Как безопасно отправить документы по email

Если вы задаетесь вопросом, как безопасно отправлять документы по электронной почте, поместите файл под защиту. Электронная почта предназначена для заметок, а не для безопасного обмена документами. Если вам необходимо безопасно отправить документы по электронной почте, не указывайте в тексте подробную информацию и используйте безопасную ссылку для скачивания.

Электронная почта отлично подходит для быстрого обновления. Документы должны храниться в ссылках и зашифрованных файлах. Если риск или размер увеличиваются, перейдите на службу безопасной передачи файлов для безопасной передачи документов.

Быстрые победы: Сделайте это в первую очередь

Замените вложения ссылками. Предоставьте защищенную ссылку на загрузку с указанием срока действия. Меньше файлов остается на серверах электронной почты.

Разделите секрет. Отправьте файл сейчас, а пароль - позже по смс или звонку. Передайте сложный пароль по другому каналу.

Проверьте безопасность. Включите шифрование электронной почты и убедитесь, что соединения защищены протоколом Transport Layer Security (TLS).

Риски, связанные с небезопасной отправкой документов по электронной почте

В электронной почте приоритетом является скорость, а не секретность. Незащищенные вложения увеличивают вероятность взлома. Думайте об обычном электронном письме как о записке на скоростном конвейере.

Незашифрованное воздействие. Большинство провайдеров по умолчанию не включают настоящее сквозное шифрование. Перехваченные PDF-файлы и электронные таблицы могут раскрыть конфиденциальные данные.

Вредоносное ПО и фишинг. Злоумышленники прячут полезную нагрузку во вложениях и выдают себя за доверенных отправителей.

Несанкционированный доступ. Опечатка в адресе электронной почты или взломанная учетная запись могут привести к тому, что файлы попадут в чужие руки. Пересылка увеличивает риск.

Соответствие нормативным требованиям и конфиденциальность. Надежная защита данных является обязательной. Ее игнорирование вредит доверию и влечет за собой штрафные санкции.

Распространенные ошибки, которых следует избегать

Отправка открытых вложений. Никогда не отправляйте важные вложения электронной почты в виде обычных файлов. Вложения часто пересылаются и могут лежать на серверах годами. Сначала зашифруйте или защитите паролем.

Слабые или повторно используемые пароли. Используйте надежный пароль для защищенных файлов и для входа в электронную почту. Никогда не вводите пароль в одно и то же письмо.

Слишком много адресатов. Ограничьте доступ до адресата и тех, кому файл действительно нужен. Используйте BCC, когда это необходимо.

Пропуск проверки адресов. Дважды проверяйте каждый адрес электронной почты. При отправке с высоким риском проверяйте получателя вне группы. Также тщательно проверяйте электронную почту получателя.

Игнорирование встроенных средств защиты. Включите шифрование электронной почты и двухфакторную аутентификацию. Отдавайте предпочтение почтовым клиентам и шлюзам, использующим TLS.

Система 3R для более безопасной работы с электронной почтой

Сократите количество отправляемых по электронной почте сообщений. Не указывайте подробностей в теме и теле письма.

Замените вложения ссылками с ограниченным сроком действия из безопасной службы передачи файлов. Установите дату истечения срока действия и требуйте входа в систему или ввода пароля.

Ограничьте доступ с помощью паролей, проверки электронной почты и разрешений.

5 способов безопасной отправки документов по электронной почте

Эти шаги помогут вам сохранить контроль над отправкой документов по электронной почте.

1. Защитите вложения паролем
   Создавайте зашифрованные файлы или добавляйте пароль перед вложением. Защищенный паролем PDF-файл - это быстро, а архивы ZIP, зашифрованные AES, тоже хорошо работают. Выбирайте надежные средства шифрования и тщательно управляйте ключами. Всегда передавайте пароль по другому каналу. Никогда не включайте его в файл. При необходимости защищайте PDF-файлы надежным паролем.
2. Используйте зашифрованные службы электронной почты
   Для конфиденциальных переписок используйте службы со сквозным шифрованием. Только вы и адресат могут читать сообщения и вложения. Если ваша организация поддерживает S/MIME или PGP, используйте их в паре с системой контроля прав.
3. Отправляйте защищенные ссылки вместо вложений
   Загрузите документ в безопасную службу передачи файлов и предоставьте защищенную ссылку на скачивание с указанием срока действия. Вы можете отозвать доступ, если отправлена неправильная ссылка. Добавьте проверку электронной почты или код доступа для получателя.
   Такая служба, как Filemail, обеспечивает безопасное облачное хранение, срок действия ссылки, дополнительные пароли и отслеживание в режиме реального времени. Хранение файла вне серверов электронной почты снижает риск заражения.
4. Используйте шифрование электронной почты и контроль прав
   Если ваша организация поддерживает шифрование электронной почты, например S/MIME или PGP, используйте его в совместимых клиентах. Средства контроля прав могут блокировать пересылку, копирование, загрузку или печать. Режим конфиденциальности Gmail и функция "Не пересылать" Outlook добавляют контроль доступа, но они не обеспечивают настоящего сквозного шифрования.
5. Используйте специальную службу безопасной передачи файлов
   Для передачи больших или особо конфиденциальных файлов рекомендуется использовать специализированный инструмент. Такие сервисы, как Filemail, удобны в использовании, обеспечивают безопасное облачное хранение, проверку на вирусы, срок действия ссылок, пароли и аналитику.

Используйте веб-приложение, мобильное приложение или надстройку Outlook с функцией drag-and-drop. Вы можете отправить защищенную ссылку на скачивание, не требуя от получателей создания учетных записей. Это обеспечивает безопасность ваших данных и ограничивает нагрузку на серверы электронной почты.
Сравните тарифные планы Filemail, чтобы выбрать подходящий вариант безопасности и хранения данных для вашей команды.

Почему стоит выбрать Filemail для безопасной передачи документов

Безопасность по замыслу. Filemail шифрует данные в пути и в безопасном облачном хранилище. Бизнес-планы могут включать сквозное шифрование для защиты от несанкционированного доступа.

Беспрепятственная отправка. Бесплатные пользователи могут передавать до 5 ГБ. Уровни Business и Enterprise снимают ограничения на размер и увеличивают срок хранения.

Доказательства и контроль. Установите пароли, сроки действия и ограничения на загрузку для каждой ссылки. Отслеживайте активность в режиме реального времени.

Создано для того, как вы работаете. Используйте веб-приложение, мобильное приложение или надстройку Outlook с помощью перетаскивания. Оно работает вместе с распространенными почтовыми клиентами и существующими рабочими процессами обмена документами.

Важные функции безопасности. Автоматическая проверка на вирусы, выбор региона, журналы аудита и контроль политик обеспечивают безопасность данных. Многие облачные сервисы хранения добавляют удобства, но Filemail ставит контроль на первое место.

Узнайте больше о шифрованных передачах, а для более глубокого понимания ситуации обратитесь к разделу "Почему электронная почта небезопасна".

Вопросы и ответы

Безопасно ли отправлять по электронной почте такие документы, как банковские выписки или удостоверения личности, используя популярных провайдеров?
Основные провайдеры шифруют соединение со своими серверами, что помогает. Большинство из них не обеспечивают сквозного шифрования, поэтому серверы все равно могут получить доступ к содержимому. Для конфиденциальных документов добавьте пароль или отправьте защищенную ссылку на скачивание.

Какие типы документов не следует отправлять по обычной электронной почте?
Избегайте файлов, содержащих очень чувствительную информацию, например финансовые документы, правительственные удостоверения личности, медицинские данные или пароли. Если вы должны их отправить, используйте шифрование или безопасную ссылку для передачи.

Чем использование Filemail отличается от вложений?
При использовании Filemail вы загружаете файлы в защищенное облачное хранилище и передаете защищенную ссылку. Вы можете применять пароли, устанавливать дату истечения срока действия и отслеживать загрузки в режиме реального времени. Файл не проходит через несколько серверов электронной почты, что снижает риск заражения.

Есть ли встроенные возможности в Outlook или Google Workspace?
Да. Outlook поддерживает шифрование электронной почты и управление правами. Gmail предлагает режим конфиденциальности с истечением срока действия и SMS-пароли. Используйте их вместе с безопасными ссылками для усиления защиты.

Ознакомьтесь с ценами и возможностями, чтобы выбрать тарифный план, подходящий вашей команде.