Como enviar documentos com segurança por email
Se estiver se perguntando como enviar documentos por e-mail com segurança, coloque o arquivo sob proteção. O e-mail funciona para anotações, não para o compartilhamento seguro de documentos. Se você precisar enviar documentos com segurança por e-mail, mantenha os detalhes fora do corpo do arquivo e use um link de download seguro.
O e-mail é ótimo para atualizações rápidas. Os documentos devem ser armazenados em links e arquivos criptografados. Quando o risco ou o tamanho aumentar, mude para um serviço seguro de transferência de arquivos para a transferência segura de documentos.
Ganhos rápidos: Faça isso primeiro
Substitua os anexos por links. Compartilhe um link de download seguro com uma data de validade. Menos arquivos são deixados nos servidores de e-mail.
Divida o segredo. Envie o arquivo agora e envie a senha mais tarde por mensagem de texto ou ligação. Forneça a senha forte por meio de um canal diferente.
Verifique a segurança. Ative a criptografia de e-mail e confirme se as conexões estão protegidas por TLS (Transport Layer Security).
Riscos do envio inseguro de documentos por e-mail
O e-mail prioriza a velocidade, não o sigilo. Anexos desprotegidos aumentam a chance de uma violação. Pense em um e-mail normal como uma nota em uma correia transportadora rápida.
Exposição não criptografada. A maioria dos provedores não habilita a verdadeira criptografia de ponta a ponta por padrão. Arquivos PDF e planilhas interceptados podem expor dados confidenciais.
Malware e phishing. Os invasores ocultam cargas úteis em anexos e se fazem passar por remetentes confiáveis.
Acesso não autorizado. Um erro de digitação em um endereço de e-mail ou uma conta comprometida pode colocar arquivos em mãos erradas. O encaminhamento multiplica o risco.
Conformidade e privacidade. Espera-se uma forte proteção de dados. Ignorá-la prejudica a confiança e pode levar a penalidades.
Erros comuns a serem evitados
Enviar anexos abertos. Nunca envie anexos de e-mail importantes como arquivos simples. Os anexos são frequentemente encaminhados e podem permanecer nos servidores por anos. Primeiro, criptografe ou proteja com senha.
Senhas fracas ou reutilizadas. Use uma senha forte para arquivos protegidos e para seu login de e-mail. Nunca coloque a senha no mesmo e-mail.
Muitos destinatários. Limite o acesso ao destinatário pretendido e àqueles que realmente precisam do arquivo. Use BCC quando apropriado.
Ignorar verificações de endereço. Verifique novamente cada endereço de e-mail. Para envios de alto risco, verifique o destinatário fora da banda. Confirme também o e-mail do destinatário com cuidado.
Ignorar as proteções incorporadas. Ative a criptografia de e-mail e a autenticação de dois fatores. Prefira clientes de e-mail e gateways que apliquem TLS.
A estrutura 3R para e-mails mais seguros
Reduza o que você envia por e-mail. Mantenha os detalhes fora do assunto e do corpo da mensagem.
Substitua os anexos por links com tempo limitado de um serviço seguro de transferência de arquivos. Defina uma data de validade e exija login ou uma senha.
Restrinja o acesso com senhas, verificação de e-mail e permissões.
5 métodos para enviar documentos por e-mail com segurança
Essas etapas o ajudam a manter o controle ao enviar documentos por e-mail.
- Proteja seus anexos com senha
Crie arquivos criptografados ou adicione uma senha antes de anexá-los. Um PDF protegido por senha é rápido, e os arquivos ZIP criptografados por AES funcionam bem. Escolha uma criptografia forte e gerencie as chaves com cuidado. Sempre forneça a senha por meio de um canal diferente. Nunca a inclua no arquivo. Proteja também os arquivos PDF com senha, quando necessário, com uma senha forte. - Use serviços de e-mail criptografados
Para conversas confidenciais, use serviços com criptografia de ponta a ponta. Somente você e o destinatário pretendido podem ler as mensagens e os anexos. Se a sua organização oferecer suporte a S/MIME ou PGP, combine-os com controles de direitos. - Envie links seguros em vez de anexos
Faça upload do documento em um serviço seguro de transferência de arquivos e compartilhe um link seguro para download com uma data de validade. Você pode revogar o acesso se o link errado for enviado. Adicione a verificação de e-mail ou um código de acesso para o destinatário.
Um serviço como o Filemail oferece armazenamento seguro na nuvem, expiração de link, senhas opcionais e rastreamento em tempo real. Manter o arquivo fora dos servidores de e-mail reduz a exposição. - Use a criptografia de e-mail e os controles de direitos
Se a sua organização oferece suporte à criptografia de e-mail, como S/MIME ou PGP, use-a com clientes compatíveis. Os controles de direitos podem bloquear o encaminhamento, a cópia, o download ou a impressão. O Modo Confidencial do Gmail e o Não Encaminhar do Outlook adicionam controles de acesso, mas não fornecem criptografia verdadeira de ponta a ponta. - Use um serviço dedicado de transferência segura de arquivos
Para arquivos grandes ou altamente confidenciais, recomenda-se o uso de uma ferramenta especializada. Serviços como o Filemail são fáceis de usar e oferecem armazenamento seguro na nuvem, verificação de vírus, expiração de links, senhas e análises.
Use o aplicativo da Web, o aplicativo móvel ou o suplemento do Outlook com o recurso de arrastar e soltar. Você pode enviar um link de download seguro sem exigir que os destinatários criem contas. Isso mantém seus dados seguros e limita a exposição nos servidores de e-mail.
Compare os planos do Filemail para escolher as opções certas de segurança e armazenamento para a sua equipe.
Por que escolher o Filemail para a transferência segura de documentos
Seguro por design. O Filemail criptografa os dados em trânsito e em repouso no armazenamento seguro na nuvem. Os planos comerciais podem habilitar a criptografia de ponta a ponta para proteção de conhecimento zero.
Envio sem restrições. Os usuários gratuitos podem transferir até 5 GB. Os níveis Business e Enterprise eliminam os limites de tamanho e ampliam a retenção.
Prova e controle. Defina senhas, datas de validade e limites de download para cada link. Acompanhe a atividade em tempo real.
Criado para a maneira como você trabalha. Use o aplicativo da Web, o aplicativo móvel ou o suplemento do Outlook com o recurso de arrastar e soltar. Ele funciona com clientes de e-mail comuns e fluxos de trabalho de compartilhamento de documentos existentes.
Recursos de segurança que importam. A verificação automática de vírus, a seleção de regiões, os logs de auditoria e os controles de políticas mantêm os dados seguros. Muitos serviços de armazenamento em nuvem acrescentam conveniência, mas o Filemail coloca o controle em primeiro lugar.
Saiba mais sobre transferências criptografadas e consulte Por que o e-mail não é seguro para obter um contexto mais profundo.
Perguntas frequentes
É seguro enviar documentos por e-mail, como extratos bancários ou identidades, usando provedores populares?
Os principais provedores criptografam a conexão com seus servidores, o que ajuda. A maioria não fornece criptografia de ponta a ponta, portanto, os servidores ainda podem acessar o conteúdo. Para documentos confidenciais, adicione uma senha ou envie um link de download seguro.
Que tipos de documentos devo evitar enviar por e-mail padrão?
Evite arquivos que incluam informações altamente confidenciais, como registros financeiros, IDs governamentais, dados médicos ou senhas. Se precisar enviá-los, use criptografia ou um link de transferência seguro.
Qual é a diferença entre usar o Filemail e os anexos?
Com o Filemail, você faz upload para o armazenamento seguro na nuvem e compartilha um link protegido. Você pode aplicar senhas, definir uma data de validade e acompanhar os downloads em tempo real. O arquivo não passa por vários servidores de e-mail, o que reduz a exposição.
O Outlook ou o Google Workspace têm opções incorporadas?
Sim. O Outlook oferece suporte à criptografia de e-mail e ao gerenciamento de direitos. O Gmail oferece o Modo Confidencial com senhas de expiração e SMS. Use-os juntamente com links seguros para obter uma proteção mais forte.
Consulte os preços e os recursos para escolher o plano mais adequado à sua equipe.
