Cómo enviar documentos de forma segura por correo electrónico
Si te preguntas cómo enviar documentos por correo electrónico de forma segura, protege el archivo. El correo electrónico sirve para enviar notas, no para compartir documentos de forma segura. Si tienes que enviar documentos de forma segura por correo electrónico, mantén los detalles fuera del cuerpo y utiliza un enlace de descarga seguro.
El correo electrónico es ideal para actualizaciones rápidas. Los documentos deben estar en enlaces y archivos cifrados. Cuando aumente el riesgo o el tamaño, cambia a un servicio seguro de transferencia de archivos para transferir documentos de forma segura.
Ganancias rápidas: Haga esto primero
Sustituya los archivos adjuntos por enlaces. Comparta un enlace de descarga seguro con fecha de caducidad. Quedarán menos archivos en los servidores de correo electrónico.
Divida el secreto. Envíe el archivo ahora, y envíe la contraseña más tarde por mensaje de texto o una llamada. Entregue la contraseña segura a través de un canal diferente.
Compruebe la seguridad. Activa el cifrado del correo electrónico y confirma que las conexiones están protegidas por Transport Layer Security (TLS).
Riesgos del envío inseguro de documentos por correo electrónico
El correo electrónico da prioridad a la rapidez, no al secreto. Los archivos adjuntos desprotegidos aumentan las posibilidades de una brecha. Piense en un correo electrónico normal como una nota en una cinta transportadora rápida.
Exposición sin cifrar. La mayoría de los proveedores no activan por defecto un verdadero cifrado de extremo a extremo. Los archivos PDF y las hojas de cálculo interceptados pueden exponer datos confidenciales.
Malware y phishing. Los atacantes ocultan cargas útiles en archivos adjuntos y se hacen pasar por remitentes de confianza.
Acceso no autorizado. Un error tipográfico en una dirección de correo electrónico o una cuenta comprometida pueden poner archivos en las manos equivocadas. El reenvío multiplica el riesgo.
Cumplimiento y privacidad. Se espera una sólida protección de los datos. Ignorarla daña la confianza e invita a sanciones.
Errores comunes que hay que evitar
Enviar archivos adjuntos abiertos. Nunca envíe archivos adjuntos importantes por correo electrónico como archivos sin formato. A menudo se reenvían y pueden permanecer en los servidores durante años. Codifíquelos o protéjalos primero con una contraseña.
Contraseñas débiles o reutilizadas. Utilice una contraseña segura para los archivos protegidos y para acceder a su correo electrónico. Nunca coloque la contraseña en el mismo correo electrónico.
Demasiados destinatarios. Limite el acceso al destinatario previsto y a quienes realmente necesiten el archivo. Utilice CCO cuando proceda.
Omitir la comprobación de direcciones. Compruebe dos veces cada dirección de correo electrónico. Para los envíos de alto riesgo, verifique el destinatario fuera de banda. Confirme también cuidadosamente el correo electrónico del destinatario.
Ignorar las protecciones integradas. Active el cifrado del correo electrónico y la autenticación de dos factores. Prefiera clientes de correo electrónico y pasarelas que apliquen TLS.
El marco de las 3R para un correo electrónico más seguro
Reduzca lo que envía por correo electrónico. No incluya detalles en el asunto ni en el cuerpo del mensaje.
Sustituya los archivos adjuntos por enlaces de tiempo limitado de un servicio seguro de transferencia de archivos. Fije una fecha de caducidad y exija el inicio de sesión o una contraseña.
Restrinja el acceso con contraseñas, verificación de correo electrónico y permisos.
5 métodos para enviar documentos por correo electrónico de forma segura
Estos pasos le ayudarán a mantener el control mientras envía documentos por correo electrónico.
- Proteja sus archivos adjuntos con contraseña
Cree archivos cifrados o añada una contraseña antes de adjuntarlos. Un PDF protegido con contraseña es rápido, y los archivos ZIP cifrados con AES funcionan bien. Elige un cifrado potente y gestiona las claves con cuidado. Entrega siempre la contraseña por otro canal. Nunca la incluya con el archivo. Proteja también los archivos PDF con una contraseña segura cuando sea necesario. - Utilice servicios de correo electrónico cifrado
Para las conversaciones delicadas, utilice servicios con cifrado de extremo a extremo. Sólo usted y el destinatario pueden leer los mensajes y archivos adjuntos. Si su organización admite S/MIME o PGP, combínelos con controles de derechos. - Envíe enlaces seguros en lugar de archivos adjuntos
Cargue el documento en un servicio seguro de transferencia de archivos y comparta un enlace seguro de descarga con fecha de caducidad. Puede revocar el acceso si se envía un enlace incorrecto. Añade una verificación por correo electrónico o un código de acceso para el destinatario.
Un servicio como Filemail ofrece almacenamiento seguro en la nube, caducidad del enlace, contraseñas opcionales y seguimiento en tiempo real. Mantener el archivo fuera de los servidores de correo electrónico reduce la exposición. - Utilice el cifrado del correo electrónico y los controles de derechos
Si su organización admite el cifrado de correo electrónico como S/MIME o PGP, utilícelo con clientes compatibles. Los controles de derechos pueden bloquear el reenvío, la copia, la descarga o la impresión. El modo confidencial de Gmail y la función "No reenviar " de Outlook añaden controles de acceso, pero no proporcionan un verdadero cifrado de extremo a extremo. - Utiliza un servicio dedicado de transferencia segura de archivos
Para archivos grandes o muy sensibles, se recomienda una herramienta especializada. Servicios como Filemail son fáciles de usar, ofrecen almacenamiento seguro en la nube, análisis de virus, caducidad de enlaces, contraseñas y análisis.
Utiliza la aplicación web, la aplicación móvil o el complemento de Outlook con arrastrar y soltar. Puede enviar un enlace de descarga segura sin necesidad de que los destinatarios creen cuentas. Esto mantiene sus datos seguros y limita la exposición en los servidores de correo electrónico.
Compare los planes de Filemail para elegir las opciones de seguridad y almacenamiento adecuadas para su equipo.
Por qué elegir Filemail para la transferencia segura de documentos
Seguro por diseño. Filemail cifra los datos en tránsito y en reposo en un almacenamiento seguro en la nube. Los planes empresariales pueden habilitar el cifrado de extremo a extremo para una protección de conocimiento cero.
Envío sin fricciones. Los usuarios gratuitos pueden transferir hasta 5 GB. Los niveles Business y Enterprise eliminan los límites de tamaño y amplían la retención.
Prueba y control. Establezca contraseñas, fechas de caducidad y límites de descarga para cada enlace. Seguimiento de la actividad en tiempo real.
Diseñado para su forma de trabajar. Utilice la aplicación web, la aplicación móvil o el complemento de Outlook con la función de arrastrar y soltar. Funciona con los clientes de correo electrónico habituales y con los flujos de trabajo existentes para compartir documentos.
Funciones de seguridad importantes. La detección automática de virus, la selección de regiones, los registros de auditoría y los controles de políticas mantienen la seguridad de los datos. Muchos servicios de almacenamiento en la nube añaden comodidad, pero Filemail da prioridad al control.
Obtenga más información sobre las transferencias cifradas y consulte Por qué el correo electrónico no es seguro para conocer más detalles.
Preguntas frecuentes
¿Es seguro enviar por correo electrónico documentos como extractos bancarios o documentos de identidad utilizando los proveedores más conocidos?
Los principales proveedores cifran la conexión con sus servidores, lo que ayuda. La mayoría no ofrece cifrado de extremo a extremo, por lo que los servidores pueden seguir accediendo al contenido. Para documentos confidenciales, añade una contraseña o envía un enlace de descarga seguro.
¿Qué tipos de documentos debo evitar enviar por correo electrónico estándar?
Evite los archivos que incluyan información muy delicada, como registros financieros, identificaciones gubernamentales, datos médicos o contraseñas. Si tiene que enviarlos, utilice el cifrado o un enlace de transferencia segura.
¿En qué se diferencia el uso de Filemail de los archivos adjuntos?
Con Filemail, subes archivos a un almacenamiento seguro en la nube y compartes un enlace protegido. Puede aplicar contraseñas, establecer una fecha de caducidad y realizar un seguimiento de las descargas en tiempo real. El archivo no viaja a través de varios servidores de correo electrónico, lo que reduce la exposición.
¿Existen opciones integradas en Outlook o Google Workspace?
Sí. Outlook admite el cifrado de correo electrónico y la gestión de derechos. Gmail ofrece el modo confidencial con caducidad y contraseñas SMS. Utilízalos junto con enlaces seguros para una mayor protección.
Consulta los precios y las funciones para elegir el plan que mejor se adapte a tu equipo.
