Nástroje pro vzdálenou práci pro produktivní a bezpečné týmy

Proč vzdálené týmy potřebují správné nástroje

Práce na dálku zvyšuje efektivitu a snižuje náklady, ale nesprávné systémy mohou způsobit zpoždění projektu a ohrozit citlivé informace. Kompletní sada digitálních nástrojů zajistí bezpečný přenos dokumentů, bezproblémovou komunikaci a efektivní spolupráci.

Běžné problémy

• Překrývání časových pásem: Schůzky v reálném čase se obtížně organizují.
• Rozptýlená komunikace: Zprávy se kvůli rozptýlené komunikaci šíří po různých platformách.
• Pokles odpovědnosti: Nedostatek řádného sledování snižuje naléhavost.
• Izolace: Zaměstnanci se mohou cítit osamoceni a bez podpory.

Bezpečnostní rizika

• Duplicitní nebo ztracené úkoly: Špatný dohled způsobuje zmatek.
• Nechráněné zasílání zpráv: Vede k nesprávnému nastavení práce a odhalení.
• Únik citlivých dat: Odeslané prostřednictvím nezabezpečených e-mailů nebo odkazů.
• Neschválené aplikace: Zaměstnanci mohou používat rizikové, neprověřené nástroje.

Tip: Používejte nástroje, se kterými se snadno komunikuje, které dobře spolupracují s již používaným softwarem a které zajišťují bezpečnost a zabezpečení informací.

1. Bezpečné sdílení souborů a přenos dokumentů

Filemail

Filemail používá koncové šifrování, ochranu heslem a ověřování e-mailů, aby byla data v bezpečí. Jeho rozhraní drag-and-drop a mobilní aplikace usnadňují sdílení šifrovaných souborů nebo e-mailových příloh na libovolném zařízení. Soubory můžete odesílat přímo na libovolný e-mailový účet a příjemci dostanou zabezpečený odkaz ke stažení pro bezpečný přístup.

Dropbox / Disk Google / OneDrive

Tyto bezpečné platformy pro ukládání dat v cloudu nabízejí synchronizaci v reálném čase a kontrolu přístupu k souborům. Disk Google integruje přihlášení k e-mailu pro snadné sdílení dokumentů a bez problémů funguje s běžnými e-mailovými klienty. Tyto platformy se snadno integrují s běžnými pracovními aplikacemi a podporují silnou kontrolu verzí. Týmy mohou spolupracovat v reálném čase a zároveň kontrolovat, kdo může prohlížet nebo upravovat citlivé soubory.

2. Komunikační platformy pro vzdálené týmy

Slack

Flexibilní komunikační platforma se strukturovanými kanály a asynchronními konverzacemi. Její historie zpráv s možností vyhledávání usnadňuje vyhledávání minulých diskusí, což snižuje počet opakovaných dotazů nebo ztracených informací. Slack umožňuje sdílení dokumentů, označuje zamýšleného příjemce a optimalizuje se pro mobilní přístup.

Microsoft Teams

Kombinuje chat, video a zabezpečenou výměnu souborů a obsahuje silné bezpečnostní funkce. Protože spolupracuje s Microsoft 365, mohou týmy plánovat schůzky, společně upravovat soubory a spravovat projekty z jedné platformy. Spolupracuje s Microsoft 365 a Outlookem a obsahuje nástroje pro šifrování a ochranu dat, které chrání před narušením.

3. Videokonference a virtuální schůzky

Zoom

Nabízí zabezpečené HD video, sdílení obrazovky a přestávkové konference. Zoom používá ověřování e-mailů, zabezpečené odkazy na schůzky a šifrovací protokoly pro soukromé diskuse.

Google Meet

Funguje přímo v prohlížeči - není nutný žádný software. Je propojen s Gmailem a Kalendářem, umožňuje přístup ke cloudovému úložišti a podporuje zabezpečení transportní vrstvy (TLS).

4. Správa úkolů a spolupráce

Trello

Vizuální, uživatelsky přívětivá nástěnka s úkoly, kde mohou týmy úkoly přiřazovat, přesouvat a spravovat. Díky vizuálnímu rozvržení mají týmy přehled o postupu prací a Trello jim pomáhá organizovat projekty a udržovat úkoly na správné cestě.

Asana

Nabízí nástěnky, termíny plnění a zadávání projektů. Usnadňuje pochopení zasílání dokumentů e-mailem a bezpečné sdílení souborů v rámci zabezpečených pracovních postupů.

5. Správa hesel a pověření

1Password

Bezpečně ukládá přihlašovací údaje a šifrovací klíče. Systém chrání e-mailové přihlašovací údaje a omezuje přístup pouze na zamýšleného příjemce.

Bitwarden

Správce hesel s otevřeným zdrojovým kódem, který zajišťuje bezpečnost dat a řízený přístup. Pomáhá předcházet únikům dat prostřednictvím šifrovaného ukládání pověření.

6. Nástroje pro sledování produktivity a času

Toggl Track

Jednoduché sledování času na základě časovače napříč zařízeními. Pomáhá sledovat zúčtovatelné hodiny a připojovat záznamy o činnosti k e-mailovým serverům a klientským zprávám.

RescueTime

Analyzuje digitální návyky a identifikuje oblasti, na které se zaměřuje. Respektuje soukromí uživatelů a zároveň zachovává bezpečné datové standardy.

7. VPN pro zabezpečení vzdáleného přístupu

NordVPN

Šifruje internetový provoz a maskuje IP adresy. VPN zajišťují, že vzdálení pracovníci mohou bezpečně přistupovat k firemním systémům, aniž by vystavovali důvěrná data nezabezpečeným sítím. Chrání mobilní zařízení a používání veřejných Wi-Fi sítí pomocí silného šifrování.

ExpressVPN

Poskytuje globální přístup a vysokorychlostní ochranu soukromí. Chrání vzdálené pracovníky před únikem dat v nedůvěryhodných sítích.

8. Spolupráce a vizuální brainstorming

Dokumenty Google

Umožňuje úpravy v reálném čase s kontrolou přístupu a šifrováním e-mailů. Historie revizí umožňuje týmům sledovat změny a obnovovat dřívější verze, což zajišťuje přesnost. Bezproblémová integrace s dalšími nástroji Google Workspace.

Figma

Platforma pro spolupráci při navrhování uživatelského rozhraní a kreativních týmů. Její cloudová struktura umožňuje týmům kdykoli kontrolovat a aktualizovat návrhy, aniž by si navzájem přepisovaly svou práci. Uživatelé mohou bezpečně vytvářet a komentovat v reálném čase.

9. Vzdálená kultura a asynchronní kontroly

Donut

Pomáhá vzdáleným pracovníkům spojit se prostřednictvím neformálních chatů ve Slacku. Buduje týmovou kulturu a snižuje pocit izolace.

Standuply

Automatizuje check-iny a aktualizace úkolů. Pomáhá týmům zůstat na stejné vlně, aniž by se musely scházet naživo.

Závěrečný kontrolní seznam pro práci na dálku

Před výběrem nástrojů pro vzdálenou práci si prostudujte tento kontrolní seznam, abyste zajistili bezpečnost a efektivitu práce.

• Jsou přenosy souborů šifrované a sledovatelné?
• Může váš tým komunikovat živě a flexibilně?
• Jsou nástroje chráněny zabezpečením přihlášení k e-mailu?
• Jsou citlivá data chráněna protokolem TLS a šifrovacími klíči?
• Jsou dokumenty sdíleny pouze s určeným příjemcem?

Proč si vybrat službu Filemail

Filemail nabízí službu bezpečného přenosu souborů s rychlým odesíláním, mobilními aplikacemi, šifrováním e-mailů a dodržováním ochrany dat. Jeho design drag-and-drop a end-to-end šifrování umožňují snadno chránit citlivá data a bezpečně pracovat s cloudovými službami. Je cenná zejména pro týmy, které často posílají klientům velké nebo důvěrné soubory. Vestavěné sledování umožňuje uživatelům potvrdit, kdy příjemci přistupují k souborům nebo je stahují.