Cuando necesites enviar un archivo grande a través del correo electrónico, puede ser frustrante que te aparezca una ventana emergente que te diga que tus archivos son demasiado grandes. Sorprendentemente, la mayoría de los servidores de correo electrónico no pueden enviar o recibir archivos de un tamaño determinado.
Además, el hecho de que pueda enviar un archivo adjunto a través del servidor de correo electrónico del remitente no significa necesariamente que el correo electrónico del destinatario pueda aceptarlo. ¿Cómo puede asegurarse de enviar un archivo adjunto por correo electrónico que el destinatario pueda abrir? Sigue leyendo para saber cómo enviar archivos grandes por correo electrónico.
Debes asegurarte de conocer el tamaño de los archivos adjuntos de tu correo electrónico antes de enviarlos. Las limitaciones de tamaño de los servidores de correo electrónico no son únicas y varían según el proveedor. Por suerte, la mayoría de los servicios de correo electrónico muestran el tamaño del archivo junto al nombre del mismo.
Si está adjuntando varios archivos, querrá llevar la cuenta del tamaño total de sus adjuntos. Si el tamaño del archivo aparece en kilobytes en lugar de megabytes, sepa que hay 1024 kilobytes en un megabyte.
Muchas empresas y particulares están utilizando proveedores de servicios en la nube y servicios de transferencia de archivos para evitar el tamaño de los archivos adjuntos cuando se envían archivos grandes por correo electrónico.
Servicio de almacenamiento en la nube para enviar archivos grandes por correo electrónico
Cuando se tienen archivos de gran tamaño para enviar por correo electrónico, pero el archivo es demasiado grande, una de las soluciones más eficientes es utilizar los servicios de almacenamiento en la nube.
Los espacios de almacenamiento en la nube, como iCloud Mail Drop, OneDrive y Google Drive, son excelentes formas de enviar archivos grandes por correo electrónico. Cuando tienes gráficos, vídeos, presentaciones, datos o más de alta calidad que necesitas enviar, las soluciones en la nube te permiten subir tus archivos al servicio en la nube.
A continuación, envíe el enlace para que su destinatario acceda al archivo a través de un enlace en lugar de un archivo adjunto. Si suena desalentador, es fácil una vez que le coges el truco. A continuación te explicamos cómo enviar archivos adjuntos de gran tamaño a través de servicios de almacenamiento en la nube.
1. Drop de iCloud Mail con Apple Mail
Al utilizar una cuenta de iCloud, está configurado para utilizar Mail Drop, que permite enviar archivos grandes de hasta 5 GB a través de iCloud. Al utilizar Mail Drop, los archivos se almacenan de forma encriptada y se ponen a disposición del destinatario para que los descargue en un plazo de 30 días.
En primer lugar, debes asegurarte de que Mail Drop está activado en tu cuenta de Apple Mail.
1. Abra Apple Mail desde su Mac y seleccione Preferencias en la barra de menús bajo Mail.
2. En la pestaña Cuentas, seleccione la cuenta para la que desea activar Mail Drop.
3. Marque la casilla junto a Enviar archivos adjuntos grandes con Mail Drop.
4. Redacte un nuevo correo electrónico con Apple Mail y asegúrese de que el cursor de texto está situado en el lugar en el que desea que aparezca el archivo adjunto.
5. Seleccione Archivo y, a continuación, seleccione Adjuntar archivos. Elija el archivo que desea adjuntar y haga clic en Elegir archivo.
Si el archivo adjunto supera los límites de tamaño, Apple Mail cargará automáticamente el archivo en el servidor de iCloud para su destinatario.
| Pros | Cons |
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El archivo adjunto se carga en iCloud e incluye un enlace seguro. |
Mail Drop sólo tiene un límite de 5 GB, por lo que todo lo que supere este límite fallará con este método. |
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El archivo adjunto no cuenta para el espacio total de tu almacenamiento en iCloud y solo se mantiene en la nube durante 30 días. |
Algunos archivos adjuntos no se transfieren bien a otros sistemas operativos como Windows. |
2. Google Drive con Gmail
1. Accede a tu bandeja de entrada de Gmail y selecciona Redactar en la esquina superior izquierda de la pantalla para comenzar un nuevo mensaje.
2. En los botones de iconos de la parte inferior de la ventana emergente del nuevo mensaje, seleccione el icono de Google Drive. Aparecerá un cuadro de diálogo que le permitirá insertar un archivo.
3. Si aún no has subido tu archivo a Google Drive, puedes hacerlo desde este cuadro de diálogo. Selecciona Subir en el menú superior. Puedes arrastrar y soltar tu archivo adjunto de gran tamaño, o puedes hacer clic en Seleccionar archivos de tu dispositivo. Selecciona Subir para añadir el archivo a tu Google Drive.
4. Si su archivo ya está cargado en su Google Drive, puede buscar su archivo en su Drive. Resalte el archivo y haga clic en el botón Insertar.
5. Asegúrate de establecer los permisos antes de enviar el correo electrónico para garantizar que tu destinatario pueda acceder al archivo. Tu Gmail hará una comprobación para asegurarse de que tu destinatario tiene acceso al archivo por ti y te pedirá que actualices la configuración de uso compartido de tu archivo antes de enviar el mensaje.
El enlace del archivo adjunto se añadirá ahora a su correo electrónico.
| Pros | Cons |
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Compartir archivos es fácil y tiene muchas herramientas incorporadas para colaborar con otros en sus archivos fácilmente. |
Existe un riesgo potencial de seguridad cuando se comparten archivos sin protección con contraseña para los mismos. |
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Los archivos son privados hasta que los compartes con tus destinatarios. |
Google Drive impone límites de subida a la unidad, por lo que esta limitación puede ser frustrante si necesitas compartir varios archivos de gran tamaño a Google Drive. |
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Puedes acceder a tus archivos desde cualquier lugar. |
3. OneDrive con Outlook
Para muchas empresas, su principal servicio de correo electrónico es Outlook. OneDrive es una excelente solución para enviar archivos grandes a través de correos electrónicos con Outlook. Outlook sólo permite hasta 33MB para los archivos adjuntos. Tienes que asegurarte de guardar tu archivo primero en tu One Drive antes de compartirlo.
A continuación, te explicamos cómo enviar tu archivo por correo electrónico utilizando OneDrive
1. Deberás empezar por iniciar sesión en tu cuenta de OneDrive.
2. Haga clic con el botón derecho en el archivo que desea compartir. En el menú desplegable, seleccione Compartir.
3. En el cuadro emergente, introduzca las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el archivo y actualice los permisos que desea establecer para el documento. Este método genera automáticamente un correo electrónico con un enlace para ver el archivo grande.
4. Si desea redactar un correo electrónico personalizado, genere un enlace desde el botón de copiar enlace situado en la parte inferior izquierda de la ventana emergente en lugar de introducir el correo electrónico de los destinatarios para autoinvitar. Pegue el enlace en un nuevo correo electrónico a través de Outlook.
| Pros | Cons |
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Puedes almacenar cualquier archivo en OneDrive, y tiene una interfaz fácil de usar que facilita el envío de archivos grandes por correo electrónico. |
El plan gratuito de OneDrive permite hasta 5 GB de almacenamiento, y hay que pagar por el almacenamiento adicional. |
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Microsoft es una empresa consolidada, por lo que sabe que es sólida, fiable y segura. |
La seguridad es una preocupación cuando se utiliza OneDrive. |
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Sólo encripta los datos en tránsito, pero no los que están allí. |
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Los permisos de los usuarios pueden permitir que se modifiquen documentos que no se desean. |
Servicio de transferencia de archivos basado en la nube para enviar archivos grandes por correo electrónico
Cuando los servicios en la nube comenzaron, estaban más orientados a los consumidores para el correo electrónico basado en la web, las redes sociales, las fotos y las ubicaciones de almacenamiento personal. A medida que las soluciones en la nube han ido evolucionando y la seguridad ha aumentado, los servicios en la nube se han abierto permitiendo que infraestructuras de red enteras operen dentro de la nube, incluidas las transferencias de archivos.
La demanda de procesos de compartición seguros para compartir documentos y datos sensibles va en aumento, y cada vez más personas adoptan servicios de transferencia de archivos basados en la nube. Con el aumento de empleados que trabajan desde casa, es esencial contar con una solución fácil de usar y segura que permita a los empleados enviar y recibir archivos de datos de gran tamaño.
Siempre puedes utilizar un servicio de transferencia de archivos en la nube.
Filemail
Filemail es una de las muchas soluciones que ofrecen un servicio que permite enviar y recibir archivos de cualquier tamaño en línea. Viene con características de seguridad que hacen que su transferencia de archivos sea segura, permitiéndole establecer el período de disponibilidad y configurar la protección con contraseña. Esto ayuda a evitar que tu archivo acabe en las manos equivocadas.
El uso de Filemail es sencillo y le permite dos opciones para enviar archivos grandes en línea. Puedes enviarlo directamente o generando un enlace y enviándolo a través de la plataforma de correo electrónico que elijas.
1. En el sitio web de Filemail, seleccione el botón Añadir archivos para seleccionar los archivos que desea enviar.
2. Si desea enviar como un correo electrónico, seleccione la pestaña Enviar como correo electrónico y redacte un correo electrónico para enviarlo con su dirección de correo electrónico.
3. Si prefiere utilizar su servidor de correo electrónico principal, seleccione la pestaña Enviar como enlace y copie el enlace.
4. Aparecerá una ventana emergente que le permitirá establecer la duración de la disponibilidad del archivo.
Filemail le permite compartir archivos hasta 5 GB de forma gratuita. Con una cuenta de pago obtienes muchas más funciones, como 1 TB de almacenamiento, añadir un logotipo o un fondo, perfecto para las pequeñas empresas.
Estos métodos son algunas de las mejores formas de enviar archivos grandes por correo electrónico. Siempre hay que asegurarse de que se utilizan herramientas de transferencia y nube seguras y especializadas. La seguridad es una de las preocupaciones más importantes al enviar o recibir archivos adjuntos de gran tamaño.
Asegúrate siempre de abrir sólo los archivos adjuntos de personas que conoces y en las que confías, y asegúrate de que provienen de cualquiera de los métodos seguros mencionados anteriormente.