Как отправлять большие PDF-файлы
Все мы сталкивались с разочарованием, когда при нажатии кнопки "Отправить" письмо возвращается обратно из-за слишком большого размера вложения. Выяснение того, как отправлять большие PDF-файлы, становится первоочередной задачей, когда вы сталкиваетесь с жесткими ограничениями сервера. Gmail и Yahoo обычно ограничивают размер файлов 25 МБ, в то время как ограничение на размер вложений электронной почты , с которым сталкиваются пользователи Outlook, часто приближается к 20 МБ. Когда PDF-файл выходит за эти пределы, сообщение может выдать ошибку или просто исчезнуть, не дойдя до адресата.
Большие файлы PDF часто встречаются в повседневном рабочем процессе. Контракты, отчеты и пробные варианты дизайна могут быстро занимать место в памяти. Многие пользователи сталкиваются с такими проблемами, как слишком большой PDF-файл для отправки по электронной почте или разочарование от того, что PDF-вложение не загружается. Если вы ищете лучший способ отправки больших файлов по электронной почте, полагаться на стандартные вложения зачастую неправильно.
Это руководство объясняет, как передавать такие документы без ошибок. Использование специализированного сервиса гарантирует, что ваши документы будут доставлены в полном качестве, раз и навсегда решив проблему файлов, превышающих стандартные лимиты сервера.
Почему PDF-файлы превышают лимиты электронной почты
Если вы понимаете, почему PDF-файлы становятся большими, вам будет проще управлять размером файла до того, как вы попытаетесь его передать.
- Изображения высокого разрешения: Отсканированные страницы, фотографии и графические изображения часто хранятся с разрешением, соответствующим качеству печати. Каждое изображение увеличивает размер файла, особенно при отправке документов, содержащих несколько страниц.
- Встроенные шрифты и графика: В PDF-файлы часто встраивают шрифты для сохранения макета. Хотя это и обеспечивает согласованность, но увеличивает общий вес.
- Отсканированные документы: Сканеры часто сохраняют страницы в виде изображений высокого разрешения, а не текста, что делает их гораздо тяжелее документов, созданных в цифровом формате.
- Несколько файлов: Объединение нескольких папок или документов в один PDF-файл может привести к превышению стандартных ограничений на размер вложений.
Как уменьшить размер PDF-файла перед отправкой
Если ваше PDF-вложение не отправляется, оптимизация - одно из возможных решений для уменьшения размера файла, хотя часто это происходит за счет ухудшения качества изображения.
Используйте инструменты сжатия PDF-файлов
Большинство редакторов PDF содержат инструменты для сжатия файлов путем уменьшения разрешения изображений. Однако следует быть осторожным, чтобы не сделать текст или мелкие детали нечитаемыми.
Удалите ненужные страницы
Удаление пустых страниц, скрытых слоев или дублирующегося содержимого помогает уменьшить вес документа без ущерба для его основного содержания.
Экспорт с оптимизированными настройками
При сохранении PDF-файла выберите такие параметры, как "Уменьшенный размер" или "Оптимизирован для Web". Эти параметры позволяют сохранить приемлемое качество для просмотра на экране, удаляя при этом тяжелые для печати данные.
Ограничения на вложения в электронную почту, которые необходимо знать
Даже после сжатия файлов клиенты электронной почты все равно устанавливают строгие ограничения. Если вы не знаете , как отправить большие файлы через Outlook, вы, скорее всего, столкнулись с этими ограничениями:
- Gmail: 25 МБ
- Outlook / Hotmail: Приблизительно 20 МБ (часто меньше из-за накладных расходов на кодирование)
- Yahoo Mail: 25 МБ
Если размер PDF-файла превышает эти ограничения, сообщение электронной почты, скорее всего, не будет отправлено. Некоторые почтовые службы пытаются автоматически сгенерировать ссылку на облако, доступное для совместного использования, в то время как другие блокируют сообщение полностью.
Лучшие способы отправки больших PDF-файлов
Если стандартные вложения не работают или вам нужно отправить PDF-файл без ограничений по размеру, эти способы предлагают лучшую альтернативу.
Облачные сервисы хранения данных
Вы можете загрузить PDF-файл в облачное хранилище, скопировать ссылку и вставить ее в письмо. Это позволяет избежать ограничений на размер вложений, но требует ручного управления правами доступа к папке, чтобы получатель мог получить доступ к файлу.
Сервисы передачи файлов
Специальные платформы созданы для того, чтобы помочь вам отправлять большие файлы по электронной почте без ограничений. Такие сервисы, как Filemail, позволяют загрузить файл и отправить безопасную ссылку на скачивание непосредственно получателю. Это лучший способ отправки PDF-файлов, когда вы делитесь документами высокого разрешения, которые невозможно сжать.
ZIP-файлы
Сжатие PDF-файла может немного уменьшить его размер. Однако этот способ редко эффективен для PDF-файлов с большим количеством изображений, которые уже сжаты внутри. Этот способ лучше подходит для отправки папки, содержащей несколько PDF-файлов меньшего размера.
Как безопасно отправлять большие PDF-файлы с помощью Filemail
Filemail предлагает простой и безопасный способ обмена большими PDF-файлами, не заботясь о размере вложений или сжатии изображений.
Пользовательский интерфейс с функцией перетаскивания
Интерфейс позволяет перетаскивать файлы прямо в веб-браузере. Выберите файл, введите адрес электронной почты получателя и отправьте ссылку вместо того, чтобы пытаться прикрепить файлы.
Не требуется учетная запись
Вы можете отправлять большие файлы объемом до 5 ГБ совершенно бесплатно, не создавая учетной записи. Это избавляет от необходимости заполнять регистрационные формы, когда нужно просто быстро отправить документ.
Безопасность и отслеживание
С помощью сквозного шифрования, защиты паролем и отслеживания загрузки вы обеспечиваете безопасность общих файлов. Вы получите уведомление в тот момент, когда ваш получатель загрузит PDF-файл. Это гораздо безопаснее, чем обычные вложения, особенно если вы понимаете , почему электронная почта не является безопасной для конфиденциальных данных.
Лучшие практики отправки PDF-файлов
- Отдавайте предпочтение безопасности: При передаче больших файлов, содержащих конфиденциальные данные, используйте безопасные платформы. Для более глубокого изучения этого вопроса прочтите наше руководство о том , как безопасно отправлять документы по электронной почте.
- Защищайте ссылки: Чувствительные документы должны быть защищены паролями и сроками действия.
- Общение: Четко объясните в теле письма, что вы используете защищенную ссылку для отправки больших PDF-файлов, чтобы получатель не подумал, что письмо является спамом.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отправлять большие PDF-файлы без их сжатия?
Да. Службы передачи файлов позволяют отправлять PDF-файлы без сжатия, сохраняя исходное качество печати.
Почему мой PDF-файл не удается отправить по электронной почте?
Наиболее распространенная причина - превышение лимита вложений в 20 или 25 МБ, установленного провайдерами электронной почты.
Могу ли я отправлять другие типы файлов таким же образом?
Да. Вы можете отправлять PDF-файлы, документы Microsoft Word, изображения высокого разрешения и видеопапки, используя те же методы безопасной передачи, которые предназначены для передачи больших файлов по электронной почте.
