Když potřebujete odeslání velkého souboru prostřednictvím e-mailu, může být frustrující, když se zobrazí vyskakovací okno s informací, že vaše soubory jsou příliš velké. Překvapivě většina e-mailových serverů nedokáže odesílat ani přijímat soubory, které přesahují určitou velikost.
Nejen proto, že můžete přílohu odeslat prostřednictvím e-mailového serveru odesílatele, nemusí to nutně znamenat, že ji e-mail příjemce může přijmout. Jak zajistit, abyste odeslali přílohu e-mailu, kterou příjemce dokáže otevřít? Přečtěte si, jak posílat velké soubory e-mailem.
Před odesláním příloh e-mailu se ujistěte, že znáte jejich velikost. Omezení velikosti e-mailových serverů nejsou univerzální a u jednotlivých poskytovatelů se liší. Naštěstí většina e-mailových služeb zobrazuje velikost souboru vedle jeho názvu.
Pokud přikládáte více souborů, budete chtít sledovat celkovou velikost příloh. Pokud se velikost souboru zobrazuje v kilobajtech místo v megabajtech, vězte, že v jednom megabajtu je 1024 kilobajtů.
Mnoho podniků i jednotlivců využívá poskytovatele cloudových služeb a cloudové služby. služby přenosu souborů obejít velikost přílohy při odesílání velkých souborů e-mailem.
Služba cloudového úložiště pro odesílání velkých souborů e-mailem
Pokud chcete poslat e-mailem velké soubory, ale jsou příliš velké, je jedním z efektivnějších řešení použití služeb cloudového úložiště.
Cloudová úložiště, jako je iCloud Mail Drop, OneDrive a Disk Google, jsou vynikajícími způsoby, jak posílat velké soubory e-mailem. Pokud potřebujete odeslat vysoce kvalitní grafiku, videa, prezentace, data nebo další soubory, cloudová řešení vám umožní nahrát je do cloudové služby.
Poté pošlete odkaz, aby příjemce mohl k souboru přistupovat prostřednictvím odkazu namísto přílohy. Pokud vám to připadá složité, je to snadné, jakmile si to osvojíte. Zde je návod, jak posílat velké přílohy prostřednictvím služeb cloudových úložišť.
1. iCloud Mail Drop s Apple Mail
Pomocí účtu iCloud jste nastaveni na používání služby Mail Drop, která umožňuje odesílat velké soubory o velikosti až 5 GB prostřednictvím služby iCloud. Při použití služby Mail Drop jsou soubory uloženy v zašifrované podobě a příjemci jsou zpřístupněny ke stažení do 30 dnů.
Nejprve se ujistěte, že je v poštovním účtu Apple Mail Drop povoleno.
1. Otevřete Apple Mail na Macu a v nabídce Mail vyberte položku Předvolby.
2. Na kartě Účty vyberte účet, pro který chcete povolit funkci Mail Drop.
3. Zaškrtněte políčko vedle možnosti Odeslat velké přílohy pomocí funkce Mail Drop.
4. Vytvořte nový e-mail pomocí aplikace Apple Mail a ujistěte se, že je textový kurzor umístěn na místě, kde se má příloha zobrazit.
5. Vyberte možnost Soubor a poté možnost Připojit soubory. Vyberte soubor, který chcete připojit, a klikněte na Choose File.
Pokud velikost přílohy překročí limity, Apple Mail soubor automaticky nahraje na server iCloud pro příjemce.
| Klady | Nevýhody |
|---|---|
|
Příloha se nahraje na iCloud a obsahuje zabezpečený odkaz. |
Služba Mail Drop má limit pouze 5 GB, takže při překročení limitu se tato metoda nezdaří. |
|
Příloha se nezapočítává do celkového prostoru úložiště iCloud a v cloudu se uchovává pouze 30 dní. |
Některé přílohy se špatně přenášejí do jiných operačních systémů, například do systému Windows. |
2. Disk Google s Gmailem
1. Přihlaste se do schránky Gmail a výběrem možnosti Compose v levém horním rohu obrazovky začněte psát novou zprávu.
2. Z tlačítek ikon v dolní části vyskakovacího okna nové zprávy vyberte ikonu Disku Google. Zobrazí se dialogové okno umožňující vložit soubor.
3. Pokud jste soubor na Disk Google ještě nenahráli, můžete tak učinit v tomto dialogovém okně. V horní nabídce vyberte možnost Nahrát. Velkou přílohu můžete přetáhnout myší, nebo můžete kliknout na Vybrat soubory ze zařízení. Výběrem možnosti Nahrát přidáte soubor na Disk Google.
4. Pokud je váš soubor již nahraný na Disku Google, můžete jej na něm vyhledat. Označte soubor a klikněte na tlačítko Vložit.
5. Před odesláním e-mailu nezapomeňte nastavit oprávnění, abyste zajistili, že příjemce bude mít k souboru přístup. Gmail provede kontrolu, zda má příjemce přístup k souboru za vás, a před odesláním zprávy vás vyzve k aktualizaci nastavení sdílení souboru.
Odkaz na přílohu se nyní přidá do e-mailu.
| Klady | Nevýhody |
|---|---|
|
Sdílení souborů je snadné a má mnoho vestavěných nástrojů pro snadnou spolupráci na souborech s ostatními. |
Při sdílení souborů bez ochrany souborů heslem existuje potenciální bezpečnostní riziko. |
|
Soubory jsou soukromé, dokud je nesdílíte se zamýšlenými příjemci. |
Disk Google omezuje nahrávání na disk, takže toto omezení může být nepříjemné, pokud potřebujete na Disk Google sdílet více velkých souborů. |
|
Ke svým souborům můžete přistupovat odkudkoli. |
3. OneDrive s aplikací Outlook
Pro mnoho firem je hlavní e-mailovou službou aplikace Outlook. OneDrive je vynikajícím řešením pro odesílání velkých souborů prostřednictvím e-mailů s aplikací Outlook. Outlook umožňuje odesílat přílohy o velikosti pouze 33 MB. Před sdílením souboru se musíte ujistit, že jste jej nejprve uložili do služby One Drive.
Zde je návod, jak odeslat soubor e-mailem pomocí služby OneDrive.
1. Nejprve se přihlaste ke svému účtu OneDrive.
2. Klikněte pravým tlačítkem myši na soubor, který chcete sdílet. V rozbalovací nabídce vyberte možnost Sdílet.
3. Ve vyskakovacím okně zadejte e-mailové adresy osob, se kterými chcete soubor sdílet, a aktualizujte oprávnění, která chcete pro dokument nastavit. Tato metoda automaticky vygeneruje e-mail s odkazem na zobrazení velkého souboru.
4. Pokud chcete připravit vlastní e-mail, vygenerujte odkaz pomocí tlačítka Kopírovat odkaz v levém dolním rohu vyskakovacího okna namísto zadávání e-mailu příjemců pro automatickou pozvánku. Odkaz vložte do nového e-mailu prostřednictvím aplikace Outlook.
| Klady | Nevýhody |
|---|---|
|
Do služby OneDrive můžete ukládat libovolné soubory a má uživatelsky přívětivé rozhraní, které usnadňuje odesílání velkých souborů e-mailem. |
Bezplatný tarif OneDrive umožňuje až 5 GB úložiště, za další úložiště musíte platit. |
|
Společnost Microsoft je dobře zavedená firma, takže víte, že je solidní, spolehlivá a spolehlivá. |
Při používání služby OneDrive je třeba dbát na bezpečnost. |
|
|
Šifruje pouze přenášená data, ale ne ta, která jsou na místě uložena. |
|
|
Uživatelská oprávnění mohou umožnit lidem měnit dokumenty, které nejsou žádoucí. |
Služba přenosu souborů v cloudu pro odesílání velkých souborů pomocí e-mailu
Když cloudové služby začínaly, byly určeny spíše spotřebitelům pro webový e-mail, sociální média, fotografie a osobní úložiště. S rozvojem cloudových řešení a zvyšováním bezpečnosti se cloudové služby otevřely a umožnily provozovat v cloudu celé síťové infrastruktury, včetně přenosů souborů.
Poptávka po bezpečných procesech sdílení citlivých dokumentů a dat roste a stále více lidí využívá cloudové služby pro přenos souborů. S nárůstem počtu zaměstnanců pracujících z domova je nezbytné mít uživatelsky přívětivé a bezpečné řešení, které zaměstnancům umožní odesílat a přijímat velké datové soubory.
Vždy můžete použít cloudovou službu pro přenos souborů.
Filemail
Filemail je jedním z mnoha řešení, která poskytují službu umožňující odesílání a přijímání souborů libovolné velikosti online. Je vybaven bezpečnostními funkcemi, které zajišťují bezpečnost přenosu souborů tím, že umožňují nastavit dobu dostupnosti a nastavit ochranu heslem. To pomáhá zabránit tomu, aby se váš soubor dostal do nepovolaných rukou.
Používání služby Filemail je jednoduché a umožňuje dvě možnosti odesílání velkých souborů online. Můžete je odeslat přímo nebo vygenerováním odkazu a jeho odesláním prostřednictvím zvolené e-mailové platformy.
1. Na webové stránce Filemail vyberte tlačítko Přidat soubory a vyberte soubory, které chcete odeslat.
2. Pokud chcete odeslat jako e-mail, vyberte kartu Odeslat jako e-mail a navrhněte e-mail, který chcete odeslat pomocí své e-mailové adresy.
3. Pokud chcete raději použít svůj primární e-mailový server, vyberte kartu Odeslat jako odkaz a zkopírujte odkaz.
4. Zobrazí se vyskakovací okno, ve kterém můžete nastavit dobu dostupnosti souboru.
Filemail umožňuje sdílet soubory až 5 GB zdarma. S placeným účtem získáte mnohem více funkcí, například 1 TB úložiště, přidání loga nebo pozadí, což je ideální pro malé firmy.
Tyto metody patří mezi nejlepší způsoby odesílání velkých souborů e-mailem. Vždy se ujistěte, že používáte specializované bezpečné cloudové a přenosové nástroje. Bezpečnost je jednou z nejdůležitějších otázek při odesílání nebo přijímání velkých příloh.
Vždy se ujistěte, že otevíráte pouze přílohy od lidí, které znáte a kterým důvěřujete, a že pocházejí z některého z výše uvedených bezpečných způsobů.