Πώς να στείλετε έγγραφα με ασφάλεια μέσω email
Αν αναρωτιέστε πώς να στέλνετε έγγραφα με ασφάλεια μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βάλτε το αρχείο πίσω από την προστασία. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο λειτουργεί για σημειώσεις, όχι για ασφαλή κοινή χρήση εγγράφων. Εάν πρέπει να στείλετε έγγραφα με ασφάλεια μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κρατήστε τα στοιχεία εκτός του σώματος και χρησιμοποιήστε έναν ασφαλή σύνδεσμο λήψης.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ιδανικό για γρήγορες ενημερώσεις. Τα έγγραφα πρέπει να ζουν σε συνδέσμους και κρυπτογραφημένα αρχεία. Όταν αυξάνεται ο κίνδυνος ή το μέγεθος, μεταβείτε σε μια ασφαλή υπηρεσία μεταφοράς αρχείων για ασφαλή μεταφορά εγγράφων.
Γρήγορες νίκες: Κάντε αυτά πρώτα
Αντικαταστήστε τα συνημμένα αρχεία με συνδέσμους. Μοιραστείτε έναν ασφαλή σύνδεσμο λήψης με ημερομηνία λήξης. Λιγότερα αρχεία παραμένουν στους διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μοιραστείτε το μυστικό. Στείλτε το αρχείο τώρα και στείλτε τον κωδικό πρόσβασης αργότερα με μήνυμα ή κλήση. Παραδώστε τον ισχυρό κωδικό πρόσβασης μέσω διαφορετικού καναλιού.
Ελέγξτε την ασφάλεια. Ενεργοποιήστε την κρυπτογράφηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιβεβαιώστε ότι οι συνδέσεις προστατεύονται από το Transport Layer Security (TLS).
Κίνδυνοι της μη ασφαλούς αποστολής εγγράφων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δίνει προτεραιότητα στην ταχύτητα και όχι στην μυστικότητα. Τα μη προστατευμένα συνημμένα αρχεία αυξάνουν την πιθανότητα παραβίασης. Σκεφτείτε ένα κανονικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως ένα σημείωμα σε έναν γρήγορο ιμάντα μεταφοράς.
Μη κρυπτογραφημένη έκθεση. Οι περισσότεροι πάροχοι δεν ενεργοποιούν από προεπιλογή την πραγματική κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο. Τα υποκλαπείσα αρχεία PDF και τα υπολογιστικά φύλλα μπορούν να εκθέσουν ευαίσθητα δεδομένα.
Κακόβουλο λογισμικό και phishing. Οι επιτιθέμενοι κρύβουν ωφέλιμα φορτία σε συνημμένα αρχεία και υποδύονται αξιόπιστους αποστολείς.
Μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Ένα τυπογραφικό λάθος σε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένας παραβιασμένος λογαριασμός μπορεί να θέσει αρχεία σε λάθος χέρια. Η προώθηση πολλαπλασιάζει τον κίνδυνο.
Συμμόρφωση και προστασία της ιδιωτικής ζωής. Αναμένεται ισχυρή προστασία των δεδομένων. Η αγνόησή της βλάπτει την εμπιστοσύνη και προκαλεί κυρώσεις.
Κοινά λάθη προς αποφυγή
Αποστολή ανοικτών συνημμένων αρχείων. Ποτέ μην στέλνετε σημαντικά συνημμένα αρχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως απλά αρχεία. Τα συνημμένα αρχεία συχνά προωθούνται και μπορούν να παραμείνουν σε διακομιστές για χρόνια. Κρυπτογραφήστε ή προστατέψτε πρώτα με κωδικό πρόσβασης.
Αδύναμοι ή επαναχρησιμοποιημένοι κωδικοί πρόσβασης. Χρησιμοποιήστε έναν ισχυρό κωδικό πρόσβασης για τα προστατευμένα αρχεία και για τη σύνδεση στο email σας. Ποτέ μην τοποθετείτε τον κωδικό πρόσβασης στο ίδιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πάρα πολλοί παραλήπτες. Περιορίστε την πρόσβαση στον προοριζόμενο παραλήπτη και σε όσους πραγματικά χρειάζονται το αρχείο. Χρησιμοποιήστε BCC όταν χρειάζεται.
Παράλειψη ελέγχων διευθύνσεων. Διπλό έλεγχο κάθε διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για αποστολές υψηλού κινδύνου, επαληθεύστε τον παραλήπτη εκτός ζώνης. Επιβεβαιώστε επίσης προσεκτικά το email του παραλήπτη.
Αγνόηση των ενσωματωμένων προστασιών. Ενεργοποιήστε την κρυπτογράφηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων. Προτιμήστε πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πύλες που επιβάλλουν TLS.
Το Πλαίσιο 3R για ασφαλέστερη ηλεκτρονική αλληλογραφία
Μειώστε αυτά που στέλνετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κρατήστε τις λεπτομέρειες εκτός θέματος και σώματος.
Αντικαταστήστε τα συνημμένα αρχεία με χρονικά περιορισμένους συνδέσμους από μια ασφαλή υπηρεσία μεταφοράς αρχείων. Ορίστε ημερομηνία λήξης και απαιτήστε είσοδο ή κωδικό πρόσβασης.
Περιορίστε την πρόσβαση με κωδικούς πρόσβασης, επαλήθευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δικαιώματα.
5 Μέθοδοι για την ασφαλή αποστολή εγγράφων μέσω email
Αυτά τα βήματα σας βοηθούν να διατηρείτε τον έλεγχο κατά την αποστολή εγγράφων μέσω email.
- Προστασία των συνημμένων σας με κωδικό πρόσβασης
Δημιουργήστε κρυπτογραφημένα αρχεία ή προσθέστε έναν κωδικό πρόσβασης πριν επισυνάψετε. Ένα προστατευμένο με κωδικό πρόσβασης PDF είναι γρήγορο και τα κρυπτογραφημένα με AES αρχεία ZIP λειτουργούν καλά. Επιλέξτε ισχυρή κρυπτογράφηση και διαχειριστείτε τα κλειδιά προσεκτικά. Παραδίδετε πάντα τον κωδικό πρόσβασης μέσω ενός διαφορετικού καναλιού. Ποτέ μην τον συμπεριλαμβάνετε μαζί με το αρχείο. Προστατεύστε επίσης τα αρχεία PDF με κωδικό πρόσβασης όταν χρειάζεται με έναν ισχυρό κωδικό πρόσβασης. - Χρήση κρυπτογραφημένων υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Για ευαίσθητες συνομιλίες, χρησιμοποιήστε υπηρεσίες με κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο. Μόνο εσείς και ο προοριζόμενος παραλήπτης μπορείτε να διαβάσετε τα μηνύματα και τα συνημμένα αρχεία. Εάν ο οργανισμός σας υποστηρίζει S/MIME ή PGP, συνδυάστε τα με ελέγχους δικαιωμάτων. - Αποστολή ασφαλών συνδέσμων αντί συνημμένων
Ανεβάστε το έγγραφο σε μια ασφαλή υπηρεσία μεταφοράς αρχείων και μοιραστείτε έναν ασφαλή σύνδεσμο λήψης με ημερομηνία λήξης. Μπορείτε να ανακαλέσετε την πρόσβαση σε περίπτωση αποστολής λανθασμένου συνδέσμου. Προσθέστε επαλήθευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή κωδικό πρόσβασης για τον παραλήπτη.
Μια υπηρεσία όπως το Filemail παρέχει ασφαλή αποθήκευση στο σύννεφο, λήξη του συνδέσμου, προαιρετικούς κωδικούς πρόσβασης και παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο. Η διατήρηση του αρχείου εκτός διακομιστών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μειώνει την έκθεση. - Χρήση κρυπτογράφησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ελέγχου δικαιωμάτων
Εάν ο οργανισμός σας υποστηρίζει κρυπτογράφηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το S/MIME ή το PGP, χρησιμοποιήστε την με συμβατούς πελάτες. Οι έλεγχοι δικαιωμάτων μπορούν να μπλοκάρουν την προώθηση, την αντιγραφή, τη λήψη ή την εκτύπωση. Η εμπιστευτική λειτουργία του Gmail και η λειτουργία " Μην προωθήσετε" του Outlook προσθέτουν ελέγχους πρόσβασης, αλλά δεν παρέχουν πραγματική κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο. - Χρήση ειδικής υπηρεσίας ασφαλούς μεταφοράς αρχείων
Για μεγάλα ή ιδιαίτερα ευαίσθητα αρχεία, συνιστάται ένα εξειδικευμένο εργαλείο. Υπηρεσίες όπως το Filemail είναι φιλικές προς το χρήστη, προσφέρουν ασφαλή αποθήκευση στο σύννεφο, σάρωση ιών, λήξη συνδέσμων, κωδικούς πρόσβασης και αναλυτικά στοιχεία.
Χρησιμοποιήστε την εφαρμογή ιστού, την εφαρμογή για κινητά ή το πρόσθετο του Outlook με drag-and-drop. Μπορείτε να στείλετε έναν ασφαλή σύνδεσμο λήψης χωρίς να απαιτείται από τους παραλήπτες να δημιουργήσουν λογαριασμούς. Αυτό διατηρεί τα δεδομένα σας ασφαλή και περιορίζει την έκθεση στους διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Συγκρίνετε τα πακέτα Filemail για να επιλέξετε τις σωστές επιλογές ασφάλειας και αποθήκευσης για την ομάδα σας.
Γιατί να επιλέξετε το Filemail για ασφαλή μεταφορά εγγράφων
Ασφαλής από το σχεδιασμό. Το Filemail κρυπτογραφεί τα δεδομένα κατά τη μεταφορά και την ανάπαυση σε ασφαλή αποθήκευση στο cloud. Τα επιχειρηματικά σχέδια μπορούν να ενεργοποιήσουν την κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο για προστασία μηδενικής γνώσης.
Αποστολή χωρίς τριβές. Οι δωρεάν χρήστες μπορούν να μεταφέρουν έως και 5 GB. Οι βαθμίδες Business και Enterprise αίρουν τα όρια μεγέθους και επεκτείνουν τη διατήρηση.
Απόδειξη και έλεγχος. Ορίστε κωδικούς πρόσβασης, ημερομηνίες λήξης και όρια λήψης για κάθε σύνδεσμο. Παρακολουθήστε τη δραστηριότητα σε πραγματικό χρόνο.
Χτισμένο για τον τρόπο που εργάζεστε. Χρησιμοποιήστε την εφαρμογή ιστού, την εφαρμογή για κινητά ή το πρόσθετο του Outlook με drag-and-drop. Λειτουργεί παράλληλα με τα κοινά προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις υπάρχουσες ροές εργασίας κοινής χρήσης εγγράφων.
Χαρακτηριστικά ασφαλείας που έχουν σημασία. Η αυτόματη σάρωση από ιούς, η επιλογή περιοχής, τα αρχεία καταγραφής ελέγχου και οι έλεγχοι πολιτικής διατηρούν τα δεδομένα ασφαλή. Πολλές υπηρεσίες αποθήκευσης στο σύννεφο προσθέτουν ευκολία, αλλά το Filemail θέτει πρώτα τον έλεγχο.
Μάθετε περισσότερα για τις κρυπτογραφημένες μεταφορές και δείτε το Γιατί το email δεν είναι ασφαλές για βαθύτερο πλαίσιο.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι ασφαλές να στέλνετε έγγραφα, όπως τραπεζικές δηλώσεις ή ταυτότητες, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας δημοφιλείς παρόχους;
Οι μεγάλοι πάροχοι κρυπτογραφούν τη σύνδεση με τους διακομιστές τους, γεγονός που βοηθάει. Οι περισσότεροι δεν παρέχουν κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο, οπότε οι διακομιστές εξακολουθούν να έχουν πρόσβαση στο περιεχόμενο. Για εμπιστευτικά έγγραφα, προσθέστε έναν κωδικό πρόσβασης ή στείλτε έναν ασφαλή σύνδεσμο λήψης.
Ποιους τύπους εγγράφων πρέπει να αποφεύγω να στέλνω μέσω τυπικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
Αποφύγετε αρχεία που περιλαμβάνουν εξαιρετικά ευαίσθητες πληροφορίες, όπως οικονομικά αρχεία, κυβερνητικές ταυτότητες, ιατρικά δεδομένα ή κωδικούς πρόσβασης. Αν πρέπει να τα στείλετε, χρησιμοποιήστε κρυπτογράφηση ή ασφαλή σύνδεσμο μεταφοράς.
Πώς διαφέρει η χρήση του Filemail από τα συνημμένα αρχεία;
Με το Filemail, μεταφορτώνετε σε ασφαλή αποθηκευτικό χώρο στο cloud και μοιράζεστε έναν προστατευμένο σύνδεσμο. Μπορείτε να εφαρμόσετε κωδικούς πρόσβασης, να ορίσετε ημερομηνία λήξης και να παρακολουθείτε τις λήψεις σε πραγματικό χρόνο. Το αρχείο δεν ταξιδεύει μέσω πολλαπλών διακομιστών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γεγονός που μειώνει την έκθεση.
Το Outlook ή το Google Workspace διαθέτουν ενσωματωμένες επιλογές;
Ναι. Το Outlook υποστηρίζει κρυπτογράφηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και διαχείριση δικαιωμάτων. Το Gmail προσφέρει εμπιστευτική λειτουργία με λήξη και κωδικούς πρόσβασης SMS. Χρησιμοποιήστε τα μαζί με ασφαλείς συνδέσμους για ισχυρότερη προστασία.
Δείτε την τιμολόγηση και τα χαρακτηριστικά για να επιλέξετε το πρόγραμμα που ταιριάζει στην ομάδα σας.
