Herramientas de trabajo remoto para equipos productivos y seguros

Por qué los equipos remotos necesitan las herramientas adecuadas

El trabajo a distancia aumenta la eficacia y reduce los costes, pero los sistemas equivocados pueden provocar retrasos en los proyectos y poner en peligro información confidencial. Un conjunto completo de herramientas digitales garantiza la transferencia segura de documentos, una comunicación fluida y una colaboración eficaz.

Desafíos comunes

• Solapamiento de zonas horarias: Es difícil organizar reuniones en tiempo real.
• Comunicacióndispersa: los mensajes se propagan por varias plataformas debido a la dispersión de la comunicación.
• Pérdida de responsabilidad: La falta de un seguimiento adecuado reduce la urgencia.
• Aislamiento: Los empleados pueden sentirse solos y sin apoyo.

Riesgos de seguridad

• Tareas duplicadas o perdidas: Una mala supervisión crea confusión.
• Mensajería desprotegida: Conduce a un trabajo desalineado y a la exposición.
• Fugas de datos confidenciales: Enviados a través de correos electrónicos o enlaces no seguros.
• Aplicaciones no aprobadas: el personal puede utilizar herramientas de riesgo no aprobadas.

Consejo: utilice herramientas con las que sea fácil comunicarse, que funcionen bien con el software que ya utiliza y que mantengan su información segura.

1. Intercambio seguro de archivos y transferencia de documentos

Filemail

Filemail utiliza cifrado de extremo a extremo, protección por contraseña y verificación de correo electrónico para mantener los datos seguros. Su interfaz de arrastrar y soltar y su aplicación móvil facilitan compartir archivos cifrados o adjuntos de correo electrónico en cualquier dispositivo. Puedes enviar archivos directamente a cualquier cuenta de correo electrónico, y los destinatarios reciben un enlace de descarga seguro para acceder a ellos sin riesgos.

Dropbox / Google Drive / OneDrive

Estas plataformas de almacenamiento seguro en la nube ofrecen sincronización en tiempo real y controles de acceso a los archivos. Google Drive integra el inicio de sesión de correo electrónico para compartir documentos fácilmente y funciona sin problemas con los clientes de correo electrónico habituales. Estas plataformas se integran fácilmente con las aplicaciones habituales del lugar de trabajo y admiten un estricto control de versiones. Los equipos pueden colaborar en tiempo real sin dejar de controlar quién puede ver o editar archivos confidenciales.

2. Plataformas de comunicación para equipos remotos

Slack

Una plataforma de mensajería flexible con canales estructurados y conversaciones asíncronas. Su historial de mensajes con función de búsqueda facilita la búsqueda de conversaciones anteriores, lo que reduce las preguntas repetidas o la información perdida. Slack permite compartir documentos, etiqueta al destinatario y optimiza el acceso móvil.

Microsoft Teams

Combina chat, vídeo e intercambio seguro de archivos e incluye sólidas funciones de seguridad. Como funciona con Microsoft 365, los equipos pueden programar reuniones, editar archivos juntos y gestionar proyectos desde una sola plataforma. Funciona con Microsoft 365 y Outlook e incluye herramientas de cifrado y protección de datos para evitar infracciones.

3. Videoconferencias y reuniones virtuales

Zoom

Ofrece vídeo HD seguro, pantalla compartida y sesiones de grupo. Zoom utiliza verificación de correo electrónico, enlaces de reunión seguros y protocolos de encriptación para discusiones privadas.

Google Meet

Funciona directamente en el navegador, sin necesidad de software. Vinculado a Gmail y Calendar, permite el acceso al almacenamiento en la nube y es compatible con la seguridad de la capa de transporte (TLS).

4. Gestión de tareas y colaboración

Trello

Un tablón de tareas visual y fácil de usar en el que los equipos pueden asignar, mover y gestionar tareas. Su diseño visual permite a los equipos ver el progreso de un vistazo, mientras que Trello les ayuda a organizar proyectos y mantener las tareas al día.

Asana

Ofrece tableros, fechas de vencimiento y asignaciones de proyectos. Facilita la comprensión de cómo enviar documentos por correo electrónico y compartir archivos de forma segura dentro de flujos de trabajo seguros.

5. Gestión de contraseñas y credenciales

1Contraseña

Almacena de forma segura las credenciales de inicio de sesión y las claves de cifrado. El sistema protege los datos de inicio de sesión de correo electrónico y restringe el acceso sólo al destinatario previsto.

Bitwarden

Gestor de contraseñas de código abierto que garantiza la seguridad de los datos y el acceso controlado. Ayuda a evitar filtraciones de datos mediante el almacenamiento cifrado de credenciales.

6. Herramientas de productividad y control del tiempo

Toggl Track

Sencillo seguimiento basado en temporizador a través de dispositivos. Ayuda a controlar las horas facturables y adjuntar registros de actividad a servidores de correo electrónico e informes de clientes.

RescueTime

Analiza los hábitos digitales para identificar las áreas de interés. Respeta la privacidad del usuario a la vez que mantiene unos estándares de datos seguros.

7. VPNs para Seguridad de Acceso Remoto

NordVPN

Cifra el tráfico de Internet y enmascara las direcciones IP. Las VPN garantizan que los trabajadores remotos puedan acceder de forma segura a los sistemas de la empresa sin exponer datos confidenciales a redes no seguras. Protege los dispositivos móviles y el uso de Wi-Fi públicas con un cifrado potente.

ExpressVPN

Proporciona acceso global y privacidad a alta velocidad. Protege a los trabajadores remotos de las filtraciones de datos en redes no fiables.

8. Colaboración y lluvia de ideas visual

Google Docs

Permite la edición en tiempo real con controles de acceso y cifrado del correo electrónico. El historial de revisiones permite a los equipos realizar un seguimiento de los cambios y restaurar versiones anteriores, garantizando la precisión. Se integra perfectamente con otras herramientas de Google Workspace.

Figma

Plataforma de diseño colaborativo para equipos creativos y de interfaz de usuario. Su estructura basada en la nube permite a los equipos revisar y actualizar diseños en cualquier momento sin sobrescribir el trabajo de los demás. Los usuarios pueden crear y comentar de forma segura en tiempo real.

9. Cultura remota y check-ins asíncronos

Donut

Ayuda a los trabajadores remotos a conectarse a través de chats informales en Slack. Fomenta la cultura de equipo y reduce la sensación de aislamiento.

Standuply

Automatiza los check-ins y las actualizaciones de tareas. Ayuda a los equipos a mantenerse en sintonía sin necesidad de reunirse en directo.

Lista de comprobación final del trabajo a distancia

Antes de seleccionar sus herramientas de trabajo a distancia, revise esta lista de comprobación para asegurarse de que su flujo de trabajo sigue siendo seguro y eficaz.

• ¿Las transferencias de archivos están encriptadas y son trazables?
• ¿Puede su equipo comunicarse en directo y de forma flexible?
• ¿Están protegidas las herramientas con seguridad de inicio de sesión de correo electrónico?
• ¿Están protegidos los datos confidenciales mediante TLS y claves de cifrado?
• ¿Los documentos sólo se comparten con el destinatario previsto?

Por qué elegir Filemail

Filemail ofrece un servicio seguro de transferencia de archivos con cargas rápidas, aplicaciones móviles, cifrado de correo electrónico y cumplimiento de la protección de datos. Su diseño de arrastrar y soltar y el cifrado de extremo a extremo facilitan la protección de datos confidenciales y el trabajo seguro con servicios en la nube. Es especialmente valioso para los equipos que envían con frecuencia archivos grandes o confidenciales a los clientes. El seguimiento integrado permite a los usuarios confirmar cuándo los destinatarios acceden a los archivos o los descargan.