Belgeleri güvenli bir şekilde e-posta ile nasıl gönderebilirsiniz
Belgeleri nasıl güvenli bir şekilde e-postayla göndereceğinizi merak ediyorsanız, dosyayı korumanın arkasına koyun. E-posta notlar için işe yarar, güvenli belge paylaşımı için değil. Belgeleri e-posta yoluyla güvenli bir şekilde göndermeniz gerekiyorsa, ayrıntıları gövdenin dışında tutun ve güvenli bir indirme bağlantısı kullanın.
E-posta hızlı güncellemeler için harikadır. Belgeler bağlantılarda ve şifrelenmiş dosyalarda bulunmalıdır. Risk veya boyut arttığında, güvenli belge aktarımı için güvenli bir dosya aktarım hizmetine geçin.
Hızlı Kazançlar: Önce Bunları Yapın
Ekleri bağlantılarla değiştirin. Son kullanma tarihi olan güvenli bir indirme bağlantısı paylaşın. E-posta sunucularında daha az dosya kalır.
Sırrı bölüştürün. Dosyayı şimdi gönderin ve şifreyi daha sonra mesajla veya bir aramayla gönderin. Güçlü şifreyi farklı bir kanaldan iletin.
Güvenliği kontrol edin. E-posta şifrelemesini açın ve bağlantıların Aktarım Katmanı Güvenliği (TLS) ile korunduğunu onaylayın.
Güvensiz Belge E-postalama Riskleri
E-posta gizliliğe değil hıza öncelik verir. Korumasız ekler ihlal olasılığını artırır. Normal bir e-postayı hızlı bir taşıma bandındaki bir not olarak düşünün.
Şifrelenmemiş maruz kalma. Çoğu sağlayıcı varsayılan olarak gerçek uçtan uca şifrelemeyi etkinleştirmez. Ele geçirilen PDF dosyaları ve elektronik tablolar hassas verileri açığa çıkarabilir.
Kötü amaçlı yazılım ve kimlik avı. Saldırganlar eklerdeki yükleri gizler ve güvenilir göndericileri taklit eder.
Yetkisiz erişim. E-posta adresindeki bir yazım hatası veya ele geçirilmiş bir hesap, dosyaların yanlış ellere geçmesine neden olabilir. Yönlendirme riski katlar.
Uyumluluk ve gizlilik. Güçlü veri koruması beklenir. Bunu göz ardı etmek güvene zarar verir ve cezalara davetiye çıkarır.
Kaçınılması Gereken Yaygın Hatalar
Açık ekler gönderme. Önemli e-posta eklerini asla düz dosyalar olarak göndermeyin. Ekler genellikle iletilir ve yıllarca sunucularda bekleyebilir. Önce şifreleyin veya parola ile koruyun.
Zayıf veya tekrar kullanılan parolalar. Korunan dosyalar ve e-posta girişiniz için güçlü bir parola kullanın. Parolayı asla aynı e-postaya koymayın.
Çok fazla alıcı. Erişimi amaçlanan alıcıyla ve dosyaya gerçekten ihtiyacı olanlarla sınırlayın. Uygun olduğunda BCC kullanın.
Adres kontrollerini atlamak. Her e-posta adresini iki kez kontrol edin. Yüksek riskli gönderiler için alıcıyı grup dışından doğrulayın. Alıcının e-postasını da dikkatlice onaylayın.
Yerleşik korumaları göz ardı etmek. E-posta şifrelemesini ve iki faktörlü kimlik doğrulamayı etkinleştirin. TLS uygulayan e-posta istemcilerini ve ağ geçitlerini tercih edin.
Daha Güvenli E-posta Gönderimi için 3R Çerçevesi
E-posta ile gönderdikleriniziazaltın. Ayrıntıları konu ve gövde dışında tutun.
Ekleri güvenli bir dosya aktarım hizmetinden zaman sınırlı bağlantılarladeğiştirin. Bir son kullanma tarihi belirleyin ve oturum açma veya parola gerektirin.
Parolalar, e-posta doğrulama ve izinlerle erişimikısıtlayın.
5 E-posta ile Güvenli Belge Gönderme Yöntemi
Bu adımlar, e-posta yoluyla belge gönderirken kontrolü elinizde tutmanıza yardımcı olur.
- Eklerinizi Parola ile Koruyun
Şifreli dosyalar oluşturun veya eklemeden önce bir parola ekleyin. Parola korumalı bir PDF hızlıdır ve AES şifreli ZIP arşivleri iyi çalışır. Güçlü şifreleme seçin ve anahtarları dikkatle yönetin. Parolayı her zaman farklı bir kanaldan iletin. Asla dosyaya dahil etmeyin. Ayrıca gerektiğinde PDF dosyalarını güçlü bir parola ile koruyun. - Şifreli E-posta Hizmetlerini Kullanın
Hassas görüşmeler için uçtan uca şifrelemeye sahip hizmetleri kullanın. Mesajları ve ekleri yalnızca siz ve hedeflenen alıcı okuyabilir. Kuruluşunuz S/MIME veya PGP'yi destekliyorsa, bunları hak denetimleriyle eşleştirin. - Ekler Yerine Güvenli Bağlantılar Gönderin
Belgeyi güvenli bir dosya aktarım hizmetine yükleyin ve son kullanma tarihi olan güvenli bir indirme bağlantısı paylaşın. Yanlış bağlantı gönderilirse erişimi iptal edebilirsiniz. Alıcı için e-posta doğrulaması veya bir parola ekleyin.
Filemail gibi bir hizmet güvenli bulut depolama, bağlantının süresinin dolması, isteğe bağlı parolalar ve gerçek zamanlı izleme sağlar. Dosyayı e-posta sunucularının dışında tutmak maruziyeti azaltır. - E-posta Şifreleme ve Hak Kontrollerini Kullanın
Kuruluşunuz S/MIME veya PGP gibi e-posta şifrelemesini destekliyorsa, bunu uyumlu istemcilerle kullanın. Hak denetimleri iletmeyi, kopyalamayı, indirmeyi veya yazdırmayı engelleyebilir. Gmail Gizli Modu ve Outlook'un İletme özelliği erişim kontrolleri ekler, ancak gerçek uçtan uca şifreleme sağlamazlar. - Özel Güvenli Dosya Aktarım Hizmeti Kullanın
Büyük veya son derece hassas dosyalar için özel bir araç önerilir. Filemail gibi hizmetler kullanıcı dostudur, güvenli bulut depolama, virüs taraması, bağlantı süresinin dolması, parolalar ve analizler sunar.
Web uygulamasını, mobil uygulamayı veya sürükle-bırak özellikli Outlook eklentisini kullanın. Alıcıların hesap oluşturmasını gerektirmeden güvenli bir indirme bağlantısı gönderebilirsiniz. Bu, verilerinizi güvende tutar ve e-posta sunucularındaki maruziyeti sınırlar.
Ekibiniz için doğru güvenlik ve depolama seçeneklerini seçmek için Filemail planlarını karşılaştırın.
Güvenli Belge Transferi için Neden Filemail'i Seçmelisiniz?
Tasarım gereği güvenli. Filemail, verileri aktarım sırasında ve güvenli bulut depolamada beklerken şifreler. İş planları, sıfır bilgi koruması için uçtan uca şifrelemeyi etkinleştirebilir.
Sürtünmesiz gönderim. Ücretsiz kullanıcılar 5 GB'a kadar aktarım yapabilir. Business ve Enterprise katmanları boyut sınırlarını kaldırır ve saklama süresini uzatır.
Kanıt ve kontrol. Her bağlantı için parolalar, son kullanma tarihleri ve indirme limitleri belirleyin. Etkinliği gerçek zamanlı olarak izleyin.
Çalışma şekliniz için tasarlandı. Web uygulamasını, mobil uygulamayı veya Outlook eklentisini sürükle-bırak yöntemiyle kullanın. Yaygın e-posta istemcileri ve mevcut belge paylaşım iş akışlarıyla birlikte çalışır.
Önemli güvenlik özellikleri. Otomatik virüs taraması, bölge seçimi, denetim günlükleri ve ilke denetimleri verileri güvende tutar. Birçok bulut depolama hizmeti kolaylık sağlar, ancak Filemail kontrolü ilk sıraya koyar.
Şifrelenmiş aktarımlar hakkında daha fazla bilgi edinin ve daha ayrıntılı bilgi için E-posta Neden Güvenli Değildir bölümüne bakın.
SSS
Popüler sağlayıcıları kullanarak banka hesap özeti veya kimlik gibi belgeleri e-postayla göndermek güvenli midir?
Başlıca sağlayıcılar sunucularına olan bağlantıyı şifreler, bu da yardımcı olur. Çoğu uçtan uca şifreleme sağlamaz, bu nedenle sunucular yine de içeriğe erişebilir. Gizli belgeler için bir parola ekleyin veya güvenli bir indirme bağlantısı gönderin.
Standart e-posta yoluyla ne tür belgeler göndermekten kaçınmalıyım?
Mali kayıtlar, devlet kimlikleri, tıbbi veriler veya parolalar gibi son derece hassas bilgiler içeren dosyalardan kaçının. Bunları göndermeniz gerekiyorsa, şifreleme veya güvenli bir aktarım bağlantısı kullanın.
Filemail kullanmanın eklerden farkı nedir?
Filemail ile güvenli bulut depolama alanına yükleme yapar ve korumalı bir bağlantı paylaşırsınız. Parolalar uygulayabilir, bir son kullanma tarihi belirleyebilir ve indirmeleri gerçek zamanlı olarak takip edebilirsiniz. Dosya birden fazla e-posta sunucusundan geçmez, bu da maruz kalmayı azaltır.
Outlook veya Google Workspace'in yerleşik seçenekleri var mı?
Evet. Outlook e-posta şifrelemesini ve hak yönetimini destekler. Gmail, zaman aşımı ve SMS şifreleri ile Gizli Mod sunar. Daha güçlü koruma için bunları güvenli bağlantılarla birlikte kullanın.
Ekibinize uygun planı seçmek için fiyatlandırma ve özelliklere bakın.
