Partage sécurisé de fichiers pour cabinets d’avocats, juristes et avocats
Obligations légales et réglementaires pour les cabinets d'avocats lors du partage de fichiers
Le tableau ci-dessous indique comment Filemail prend en charge le partage sécurisé de fichiers pour les cabinets d'avocats, dans les principales juridictions. Nous aidons également à s'aligner sur les obligations de conduite professionnelle telles que la règle modèle 1.6 de l'ABA sur la confidentialité des clients aux États-Unis, le code de conduite norvégien (Sec 2.3) et la loi sur les avocats, ainsi que le principe 6 de la SRA au Royaume-Uni.
Comment Filemail permet le partage sécurisé de fichiers pour les cabinets d'avocats
Accès sécurisé pour les clients et les partenaires
Notre plateforme intuitive et facile à utiliser permet un partage sécurisé des fichiers pour les cabinets d'avocats, les avocats et les clients. Il n'y a pas d'installation, de formation ou de configuration compliquée. Il suffit de se rendre sur notre site web à l'aide d'un navigateur et de commencer à partager.
Prêt à l'emploi en quelques secondes : Les clients peuvent envoyer des documents juridiques, des pièces à conviction ou des contrats sans créer de compte ni installer de logiciel.
Aussi simple que l'e-mail : L'envoi de fichiers volumineux est aussi simple que l'envoi d'un courrier électronique, mais avec la sécurité et la conformité que le courrier électronique ne peut offrir.
Flexibilité du glisser-déposer : Même les clients qui ne maîtrisent pas la technologie peuvent partager des documents avec vous en toute sécurité.
Recevoir en toute sécurité les données des clients
Nous proposons aux clients plusieurs moyens de vous envoyer des documents en toute sécurité. Chaque méthode protège la vie privée et s'adapte à vos pratiques de travail préférées.
Portails clients de sous-domaines : Envoyez vos clients vers votre portail personnalisé pour recevoir des preuves, des contrats et d'autres informations sur vos clients.
Formulaire de téléchargement de fichiers sécurisé sur votre site : Intégrez un formulaire de téléchargement de fichiers sécurisé pour permettre le partage de documents sensibles sur le site web de votre cabinet.
Demandes de fichiers privés : Envoyez une demande de fichier sécurisé avec des instructions supplémentaires pour collecter des documents sensibles ou de grande valeur.
Garantir la confidentialité des documents sensibles
Nous appliquons un cryptage AES 256 bits pour protéger toutes les données tout au long du transfert de fichiers. Tous les fichiers partagés restent confidentiels, de l'expéditeur au destinataire, car nous exploitons un service de partage de fichiers sans connaissance lorsque nous utilisons le cryptage de bout en bout.
Chiffrement de bout en bout
Les fichiers sont cryptés avant d'être téléchargés depuis l'appareil de l'expéditeur. Ils restent cryptés lorsqu'ils sont téléchargés sur l'appareil du destinataire.
Cryptage au repos
Les fichiers stockés sur nos serveurs restent cryptés jusqu'à ce que les parties autorisées y accèdent.
Cryptage en transit
Nous utilisons HTTPS TLS 1.2 pour protéger et sécuriser les données lorsqu'elles circulent entre les appareils.
Contrôle et gestion de l'accès
Notre plateforme de partage de fichiers offre un certain nombre de mesures qui facilitent le contrôle de l'accès, limitant ainsi l'exposition préjudiciable d'informations sensibles. Notre solution de partage de fichiers sécurisé comprend
Authentification à deux facteurs (2FA) : Ajoute une deuxième étape de vérification lorsque n'importe quel utilisateur du compte se connecte.
Protection par mot de passe : Utilisez un mot de passe pour protéger la page de téléchargement contre les tentatives d'accès non autorisées.
Date d'expiration : Supprimez automatiquement les fichiers après une période définie, conformément aux politiques de conservation.
Gestion des documents : Désactivez instantanément un lien partagé si les circonstances changent.
SAML/SSO : la connexion automatique est prise en charge si votre organisation utilise les principaux fournisseurs d'identité tels que Microsoft Entra (Azure AD) et Google Workspace.
Partage de fichiers sécurisé conforme pour les cabinets d'avocats
Notre partage de fichiers sécurisé pour les cabinets d'avocats aide votre cabinet à se conformer au GDPR, à l'HIPAA et aux exigences régionales, nationales et spécifiques à l'État en matière de protection des données, tout en conservant un enregistrement clair de l'activité des fichiers.
Piste d'audit claire
Les journaux détaillés des téléchargements, des adresses IP et des horodatages fournissent une vue d'ensemble transparente de l'activité de partage de fichiers d'un cabinet d'avocats.
Sommes de contrôle MD5
Nous utilisons la validation de la somme de contrôle pour nous assurer que les fichiers transférés sont identiques au fichier source d'origine.
Mises à jour en temps réel
Restez informé par courrier électronique, et éventuellement par SMS, de toute activité importante, telle que la réception de fichiers.
Stockage spécifique à une région
Stockez les fichiers dans votre région pour satisfaire aux exigences de résidence des données.
Traiter n'importe quel fichier sur n'importe quel appareil
Le personnel juridique gère un volume important d'images haute résolution, d'enregistrements multimédias et de documents scannés. Nous permettons le partage sécurisé de fichiers pour les cabinets d'avocats, afin qu'ils puissent envoyer des documents en toute sécurité et les manipuler sans restriction.
Quelle que soit la taille : Partagez des fichiers volumineux, quelle que soit leur taille, car notre plan juridique n'impose aucune limite de taille.
Tout type : Acceptez tous les formats de fichiers, y compris les vidéos, les fichiers audio et les images haute résolution.
Reprise des transferts : Continuez les téléchargements interrompus sans avoir à les recommencer.
Transferts par lots : Envoyez ou recevez plusieurs fichiers ou dossiers en une seule opération.
Transfert individuel : Partagez des fichiers spécifiques d'un lot plus important avec les parties concernées uniquement.
Multiplateforme : Accès via le web, le bureau ou les applications mobiles.
Vitesses de transfert élevées : Notre réseau mondial permet des vitesses rapides et des délais de livraison courts.
Partage de fichiers juridiques professionnels et de marque
Chaque interaction avec les clients et les partenaires reflète l'image de votre entreprise. Présentez une image sécurisée et professionnelle tout au long du processus de partage de fichiers.
Personnalisation et stratégie de marque
Personnalisez l'aspect et la convivialité de votre sous-domaine personnalisé pour qu'il soit vraiment représentatif et cohérent avec l'identité visuelle de votre entreprise.
Communication personnalisée
Les courriers électroniques que nous envoyons en votre nom peuvent être personnalisés. Vous pouvez même changer la langue utilisée dans les courriels.
Une sélection de nos clients dans le domaine juridique
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FAQ
Aux États-Unis, nous pouvons contribuer à la conformité des transferts de fichiers avec :
- les lois sectorielles telles que l'HIPAA
- Les lois nationales sur la protection de la vie privée, y compris :
- California CCPA / CPRA (California Consumer Privacy Act / Privacy Rights Act)
- Virginie VCDPA (Virginia Consumer Data Protection Act - loi sur la protection des données des consommateurs de Virginie)
- Colorado CPA (Colorado Privacy Act)
- Utah UCPA (loi sur la protection de la vie privée de l'Utah)
- Connecticut CTDPA (loi sur la protection de la vie privée dans le Connecticut)
- Exigences stipulées par :
- les règles du barreau de l'État
- Règles de conduite professionnelle de l'ABA (ABA Model Rules of Professional Conduct)
En Norvège, nous adhérons à :
- GDPR DE L'UE
- Loi norvégienne sur les données personnelles
En Europe (en général) :
- GDPR DE L'UE
Au Royaume-Uni, nous pouvons faciliter le transfert de fichiers en conformité avec :
- GDPR & Data Protection Act 2018
- Normes et réglementations de l'ASF
Oui, c'est certainement le cas. Pour vous conformer à la multitude de réglementations susmentionnées, vous devez utiliser un logiciel de partage de fichiers sécurisé, afin de réduire votre exposition aux risques. Le courrier électronique n'est pas une méthode de communication sécurisée, et ce pour plusieurs raisons :
- Les courriels ne sont pas cryptés. Des acteurs malveillants peuvent les intercepter pour voler des informations personnelles et sensibles.
- L'ampleur des attaques par hameçonnage ne cesse de croître. Les courriels peuvent sembler provenir de sources fiables, ce qui donne au destinataire un faux sentiment de sécurité. Ces types de courriels contiennent souvent des pièces jointes contenant des logiciels malveillants qui se font passer pour des documents légitimes, ou des liens vers des sites web compromis.
- Les courriels ont généralement une limite de taille de pièce jointe d'environ 25 Mo, selon le fournisseur d'accès. Cette limite est tout à fait insuffisante pour des éléments de preuve, qui peuvent souvent peser plusieurs gigaoctets.
Non, ce n'est pas un problème. Notre plan légal n'impose aucune limite quant au nombre de fichiers que vous partagez, à la taille des fichiers et aux sessions de transfert illimitées.