Quando è necessario inviare un file di grandi dimensioni via e-mail, può essere frustrante quando si riceve un pop-up che indica che i file sono troppo grandi. Sorprendentemente, la maggior parte dei server di posta elettronica non è in grado di inviare o ricevere file di dimensioni superiori a quelle specifiche.
Inoltre, solo perché è possibile inviare un allegato attraverso il server di posta elettronica del mittente, non significa necessariamente che l'e-mail del destinatario possa accettarlo. Come potete assicurarvi di inviare un allegato che il destinatario possa aprire? Continuate a leggere per scoprire come inviare file di grandi dimensioni via e-mail.
È necessario assicurarsi di conoscere le dimensioni degli allegati di posta elettronica prima di inviarli. I limiti di dimensione dei server di posta elettronica non sono univoci e variano a seconda del provider. Fortunatamente, la maggior parte dei servizi di posta elettronica visualizza le dimensioni del file accanto al suo nome.
Se si allegano più file, è bene tenere traccia delle dimensioni totali degli allegati. Se le dimensioni del file sono indicate in kilobyte anziché in megabyte, sappiate che in un megabyte ci sono 1024 kilobyte.
Molte aziende e privati utilizzano fornitori di servizi e servizi basati sul cloud. servizi di trasferimento file per bypassare le dimensioni degli allegati quando si inviano file di grandi dimensioni via e-mail.
Trasferimento gratuito fino a 5 GB
Non è richiesta la registrazione
Servizio di archiviazione basato sul cloud per inviare file di grandi dimensioni via e-mail
Quando si devono inviare file di grandi dimensioni via e-mail, ma il file è troppo grande, una delle soluzioni più efficienti è quella di utilizzare servizi di archiviazione basati sul cloud.
Gli spazi di archiviazione cloud come iCloud Mail Drop, OneDrive e Google Drive sono ottimi modi per inviare file di grandi dimensioni tramite e-mail. Quando è necessario inviare grafici, video, presentazioni, dati o altro di alta qualità, le soluzioni cloud consentono di caricare i file sul servizio cloud.
Quindi inviate il link per consentire al vostro destinatario di accedere al file attraverso un link anziché un allegato. Se sembra scoraggiante, è facile una volta che ci si è abituati. Ecco come inviare allegati di grandi dimensioni tramite i servizi di archiviazione basati sul cloud.
1. Drop di posta iCloud con Apple Mail
Utilizzando un account iCloud, si è predisposti per l'utilizzo di Mail Drop, che consente di inviare file di grandi dimensioni fino a 5 GB tramite iCloud. Quando si utilizza Mail Drop, i file vengono archiviati in forma crittografata e resi disponibili al destinatario per il download entro 30 giorni.
Innanzitutto, è necessario assicurarsi che Mail Drop sia abilitato dall'account Apple Mail.
1. Aprite Apple Mail dal Mac e selezionate Preferenze dalla barra dei menu sotto Mail.
2. Nella scheda Account, selezionare l'account per il quale si desidera attivare Mail Drop.
3. Selezionate la casella accanto all'opzione Invia allegati di grandi dimensioni con Mail Drop.
4. Comporre un nuovo messaggio di posta elettronica con Apple Mail e assicurarsi che il cursore di testo sia posizionato nel punto in cui si desidera visualizzare l'allegato.
5. Selezionare File, quindi selezionare Allega file. Scegliere il file da allegare e fare clic su Scegli file.
Se l'allegato supera i limiti di dimensione, Apple Mail caricherà automaticamente il file sul server iCloud per il destinatario.
| Pro | Contro |
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L'allegato viene caricato su iCloud e include un link sicuro. |
Mail Drop ha un limite di soli 5 GB, quindi qualsiasi cosa che superi questo limite fallirà con questo metodo. |
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L'allegato non viene conteggiato nello spazio totale di archiviazione di iCloud e viene conservato nel cloud solo per 30 giorni. |
Alcuni allegati non si trasferiscono bene ad altri sistemi operativi come Windows. |
2. Google Drive con Gmail
1. Accedere alla casella di posta Gmail e selezionare Componi nell'angolo in alto a sinistra dello schermo per iniziare un nuovo messaggio.
2. Dai pulsanti delle icone nella parte inferiore del pop-up del nuovo messaggio, selezionare l'icona di Google Drive. Si aprirà una finestra di dialogo che consentirà di inserire un file.
3. Se non avete ancora caricato il vostro file su Google Drive, potete farlo da questa finestra di dialogo. Selezionare Carica dal menu in alto. È possibile trascinare l'allegato di grandi dimensioni o fare clic su Seleziona file dal dispositivo. Selezionare Carica per aggiungere il file a Google Drive.
4. Se il file è già stato caricato su Google Drive, è possibile cercare il file in Drive. Evidenziare il file e fare clic sul pulsante Inserisci.
5. Assicurarsi di impostare le autorizzazioni prima di inviare l'e-mail per garantire che il destinatario possa accedere al file. Gmail controllerà che il destinatario abbia accesso al file e vi chiederà di aggiornare le impostazioni di condivisione del file prima di inviare il messaggio.
Il link all'allegato verrà ora aggiunto all'e-mail.
| Pro | Contro |
|---|---|
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La condivisione dei file è semplice e dispone di molti strumenti integrati per collaborare facilmente con gli altri sui vostri file. |
La condivisione di file senza protezione con password comporta un potenziale rischio per la sicurezza. |
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I file sono privati finché non vengono condivisi con i destinatari. |
Google Drive impone dei limiti di upload al vostro disco, quindi questa limitazione può essere frustrante se dovete condividere più file di grandi dimensioni su Google Drive. |
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È possibile accedere ai propri file da qualsiasi luogo. |
3. OneDrive con Outlook
Per molte aziende il servizio di posta elettronica principale è Outlook. OneDrive è una soluzione eccellente per l'invio di file di grandi dimensioni tramite e-mail con Outlook. Outlook consente solo un massimo di 33 MB per gli allegati. È necessario assicurarsi di salvare il file in OneDrive prima di condividerlo.
Ecco come inviare un file via e-mail utilizzando OneDrive
1. Per iniziare, è necessario accedere al proprio account OneDrive.
2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul file che si desidera condividere. Dal menu a discesa, selezionare Condividi.
3. Nel riquadro a comparsa, inserite gli indirizzi e-mail delle persone con cui volete condividere il file e aggiornate le autorizzazioni che volete impostare per il documento. Questo metodo genera automaticamente un'e-mail con un link per visualizzare il file di grandi dimensioni.
4. Se si desidera creare un'e-mail personalizzata, generare un link dal pulsante Copia link in basso a sinistra del pop-up invece di inserire l'e-mail dei destinatari per l'autoinvito. Incollare il link in un nuovo messaggio di posta elettronica tramite Outlook.
| Pro | Contro |
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È possibile archiviare qualsiasi file su OneDrive, che dispone di un'interfaccia intuitiva che facilita l'invio di file di grandi dimensioni via e-mail. |
Il piano gratuito di OneDrive consente un massimo di 5 GB di spazio di archiviazione, mentre per l'archiviazione aggiuntiva è necessario pagare. |
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Microsoft è un'azienda ben consolidata, per cui si sa che è solida, affidabile e di fiducia. |
La sicurezza è un problema quando si usa OneDrive. |
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Crittografa solo i dati in transito, ma non quelli che si trovano sul posto. |
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Le autorizzazioni degli utenti possono consentire di modificare documenti non desiderati. |
Servizio di trasferimento file basato sul cloud per inviare file di grandi dimensioni tramite e-mail
All'inizio i servizi cloud erano più orientati ai consumatori per la posta elettronica basata sul web, i social media, le foto e i luoghi di archiviazione personale. Con l'evoluzione delle soluzioni cloud e l'aumento della sicurezza, i servizi cloud si sono aperti consentendo a intere infrastrutture di rete di operare all'interno del cloud, compresi i trasferimenti di file.
La richiesta di processi di condivisione sicuri per condividere documenti e dati sensibili è in aumento e sempre più persone adottano servizi di trasferimento file basati su cloud. Con l'aumento dei dipendenti che lavorano da casa, è essenziale disporre di una soluzione facile da usare e sicura che consenta ai dipendenti di inviare e ricevere file di dati di grandi dimensioni.
È sempre possibile utilizzare un servizio di trasferimento file basato sul cloud.
Filemail
Filemail è una delle tante soluzioni che forniscono un servizio che consente di inviare e ricevere file di qualsiasi dimensione online. È dotato di funzioni di sicurezza che rendono sicuro il trasferimento dei file, consentendo di impostare il periodo di disponibilità e la protezione con password. In questo modo si evita che i file finiscano nelle mani sbagliate.
L'utilizzo di Filemail è semplice e consente due opzioni per inviare file di grandi dimensioni online. È possibile inviarli direttamente o generando un link e inviandolo attraverso la piattaforma di posta elettronica scelta.
1. Dal sito web di Filemail, selezionate il pulsante Aggiungi file per selezionare i file che desiderate inviare.
2. Se si desidera inviare come e-mail, si seleziona la scheda Invia come e-mail e si redige un'e-mail da inviare utilizzando il proprio indirizzo e-mail.
3. Se si preferisce utilizzare il server e-mail principale, selezionare la scheda Invia come link e copiare il link.
4. Viene visualizzata una finestra di dialogo che consente di impostare la durata di disponibilità del file.
Filemail consente di condividere i file fino a 5 GB gratuitamente. Con un account a pagamento si ottengono molte più funzioni, come 1 TB di spazio di archiviazione, l'aggiunta di un logo o di uno sfondo, perfetto per le piccole imprese.
Questi metodi sono tra i migliori per inviare file di grandi dimensioni via e-mail. È sempre bene assicurarsi di utilizzare strumenti di trasferimento e cloud sicuri e specializzati. La sicurezza è una delle preoccupazioni più importanti quando si inviano o ricevono allegati di grandi dimensioni.
Assicuratevi sempre di aprire solo gli allegati provenienti da persone che conoscete e di cui vi fidate, e assicuratevi che provengano da uno dei metodi sicuri menzionati sopra.