Quando é necessário enviar um grande ficheiro via e-mail, pode ser frustrante quando se recebe um pop-up que nos diz que os nossos ficheiros são demasiado grandes. Surpreendentemente, a maioria dos servidores de correio electrónico não pode enviar ou receber ficheiros com um tamanho específico.
Não só isso, só porque pode enviar um anexo através do servidor de e-mail do remetente, não significa necessariamente que o e-mail do destinatário o possa aceitar. Como é que garante o envio de um anexo de correio electrónico que o destinatário pode abrir? Continue a ler para saber como enviar ficheiros grandes por correio electrónico.
Tem de se assegurar de que sabe o tamanho dos seus anexos de e-mail antes de os enviar. As limitações de tamanho dos servidores de correio electrónico não são de tamanho único e variam para cada fornecedor. Felizmente, a maioria dos serviços de correio electrónico mostrará o tamanho do ficheiro ao lado do nome do ficheiro.
Se estiver a anexar vários ficheiros, vai querer manter um registo do tamanho total dos seus anexos. Se o tamanho do ficheiro aparecer em Kilobytes em vez de megabytes, saiba que existem 1024 kilobytes em um megabyte.
Muitas empresas e indivíduos estão a utilizar fornecedores de serviços baseados na nuvem e na nuvem serviços de transferência de ficheiros para contornar o tamanho do anexo ao enviar ficheiros grandes por correio electrónico.
Serviço de Armazenamento Baseado em Nuvens para enviar grandes ficheiros via e-mail
Quando se tem ficheiros grandes para enviar por correio electrónico, mas o ficheiro é demasiado grande, uma das soluções mais eficientes é utilizar serviços de armazenamento baseados na nuvem.
Espaços de armazenamento em nuvem como iCloud Mail Drop, OneDrive, e Google Drive são excelentes formas de enviar grandes ficheiros através de e-mail. Quando tem gráficos, vídeos, apresentações, dados, ou mais de alta qualidade, precisa de os enviar, as soluções de nuvem permitem-lhe carregar os seus ficheiros para o serviço de nuvem.
Em seguida, envie o link para que o seu destinatário aceda ao ficheiro através de um link em vez de um anexo. Se parecer assustador, é fácil uma vez que se apanhe o jeito. Eis como enviar grandes anexos através de serviços de armazenamento baseados em nuvem.
1. iCloud Mail Drop com Apple Mail
Utilizando uma conta iCloud, é configurado para utilizar o Mail Drop, que lhe permite enviar ficheiros grandes até 5GB através do iCloud. Quando utiliza o Mail Drop, os ficheiros são armazenados de forma encriptada e são disponibilizados ao destinatário para serem descarregados no prazo de 30 dias.
Primeiro, quer certificar-se de que o Mail Drop está Activado a partir da sua conta de correio da Apple.
1. Abra o Apple Mail a partir do seu Mac e seleccione Preferências na barra de menu em Mail.
2. No separador Contas, seleccione a conta para a qual pretende activar o Mail Drop.
3. Marque a caixa junto ao Enviar grandes anexos com a Caixa de Correio.
4. Componha um novo e-mail utilizando o Apple Mail e assegure-se de que o cursor de texto é colocado onde gostaria que o anexo aparecesse.
5. Seleccionar File, depois seleccionar Attach files. Escolha o ficheiro que gostaria de anexar e clique em Escolher Ficheiro.
Se o seu anexo exceder os limites de tamanho, a Apple Mail carregará automaticamente o ficheiro no servidor iCloud para o seu destinatário.
| Prós | Contras |
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O anexo é carregado no iCloud e inclui uma ligação segura. |
O Mail Drop tem apenas um limite de 5GB, pelo que qualquer excesso falhará utilizando este método. |
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O anexo não conta contra o seu espaço total de armazenamento iCloud e só é mantido na nuvem durante 30 dias. |
Alguns anexos não se transferem bem para outros sistemas operativos como o Windows. |
2. Google Drive com Gmail
1. Entre na sua caixa de entrada do Gmail e seleccione Compor no canto superior esquerdo do ecrã para iniciar uma nova mensagem.
2. A partir dos botões de ícone na parte inferior do pop-up da nova mensagem, seleccionar o ícone do Google Drive. Uma caixa de diálogo irá aparecer, permitindo a inserção de um ficheiro.
3. Se ainda não carregou o seu ficheiro para o Google Drive, pode fazê-lo a partir desta caixa de diálogo. Seleccione Upload a partir do menu superior. Pode arrastar e largar o seu grande anexo, ou pode clicar em Seleccionar ficheiros a partir do seu dispositivo. Seleccione Upload para adicionar o ficheiro à sua unidade do Google Drive.
4. Se o seu ficheiro já estiver carregado na sua Unidade Google, pode procurar o seu ficheiro na sua Unidade. Realce o ficheiro e clique no botão Inserir.
5. Certifique-se de definir as permissões antes de enviar o e-mail para garantir que o seu destinatário possa aceder ao ficheiro. O seu Gmail fará uma verificação para assegurar que o seu destinatário tem acesso ao ficheiro para si e pedir-lhe-á para actualizar as definições de partilha do seu ficheiro antes de enviar a mensagem.
O link do anexo será agora adicionado ao seu e-mail.
| Prós | Contras |
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A partilha de ficheiros é fácil e tem muitas ferramentas incorporadas para colaborar facilmente com outros nos seus ficheiros. |
Existe um risco potencial de segurança ao partilhar ficheiros sem protecção por senha para os seus ficheiros. |
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Os ficheiros são privados até os partilhar com os destinatários pretendidos. |
Google Drive impõe limites de carregamento à sua unidade, pelo que esta limitação pode ser frustrante se precisar de partilhar vários ficheiros grandes para Google Drive. |
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Pode aceder aos seus ficheiros a partir de qualquer lugar. |
3. OneDrive com Outlook
Para muitas empresas, o seu principal serviço de correio electrónico é o Outlook. OneDrive é uma excelente solução para enviar grandes ficheiros por correio electrónico com o Outlook. O Outlook permite apenas até 33MB para anexos. Tem de ter a certeza de guardar o seu ficheiro primeiro na sua One Drive antes de o partilhar.
Veja aqui como enviar o seu ficheiro por e-mail utilizando OneDrive
1. Quererá começar por entrar na sua conta OneDrive.
2. Clique com o botão direito do rato sobre o ficheiro que deseja partilhar. A partir do menu pendente, seleccione Partilhar.
3. Na caixa pop-up, introduza os endereços electrónicos das pessoas com quem deseja partilhar o ficheiro e actualize as permissões que deseja definir para o documento. Este método gera automaticamente um e-mail com um link para visualizar o ficheiro grande.
4. Se desejar redigir um e-mail personalizado, gere um link a partir do botão de ligação de cópia na parte inferior esquerda do pop-up em vez de introduzir o e-mail dos destinatários para convidar automaticamente. Colar a ligação num novo e-mail através do Outlook.
| Prós | Contras |
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Pode armazenar qualquer ficheiro no OneDrive, e tem uma interface de fácil utilização que facilita o envio de ficheiros grandes por correio electrónico. |
O plano gratuito OneDrive permite até 5GB de armazenamento, e tem de pagar por armazenamento adicional. |
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A Microsoft é um negócio bem estabelecido, por isso sabe que é sólido, fiável e fiável. |
A segurança é uma preocupação quando se utiliza a OneDrive. |
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Só codifica os dados em trânsito, mas não os dados que ali se encontram. |
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As permissões de utilização podem permitir que as pessoas alterem documentos que não são desejados. |
Serviço de transferência de ficheiros com base na nuvem para enviar ficheiros grandes utilizando o e-mail
Quando os serviços em nuvem começaram, estavam mais orientados para os consumidores de correio electrónico baseado na web, redes sociais, fotografias, e locais de armazenamento pessoal. À medida que as soluções de nuvem evoluíram e a segurança aumentou, os serviços de nuvem abriram-se permitindo que infra-estruturas de rede inteiras operassem dentro da nuvem, incluindo transferências de ficheiros.
A procura de processos de partilha seguros para partilhar documentos e dados sensíveis está a aumentar, e cada vez mais pessoas adoptam serviços de transferência de ficheiros baseados na nuvem. Com o aumento de empregados a trabalhar a partir de casa, é essencial ter uma solução de fácil utilização e segura que permita aos empregados enviar e receber grandes ficheiros de dados.
Pode sempre utilizar um serviço de transferência de ficheiros baseado em nuvem.
Filemail
Filemail é uma das muitas soluções que fornecem um serviço que lhe permite enviar e receber ficheiros de qualquer tamanho em linha. Vem com características de segurança que tornam a sua transferência de ficheiros segura, permitindo-lhe definir o período de disponibilidade e configurar a protecção por palavra-passe. Isto ajuda-o a evitar que o seu ficheiro acabe em mãos erradas.
A utilização do Filemail é simples e permite-lhe duas opções para enviar grandes ficheiros online. Pode enviá-lo directamente ou gerando um link e enviando-o através da plataforma de correio electrónico da sua escolha.
1. No sítio web Filemail, seleccione o botão Adicionar Ficheiros para seleccionar os ficheiros que gostaria de enviar.
2. Se quiser enviar como e-mail, seleccione o separador Enviar como e-mail e rascunhe um e-mail para enviar com o seu endereço de e-mail.
3. Se preferir utilizar o seu servidor de correio electrónico primário, seleccione o separador Enviar como link e copie o link.
4. Aparecerá um pop-up para lhe permitir definir a duração da disponibilidade do ficheiro.
O Filemail permite-lhe partilhar ficheiros até 5GB de graça. Com uma conta paga obtém muito mais características, tais como 1 TB de armazenamento, adicionando um logótipo ou fundo, perfeito para pequenas empresas.
Estes métodos são algumas das melhores formas de enviar grandes ficheiros por correio electrónico. Quer sempre ter a certeza de estar a utilizar ferramentas especializadas de transferência e nuvem segura. A segurança é uma das preocupações mais importantes ao enviar ou receber anexos de grandes dimensões.
Certifique-se sempre de que só abre laços de pessoas que conhece e confia, e certifique-se de que provêm de qualquer um dos métodos seguros acima mencionados.