Compartilhamento seguro de arquivos para contadores e serviços financeiros
Obrigações legais e regulamentares para contadores ao compartilhar arquivos
Fornecemos transferência segura e criptografada de arquivos com um período de retenção totalmente configurável pelo cliente. O conteúdo de todos os arquivos armazenados em nossos servidores não pode ser alterado após o upload, pois não fornecemos ferramentas nem mecanismos para alteração de arquivos. Também fornecemos registros de auditoria imutáveis.
O Filemail oferece suporte ao compartilhamento seguro de arquivos para contadores, em jurisdições regionais. A tabela abaixo descreve as obrigações previstas nos códigos de conduta profissional e nas leis nacionais referentes ao gerenciamento de dados de clientes.
Como o Filemail permite o compartilhamento seguro de arquivos para contadores
Compartilhamento de arquivos com conhecimento zero
O e-mail é um método inseguro de comunicação com o cliente. É igualmente problemático se for usado para enviar arquivos grandes, como documentos confidenciais. Use nosso serviço de compartilhamento de arquivos com conhecimento zero para manter todos os arquivos que você envia e recebe protegidos contra interceptação e outras ameaças. Usamos a criptografia AES de 256 bits para facilitar a proteção robusta em toda a jornada de transferência de arquivos.
Criptografia de ponta a ponta (E2E): com a E2EE, o processo de criptografia começa enquanto o arquivo reside no dispositivo de origem. O arquivo permanecerá criptografado durante todo o ciclo de vida da transferência de arquivos. O destinatário precisará da chave secreta para descriptografá-los.
Criptografia em repouso: A criptografia de ponta a ponta garante que nosso serviço de nuvem mantenha os arquivos seguros enquanto estiverem armazenados em nossos data centers.
Criptografia em trânsito: Usamos HTTPS TLS 1.2 para criptografar toda a transmissão de dados com qualquer dispositivo que se conecte ao nosso serviço de transferência de arquivos baseado na nuvem.
Facilite o envolvimento do cliente
Uma interface intuitiva, recursos de arrastar e soltar e compartilhamento ilimitado de arquivos melhoram a comunicação e a interação com o cliente, que pode começar a compartilhar com você imediatamente, sem precisar instalar nenhum software. Basta acessar nosso site e começar a compartilhar.
Compartilhamento ilimitado
Não há restrições para sessões de compartilhamento de arquivos, número de clientes que você pode trazer a bordo, nem quantos arquivos eles compartilham com você.
Não é necessária uma conta de cliente
Seus clientes não precisam registrar uma conta nem instalar nenhum software.
Solicitações de arquivos particulares
Envie solicitações de arquivos aos clientes a partir do Filemail, informando quais documentos você precisa deles.
Privacidade e segurança robustas
Nossa gama de recursos garante que clientes e parceiros possam compartilhar documentos confidenciais de maneira compatível. Você pode controlar onde armazena os arquivos, por quanto tempo os armazena e quem pode acessá-los.
Retenção de arquivos: A retenção de arquivos em nosso serviço baseado em nuvem é configurável. Armazene os documentos dos clientes pelo tempo que for necessário, a fim de cumprir as regras da FINRA/SEC.
Proteção de páginas de download: Você pode definir uma senha para todas as páginas de download. Somente visitantes com a senha podem acessá-las.
Espaço de armazenamento confidencial: Sua conta aloca espaço de armazenamento privado para todos os usuários em vez de espaço de armazenamento compartilhado.
Proteção em duas camadas: Todos os arquivos que entram em nossa nuvem são avaliados por dois firewalls e verificados quanto a vírus e malware.
Autenticação e controles de acesso
Mantenha o controle e a supervisão autenticando o acesso do usuário. Você saberá que somente as pessoas certas podem usar o Filemail e quais arquivos podem ser acessados.
2FA: habilite a autenticação de dois fatores para acrescentar uma camada adicional de segurança e verificar se apenas os usuários autorizados podem acessar a conta.
Contas baseadas em funções: oferecemos várias licenças de administrador e várias licenças de usuário em uma conta, facilitando privilégios e direitos.
SAML/SSO: integramos os principais provedores de identidade, como o Microsoft Entra (Azure AD) e o Google Workspace, para centralizar os privilégios dos usuários. Você pode fornecer serviços aprimorados de compartilhamento de arquivos para o pessoal autorizado da sua empresa.
Transparente e auditável
Mantenha a conformidade com um rastro claro da atividade. Nossas ferramentas de auditoria e verificação facilitam a comprovação da integridade, o rastreamento de ações e a resposta rápida às solicitações do cliente ou do órgão regulador.
Registros de auditoria
Registros em conformidade com WORM inviolável são mantidos de todas as atividades notáveis de compartilhamento de arquivos. Mantenha-se informado sobre uploads e downloads, data e hora e endereço IP para ajudar na conformidade das trilhas de auditoria.
Verificações de integridade de arquivos
Criamos uma soma de verificação MD5 do arquivo antes de ele ser transferido. Em seguida, comparamos esse arquivo com outro checksum quando ele chega à nossa nuvem. Isso nos ajuda a garantir a integridade do arquivo.
Atualizações em tempo real
Você é notificado imediatamente sobre todas as principais atividades de compartilhamento de arquivos para mantê-lo atualizado quanto ao status dos arquivos compartilhados.
Segurança sempre atualizada
Para permitir o compartilhamento seguro de arquivos para contadores, é necessário manter-se atualizado com os perigos mais recentes. As ameaças à segurança evoluem constantemente, e é por isso que nossa postura de segurança evolui. Desde atualizações diárias de vírus até testes de penetração externa, trabalhamos continuamente para manter seus dados seguros.
Atualizações diárias de vírus: Atualizamos nossas definições de vírus a cada 24 horas para garantir que estejamos protegidos contra todas as ameaças mais recentes.
Testes de penetração periódicos: Utilizamos profissionais de segurança cibernética terceirizados para avaliação periódica e atualização de nossa postura de segurança.
Notificação de violações: Estabelecemos protocolos de práticas recomendadas para notificá-lo imediatamente sobre qualquer violação de dados. Nós o notificaremos dentro de 72 horas para que você possa agir sem demora.
Armazenamento em nuvem compatível
Protegemos seus dados no nível do hardware e do software, combinando o armazenamento e o manuseio de arquivos em conformidade com a região, além de proteções físicas rigorosas em nossos data centers.
Armazenamento de dados em conformidade com a região
Nossa infraestrutura global de nuvem nos permite armazenar seus arquivos em sua região. Cumpra as exigências regionais e/ou nacionais em termos de local de armazenamento de dados.
Segurança no local
Nossos data centers são equipados com uma variedade de medidas de segurança, incluindo guardas de segurança, vigilância contínua e pontos de acesso controlados.
Compartilhamento de arquivos profissional
Portal do cliente de subdomínio personalizado
Todas as contas recebem um subdomínio personalizado que podem escolher o nome que quiserem. O subdomínio é o portal seguro do cliente para receber os arquivos do cliente.
Marca personalizada
Todas as páginas externas podem ser personalizadas com seu logotipo, imagens de fundo e cores para mantê-las alinhadas com sua marca.
Recursos essenciais de compartilhamento de arquivos
Fornecemos tudo o que você precisa para transferências de arquivos confiáveis e eficientes. Projetado para as demandas diárias dos contadores. Receba documentos fiscais confidenciais, envie demonstrações financeiras, relatórios de auditoria, arquivos de folha de pagamento e registros regulatórios de forma segura e sem atritos.
Uma seleção de nossos clientes no setor de serviços financeiros
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