Bezpečné zdieľanie súborov pre účtovníkov a finančné služby

Právne a regulačné povinnosti účtovníkov pri zdieľaní súborov
Poskytujeme bezpečný, šifrovaný prenos súborov s dobou uchovávania, ktorú si klient môže plne nakonfigurovať. Obsah všetkých súborov uložených na našich serveroch nemožno po odoslaní zmeniť, pretože neposkytujeme žiadne nástroje ani mechanizmy na zmenu v súbore. Poskytujeme tiež nemenné protokoly auditu.
Služba Filemail podporuje bezpečné zdieľanie súborov pre účtovníkov v rámci regionálnych jurisdikcií. V nasledujúcej tabuľke sú uvedené povinnosti vyplývajúce z profesijných kódexov správania a vnútroštátnych zákonov týkajúcich sa správy údajov klientov.
Región | Primárne nariadenia / kódex | Kľúčové požiadavky na prenos súborov | Špecifické technické podmienky |
---|---|---|---|
US | Etický kódex AICPA (ET §1.700), SOX (verejné spoločnosti), GLBA (finančné údaje), HIPAA (PHI), FINRA (záznamy broker-dealerov) a štátne zákony o súkromí (CCPA/CPRA, VCDPA atď.). | Zachovajte dôvernosť informácií o klientovi. Zabezpečenie finančných údajov. Uchovávajte záznamy podľa regulačných predpisov. | Šifrovanie a kontroly prístupu sa považujú za základné "primerané bezpečnostné opatrenia". FINRA vyžaduje uchovávanie elektronických záznamov vo formáte WORM (write-once-read-many). |
Nórsko | GDPR EÚ, nórsky zákon o osobných údajoch, Etický kódex IFAC (prijatý Den norske Revisorforening). | Zabezpečenie osobných a finančných údajov. Zabezpečenie zákonných prenosov. Zachovávajte dôvernosť informácií o klientoch. Dohľad zo strany Datatilsynet (nórsky úrad pre ochranu údajov). | GDPR "vhodné technické a organizačné opatrenia"; nórske usmernenie odporúča šifrovanie a zaznamenávanie auditov. |
Európa (EÚ) | GDPR EÚ, Etický kódex IFAC/IESBA (zásada dôvernosti, článok 114). | Zákonné, spravodlivé a bezpečné spracovanie údajov klientov. Profesionálni účtovníci nesmú zverejňovať informácie o klientoch s výnimkou prípadov, keď to vyžaduje zákon. | V kódexe IFAC nie je špecifikovaná žiadna technológia. Regulačné orgány EÚ poukazujú na šifrovanie, pseudonymizáciu a obmedzený prístup ako na kľúčové ochranné opatrenia. |
UK | GDPR Spojeného kráľovstva, zákon o ochrane údajov z roku 2018, Etický kódex ICAEW / ACCA (zásada dôvernosti), etický štandard FRC (audítori). | Chráňte osobné a firemné údaje. Zachovať integritu auditu. Zachovať dôvernosť. | V usmerneniach ICO sa výslovne odporúča šifrovanie a silná kontrola prístupu. Bezpečné portály/systémy na prenos súborov sa považujú za osvedčené postupy. |
Austrália / NZ | Zákon o ochrane súkromia 1988 (Austrália), APP; Zákon o ochrane súkromia 2020 (NZ); Etický kódex APES 110 (na základe IFAC). | Zachovávajte dôvernosť. Chráňte pred neoprávneným použitím/zverejnením. Zachovať dôvernosť v zahraničí. | "Primerané kroky" požadované podľa APP 11 - zahŕňajú šifrovanie, auditovateľnosť a zásady bezpečného vymazávania. |
Globálne | Kódex FAC / IESBA - základná zásada dôvernosti (oddiel 114). | Zakazuje zverejňovanie informácií o klientoch, pokiaľ to nevyžaduje zákon alebo pokiaľ to nie je povolené. Chráni údaje pred náhodným alebo úmyselným porušením. | Žiadna odporúčaná technológia. Od členov sa očakáva, že prijmú bezpečnostné opatrenia, ktoré znižujú riziko. Šifrovanie a bezpečné zdieľanie súborov sú všeobecne uznávané bezpečnostné opatrenia. |
Ako Filemail umožňuje bezpečné zdieľanie súborov pre účtovníkov
Zdieľanie súborov s nulovými znalosťami
E-mail je nezabezpečený spôsob komunikácie s klientom. Rovnako problematické je, ak sa používa na odosielanie veľkých súborov, napríklad citlivých dokumentov. Použite našu službu zdieľania súborov s nulovou znalosťou, aby boli všetky odosielané a prijímané súbory v bezpečí pred zachytením a inými hrozbami. Používame 256-bitové šifrovanie AES, ktoré uľahčuje spoľahlivú ochranu počas celej cesty prenosu súborov.
Šifrovanie od konca ku koncu (E2E ): S E2EE sa proces šifrovania začína, kým sa súbor nachádza v zdrojovom zariadení. Súbor zostane zašifrovaný počas celého životného cyklu prenosu súboru. Príjemca bude na dešifrovanie potrebovať tajný kľúč.
Šifrovanie v pokoji: Koncové šifrovanie zabezpečuje, že naša cloudová služba uchováva súbory v bezpečí, kým sú uložené v našich dátových centrách.
Šifrovanie pri prenose: Na šifrovanie všetkých prenosov údajov s akýmkoľvek zariadením, ktoré sa pripája k našej cloudovej službe prenosu súborov, používame protokol HTTPS TLS 1.2.

Uľahčenie zapojenia klienta
Intuitívne rozhranie, funkcie drag and drop a neobmedzené zdieľanie súborov zlepšujú komunikáciu a interakciu s klientmi. Môžu s vami začať zdieľať okamžite, bez nutnosti inštalovať akýkoľvek softvér. Stačí navštíviť našu stránku a začať zdieľať.
Neobmedzené zdieľanie
Žiadne obmedzenia týkajúce sa relácií zdieľania súborov, počtu klientov, ktorých môžete zapojiť, ani počtu súborov, ktoré s vami zdieľajú.
Nie je potrebný žiadny klientsky účet
Vaši klienti si nemusia registrovať konto ani inštalovať žiadny softvér.
Žiadosti o súkromné súbory
Pošlite klientom žiadosti o súbory z aplikácie Filemail, v ktorých uvediete, aké dokumenty od nich potrebujete.
Robustné zabezpečenie súkromia a bezpečnosti
Náš rad funkcií zabezpečuje, že klienti a partneri môžu zdieľať citlivé dokumenty v súlade s predpismi. Môžete kontrolovať, kde súbory ukladáte, ako dlho ich uchovávate a kto k nim má prístup.
Uchovávanie súborov: Uchovávanie súborov v našej cloudovej službe je konfigurovateľné. Ukladajte klientske dokumenty tak dlho, ako potrebujete, aby ste dodržali pravidlá FINRA/SEC.
Chráňte stránky na stiahnutie: Pre všetky stránky na prevzatie môžete nastaviť heslo. Prístup k nim majú len návštevníci s heslom.
Dôverný úložný priestor: Váš účet prideľuje všetkým používateľom súkromný úložný priestor namiesto zdieľaného úložného priestoru.
Dvojvrstvová ochrana: Všetky súbory, ktoré vstupujú do nášho cloudu, sú posudzované dvoma firewallmi a kontrolované na prítomnosť vírusov a malvéru.

Overovanie a riadenie prístupu
Udržujte kontrolu a dohľad overovaním prístupu používateľov. Budete vedieť, že službu Filemail môžu používať len správni ľudia a ku ktorým súborom majú prístup.
2FA: Povoľte dvojfaktorovú autentifikáciu, aby ste pridali ďalšiu vrstvu zabezpečenia a overili, že k účtu majú prístup len oprávnení používatelia.
Účty založené na rolách: Ponúkame licencie viacerých správcov aj licencie viacerých používateľov v účte uľahčujúce udeľovanie oprávnení a práv.
SAML/SSO: Integrujeme sa s hlavnými poskytovateľmi identít, ako sú Microsoft Entra (Azure AD) a Google Workspace, aby sme centralizovali používateľské oprávnenia. Môžete bez problémov poskytovať rozšírené služby zdieľania súborov pre oprávnených pracovníkov vo vašej firme.

Transparentné a kontrolovateľné
Zostaňte v súlade s predpismi s jasnou stopou činnosti. Naše nástroje na audit a overovanie uľahčujú dokazovanie integrity, sledovanie činností a rýchlu reakciu na požiadavky klienta alebo regulačného orgánu.
Protokoly auditu
O všetkých pozoruhodných aktivitách zdieľania súborov sa vedú protokoly v súlade s protokolom WORM, ktoré sú chránené pred neoprávnenou manipuláciou. Zostaňte informovaní o odosielaní a sťahovaní súborov, dátume a čase a IP adrese, čo vám pomôže pri vytváraní auditných záznamov v súlade s predpismi.
Kontroly integrity súborov
Pred prenosom súboru vytvoríme jeho kontrolný súčet MD5. Potom ho porovnáme s iným kontrolným súčtom, keď dorazí do nášho cloudu. To nám pomáha zabezpečiť integritu súboru.
Aktualizácie v reálnom čase
Okamžite ste informovaní o všetkých hlavných aktivitách zdieľania súborov, aby ste mali aktuálne informácie o stave zdieľaných súborov.
Vždy aktuálne zabezpečenie
Ak chcete umožniť bezpečné zdieľanie súborov pre účtovníkov, musíte mať vždy k dispozícii najnovšie nebezpečenstvá. Bezpečnostné hrozby sa neustále vyvíjajú, a preto sa vyvíja aj náš bezpečnostný postoj. Od každodenných aktualizácií vírusov až po externé penetračné testy neustále pracujeme na tom, aby boli vaše údaje v bezpečí.
Denné aktualizácie vírusov: Každých 24 hodín aktualizujeme naše vírusové definície, aby sme zabezpečili ochranu pred všetkými najnovšími hrozbami.
Pravidelné penetračné testy: Využívame odborníkov na kybernetickú bezpečnosť tretej strany na pravidelné hodnotenie a aktualizáciu nášho bezpečnostného postavenia.
Oznámenie o narušení bezpečnosti: Zaviedli sme protokoly osvedčených postupov, aby sme vás mohli okamžite informovať o akomkoľvek narušení bezpečnosti údajov. Oznámime vám to do 72 hodín, aby ste mohli bezodkladne konať.

Úložisko v cloude v súlade s predpismi
Vaše údaje chránime na hardvérovej aj softvérovej úrovni, pričom kombinujeme ukladanie súborov a manipuláciu s nimi v súlade s regionálnymi predpismi spolu s prísnymi fyzickými ochrannými opatreniami v našich dátových centrách.
Ukladanie údajov v súlade s regiónom
Naša globálna cloudová infraštruktúra nám umožňuje ukladať vaše súbory vo vašom regióne. Dodržiavajte regionálne a/alebo národné mandáty z hľadiska umiestnenia úložiska údajov.
Zabezpečenie na mieste
Naše dátové centrá sú vybavené rôznymi bezpečnostnými opatreniami vrátane bezpečnostnej stráže, nepretržitého dohľadu a kontrolovaných prístupových bodov.
Profesionálne zdieľanie súborov

Vlastný klientsky portál subdomény
Všetky účty dostanú vlastnú subdoménu, ktorú si môžu pomenovať podľa vlastného uváženia. Subdoména je váš zabezpečený klientsky portál na prijímanie súborov klientov.

Vlastná značka
Všetky externé stránky môžete prispôsobiť svojmu logu, obrázkom na pozadí a farbám, aby boli v súlade s vašou značkou.
Základné funkcie zdieľania súborov
Poskytujeme všetko, čo potrebujete na spoľahlivý a efektívny prenos súborov. Navrhnuté pre každodenné požiadavky účtovníkov. Prijímajte citlivé daňové dokumenty, posielajte finančné výkazy, audítorské správy, mzdové súbory a regulačné podania bezpečne a bez trenia.
Výber našich klientov v oblasti finančných služieb








For Just / Month / User
Začnite bezplatné skúšobné obdobie
Vytvorte si účet alebo sa prihláste