Hvordan sende dokumenter trygt med e-post
Hvis du lurer på hvordan du kan sende dokumenter på e-post på en sikker måte, bør du beskytte filen. E-post fungerer for notater, ikke for sikker dokumentdeling. Hvis du må sende dokumenter sikkert via e-post, bør du holde detaljene utenfor brødteksten og bruke en sikker nedlastingslenke.
E-post er ypperlig for raske oppdateringer. Dokumenter bør ligge i lenker og krypterte filer. Når risikoen eller størrelsen øker, bør du bytte til en sikker filoverføringstjeneste for sikker dokumentoverføring.
Rask gevinst: Gjør disse først
Erstatt vedlegg med lenker. Del en sikker nedlastingslenke med en utløpsdato. Færre filer blir liggende igjen på e-postserverne.
Del opp hemmeligheten. Send filen nå, og send passordet senere via SMS eller en samtale. Lever det sterke passordet gjennom en annen kanal.
Sjekk sikkerheten. Slå på e-postkryptering og bekreft at forbindelsene er beskyttet av Transport Layer Security (TLS).
Risikoen ved å sende usikre dokumenter via e-post
E-post prioriterer hastighet, ikke hemmelighold. Ubeskyttede vedlegg øker sjansen for sikkerhetsbrudd. Tenk på en vanlig e-post som en lapp på et raskt transportbånd.
Ukryptert eksponering. De fleste leverandører aktiverer ikke ekte ende-til-ende-kryptering som standard. PDF-filer og regneark som blir fanget opp, kan eksponere sensitive data.
Skadelig programvare og phishing. Angripere skjuler nyttelast i vedlegg og utgir seg for å være pålitelige avsendere.
Uautorisert tilgang. En skrivefeil i en e-postadresse eller en kompromittert konto kan føre til at filer havner i feil hender. Videresending mangedobler risikoen.
Samsvar og personvern. Det forventes sterk databeskyttelse. Å ignorere dette skader tilliten og kan føre til bøter.
Vanlige feil du bør unngå
Sende åpne vedlegg. Send aldri viktige e-postvedlegg som rene filer. Vedlegg blir ofte videresendt og kan bli liggende på servere i årevis. Krypter eller passordbeskytt først.
Svake passord eller gjenbruk av passord. Bruk et sterkt passord for beskyttede filer og for innlogging på e-post. Plasser aldri passordet i samme e-post.
For mange mottakere. Begrens tilgangen til den tiltenkte mottakeren og de som virkelig trenger filen. Bruk BCC når det er hensiktsmessig.
Hopp over adressesjekker. Dobbeltsjekk alle e-postadresser. For høyrisikosendinger bør du verifisere mottakeren utenfor båndet. Bekreft også mottakerens e-postadresse nøye.
Ignorerer innebygd beskyttelse. Aktiver e-postkryptering og tofaktorautentisering. Foretrekk e-postklienter og gatewayer som håndhever TLS.
3R-rammeverket for tryggere e-post
Reduser hva du sender via e-post. Hold detaljer utenfor emnefeltet og brødteksten.
Erstatt vedlegg med tidsbegrensede lenker fra en sikker filoverføringstjeneste. Sett en utløpsdato og krev pålogging eller passord.
Begrens tilgangen med passord, e-postbekreftelse og tillatelser.
5 metoder for å sende dokumenter via e-post på en sikker måte
Disse trinnene hjelper deg med å holde kontrollen når du sender dokumenter via e-post.
- Passordbeskytt vedleggene dine
Opprett krypterte filer eller legg til et passord før du legger ved. En passordbeskyttet PDF-fil er rask, og AES-krypterte ZIP-arkiver fungerer godt. Velg sterk kryptering, og håndter nøklene nøye. Lever alltid passordet gjennom en annen kanal. Legg det aldri sammen med filen. Passordbeskytt også PDF-filer med et sterkt passord når det er nødvendig. - Bruk krypterte e-posttjenester
Bruk tjenester med ende-til-ende-kryptering for sensitive samtaler. Bare du og den tiltenkte mottakeren kan lese meldinger og vedlegg. Hvis organisasjonen din støtter S/MIME eller PGP, bør du kombinere dem med rettighetskontroll. - Send sikre lenker i stedet for vedlegg
Last opp dokumentet til en sikker filoverføringstjeneste, og del en sikker nedlastingslenke med en utløpsdato. Du kan tilbakekalle tilgangen hvis feil lenke sendes. Legg til e-postbekreftelse eller en passordkode for mottakeren.
En tjeneste som Filemail tilbyr sikker skylagring, utløpsdato for lenker, valgfrie passord og sporing i sanntid. Ved å holde filen utenfor e-postserverne reduseres eksponeringen. - Bruk e-postkryptering og rettighetskontroll
Hvis organisasjonen din støtter e-postkryptering som S/MIME eller PGP, bør du bruke det med kompatible klienter. Rettighetskontroller kan blokkere videresending, kopiering, nedlasting eller utskrift. Gmails konfidensiell modus og Outlooks Ikke videresend legger til tilgangskontroller, men de tilbyr ikke ekte ende-til-ende-kryptering. - Bruk en dedikert tjeneste for sikker filoverføring
For store eller svært sensitive filer anbefales et spesialisert verktøy. Tjenester som Filemail er brukervennlige og tilbyr sikker skylagring, virusskanning, utløp av koblinger, passord og analyse.
Bruk nettappen, mobilappen eller Outlook-tillegget med dra-og-slipp. Du kan sende en sikker nedlastingslenke uten at mottakerne trenger å opprette kontoer. Dette holder dataene dine sikre og begrenser eksponeringen på e-postservere.
Sammenlign Filemail-abonnementer for å velge de riktige sikkerhets- og lagringsalternativene for teamet ditt.
Hvorfor velge Filemail for sikker dokumentoverføring
Sikkert gjennom design. Filemail krypterer data under transport og i ro på sikker skylagring. Forretningsplaner kan aktivere ende-til-ende-kryptering for nullkunnskapsbeskyttelse.
Friksjonsfri sending. Gratisbrukere kan overføre opptil 5 GB. Business- og Enterprise-nivåene opphever størrelsesbegrensninger og utvider lagringstiden.
Bevis og kontroll. Angi passord, utløpsdatoer og nedlastingsgrenser for hver lenke. Spor aktivitet i sanntid.
Bygget for måten du jobber på. Bruk nettappen, mobilappen eller Outlook-tillegget med dra-og-slipp. Den fungerer sammen med vanlige e-postklienter og eksisterende arbeidsflyter for dokumentdeling.
Sikkerhetsfunksjoner som betyr noe. Automatisk virusskanning, valg av regioner, revisjonslogger og policykontroller sørger for at dataene er sikre. Mange skylagringstjenester legger til bekvemmelighet, men Filemail setter kontroll først.
Les mer om krypterte overføringer, og se Hvorfor e-post ikke er sikker for å få en dypere kontekst.
Vanlige spørsmål
Er det trygt å sende dokumenter som kontoutskrifter eller ID-er via e-post med populære leverandører?
De største leverandørene krypterer forbindelsen til serverne sine, noe som hjelper. De fleste tilbyr ikke ende-til-ende-kryptering, slik at serverne fortsatt kan få tilgang til innholdet. For konfidensielle dokumenter bør du legge til et passord eller sende en sikker nedlastingslenke.
Hvilke typer dokumenter bør jeg unngå å sende via standard e-post?
Unngå filer som inneholder svært sensitiv informasjon, for eksempel finansielle dokumenter, offentlige ID-er, medisinske data eller passord. Hvis du må sende dem, bør du bruke kryptering eller en sikker overføringskobling.
Hva er forskjellen på å bruke Filemail og vedlegg?
Med Filemail laster du opp til sikker skylagring og deler en beskyttet lenke. Du kan bruke passord, angi en utløpsdato og spore nedlastinger i sanntid. Filen går ikke gjennom flere e-postservere, noe som reduserer eksponeringen.
Har Outlook eller Google Workspace innebygde alternativer?
Ja, det har de. Outlook støtter e-postkryptering og rettighetsadministrasjon. Gmail tilbyr konfidensiell modus med utløpsdato og SMS-passordkoder. Bruk disse sammen med sikre koblinger for sterkere beskyttelse.
Se priser og funksjoner for å velge det abonnementet som passer teamet ditt.
