Ako bezpečne posielať dokumenty e-mailom

Ak vás zaujíma, ako bezpečne odosielať dokumenty e-mailom, umiestnite súbor za ochranu. E-mail funguje na poznámky, nie na bezpečné zdieľanie dokumentov. Ak musíte dokumenty posielať bezpečne prostredníctvom e-mailu, uchovávajte údaje mimo tela a použite zabezpečený odkaz na stiahnutie.

E-mail je skvelý na rýchle aktualizácie. Dokumenty by mali žiť v odkazoch a šifrovaných súboroch. Keď sa zvýši riziko alebo veľkosť, prejdite na službu bezpečného prenosu súborov na bezpečný prenos dokumentov.

Rýchle výhry: Najskôr urobte toto

Nahraďte prílohy odkazmi. Zdieľajte bezpečný odkaz na stiahnutie s dátumom ukončenia platnosti. Na e-mailových serveroch zostane menej súborov.

Rozdeľte tajomstvo. Odošlite súbor teraz a heslo pošlite neskôr textovou správou alebo telefonátom. Doručte silné heslo prostredníctvom iného kanála.

Skontrolujte zabezpečenie. Zapnite šifrovanie e-mailov a potvrďte, že spojenia sú chránené protokolom TLS (Transport Layer Security).

Riziká nezabezpečeného odosielania dokumentov e-mailom

E-mail uprednostňuje rýchlosť, nie utajenie. Nechránené prílohy zvyšujú pravdepodobnosť narušenia. Predstavte si bežný e-mail ako poznámku na rýchlom páse.

Nešifrované vystavenie. Väčšina poskytovateľov štandardne neumožňuje skutočné šifrovanie typu end-to-end. Zachytené súbory PDF a tabuľky môžu odhaliť citlivé údaje.

Malvér a phishing. Útočníci skrývajú užitočné súbory v prílohách a vydávajú sa za dôveryhodných odosielateľov.

Neoprávnený prístup. Preklep v e-mailovej adrese alebo kompromitované konto môžu dostať súbory do nesprávnych rúk. Preposielanie znásobuje riziko.

Dodržiavanie predpisov a ochrana súkromia. Očakáva sa prísna ochrana údajov. Jej ignorovanie poškodzuje dôveru a vedie k sankciám.

Bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť

Posielanie otvorených príloh. Nikdy neposielajte dôležité prílohy e-mailov ako obyčajné súbory. Prílohy sa často preposielajú a na serveroch môžu ležať aj niekoľko rokov. Najprv ich zašifrujte alebo zaheslujte.

Slabé alebo opakovane používané heslá. Používajte silné heslo pre chránené súbory a pre prihlásenie do e-mailu. Nikdy neumiestňujte heslo do toho istého e-mailu.

Príliš veľa príjemcov. Prístup obmedzte na zamýšľaného príjemcu a na tých, ktorí súbor skutočne potrebujú. V prípade potreby používajte BCC.

Vynechanie kontroly adresy. Každú e-mailovú adresu dvakrát skontrolujte. V prípade vysoko rizikových odoslaní overte príjemcu mimo pásma. Dôkladne potvrďte aj e-mailovú adresu príjemcu.

Ignorovanie zabudovaných ochranných prvkov. Zapnite šifrovanie e-mailov a dvojfaktorové overovanie. Uprednostňujte e-mailových klientov a brány, ktoré presadzujú TLS.

Rámec 3R pre bezpečnejšie odosielanie e-mailov

Znížte množstvo informácií, ktoré posielate e-mailom. Do predmetu a tela správy neuvádzajte žiadne podrobnosti.

Prílohynahraďte časovo obmedzenými odkazmi zo zabezpečenej služby prenosu súborov. Nastavte dátum ukončenia platnosti a vyžadujte prihlásenie alebo prístupový kód.

Obmedzte prístup pomocou hesiel, overovania e-mailov a oprávnení.

5 spôsobov bezpečného odosielania dokumentov e-mailom

Tieto kroky vám pomôžu udržať si kontrolu pri odosielaní dokumentov prostredníctvom e-mailu.

1. Chráňte prílohy heslom
   Vytvorte zašifrované súbory alebo pridajte heslo pred pripojením prílohy. Heslom chránený súbor PDF je rýchly a dobre fungujú aj archívy ZIP šifrované pomocou AES. Vyberte si silné šifrovanie a starostlivo spravujte kľúče. Heslo vždy doručujte iným kanálom. Nikdy ho neprikladajte k súboru. V prípade potreby zaheslujte aj súbory PDF silným heslom.
2. Používajte šifrované e-mailové služby
   Na citlivé konverzácie používajte služby s koncovým šifrovaním. Správy a prílohy môžete čítať len vy a určený príjemca. Ak vaša organizácia podporuje protokoly S/MIME alebo PGP, spájajte ich s kontrolou práv.
3. Namiesto príloh posielajte zabezpečené odkazy
   Odosielajte dokument do zabezpečenej služby na prenos súborov a zdieľajte zabezpečený odkaz na stiahnutie s dátumom platnosti. V prípade odoslania nesprávneho prepojenia môžete prístup zrušiť. Pridajte overenie e-mailu alebo prístupový kód pre príjemcu.
   Služba, ako je Filemail, poskytuje bezpečné cloudové úložisko, vypršanie platnosti odkazu, voliteľné heslá a sledovanie v reálnom čase. Udržiavanie súboru mimo e-mailových serverov znižuje expozíciu.
4. Používanie šifrovania e-mailov a kontroly práv
   Ak vaša organizácia podporuje šifrovanie e-mailov, napríklad S/MIME alebo PGP, používajte ho s kompatibilnými klientmi. Kontrola práv môže blokovať preposielanie, kopírovanie, sťahovanie alebo tlač. Dôverný režim v službe Gmail a funkcia Do Not Forward v programe Outlook pridávajú kontrolu prístupu, ale neposkytujú skutočné koncové šifrovanie.
5. Používajte špecializovanú službu bezpečného prenosu súborov
   V prípade veľkých alebo veľmi citlivých súborov sa odporúča použiť špecializovaný nástroj. Služby ako Filemail sú používateľsky prívetivé, ponúkajú bezpečné cloudové úložisko, antivírusovú kontrolu, vypršanie platnosti odkazov, heslá a analytiku.

Použite webovú aplikáciu, mobilnú aplikáciu alebo doplnok aplikácie Outlook s funkciou drag-and-drop. Môžete poslať zabezpečený odkaz na stiahnutie bez toho, aby ste od príjemcov vyžadovali vytvorenie konta. Vaše údaje tak zostanú v bezpečí a obmedzí sa ich vystavenie na e-mailových serveroch.
Porovnajte si plány služby Filemail a vyberte si správne možnosti zabezpečenia a ukladania pre svoj tím.

Prečo si vybrať službu Filemail na zabezpečený prenos dokumentov

Bezpečné už od návrhu. Filemail šifruje údaje pri prenose a v pokoji na bezpečnom cloudovom úložisku. Firemné plány môžu umožniť šifrovanie end-to-end na ochranu s nulovou znalosťou.

Bezproblémové odosielanie. Bezplatní používatelia môžu prenášať až 5 GB. Úrovne Business a Enterprise rušia limity veľkosti a rozširujú uchovávanie.

Dôkaz a kontrola. Nastavte heslá, dátumy vypršania platnosti a limity sťahovania pre každé prepojenie. Sledujte aktivitu v reálnom čase.

Vytvorené pre váš spôsob práce. Používajte webovú aplikáciu, mobilnú aplikáciu alebo doplnok aplikácie Outlook s funkciou drag-and-drop. Funguje popri bežných e-mailových klientoch a existujúcich pracovných postupoch zdieľania dokumentov.

Bezpečnostné funkcie, na ktorých záleží. Automatická antivírusová kontrola, výber regiónu, protokoly auditu a kontrola zásad zabezpečujú bezpečnosť údajov. Mnohé služby cloudových úložísk pridávajú pohodlie, ale Filemail kladie na prvé miesto kontrolu.

Viac informácií o šifrovaných prenosoch a hlbšie súvislosti nájdete v časti Prečo e-mail nie je bezpečný.

Často kladené otázky

Je bezpečné posielať dokumenty, ako sú bankové výpisy alebo občianske preukazy, e-mailom prostredníctvom populárnych poskytovateľov?
Hlavní poskytovatelia šifrujú pripojenie k svojim serverom, čo pomáha. Väčšina z nich neposkytuje koncové šifrovanie, takže servery môžu stále získať prístup k obsahu. V prípade dôverných dokumentov pridajte heslo alebo pošlite zabezpečený odkaz na stiahnutie.

Akým typom dokumentov by som sa mal vyhnúť pri odosielaní prostredníctvom štandardného e-mailu?
Vyhnite sa súborom, ktoré obsahujú veľmi citlivé informácie, ako sú finančné záznamy, vládne doklady, zdravotné údaje alebo heslá. Ak ich musíte poslať, použite šifrovanie alebo zabezpečený odkaz na prenos.

V čom sa používanie služby Filemail líši od posielania príloh?
Pomocou služby Filemail odosielate súbory do zabezpečeného cloudového úložiska a zdieľate chránené prepojenie. Môžete použiť heslá, nastaviť dátum vypršania platnosti a sledovať sťahovanie v reálnom čase. Súbor necestuje cez viaceré e-mailové servery, čo znižuje riziko ohrozenia.

Má Outlook alebo Google Workspace zabudované možnosti?
Áno. Outlook podporuje šifrovanie e-mailov a správu práv. Služba Gmail ponúka dôverný režim s vypršaním platnosti a SMS kódmi. Používajte ich spolu so zabezpečenými odkazmi na silnejšiu ochranu.

Pozrite si ceny a funkcie a vyberte si plán, ktorý vyhovuje vášmu tímu.