Kā droši sūtīt dokumentus ar e-pastu

Ja jūs interesē, kā droši nosūtīt dokumentus e-pastā, ievietojiet failu aizsardzībā. E-pasts darbojas piezīmju, nevis drošai dokumentu kopīgošanai. Ja jums ir droši jānosūta dokumenti, izmantojot e-pastu, neaizsniedziet informāciju no teksta un izmantojiet drošu lejupielādes saiti.

E-pasts ir lieliski piemērots ātrai atjaunināšanai. Dokumentiem ir jādzīvo saitēs un šifrētos failos. Ja palielinās risks vai apjoms, drošai dokumentu pārsūtīšanai pārejiet uz drošu failu pārsūtīšanas pakalpojumu.

Ātras uzvaras: Vispirms veiciet šos

Aizstājiet pielikumus ar saitēm. Kopīgojiet drošu lejupielādes saiti ar derīguma termiņu. E-pasta serveros paliek mazāk failu.

Sadaliet noslēpumu. Nosūtiet failu tagad, bet paroli nosūtiet vēlāk ar īsziņu vai zvanu. Piegādājiet drošu paroli, izmantojot citu kanālu.

Pārbaudiet drošību. Ieslēdziet e-pasta šifrēšanu un pārliecinieties, ka savienojumi ir aizsargāti ar TLS (Transport Layer Security).

Nedrošu dokumentu nosūtīšanas pa e-pastu riski

E-pastā prioritāte ir ātrums, nevis slepenība. Neaizsargāti pielikumi palielina pārkāpuma iespējamību. Domājiet par parastu e-pasta vēstuli kā par piezīmi uz ātras konveijera lentes.

Nešifrēta pakļaušana riskam. Lielākā daļa pakalpojumu sniedzēju pēc noklusējuma neiedrošina patiesu end-to-end šifrēšanu. Pārtverti PDF faili un izklājlapas var atklāt konfidenciālus datus.

Ļaunprātīga programmatūra un pikšķerēšana. Uzbrucēji slēpj lietojumkravas pielikumos un uzdodas par uzticamiem sūtītājiem.

Nesankcionēta piekļuve. Pārrakstīšanās e-pasta adresē vai kompromitēts konts var nodot failus nepareizās rokās. Pārsūtīšana palielina risku.

Atbilstība un konfidencialitāte. Tiek sagaidīta stingra datu aizsardzība. Tās ignorēšana mazina uzticēšanos un draud ar sodiem.

Biežāk pieļautās kļūdas, no kurām jāizvairās

Atvērtu pielikumu sūtīšana. Nekad nesūtiet svarīgus e-pasta pielikumus kā vienkāršus failus. Pielikumi bieži tiek pārsūtīti tālāk un var gadiem ilgi atrasties serveros. Vispirms šifrējiet vai aizsargājiet ar paroli.

Vājas vai atkārtoti izmantotas paroles. Aizsargātiem failiem un e-pasta pieteikšanās parolei izmantojiet spēcīgu paroli. Nekad neievietot paroli tajā pašā e-pastā.

Pārāk daudz saņēmēju. Ierobežojiet piekļuvi tikai paredzētajam saņēmējam un tiem, kam fails patiešām nepieciešams. Vajadzības gadījumā izmantojiet BCC.

Adreses pārbaudes izlaišana. Divreiz pārbaudiet katru e-pasta adresi. Augsta riska sūtījumiem pārbaudiet saņēmēju ārpus joslas. Rūpīgi apstipriniet arī saņēmēja e-pasta adresi.

Iebūvēto aizsardzības sistēmu ignorēšana. Ieslēdziet e-pasta šifrēšanu un divu faktoru autentifikāciju. Dodiet priekšroku e-pasta klientiem un vārtejām, kas nodrošina TLS.

3R sistēma drošākai e-pasta sūtīšanai

Samaziniet to, ko sūtāt pa e-pastu. Neiekļaujiet sīkāku informāciju tēmā un galvenajā daļā.

Aizstājiet pielikumus ar saitēm no droša failu pārsūtīšanas pakalpojuma, kuru termiņš ir ierobežots. Nosakiet derīguma termiņu un pieprasiet pierakstīšanos vai piekļuves kodu.

Ierobežojiet piekļuvi, izmantojot paroles, e-pasta verifikāciju un atļaujas.

5 metodes drošai dokumentu nosūtīšanai pa e-pastu

Šie soļi palīdzēs jums saglabāt kontroli, sūtot dokumentus pa e-pastu.

1. Pielikumu aizsardzība ar paroli
   Izveidojiet šifrētus failus vai pievienojiet paroli pirms pievienošanas. Ar paroli aizsargāts PDF fails ir ātrs, un labi darbojas arī AES šifrēti ZIP arhīvi. Izvēlieties spēcīgu šifrēšanu un rūpīgi pārvaldiet atslēgas. Vienmēr sniedziet paroli, izmantojot citu kanālu. Nekad neiekļaujiet to kopā ar failu. Ja nepieciešams, aizsargājiet ar paroli arī PDF failus, izmantojot spēcīgu paroli.
2. Izmantojiet šifrētus e-pasta pakalpojumus
   Slepenām sarunām izmantojiet pakalpojumus ar end-to-end šifrēšanu. Ziņojumus un pielikumus varat lasīt tikai jūs un adresāts. Ja jūsu organizācija atbalsta S/MIME vai PGP, apvienojiet tos ar tiesību kontroli.
3. Pielikumu vietā sūtiet drošas saites
   Augšupielādējiet dokumentu drošā failu pārsūtīšanas pakalpojumā un kopīgojiet drošu lejupielādes saiti ar derīguma termiņu. Ja tiek nosūtīta nepareiza saite, varat atsaukt piekļuvi. Pievienojiet saņēmējam e-pasta verifikāciju vai piekļuves kodu.
   Tāds pakalpojums kā Filemail nodrošina drošu mākoņglabāšanu, saites derīguma termiņa beigas, izvēles paroles un izsekošanu reālajā laikā. Failu glabāšana ārpus e-pasta serveriem samazina risku.
4. Izmantojiet e-pasta šifrēšanu un tiesību kontroli
   Ja jūsu organizācija atbalsta e-pasta šifrēšanu, piemēram, S/MIME vai PGP, izmantojiet to ar saderīgiem klientiem. Tiesību kontrole var bloķēt pārsūtīšanu, kopēšanu, lejupielādi vai drukāšanu. Gmail Konfidenciālais režīms un Outlook funkcija Nepārsūtīt papildina piekļuves kontroli, taču tās nenodrošina patiesu end-to-end šifrēšanu.
5. Izmantojiet specializētu drošu failu pārsūtīšanas pakalpojumu
   Lielu vai īpaši sensitīvu failu gadījumā ieteicams izmantot specializētu rīku. Tādi pakalpojumi kā Filemail ir lietotājam draudzīgi, piedāvā drošu mākoņglabāšanu, vīrusu skenēšanu, saišu derīguma termiņa beigas, paroles un analīzi.

Izmantojiet tīmekļa lietotni, mobilo lietotni vai Outlook papildinājumu ar vilkšanas un nomešanas funkciju. Varat nosūtīt drošu lejupielādes saiti, nepieprasot saņēmējiem izveidot kontus. Tādējādi jūsu dati ir droši un tiek ierobežota e-pasta serveru pakļaušana riskam.
Salīdziniet Filemail plānus, lai izvēlētos savai komandai piemērotas drošības un glabāšanas iespējas.

Kāpēc izvēlēties Filemail drošai dokumentu pārsūtīšanai

Drošs pēc konstrukcijas. Filemail šifrē datus pārraidīšanas laikā un drošā mākoņglabāšanas vietā. Biznesa plāni var nodrošināt end-to-end šifrēšanu nulles zināšanu aizsardzībai.

Sūtīšana bez berzes. Bezmaksas lietotāji var pārsūtīt līdz 5 GB. Biznesa un uzņēmumu līmeņi atceļ lieluma ierobežojumus un paplašina saglabāšanu.

Pierādījumi un kontrole. Iestatiet paroles, derīguma termiņus un lejupielādes ierobežojumus katrai saitei. Izsekojiet darbību reāllaikā.

Izstrādāts atbilstoši jūsu darba veidam. Izmantojiet tīmekļa lietojumprogrammu, mobilo lietojumprogrammu vai Outlook papildinājumu ar vilkšanas un nomešanas funkciju. Tas darbojas kopā ar parastajiem e-pasta klientiem un esošajām dokumentu kopīgošanas darbplūsmām.

Svarīgas drošības funkcijas. Automātiska vīrusu skenēšana, reģionu atlase, audita žurnāli un politikas kontrole nodrošina datu drošību. Daudzi mākoņdatu glabāšanas pakalpojumi nodrošina ērtības, bet Filemail pirmajā vietā ir kontrole.

Uzziniet vairāk par šifrētu pārsūtīšanu un skatiet sadaļu Kāpēc e-pasts nav drošs, lai iegūtu dziļāku kontekstu.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai ir droši sūtīt e-pastā tādus dokumentus kā bankas izraksti vai personas apliecības, izmantojot populārus pakalpojumu sniedzējus?
Lielākie pakalpojumu sniedzēji šifrē savienojumu ar saviem serveriem, un tas palīdz. Lielākā daļa no tiem nenodrošina end-to-end šifrēšanu, tāpēc serveri joprojām var piekļūt saturam. Konfidenciāliem dokumentiem pievienojiet paroli vai nosūtiet drošu lejupielādes saiti.

Kāda veida dokumentus nevajadzētu sūtīt, izmantojot standarta e-pastu?
Izvairieties no failiem, kas ietver ļoti sensitīvu informāciju, piemēram, finanšu dokumentus, valsts identifikācijas dokumentus, medicīniskos datus vai paroles. Ja jums tie ir jānosūta, izmantojiet šifrēšanu vai drošu pārsūtīšanas saiti.

Ar ko Filemail izmantošana atšķiras no pielikumiem?
Izmantojot Filemail, jūs augšupielādējat failus drošā mākoņglabātuvē un kopīgojat aizsargātu saiti. Varat izmantot paroles, iestatīt derīguma termiņu un sekot līdzi lejupielādēm reālajā laikā. Failam nav jāceļo caur vairākiem e-pasta serveriem, kas samazina risku.

Vai Outlook vai Google Workspace ir iebūvētas opcijas?
Jā. Outlook atbalsta e-pasta šifrēšanu un tiesību pārvaldību. Gmail piedāvā konfidenciālu režīmu ar derīguma termiņa beigām un SMS piekļuves kodiem. Izmantojiet tās kopā ar drošām saitēm, lai nodrošinātu spēcīgāku aizsardzību.

Skatiet cenas un funkcijas, lai izvēlētos jūsu komandai piemērotu plānu.