Jak bezpečně posílat dokumenty e-mailem

Pokud vás zajímá, jak bezpečně odesílat dokumenty e-mailem, uložte soubor za ochranu. E-mail funguje pro poznámky, ne pro bezpečné sdílení dokumentů. Pokud musíte dokumenty posílat bezpečně e-mailem, neuvádějte údaje v těle zprávy a použijte zabezpečený odkaz ke stažení.

E-mail je skvělý pro rychlé aktualizace. Dokumenty by měly žít v odkazech a šifrovaných souborech. Pokud se zvýší riziko nebo velikost, přejděte na zabezpečenou službu přenosu souborů pro bezpečný přenos dokumentů.

Rychlá vítězství: Nejprve proveďte tyto kroky

Nahraďte přílohy odkazy. Sdílejte zabezpečený odkaz ke stažení s datem vypršení platnosti. Na e-mailových serverech zůstane méně souborů.

Rozdělte tajemství. Soubor odešlete hned a heslo pošlete později textovou zprávou nebo telefonátem. Doručte silné heslo jiným kanálem.

Zkontrolujte zabezpečení. Zapněte šifrování e-mailu a potvrďte, že spojení jsou chráněna protokolem TLS (Transport Layer Security).

Rizika nezabezpečeného odesílání dokumentů e-mailem

E-mail upřednostňuje rychlost, nikoliv utajení. Nechráněné přílohy zvyšují pravděpodobnost narušení bezpečnosti. Představte si běžný e-mail jako poznámku na rychlém pásu.

Nešifrované vystavení. Většina poskytovatelů standardně neumožňuje skutečné end-to-end šifrování. Zachycené soubory PDF a tabulky mohou odhalit citlivé údaje.

Malware a phishing. Útočníci skrývají užitečné soubory v přílohách a vydávají se za důvěryhodné odesílatele.

Neoprávněný přístup. Překlep v e-mailové adrese nebo kompromitovaný účet mohou dostat soubory do nesprávných rukou. Přeposílání znásobuje riziko.

Dodržování předpisů a ochrana soukromí. Očekává se silná ochrana dat. Její ignorování poškozuje důvěru a vyvolává sankce.

Nejčastější chyby, kterých se vyvarujte

Zasílání otevřených příloh. Nikdy neposílejte důležité přílohy e-mailu jako obyčejné soubory. Přílohy jsou často přeposílány a mohou ležet na serverech i několik let. Nejprve je zašifrujte nebo zaheslujte.

Slabá nebo opakovaně používaná hesla. Používejte silné heslo pro chráněné soubory a pro přihlášení k e-mailu. Heslo nikdy neumisťujte do stejného e-mailu.

Příliš mnoho příjemců. Omezte přístup na zamýšleného příjemce a na ty, kteří soubor skutečně potřebují. Ve vhodných případech používejte BCC.

Vynechávání kontroly adres. Každou e-mailovou adresu dvakrát zkontrolujte. U vysoce rizikových odeslání ověřte příjemce mimo pásmo. Pečlivě ověřte také e-mailovou adresu příjemce.

Ignorování vestavěných ochran. Povolte šifrování e-mailů a dvoufaktorové ověřování. Upřednostňujte e-mailové klienty a brány, které vynucují TLS.

Rámec 3R pro bezpečnější zasílání e-mailů

Omezte množství e-mailů, které posíláte. Do předmětu a těla e-mailu neuvádějte žádné podrobnosti.

Přílohynahraďte časově omezenými odkazy ze zabezpečených služeb pro přenos souborů. Nastavte datum vypršení platnosti a vyžadujte přihlášení nebo přístupový kód.

Omezte přístup pomocí hesel, ověření e-mailu a oprávnění.

5 způsobů bezpečného odesílání dokumentů e-mailem

Tyto kroky vám pomohou udržet si kontrolu při odesílání dokumentů e-mailem.

1. Chraňte přílohy heslem
   Vytvořte zašifrované soubory nebo přidejte heslo před připojením přílohy. Heslem chráněný PDF je rychlý a dobře fungují i archivy ZIP šifrované pomocí AES. Zvolte silné šifrování a pečlivě spravujte klíče. Heslo vždy doručujte jiným kanálem. Nikdy jej nepřikládejte k souboru. V případě potřeby také zaheslujte soubory PDF silným heslem.
2. Používejte šifrované e-mailové služby
   Pro citlivé konverzace používejte služby s koncovým šifrováním. Zprávy a přílohy můžete číst pouze vy a zamýšlený příjemce. Pokud vaše organizace podporuje protokoly S/MIME nebo PGP, spojte je s kontrolou práv.
3. Místo příloh posílejte zabezpečené odkazy
   Nahrajte dokument na zabezpečenou službu pro přenos souborů a sdílejte zabezpečený odkaz ke stažení s datem vypršení platnosti. V případě odeslání nesprávného odkazu můžete přístup zrušit. Přidejte ověření e-mailu nebo přístupový kód pro příjemce.
   Služba, jako je Filemail, poskytuje zabezpečené cloudové úložiště, vypršení platnosti odkazu, volitelná hesla a sledování v reálném čase. Udržování souboru mimo e-mailové servery snižuje riziko odhalení.
4. Používejte šifrování e-mailů a řízení práv
   Pokud vaše organizace podporuje šifrování e-mailů, například S/MIME nebo PGP, používejte je s kompatibilními klienty. Kontrola práv může blokovat přeposílání, kopírování, stahování nebo tisk. Důvěrný režim služby Gmail a funkce Nepřeposílat v aplikaci Outlook přidávají kontrolu přístupu, ale neposkytují skutečné koncové šifrování.
5. Používejte specializovanou službu zabezpečeného přenosu souborů
   Pro velké nebo velmi citlivé soubory se doporučuje použít specializovaný nástroj. Služby jako Filemail jsou uživatelsky přívětivé, nabízejí bezpečné cloudové úložiště, antivirovou kontrolu, vypršení platnosti odkazů, hesla a analytiku.

Použijte webovou aplikaci, mobilní aplikaci nebo doplněk aplikace Outlook s funkcí drag-and-drop. Můžete poslat zabezpečený odkaz ke stažení, aniž by příjemci museli vytvářet účty. Vaše data tak zůstanou v bezpečí a omezíte vystavení e-mailovým serverům.
Porovnejte plány služby Filemail a vyberte si správné zabezpečení a možnosti ukládání pro svůj tým.

Proč zvolit Filemail pro zabezpečený přenos dokumentů

Zabezpečení již od návrhu. Filemail šifruje data při přenosu i v klidovém stavu v zabezpečeném cloudovém úložišti. Firemní plány mohou umožnit koncové šifrování pro ochranu s nulovou znalostí.

Bezproblémové odesílání. Bezplatní uživatelé mohou přenášet až 5 GB. Úrovně Business a Enterprise ruší limity velikosti a prodlužují uchovávání dat.

Důkaz a kontrola. Nastavte hesla, data vypršení platnosti a limity stahování pro každý odkaz. Sledujte aktivitu v reálném čase.

Vytvořeno pro váš způsob práce. Používejte webovou aplikaci, mobilní aplikaci nebo doplněk aplikace Outlook s funkcí drag-and-drop. Funguje vedle běžných e-mailových klientů a stávajících pracovních postupů sdílení dokumentů.

Bezpečnostní funkce, na kterých záleží. Automatická antivirová kontrola, výběr oblasti, protokoly auditu a ovládací prvky zásad zajišťují bezpečnost dat. Mnoho služeb cloudových úložišť přidává pohodlí, ale Filemail dává přednost kontrole.

Další informace o šifrovaných přenosech a hlubší souvislosti najdete v části Proč není e-mail bezpečný.

Nejčastější dotazy

Je bezpečné posílat dokumenty, jako jsou bankovní výpisy nebo doklady totožnosti, e-mailem prostřednictvím oblíbených poskytovatelů?
Hlavní poskytovatelé připojení ke svým serverům šifrují, což pomáhá. Většina z nich však neposkytuje koncové šifrování, takže servery mohou k obsahu stále přistupovat. V případě důvěrných dokumentů přidejte heslo nebo pošlete zabezpečený odkaz ke stažení.

Jakým typům dokumentů bych se měl vyhnout při odesílání prostřednictvím standardního e-mailu?
Vyhněte se souborům, které obsahují vysoce citlivé informace, jako jsou finanční záznamy, státní průkazy, lékařské údaje nebo hesla. Pokud je musíte odeslat, použijte šifrování nebo zabezpečený odkaz pro přenos.

Jak se liší používání Filemailu od příloh?
Pomocí služby Filemail odesíláte soubory do zabezpečeného cloudového úložiště a sdílíte chráněný odkaz. Můžete použít hesla, nastavit datum vypršení platnosti a sledovat stahování v reálném čase. Soubor necestuje přes více e-mailových serverů, což snižuje riziko odhalení.

Má Outlook nebo Google Workspace vestavěné možnosti?
Ano. Outlook podporuje šifrování e-mailů a správu práv. Gmail nabízí důvěrný režim s vypršením platnosti a SMS kódy. Používejte je společně se zabezpečenými odkazy pro silnější ochranu.

Podívejte se na ceny a funkce a vyberte si plán, který vyhovuje vašemu týmu.