εργασίας και υποστηρίζουν ισχυρό έλεγχο εκδόσεων. Οι ομάδες μπορούν να συνεργάζονται σε πραγματικό χρόνο και παράλληλα να ελέγχουν ποιος μπορεί να βλέπει ή να επεξεργάζεται ευαίσθητα αρχεία.
2. Πλατφόρμες επικοινωνίας για απομακρυσμένες ομάδες
Slack
Μια ευέλικτη πλατφόρμα ανταλλαγής μηνυμάτων με δομημένα κανάλια και ασύγχρονες συνομιλίες. Το ιστορικό μηνυμάτων με δυνατότητα αναζήτησης καθιστά εύκολη την εύρεση προηγούμενων συζητήσεων, μειώνοντας τις επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις ή τις χαμένες πληροφορίες. Το Slack επιτρέπει την κοινή χρήση εγγράφων, την επισήμανση του προοριζόμενου παραλήπτη και τη βελτιστοποίηση για πρόσβαση από κινητά τηλέφωνα.
Microsoft Teams
Συνδυάζει συνομιλία, βίντεο και ασφαλή ανταλλαγή αρχείων και περιλαμβάνει ισχυρά χαρακτηριστικά ασφαλείας. Δεδομένου ότι συνεργάζεται με το Microsoft 365, οι ομάδες μπορούν να προγραμματίζουν συναντήσεις, να επεξεργάζονται από κοινού αρχεία και να διαχειρίζονται έργα από μία πλατφόρμα. Συνεργάζεται με το Microsoft 365 και το Outlook και περιλαμβάνει εργαλεία κρυπτογράφησης και προστασίας δεδομένων για την προστασία από παραβιάσεις.
3. Τηλεδιάσκεψη και εικονικές συναντήσεις
Zoom
Προσφέρει ασφαλές βίντεο HD, κοινή χρήση οθόνης και συνεδρίες διαλείμματος. Το Zoom χρησιμοποιεί επαλήθευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ασφαλείς συνδέσμους συνεδριάσεων και πρωτόκολλα κρυπτογράφησης για ιδιωτικές συζητήσεις.
Google Meet
Λειτουργεί απευθείας στο πρόγραμμα περιήγησής σας-δεν απαιτείται λογισμικό. Συνδέεται με το Gmail και το Ημερολόγιο, επιτρέπει την πρόσβαση σε αποθηκευτικό χώρο cloud και υποστηρίζει ασφάλεια επιπέδου μεταφοράς (TLS).
4. Διαχείριση εργασιών & συνεργασία
Trello
Ένας οπτικός, φιλικός προς το χρήστη πίνακας εργασιών όπου οι ομάδες μπορούν να αναθέτουν, να μετακινούν και να διαχειρίζονται εργασίες. Η οπτική του διάταξη επιτρέπει στις ομάδες να βλέπουν την πρόοδο με μια ματιά, ενώ το Trello τις βοηθά να οργανώνουν τα έργα και να διατηρούν τις εργασίες σε καλό δρόμο.
Asana
Προσφέρει πίνακες ελέγχου, ημερομηνίες λήξης και αναθέσεις έργων. Διευκολύνει την κατανόηση του τρόπου αποστολής εγγράφων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και την ασφαλή κοινή χρήση αρχείων στο πλαίσιο ασφαλών ροών εργασίας.
5. Διαχείριση κωδικού πρόσβασης και διαπιστευτηρίων
1Password
Αποθηκεύει με ασφάλεια τα διαπιστευτήρια σύνδεσης και τα κλειδιά κρυπτογράφησης. Το σύστημα προστατεύει τα στοιχεία σύνδεσης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και περιορίζει την πρόσβαση μόνο στον προβλεπόμενο παραλήπτη.
Bitwarden
Διαχειριστής κωδικών πρόσβασης ανοικτού κώδικα που διασφαλίζει την ασφάλεια των δεδομένων και την ελεγχόμενη πρόσβαση. Βοηθά στην πρόληψη παραβιάσεων δεδομένων μέσω της κρυπτογραφημένης αποθήκευσης διαπιστευτηρίων.
6. Εργαλεία παρακολούθησης παραγωγικότητας & χρόνου
Toggl Track
Απλή παρακολούθηση βάσει χρονοδιακόπτη σε όλες τις συσκευές. Βοηθά στην παρακολούθηση των χρεώσιμων ωρών και στην επισύναψη αρχείων καταγραφής δραστηριοτήτων σε διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αναφορές πελατών.
RescueTime
Αναλύει τις ψηφιακές συνήθειες για τον εντοπισμό περιοχών εστίασης. Σέβεται το απόρρητο των χρηστών, διατηρώντας παράλληλα ασφαλή πρότυπα δεδομένων.
7. VPN για ασφάλεια απομακρυσμένης πρόσβασης
NordVPN
Κρυπτογραφεί την κυκλοφορία στο διαδίκτυο και αποκρύπτει τις διευθύνσεις IP. Τα VPN διασφαλίζουν ότι οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν ασφαλή πρόσβαση στα συστήματα της εταιρείας χωρίς να εκθέτουν εμπιστευτικά δεδομένα σε μη ασφαλή δίκτυα. Προστατεύει τις φορητές συσκευές και τη χρήση δημόσιου Wi-Fi με ισχυρή κρυπτογράφηση.
ExpressVPN
Παρέχει παγκόσμια πρόσβαση και προστασία της ιδιωτικής ζωής σε υψηλές ταχύτητες. Προστατεύει τους απομακρυσμένους εργαζόμενους από παραβιάσεις δεδομένων σε μη αξιόπιστα δίκτυα.
8. Συνεργασία & οπτικός καταιγισμός ιδεών
Έγγραφα Google
Επιτρέπει την επεξεργασία σε πραγματικό χρόνο με ελέγχους πρόσβασης και κρυπτογράφηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το ιστορικό αναθεωρήσεων επιτρέπει στις ομάδες να παρακολουθούν τις αλλαγές και να επαναφέρουν προηγούμενες εκδόσεις, εξασφαλίζοντας ακρίβεια. Ενσωματώνεται απρόσκοπτα με άλλα εργαλεία του Google Workspace.
Figma
Πλατφόρμα συνεργατικού σχεδιασμού για ομάδες UI και δημιουργικές ομάδες. Η δομή του που βασίζεται στο cloud επιτρέπει στις ομάδες να αναθεωρούν και να ενημερώνουν τα σχέδια ανά πάσα στιγμή χωρίς να αντικαθιστά η μία τη δουλειά της άλλης. Οι χρήστες μπορούν να δημιουργούν και να σχολιάζουν με ασφάλεια σε πραγματικό χρόνο.
9. Απομακρυσμένη κουλτούρα & ασύγχρονοι έλεγχοι
Donut
Βοηθά τους απομακρυσμένους εργαζόμενους να συνδέονται μέσω άτυπων συνομιλιών στο Slack. Χτίζει την ομαδική κουλτούρα και μειώνει το αίσθημα απομόνωσης.
Standuply
Αυτοματοποιεί τα check-ins και τις ενημερώσεις εργασιών. Βοηθά τις ομάδες να παραμένουν στην ίδια σελίδα χωρίς να χρειάζεται να συναντώνται ζωντανά.
Τελικός κατάλογος ελέγχου απομακρυσμένης εργασίας
Πριν επιλέξετε τα εργαλεία απομακρυσμένης εργασίας σας, ελέγξτε αυτόν τον κατάλογο ελέγχου για να διασφαλίσετε ότι η ροή εργασίας σας παραμένει ασφαλής και αποτελεσματική.
- Οι μεταφορές αρχείων είναι κρυπτογραφημένες και ανιχνεύσιμες;
- Μπορεί η ομάδα σας να επικοινωνεί ζωντανά και ευέλικτα;
- Προστατεύονται τα εργαλεία με ασφάλεια σύνδεσης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
- Φυλάσσονται τα ευαίσθητα δεδομένα με TLS και κλειδιά κρυπτογράφησης;
- Τα έγγραφα κοινοποιούνται μόνο στον προβλεπόμενο παραλήπτη;
Γιατί να επιλέξετε το Filemail
Η Filemail προσφέρει μια ασφαλή υπηρεσία μεταφοράς αρχείων με γρήγορες μεταφορτώσεις, εφαρμογές για κινητά, κρυπτογράφηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συμμόρφωση με την προστασία δεδομένων. Ο σχεδιασμός drag-and-drop και η κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο καθιστούν απλή την προστασία ευαίσθητων δεδομένων και την ασφαλή εργασία με υπηρεσίες cloud. Είναι ιδιαίτερα πολύτιμο για ομάδες που στέλνουν συχνά μεγάλα ή εμπιστευτικά αρχεία σε πελάτες. Η ενσωματωμένη παρακολούθηση επιτρέπει στους χρήστες να επιβεβαιώνουν πότε οι παραλήπτες αποκτούν πρόσβαση ή κατεβάζουν αρχεία.