Инструменты для удалённой работы для продуктивных и безопасных команд
Почему удаленным командам нужны правильные инструменты
Удаленная работа повышает эффективность и снижает затраты, но неправильно подобранные системы могут привести к задержке проекта и нарушить конфиденциальность информации. Полный набор цифровых инструментов обеспечивает безопасную передачу документов, бесперебойную связь и эффективное сотрудничество.
Общие проблемы
- Несовпадение часовых поясов: Встречи в режиме реального времени становится трудно организовать.
- Разрозненная коммуникация: сообщения расходятся по разным платформам из-за разрозненной коммуникации.
- Снижение ответственности: Отсутствие надлежащего отслеживания снижает срочность.
- Изоляция: Сотрудники могут чувствовать себя одинокими и лишенными поддержки.
Риски для безопасности
- Дублирование или потеря заданий: Плохой контроль создает путаницу.
- Незащищенный обмен сообщениями: Приводит к неправильному распределению обязанностей и опасности.
- Утечка конфиденциальных данных: Отправка через незащищенные электронные письма или ссылки.
- Неутвержденные приложения: сотрудники могут использовать рискованные и непроверенные инструменты.
Совет: используйте инструменты, с которыми легко общаться, которые хорошо сочетаются с уже используемым программным обеспечением и обеспечивают безопасность и сохранность информации.
1. Безопасный обмен файлами и передача документов
Filemail
Filemail использует сквозное шифрование, защиту паролем и проверку электронной почты для обеспечения безопасности данных. Благодаря интерфейсу drag-and-drop и мобильному приложению можно легко обмениваться зашифрованными файлами или вложениями электронной почты на любом устройстве. Вы можете отправлять файлы непосредственно на любой почтовый ящик, а получатели получат защищенную ссылку для скачивания, обеспечивающую безопасный доступ.
Dropbox / Google Drive / OneDrive
Эти безопасные облачные платформы для хранения данных предлагают синхронизацию в режиме реального времени и контроль доступа к файлам. Google Drive интегрирует вход в электронную почту для удобного обмена документами и легко работает с распространенными почтовыми клиентами. Эти платформы легко интегрируются с распространенными приложениями для рабочего места и поддерживают строгий контроль версий. Команды могут сотрудничать в режиме реального времени, контролируя при этом, кто может просматривать или редактировать важные файлы.
2. Коммуникационные платформы для удаленных команд
Slack
Гибкая платформа для обмена сообщениями со структурированными каналами и асинхронными беседами. История сообщений с возможностью поиска позволяет легко находить прошлые обсуждения, сокращая количество повторных вопросов и потерь информации. Slack позволяет обмениваться документами, помечать адресатов и оптимизировать мобильный доступ.
Microsoft Teams
Сочетает в себе чат, видеосвязь и безопасный обмен файлами, а также включает в себя надежные средства защиты. Поскольку оно работает с Microsoft 365, команды могут планировать встречи, совместно редактировать файлы и управлять проектами с одной платформы. Оно работает с Microsoft 365 и Outlook и включает средства шифрования и защиты данных от утечек.
3. Видеоконференции и виртуальные совещания
Zoom
Предлагает безопасное видео высокой четкости, совместное использование экранов и проведение секционных заседаний. Zoom использует проверку электронной почты, защищенные ссылки на встречи и протоколы шифрования для приватных обсуждений.
Google Meet
Работает непосредственно в браузере - не требует установки программного обеспечения. Связано с Gmail и Календарем, обеспечивает доступ к облачным хранилищам и поддерживает безопасность транспортного уровня (TLS).
4. Управление задачами и совместная работа
Trello
Визуальная, удобная доска задач, где команды могут назначать, перемещать и управлять задачами. Визуальный макет позволяет командам видеть прогресс с первого взгляда, а Trello помогает им организовывать проекты и следить за выполнением задач.
Asana
Предлагает панели мониторинга, сроки выполнения и назначения проектов. Упрощает понимание того, как отправлять документы по электронной почте и безопасно обмениваться файлами в рамках защищенных рабочих процессов.
5. Управление паролями и учетными данными
1Password
Безопасное хранение учетных данных и ключей шифрования. Система защищает данные для входа в систему по электронной почте и ограничивает доступ только тем, кому они предназначены.
Bitwarden
Менеджер паролей с открытым исходным кодом, обеспечивающий безопасность данных и контролируемый доступ. Он помогает предотвратить утечку данных благодаря зашифрованному хранению учетных данных.
6. Инструменты для отслеживания производительности и времени
Toggl Track
Простое отслеживание времени на основе таймера на разных устройствах. Помогает контролировать оплачиваемые часы и прикреплять журналы активности к серверам электронной почты и отчетам клиентов.
RescueTime
Анализирует цифровые привычки, чтобы выявить приоритетные направления. Оно уважает конфиденциальность пользователей, поддерживая стандарты безопасности данных.
7. VPN для обеспечения безопасности удаленного доступа
NordVPN
Шифрует интернет-трафик и маскирует IP-адреса. VPN обеспечивает удаленным сотрудникам безопасный доступ к системам компании, не передавая конфиденциальные данные в незащищенные сети. Защищает мобильные устройства и общественный Wi-Fi с помощью надежного шифрования.
ExpressVPN
Обеспечивает глобальный доступ и высокоскоростную конфиденциальность. Защищает удаленных сотрудников от утечки данных в ненадежных сетях.
8. Совместная работа и визуальный мозговой штурм
Документы Google
Обеспечивает редактирование в режиме реального времени с контролем доступа и шифрованием электронной почты. История изменений позволяет командам отслеживать изменения и восстанавливать предыдущие версии, обеспечивая точность. Легко интегрируется с другими инструментами Google Workspace.
Figma
Платформа совместного проектирования для команд разработчиков пользовательского интерфейса и творческих коллективов. Ее облачная структура позволяет командам просматривать и обновлять дизайн в любое время, не переписывая работы друг друга. Пользователи могут безопасно создавать и комментировать в режиме реального времени.
9. Удаленная культура и асинхронные проверки
Пончик
Помогает удаленным сотрудникам общаться в неформальных чатах в Slack. Это способствует формированию командной культуры и снижению чувства изоляции.
Standuply
Автоматизирует регистрацию и обновление задач. Помогает командам оставаться на одной волне без необходимости встречаться вживую.
Итоговый контрольный список для удаленной работы
Прежде чем выбрать инструменты для удаленной работы, изучите этот контрольный список, чтобы обеспечить безопасность и эффективность рабочего процесса.
- Зашифрована ли передача файлов и можно ли ее отследить?
- Может ли ваша команда общаться в режиме реального времени и гибко?
- Защищены ли инструменты безопасностью входа в систему электронной почты?
- Защищены ли конфиденциальные данные с помощью TLS и ключей шифрования?
- Передаются ли документы только тому, кому они предназначены?
Почему стоит выбрать Filemail
Filemail - это безопасный сервис передачи файлов с быстрой загрузкой, мобильными приложениями, шифрованием электронной почты и соблюдением требований по защите данных. Удобный дизайн и сквозное шифрование позволяют легко защитить конфиденциальные данные и безопасно работать с облачными сервисами. Это особенно ценно для команд, которые часто отправляют клиентам большие или конфиденциальные файлы. Встроенная функция отслеживания позволяет пользователям подтверждать, когда получатели получают доступ к файлам или скачивают их.