Comment envoyer des documents en toute sécurité par email

Si vous vous demandez comment envoyer des documents par courrier électronique en toute sécurité, placez le fichier derrière une protection. Le courrier électronique sert à prendre des notes, pas à partager des documents en toute sécurité. Si vous devez envoyer des documents en toute sécurité par courrier électronique, ne donnez pas de détails dans le corps du texte et utilisez un lien de téléchargement sécurisé.

Le courrier électronique est idéal pour les mises à jour rapides. Les documents doivent être stockés dans des liens et des fichiers cryptés. Lorsque le risque ou la taille augmente, passez à un service de transfert de fichiers sécurisé pour le transfert de documents sécurisés.

Des gains rapides : Faites d'abord ce qui suit

Remplacer les pièces jointes par des liens. Partagez un lien de téléchargement sécurisé avec une date d'expiration. Moins de fichiers restent sur les serveurs de messagerie.

Partagez le secret. Envoyez le fichier maintenant, et envoyez le mot de passe plus tard par SMS ou par téléphone. Transmettez le mot de passe fort par un canal différent.

Vérifiez la sécurité. Activez le cryptage du courrier électronique et confirmez que les connexions sont protégées par le protocole TLS (Transport Layer Security).

Risques liés à l'envoi de documents non sécurisés par courrier électronique

Le courrier électronique privilégie la rapidité plutôt que le secret. Les pièces jointes non protégées augmentent les risques de violation. Considérez un courriel normal comme une note sur un tapis roulant rapide.

Exposition non cryptée. La plupart des fournisseurs n'activent pas par défaut un véritable cryptage de bout en bout. Les fichiers PDF et les feuilles de calcul interceptés peuvent exposer des données sensibles.

Logiciels malveillants et hameçonnage. Les attaquants dissimulent des charges utiles dans les pièces jointes et se font passer pour des expéditeurs de confiance.

Accès non autorisé. Une faute de frappe dans une adresse électronique ou un compte compromis peut mettre des fichiers entre de mauvaises mains. Le transfert multiplie les risques.

Conformité et confidentialité. Une forte protection des données est attendue. L'ignorer nuit à la confiance et entraîne des sanctions.

Les erreurs les plus courantes à éviter

Envoyer des pièces jointes ouvertes. N'envoyez jamais de pièces jointes à des courriels importants sous forme de fichiers simples. Les pièces jointes sont souvent transférées et peuvent rester sur les serveurs pendant des années. Cryptez-les ou protégez-les par un mot de passe.

Mots de passe faibles ou réutilisés. Utilisez un mot de passe fort pour les fichiers protégés et pour vous connecter à votre messagerie électronique. Ne placez jamais le mot de passe dans le même courriel.

Trop de destinataires. Limitez l'accès au destinataire prévu et à ceux qui ont vraiment besoin du fichier. Utilisez la fonction BCC lorsque c'est nécessaire.

Omettre de vérifier les adresses. Vérifiez deux fois chaque adresse électronique. Pour les envois à haut risque, vérifiez le destinataire en dehors du groupe. Confirmez également avec soin l'adresse électronique du destinataire.

Ignorer les protections intégrées. Activez le cryptage des courriels et l'authentification à deux facteurs. Préférer les clients de messagerie et les passerelles qui appliquent le protocole TLS.

Le cadre des 3R pour un e-mail plus sûr

Réduisez ce que vous envoyez par courrier électronique. Ne donnez pas de détails dans l'objet et le corps du message.

Remplacez les pièces jointes par des liens à durée limitée provenant d'un service de transfert de fichiers sécurisé. Fixez une date d'expiration et exigez une connexion ou un code d'accès.

Restreignez l' accès à l'aide de mots de passe, d'une vérification de l'adresse électronique et d'autorisations.

5 méthodes pour envoyer des documents par courrier électronique en toute sécurité

Ces étapes vous permettent de garder le contrôle lors de l'envoi de documents par courrier électronique.

1. Protégez vos pièces jointes par un mot de passe
   Créez des fichiers cryptés ou ajoutez un mot de passe avant de joindre un document. Un fichier PDF protégé par mot de passe est rapide, et les archives ZIP cryptées AES fonctionnent bien. Choisissez un système de cryptage puissant et gérez les clés avec soin. Transmettez toujours le mot de passe par un autre canal. Ne l'incluez jamais dans le fichier. Protégez également les fichiers PDF par un mot de passe fort lorsque cela est nécessaire.
2. Utiliser des services de courrier électronique cryptés
   Pour les conversations sensibles, utilisez des services de cryptage de bout en bout. Seuls le destinataire et vous-même pouvez lire les messages et les pièces jointes. Si votre organisation prend en charge S/MIME ou PGP, associez-les à des contrôles de droits.
3. Envoyer des liens sécurisés plutôt que des pièces jointes
   Téléchargez le document vers un service de transfert de fichiers sécurisé et partagez un lien de téléchargement sécurisé avec une date d'expiration. Vous pouvez révoquer l'accès si un lien erroné est envoyé. Ajoutez une vérification par courriel ou un code d'accès pour le destinataire.
   Un service tel que Filemail offre un stockage sécurisé dans le nuage, une date d'expiration du lien, des mots de passe facultatifs et un suivi en temps réel. Le fait que le fichier ne soit pas stocké sur les serveurs de messagerie réduit l'exposition.
4. Utiliser le chiffrement des courriels et le contrôle des droits
   Si votre organisation prend en charge le cryptage des courriels, comme S/MIME ou PGP, utilisez-le avec des clients compatibles. Les contrôles des droits peuvent bloquer le transfert, la copie, le téléchargement ou l'impression. Le mode confidentiel de Gmail et la fonction " Ne pas transférer" d'Outlook ajoutent des contrôles d'accès, mais n'offrent pas un véritable cryptage de bout en bout.
5. Utiliser un service de transfert de fichiers sécurisé dédié
   Pour les fichiers volumineux ou très sensibles, il est recommandé d'utiliser un outil spécialisé. Des services tels que Filemail sont conviviaux, offrent un stockage sécurisé dans le nuage, une analyse antivirus, une expiration des liens, des mots de passe et des analyses.

Utilisez l'application web, l'application mobile ou l'extension Outlook par glisser-déposer. Vous pouvez envoyer un lien de téléchargement sécurisé sans demander aux destinataires de créer un compte. Cela permet de sécuriser vos données et de limiter l'exposition sur les serveurs de messagerie.
Comparez les plans Filemail pour choisir les options de sécurité et de stockage qui conviennent à votre équipe.

Pourquoi choisir Filemail pour le transfert sécurisé de documents

Sécurisé dès la conception. Filemail crypte les données en transit et au repos sur un stockage en nuage sécurisé. Les plans d'entreprise peuvent activer le cryptage de bout en bout pour une protection sans connaissance.

Envoi sans friction. Les utilisateurs gratuits peuvent transférer jusqu'à 5 Go. Les niveaux Business et Enterprise lèvent les limites de taille et prolongent la durée de conservation.

Preuve et contrôle. Définissez des mots de passe, des dates d'expiration et des limites de téléchargement pour chaque lien. Suivez l'activité en temps réel.

Conçu pour votre façon de travailler. Utilisez l'application Web, l'application mobile ou le complément Outlook par glisser-déposer. Il fonctionne avec les clients de messagerie courants et les flux de travail de partage de documents existants.

Des fonctions de sécurité qui comptent. L'analyse automatique des virus, la sélection des régions, les journaux d'audit et les contrôles des règles garantissent la sécurité des données. De nombreux services de stockage en nuage ajoutent de la commodité, mais Filemail place le contrôle au premier plan.

En savoir plus sur les transferts cryptés, et voir Pourquoi l'email n'est pas sécurisé pour un contexte plus approfondi.

FAQ

Est-il sûr d'envoyer par courrier électronique des documents tels que des relevés bancaires ou des pièces d'identité en utilisant les fournisseurs les plus courants ?
Les principaux fournisseurs cryptent la connexion à leurs serveurs, ce qui est utile. La plupart d'entre eux n'offrent pas de cryptage de bout en bout, de sorte que les serveurs peuvent toujours accéder au contenu. Pour les documents confidentiels, ajoutez un mot de passe ou envoyez un lien de téléchargement sécurisé.

Quels types de documents dois-je éviter d'envoyer par courrier électronique ?
Évitez les fichiers contenant des informations très sensibles telles que des dossiers financiers, des identifiants gouvernementaux, des données médicales ou des mots de passe. Si vous devez les envoyer, utilisez le cryptage ou un lien de transfert sécurisé.

En quoi l'utilisation de Filemail diffère-t-elle des pièces jointes ?
Avec Filemail, vous téléchargez vers un espace de stockage sécurisé dans le nuage et partagez un lien protégé. Vous pouvez appliquer des mots de passe, fixer une date d'expiration et suivre les téléchargements en temps réel. Le fichier ne transite pas par plusieurs serveurs de messagerie, ce qui réduit l'exposition.

Outlook ou Google Workspace disposent-ils d'options intégrées ?
Oui. Outlook prend en charge le cryptage des messages électroniques et la gestion des droits. Gmail propose le mode confidentiel avec expiration et codes d'accès par SMS. Utilisez-les conjointement avec des liens sécurisés pour une protection renforcée.

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