Sådan sender du dokumenter sikkert via e-mail

Hvis du spekulerer på, hvordan du sender dokumenter sikkert via e-mail, skal du sætte filen bag beskyttelse. E-mail fungerer til noter, ikke til sikker dokumentdeling. Hvis du skal sende dokumenter sikkert via e-mail, skal du holde detaljerne ude af brødteksten og bruge et sikkert downloadlink.

E-mail er fantastisk til hurtige opdateringer. Dokumenter bør ligge i links og krypterede filer. Når risikoen eller størrelsen øges, skal du skifte til en sikker filoverførselstjeneste til sikker dokumentoverførsel.

Hurtige sejre: Gør disse først

Erstat vedhæftede filer med links. Del et sikkert downloadlink med en udløbsdato. Færre filer efterlades på e-mailservere.

Del hemmeligheden op. Send filen nu, og send adgangskoden senere via sms eller et opkald. Lever den stærke adgangskode gennem en anden kanal.

Tjek sikkerheden. Slå e-mailkryptering til, og bekræft, at forbindelserne er beskyttet af Transport Layer Security (TLS).

Risici ved usikker e-mailing af dokumenter

E-mail prioriterer hastighed, ikke hemmeligholdelse. Ubeskyttede vedhæftede filer øger risikoen for et sikkerhedsbrud. Tænk på en normal e-mail som en seddel på et hurtigt transportbånd.

Ukrypteret eksponering. De fleste udbydere aktiverer ikke ægte end-to-end-kryptering som standard. Aflyttede PDF-filer og regneark kan afsløre følsomme data.

Malware og phishing. Angribere skjuler nyttelast i vedhæftede filer og udgiver sig for at være betroede afsendere.

Uautoriseret adgang. En tastefejl i en e-mailadresse eller en kompromitteret konto kan få filer i de forkerte hænder. Videresendelse øger risikoen.

Overholdelse af regler og privatliv. Stærk databeskyttelse forventes. At ignorere det skader tilliden og inviterer til sanktioner.

Almindelige fejl, der skal undgås

Sende åbne vedhæftede filer. Send aldrig vigtige vedhæftede filer som almindelige filer. Vedhæftede filer videresendes ofte og kan ligge på servere i årevis. Krypter eller beskyt med password først.

Svage eller genbrugte adgangskoder. Brug en stærk adgangskode til beskyttede filer og til dit e-mail-login. Placer aldrig adgangskoden i den samme e-mail.

For mange modtagere. Begræns adgangen til den tiltænkte modtager og dem, der virkelig har brug for filen. Brug BCC, når det er relevant.

Springe adressekontrol over. Dobbelttjek alle e-mailadresser. Ved højrisikoforsendelser skal du bekræfte modtageren uden for båndet. Bekræft også modtagerens e-mail omhyggeligt.

Ignorerer indbygget beskyttelse. Aktivér e-mailkryptering og to-faktor-autentificering. Foretrækker e-mailklienter og gateways, der håndhæver TLS.

3R-rammen for sikrere e-mailing

Begræns, hvad du sender via e-mail. Hold detaljer ude af emnet og brødteksten.

Erstat vedhæftede filer med tidsbegrænsede links fra en sikker filoverførselstjeneste. Sæt en udløbsdato og kræv login eller en adgangskode.

Begræns adgangen med adgangskoder, e-mailbekræftelse og tilladelser.

5 metoder til at sende dokumenter sikkert via e-mail

Disse trin hjælper dig med at bevare kontrollen, når du sender dokumenter via e-mail.

1. Beskyt dine vedhæftede filer med adgangskode
   Opret krypterede filer eller tilføj en adgangskode, før du vedhæfter. En password-beskyttet PDF er hurtig, og AES-krypterede ZIP-arkiver fungerer godt. Vælg stærk kryptering, og administrer nøglerne omhyggeligt. Giv altid adgangskoden via en anden kanal. Inkluder den aldrig i filen. Beskyt også PDF-filer med en stærk adgangskode, når det er nødvendigt.
2. Brug krypterede e-mailtjenester
   Til følsomme samtaler skal du bruge tjenester med end-to-end-kryptering. Kun du og den tiltænkte modtager kan læse beskeder og vedhæftede filer. Hvis din organisation understøtter S/MIME eller PGP, skal du parre dem med rettighedskontrol.
3. Send sikre links i stedet for vedhæftede filer
   Upload dokumentet til en sikker filoverførselstjeneste, og del et sikkert downloadlink med en udløbsdato. Du kan tilbagekalde adgangen, hvis der sendes et forkert link. Tilføj e-mailbekræftelse eller en adgangskode til modtageren.
   En tjeneste som Filemail giver sikker lagring i skyen, udløb af link, valgfri adgangskoder og sporing i realtid. Ved at holde filen væk fra e-mailservere reduceres eksponeringen.
4. Brug e-mailkryptering og rettighedskontrol
   Hvis din organisation understøtter e-mailkryptering som S/MIME eller PGP, skal du bruge det med kompatible klienter. Rettighedskontrol kan blokere videresendelse, kopiering, download eller udskrivning. Gmail Confidential Mode og Outlooks Do Not Forward tilføjer adgangskontrol, men de giver ikke ægte end-to-end-kryptering.
5. Brug en dedikeret sikker filoverførselstjeneste
   Til store eller meget følsomme filer anbefales et specialiseret værktøj. Tjenester som Filemail er brugervenlige og tilbyder sikker lagring i skyen, virusscanning, udløb af link, adgangskoder og analyser.

Brug webappen, mobilappen eller Outlook add-in med træk-og-slip. Du kan sende et sikkert downloadlink uden at kræve, at modtageren opretter en konto. Det holder dine data sikre og begrænser eksponeringen på e-mailservere.
Sammenlign Filemail-abonnementer for at vælge de rigtige sikkerheds- og lagringsmuligheder til dit team.

Hvorfor vælge Filemail til sikker dokumentoverførsel

Sikker ved design. Filemail krypterer data under transport og i hvile på et sikkert cloudlager. Forretningsplaner kan aktivere end-to-end-kryptering for nul-viden-beskyttelse.

Friktionel afsendelse. Gratis brugere kan overføre op til 5 GB. Business- og Enterprise-niveauer ophæver størrelsesgrænser og udvider opbevaringstiden.

Bevis og kontrol. Indstil adgangskoder, udløbsdatoer og downloadgrænser for hvert link. Spor aktivitet i realtid.

Bygget til den måde, du arbejder på. Brug webappen, mobilappen eller Outlook add-in med træk-og-slip. Det fungerer sammen med almindelige e-mailklienter og eksisterende arbejdsgange for dokumentdeling.

Sikkerhedsfunktioner, der betyder noget. Automatisk virusscanning, regionsvalg, revisionslogs og policykontrol holder data sikre. Mange cloud storage-tjenester tilføjer bekvemmelighed, men Filemail sætter kontrol i højsædet.

Læs mere om krypterede overførsler, og se Hvorfor e-mail ikke er sikker for at få en dybere sammenhæng.

Ofte stillede spørgsmål

Er det sikkert at e-maile dokumenter som kontoudtog eller ID'er ved hjælp af populære udbydere?
De store udbydere krypterer forbindelsen til deres servere, hvilket hjælper. De fleste leverer ikke end-to-end-kryptering, så servere kan stadig få adgang til indhold. For fortrolige dokumenter skal du tilføje en adgangskode eller sende et sikkert downloadlink.

Hvilke typer dokumenter bør jeg undgå at sende via standard e-mail?
Undgå filer, der indeholder meget følsomme oplysninger som f.eks. finansielle optegnelser, offentlige ID'er, medicinske data eller adgangskoder. Hvis du er nødt til at sende dem, så brug kryptering eller et sikkert overførselslink.

Hvordan adskiller Filemail sig fra vedhæftede filer?
Med Filemail uploader du til et sikkert cloud-lager og deler et beskyttet link. Du kan anvende adgangskoder, indstille en udløbsdato og spore downloads i realtid. Filen rejser ikke gennem flere e-mailservere, hvilket reducerer eksponeringen.

Har Outlook eller Google Workspace indbyggede muligheder?
Ja, det har de. Outlook understøtter e-mailkryptering og rettighedsstyring. Gmail tilbyder Confidential Mode med udløb og SMS-passwords. Brug disse sammen med sikre links for stærkere beskyttelse.

Se priser og funktioner for at vælge den plan, der passer til dit team.