Jak bezpiecznie wysłać dokumenty mailem

Jeśli zastanawiasz się, jak bezpiecznie wysyłać dokumenty pocztą e-mail, umieść plik za ochroną. Poczta e-mail działa w przypadku notatek, a nie bezpiecznego udostępniania dokumentów. Jeśli musisz bezpiecznie wysyłać dokumenty pocztą e-mail, nie umieszczaj szczegółów w treści i użyj bezpiecznego łącza do pobierania.

Poczta e-mail świetnie nadaje się do szybkich aktualizacji. Dokumenty powinny znajdować się w linkach i zaszyfrowanych plikach. Gdy ryzyko lub rozmiar wzrośnie, przełącz się na bezpieczną usługę przesyłania plików w celu bezpiecznego przesyłania dokumentów.

Szybkie wygrane: Najpierw wykonaj następujące czynności

Zastąp załączniki linkami. Udostępnij bezpieczny link do pobrania z datą wygaśnięcia. Mniej plików pozostaje na serwerach poczty e-mail.

Podziel sekret. Wyślij plik teraz, a hasło wyślij później SMS-em lub telefonicznie. Dostarcz silne hasło innym kanałem.

Sprawdź zabezpieczenia. Włącz szyfrowanie wiadomości e-mail i potwierdź, że połączenia są chronione przez Transport Layer Security (TLS).

Ryzyko związane z niezabezpieczonym przesyłaniem dokumentów pocztą elektroniczną

Priorytetem poczty elektronicznej jest szybkość, a nie tajemnica. Niezabezpieczone załączniki zwiększają ryzyko naruszenia bezpieczeństwa. Pomyśl o zwykłej wiadomości e-mail jak o notatce na szybkim przenośniku taśmowym.

Niezaszyfrowana ekspozycja. Większość dostawców nie włącza domyślnie szyfrowania typu end-to-end. Przechwycone pliki PDF i arkusze kalkulacyjne mogą ujawnić poufne dane.

Złośliwe oprogramowanie i phishing. Atakujący ukrywają ładunki w załącznikach i podszywają się pod zaufanych nadawców.

Nieautoryzowany dostęp. Literówka w adresie e-mail lub zainfekowane konto mogą sprawić, że pliki trafią w niepowołane ręce. Przekazywanie dalej zwiększa ryzyko.

Zgodność z przepisami i prywatność. Oczekuje się silnej ochrony danych. Ignorowanie jej szkodzi zaufaniu i grozi karami.

Najczęstsze błędy, których należy unikać

Wysyłanie otwartych załączników. Nigdy nie wysyłaj ważnych załączników do wiadomości e-mail jako zwykłych plików. Załączniki są często przesyłane dalej i mogą zalegać na serwerach przez lata. Najpierw szyfruj lub zabezpieczaj hasłem.

Słabe lub wielokrotnie używane hasła. Używaj silnego hasła do chronionych plików i do logowania się do poczty e-mail. Nigdy nie umieszczaj hasła w tej samej wiadomości e-mail.

Zbyt wielu odbiorców. Ogranicz dostęp do zamierzonego odbiorcy i tych, którzy naprawdę potrzebują pliku. Używaj BCC w stosownych przypadkach.

Pomijanie sprawdzania adresów. Dokładnie sprawdzaj każdy adres e-mail. W przypadku wysyłek wysokiego ryzyka zweryfikuj odbiorcę poza pasmem. Należy również dokładnie potwierdzić adres e-mail odbiorcy.

Ignorowanie wbudowanych zabezpieczeń. Włącz szyfrowanie wiadomości e-mail i uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Preferuj klientów poczty e-mail i bramy, które wymuszają TLS.

Ramy 3R dla bezpieczniejszego wysyłania wiadomości e-mail

Ogranicz wysyłane wiadomości e-mail. Nie umieszczaj szczegółów w temacie i treści wiadomości.

Zastąp załączniki ograniczonymi czasowo linkami z bezpiecznej usługi przesyłania plików. Ustaw datę wygaśnięcia i wymagaj logowania lub kodu dostępu.

Ogranicz dostęp za pomocą haseł, weryfikacji e-mail i uprawnień.

5 metod bezpiecznego wysyłania dokumentów pocztą e-mail

Te kroki pomagają zachować kontrolę podczas wysyłania dokumentów za pośrednictwem poczty e-mail.

1. Zabezpieczanie załączników hasłem
   Twórz zaszyfrowane pliki lub dodaj hasło przed załączeniem. Plik PDF chroniony hasłem jest szybki, a archiwa ZIP z szyfrowaniem AES działają dobrze. Wybierz silne szyfrowanie i ostrożnie zarządzaj kluczami. Zawsze dostarczaj hasło innym kanałem. Nigdy nie dołączaj go do pliku. W razie potrzeby zabezpieczaj również pliki PDF silnym hasłem.
2. Korzystaj z szyfrowanych usług poczty e-mail
   W przypadku poufnych rozmów korzystaj z usług z szyfrowaniem typu end-to-end. Tylko ty i docelowy odbiorca możecie czytać wiadomości i załączniki. Jeśli twoja organizacja obsługuje S/MIME lub PGP, połącz je z kontrolą uprawnień.
3. Wysyłanie bezpiecznych linków zamiast załączników
   Prześlij dokument do bezpiecznej usługi przesyłania plików i udostępnij bezpieczny link do pobrania z datą wygaśnięcia. Możesz cofnąć dostęp, jeśli zostanie wysłany niewłaściwy link. Dodaj weryfikację e-mail lub kod dostępu dla odbiorcy.
   Usługa taka jak Filemail zapewnia bezpieczne przechowywanie w chmurze, wygaśnięcie łącza, opcjonalne hasła i śledzenie w czasie rzeczywistym. Przechowywanie pliku poza serwerami poczty e-mail zmniejsza ryzyko.
4. Szyfrowanie wiadomości e-mail i kontrola uprawnień
   Jeśli twoja organizacja obsługuje szyfrowanie wiadomości e-mail, takie jak S/MIME lub PGP, używaj go z kompatybilnymi klientami. Kontrola uprawnień może blokować przekazywanie, kopiowanie, pobieranie lub drukowanie. Tryb poufny Gmaila i funkcja Nie przesyłaj dalej Outlooka dodają kontrolę dostępu, ale nie zapewniają prawdziwego szyfrowania typu end-to-end.
5. Korzystanie z dedykowanej usługi bezpiecznego przesyłania plików
   W przypadku dużych lub bardzo wrażliwych plików zalecane jest użycie specjalistycznego narzędzia. Usługi takie jak Filemail są przyjazne dla użytkownika, oferują bezpieczne przechowywanie w chmurze, skanowanie antywirusowe, wygasanie linków, hasła i analizy.

Korzystaj z aplikacji internetowej, mobilnej lub dodatku do Outlooka z funkcją przeciągnij i upuść. Możesz wysłać bezpieczny link do pobrania bez konieczności tworzenia kont przez odbiorców. Zapewnia to bezpieczeństwo danych i ogranicza narażenie serwerów poczty e-mail.
Porównaj plany Filemail, aby wybrać odpowiednie opcje bezpieczeństwa i przechowywania danych dla swojego zespołu.

Dlaczego warto wybrać Filemail do bezpiecznego przesyłania dokumentów

Bezpieczeństwo od samego początku. Filemail szyfruje dane podczas przesyłania i przechowywania w bezpiecznej chmurze. W planach biznesowych można włączyć szyfrowanie typu end-to-end w celu zapewnienia ochrony typu zero-knowledge.

Bezproblemowe wysyłanie. Bezpłatni użytkownicy mogą przesyłać do 5 GB. Poziomy Business i Enterprise znoszą limity rozmiaru i wydłużają okres przechowywania.

Dowód i kontrola. Ustaw hasła, daty wygaśnięcia i limity pobierania dla każdego łącza. Śledzenie aktywności w czasie rzeczywistym.

Zbudowany dla sposobu, w jaki pracujesz. Korzystaj z aplikacji internetowej, aplikacji mobilnej lub dodatku do Outlooka metodą "przeciągnij i upuść". Działa wraz z popularnymi klientami poczty e-mail i istniejącymi przepływami pracy udostępniania dokumentów.

Funkcje bezpieczeństwa, które mają znaczenie. Automatyczne skanowanie antywirusowe, wybór regionu, dzienniki audytu i kontrola zasad zapewniają bezpieczeństwo danych. Wiele usług przechowywania danych w chmurze zapewnia wygodę, ale Filemail stawia kontrolę na pierwszym miejscu.

Dowiedz się więcej o szyfrowanych transferach i zobacz Dlaczego poczta e-mail nie jest bezpieczna, aby uzyskać głębszy kontekst.

Najczęściej zadawane pytania

Czy wysyłanie pocztą elektroniczną dokumentów takich jak wyciągi bankowe lub dokumenty tożsamości za pośrednictwem popularnych dostawców jest bezpieczne?
Główni dostawcy szyfrują połączenie ze swoimi serwerami, co pomaga. Większość z nich nie zapewnia szyfrowania typu end-to-end, więc serwery nadal mogą uzyskać dostęp do treści. W przypadku poufnych dokumentów należy dodać hasło lub wysłać bezpieczny link do pobrania.

Jakich typów dokumentów należy unikać wysyłając je standardową pocztą e-mail?
Unikaj plików zawierających wysoce poufne informacje, takie jak dokumentacja finansowa, identyfikatory rządowe, dane medyczne lub hasła. Jeśli musisz je wysłać, użyj szyfrowania lub bezpiecznego łącza transferu.

Czym różni się korzystanie z Filemail od przesyłania załączników?
Filemail umożliwia przesyłanie plików do bezpiecznego magazynu w chmurze i udostępnianie chronionego łącza. Możesz zastosować hasła, ustawić datę wygaśnięcia i śledzić pobieranie w czasie rzeczywistym. Plik nie jest przesyłany przez wiele serwerów poczty e-mail, co zmniejsza ryzyko.

Czy Outlook lub Google Workspace mają wbudowane opcje?
Tak. Outlook obsługuje szyfrowanie wiadomości e-mail i zarządzanie prawami. Gmail oferuje tryb poufny z wygaśnięciem i kodami SMS. Użyj ich razem z bezpiecznymi linkami, aby uzyskać silniejszą ochronę.

Zobacz ceny i funkcje, aby wybrać plan, który pasuje do Twojego zespołu.