Verktøy for fjernarbeid for produktive og trygge team

Derfor trenger eksterne team de riktige verktøyene

Fjernarbeid øker effektiviteten og senker kostnadene, men feil systemer kan føre til forsinkelser i prosjekter og kompromittere sensitiv informasjon. En komplett digital verktøykasse sørger for sikker dokumentoverføring, smidig kommunikasjon og effektivt samarbeid.

Vanlige utfordringer

• Overlapping av tidssoner: Det blir vanskelig å arrangere møter i sanntid.
• Spredtkommunikasjon: Meldinger spres på ulike plattformer på grunn av spredt kommunikasjon.
• Manglende ansvarlighet: Mangel på skikkelig sporing gjør at det haster mindre.
• Isolasjon: Ansatte kan føle seg alene og uten støtte.

Sikkerhetsrisiko

• Dupliserte eller tapte oppgaver: Dårlig oversikt skaper forvirring.
• Ubeskyttet meldingsutveksling: Fører til feilrettet arbeid og eksponering.
• Sensitive datalekkasjer: Sendes via usikrede e-poster eller lenker.
• Ikke-godkjente apper: Ansatte kan bruke risikable, ikke-godkjente verktøy.

Tips: Bruk verktøy som er enkle å kommunisere med, som fungerer godt sammen med programvaren du allerede bruker, og som holder informasjonen din trygg og sikker.

1. Sikker fildeling og dokumentoverføring

Filemail

Filemail bruker ende-til-ende-kryptering, passordbeskyttelse og e-postverifisering for å holde data trygge. Med dra-og-slipp-grensesnittet og mobilappen er det enkelt å dele krypterte filer eller e-postvedlegg på alle enheter. Du kan sende filer direkte til en hvilken som helst e-postkonto, og mottakerne får en sikker nedlastingskobling for trygg tilgang.

Dropbox / Google Drive / OneDrive

Disse sikre skylagringsplattformene tilbyr synkronisering i sanntid og kontroll over filtilgang. Google Disk integrerer e-postinnlogging for enkel dokumentdeling og fungerer problemfritt med vanlige e-postklienter. Disse plattformene integreres enkelt med vanlige apper på arbeidsplassen og støtter sterk versjonskontroll. Team kan samarbeide i sanntid, samtidig som de kan kontrollere hvem som kan se eller redigere sensitive filer.

2. Kommunikasjonsplattformer for eksterne team

Slack

En fleksibel meldingsplattform med strukturerte kanaler og asynkrone samtaler. Den søkbare meldingshistorikken gjør det enkelt å finne tidligere diskusjoner, noe som reduserer risikoen for gjentatte spørsmål eller tapt informasjon. Slack tillater dokumentdeling, tagger den tiltenkte mottakeren og er optimalisert for mobil tilgang.

Microsoft Teams

Kombinerer chat, video og sikker filutveksling, og har sterke sikkerhetsfunksjoner. Siden det fungerer med Microsoft 365, kan team planlegge møter, redigere filer sammen og administrere prosjekter fra én og samme plattform. Det fungerer med Microsoft 365 og Outlook, og inkluderer krypterings- og databeskyttelsesverktøy for å beskytte mot sikkerhetsbrudd.

3. Videokonferanser og virtuelle møter

Zoom

Tilbyr sikker HD-video, skjermdeling og breakout-økter. Zoom bruker e-postbekreftelse, sikre møtelinker og krypteringsprotokoller for private diskusjoner.

Google Meet

Fungerer direkte i nettleseren din - ingen programvare kreves. Den er knyttet til Gmail og Calendar, gir tilgang til skylagring og støtter TLS (Transport Layer Security).

4. Oppgavehåndtering og samarbeid

Trello

En visuell, brukervennlig oppgavetavle der team kan tildele, flytte og administrere oppgaver. Den visuelle layouten gjør det mulig for teamene å se fremdriften på et øyeblikk, mens Trello hjelper dem med å organisere prosjekter og holde oversikt over oppgavene.

Asana

Tilbyr dashbord, forfallsdatoer og prosjektoppgaver. Gjør det enklere å forstå hvordan man sender dokumenter via e-post og deler filer i sikre arbeidsflyter.

5. Passord- og legitimasjonsadministrasjon

1Passord

Lagrer påloggingsinformasjon og krypteringsnøkler på en sikker måte. Systemet beskytter påloggingsdetaljer for e-post og begrenser tilgangen til kun den tiltenkte mottakeren.

Bitwarden

En passordadministrator med åpen kildekode som sørger for datasikkerhet og kontrollert tilgang. Den bidrar til å forhindre datainnbrudd gjennom kryptert lagring av legitimasjon.

6. Verktøy for produktivitet og tidsregistrering

Toggl Track

Enkel timerbasert sporing på tvers av enheter. Hjelper deg med å overvåke fakturerbare timer og legge ved aktivitetslogger til e-postservere og klientrapporter.

RescueTime

Analyserer digitale vaner for å identifisere fokusområder. Respekterer brukernes personvern og opprettholder samtidig sikre datastandarder.

7. VPN-er for sikkerhet ved ekstern tilgang

NordVPN

Krypterer internettrafikk og maskerer IP-adresser. VPN-er sørger for at fjernarbeidere trygt kan få tilgang til bedriftens systemer uten å eksponere konfidensielle data for usikrede nettverk. Beskytter mobile enheter og bruk av offentlig Wi-Fi med sterk kryptering.

ExpressVPN

Gir global tilgang og høyhastighets personvern. Beskytter fjernarbeidere mot datainnbrudd på upålitelige nettverk.

8. Samarbeid og visuell idémyldring

Google Dokumenter

Muliggjør redigering i sanntid med tilgangskontroll og e-postkryptering. Revisjonshistorikk gjør det mulig for team å spore endringer og gjenopprette tidligere versjoner, noe som sikrer nøyaktighet. Sømløs integrering med andre Google Workspace-verktøy.

Figma

Designplattform for samarbeid for brukergrensesnitt og kreative team. Den skybaserte strukturen gjør det mulig for team å gjennomgå og oppdatere design når som helst uten å overskrive hverandres arbeid. Brukerne kan opprette og kommentere i sanntid på en sikker måte.

9. Ekstern kultur og asynkrone innsjekkinger

Donut

Hjelper fjernarbeidere med å komme i kontakt med hverandre via uformelle chatter i Slack. Bygger teamkultur og reduserer følelsen av isolasjon.

Standuply

Automatiserer innsjekkinger og oppgaveoppdateringer. Hjelper team med å holde seg på samme side uten å måtte møtes live.

Sjekkliste for fjernarbeid

Før du velger verktøy for fjernarbeid, bør du gå gjennom denne sjekklisten for å sikre at arbeidsflyten forblir sikker og effektiv.

• Er filoverføringer krypterte og sporbare?
• Kan teamet kommunisere direkte og fleksibelt?
• Er verktøyene beskyttet med sikker pålogging via e-post?
• Er sensitive data beskyttet med TLS og krypteringsnøkler?
• Deles dokumenter kun med den tiltenkte mottakeren?

Hvorfor velge Filemail

Filemail tilbyr en sikker filoverføringstjeneste med raske opplastinger, mobilapper, e-postkryptering og overholdelse av personvernregler. Dra-og-slipp-designet og ende-til-ende-kryptering gjør det enkelt å beskytte sensitive data og arbeide trygt med skytjenester. Det er spesielt verdifullt for team som ofte sender store eller konfidensielle filer til kunder. Innebygd sporing lar brukerne bekrefte når mottakerne får tilgang til eller laster ned filer.