Jak odesílat velké soubory e-mailem

Když potřebujete odeslat velký soubor e-mailem, může být frustrující, když se zobrazí vyskakovací okno s hlášením, že jsou soubory příliš velké. Je překvapivé, že většina e-mailových serverů nedokáže odesílat ani přijímat soubory nad určitou velikost.

A nejen to, jen proto, že můžete odeslat přílohu prostřednictvím e-mailového serveru odesílatele, nemusí to nutně znamenat, že ji může přijmout e-mail příjemce. Jak zajistit, abyste odeslali přílohu e-mailu, kterou příjemce dokáže otevřít? Přečtěte si, jak posílat velké soubory e-mailem.

Před odesláním přílohy e-mailu se musíte ujistit, že znáte její velikost. Omezení velikosti u e-mailových serverů nejsou univerzální a u jednotlivých poskytovatelů se liší. Naštěstí většina e-mailových služeb zobrazuje velikost souboru vedle jeho názvu.

Pokud přikládáte více souborů, budete chtít mít přehled o celkové velikosti příloh. Pokud se velikost souboru zobrazuje v kilobajtech místo v megabajtech, vězte, že v jednom megabajtu je 1024 kilobajtů.

Mnoho firem i jednotlivců využívá poskytovatele cloudových služeb a cloudové služby přenosu souborů, aby při odesílání velkých souborů e-mailem obešli velikost příloh.

Služba cloudového úložiště pro odesílání velkých souborů e-mailem

Pokud chcete e-mailem odeslat velké soubory, ale jsou příliš velké, je jedním z efektivnějších řešení použití služeb cloudového úložiště.

Cloudová úložiště, jako je iCloud Mail Drop, OneDrive a Disk Google, jsou vynikajícími způsoby, jak posílat velké soubory prostřednictvím e-mailu. Pokud potřebujete odeslat vysoce kvalitní grafiku, videa, prezentace, data nebo jiné soubory, cloudová řešení umožňují nahrát soubory do cloudové služby.

Poté odešlete odkaz, aby příjemce mohl k souboru přistupovat prostřednictvím odkazu namísto přílohy. Pokud to zní skličujícím způsobem, je to snadné, jakmile si to osvojíte. Zde je návod, jak posílat velké přílohy prostřednictvím služeb cloudových úložišť.

1. iCloud Mail Drop s Apple Mail

Pomocí účtu iCloud jste nastaveni na používání služby Mail Drop, která umožňuje odesílat velké soubory až do velikosti 5 GB prostřednictvím služby iCloud. Při použití služby Mail Drop jsou soubory uloženy v zašifrované podobě a příjemci jsou zpřístupněny ke stažení do 30 dnů.

Nejprve se musíte ujistit, že je služba Mail Drop z vašeho poštovního účtu Apple Mail povolena.

1. V počítači Mac otevřete aplikaci Apple Mail a v nabídkovém panelu pod položkou Mail vyberte možnost Předvolby.

2. Na kartě Účty vyberte účet, pro který chcete povolit službu Mail Drop.

3. Zaškrtněte políčko vedle možnosti Odesílat velké přílohy pomocí služby Mail Drop.

4. Vytvořte nový e-mail pomocí aplikace Apple Mail a ujistěte se, že je textový kurzor umístěn na místě, kde chcete přílohu zobrazit.

5. Vyberte možnost Soubor a poté možnost Připojit soubory. Vyberte soubor, který chcete přiložit, a klikněte na Choose File (Vybrat soubor).

Pokud vaše příloha přesahuje velikostní limity, aplikace Apple Mail soubor automaticky nahraje na server iCloud pro příjemce.

2. Disk Google s Gmailem

Disk Google umožňuje odesílat přílohy o velikosti až 25 MB a přijímat soubory o velikosti až 50 MB. Odeslání velkého souboru prostřednictvím Disku Google vyžaduje, abyste jej nejprve nahráli a poté odeslali e-mailem. Stačí postupovat podle následujících jednoduchých kroků.

1. Přihlaste se do své schránky Gmail a výběrem možnosti Compose v levém horním rohu obrazovky začněte psát novou zprávu.

2. Z tlačítek s ikonami v dolní části vyskakovacího okna nové zprávy vyberte ikonu Disku Google. Zobrazí se dialogové okno, které vám umožní vložit soubor.

3. Pokud jste soubor na Disk Google ještě nenahráli, můžete tak učinit v tomto dialogovém okně. V horní nabídce vyberte možnost Nahrát. Velkou přílohu můžete přetáhnout myší nebo můžete kliknout na možnost Vybrat soubory ze zařízení. Výběrem možnosti Nahrát přidáte soubor na Disk Google.

4. Pokud je váš soubor již nahrán na vašem Disku Google, můžete jej na něm vyhledat. Označte soubor a klikněte na tlačítko Vložit.

5. Před odesláním e-mailu nezapomeňte nastavit oprávnění, abyste zajistili, že příjemce bude mít k souboru přístup. Gmail provede kontrolu, zda má příjemce přístup k souboru za vás, a před odesláním zprávy vás vyzve k aktualizaci nastavení sdílení souboru.

Odkaz na přílohu bude nyní přidán do e-mailu.

3. OneDrive s aplikací Outlook

Pro mnoho firem je hlavní e-mailovou službou Outlook. OneDrive je vynikajícím řešením pro posílání velkých souborů prostřednictvím e-mailů s aplikací Outlook. Outlook umožňuje odesílat přílohy o velikosti pouze 33 MB. Musíte se ujistit, že jste soubor před sdílením nejprve uložili na One Drive.

Zde je návod, jak odeslat soubor e-mailem pomocí služby OneDrive.

1. Nejprve se přihlaste ke svému účtu OneDrive.

2. Klepněte pravým tlačítkem myši na soubor, který chcete sdílet. V rozevírací nabídce vyberte možnost Sdílet.

3. Ve vyskakovacím okně zadejte e-mailové adresy osob, se kterými chcete soubor sdílet, a aktualizujte oprávnění, která chcete pro dokument nastavit. Tato metoda automaticky vygeneruje e-mail s odkazem na zobrazení velkého souboru.

4. Pokud chcete připravit vlastní e-mail, vygenerujte odkaz pomocí tlačítka Kopírovat odkaz v levém dolním rohu vyskakovacího okna namísto zadání e-mailu příjemců pro automatické pozvání. Odkaz vložte do nového e-mailu prostřednictvím aplikace Outlook.

Služba přenosu souborů v cloudu pro odesílání velkých souborů pomocí e-mailu

Když cloudové služby začínaly, byly určeny spíše spotřebitelům pro webový e-mail, sociální média, fotografie a osobní úložiště. S rozvojem cloudových řešení a zvyšováním bezpečnosti se cloudové služby otevřely a umožnily provozovat v cloudu celé síťové infrastruktury, včetně přenosů souborů.

Poptávka po bezpečných procesech sdílení citlivých dokumentů a dat roste a stále více lidí využívá cloudové služby pro přenos souborů. S nárůstem počtu zaměstnanců pracujících z domova je nezbytné mít uživatelsky přívětivé a bezpečné řešení, které zaměstnancům umožní odesílat a přijímat velké datové soubory.

Vždy můžete použít službu přenosu souborů založenou na cloudu.

Filemail

Filemail je jedním z mnoha řešení, která poskytují službu umožňující odesílat a přijímat soubory libovolné velikosti online. Je vybaven bezpečnostními funkcemi, které zajišťují bezpečnost přenosu souborů tím, že umožňují nastavit dobu dostupnosti a nastavit ochranu heslem. To pomáhá zabránit tomu, aby se váš soubor dostal do nepovolaných rukou.

Používání služby Filemail je jednoduché a umožňuje dvě možnosti odesílání velkých souborů online. Můžete je odeslat přímo nebo vygenerováním odkazu a jeho odesláním prostřednictvím zvolené e-mailové platformy.

1. Na webové stránce Filemail vyberte tlačítko Přidat soubory a vyberte soubory, které chcete odeslat.

2. Pokud chcete odeslat jako e-mail, vyberete kartu Send As Email (Odeslat jako e-mail) a navrhnete e-mail, který odešlete pomocí své e-mailové adresy.

3. Pokud chcete raději použít svůj primární e-mailový server, vyberte kartu Odeslat jako odkaz a zkopírujte odkaz.

4. Zobrazí se vyskakovací okno, které vám umožní nastavit dobu dostupnosti souboru.

Služba Filemail umožňuje zdarma sdílet soubory o velikosti až 5 GB. S placeným účtem získáte mnohem více funkcí, například 1 TB úložiště, přidání loga nebo pozadí, což je ideální pro malé firmy.

Tyto metody patří k nejlepším způsobům odesílání velkých souborů e-mailem. Vždy si chcete být jisti, že používáte specializované bezpečné cloudové a přenosové nástroje. Bezpečnost je jednou z nejdůležitějších otázek při odesílání nebo přijímání velkých příloh.

Vždy se ujistěte, že otevíráte pouze přílohy od lidí, které znáte a kterým důvěřujete, a že pocházejí z některé z výše uvedených bezpečných metod.