Wanneer u een groot bestand verzenden via e-mail, kan het frustrerend zijn wanneer u een pop-up krijgt die u vertelt dat uw bestanden te groot zijn. Verrassend genoeg kunnen de meeste e-mailservers geen bestanden boven een bepaalde grootte verzenden of ontvangen.
En dat niet alleen, alleen omdat u een bijlage kunt verzenden via de e-mailserver van de afzender, betekent nog niet dat de e-mail van de ontvanger deze ook kan accepteren. Hoe zorgt u ervoor dat u een e-mailbijlage verstuurt die uw ontvanger kan openen? Lees verder om erachter te komen hoe u grote bestanden via e-mail verstuurt.
U moet ervoor zorgen dat u de grootte van uw e-mailbijlagen kent voordat u ze verstuurt. De groottebeperkingen voor e-mailservers zijn niet uniform en verschillen per provider. Gelukkig geven de meeste e-maildiensten de bestandsgrootte weer naast de bestandsnaam.
Als u meerdere bestanden bijvoegt, wilt u de totale grootte van uw bijlagen bijhouden. Als de bestandsgrootte wordt weergegeven in kilobytes in plaats van megabytes, weet dan dat een megabyte 1024 kilobytes bevat.
Veel bedrijven en particulieren maken gebruik van cloud-gebaseerde dienstverleners en cloud-gebaseerde diensten voor bestandsoverdracht om de grootte van bijlagen te omzeilen bij het verzenden van grote bestanden via e-mail.
Cloud-gebaseerde opslagdienst om grote bestanden via e-mail te versturen
Wanneer u grote bestanden via e-mail wilt verzenden, maar het bestand te groot is, is een van de efficiëntere oplossingen het gebruik van cloud-gebaseerde opslagdiensten.
Cloudopslagruimtes zoals iCloud Mail Drop, OneDrive en Google Drive zijn uitstekende manieren om grote bestanden via e-mail te versturen. Wanneer u hoogwaardige afbeeldingen, video's, presentaties, gegevens, of meer hebt, die u moet verzenden, kunt u met cloudoplossingen uw bestanden uploaden naar de clouddienst.
Stuur vervolgens de link door zodat uw ontvanger het bestand kan openen via een link in plaats van een bijlage. Als het ontmoedigend klinkt, is het gemakkelijk als je het eenmaal onder de knie hebt. Zo verstuurt u grote bijlagen via cloud-opslagdiensten.
1. iCloud Mail Drop met Apple Mail
Met een iCloud-account ben je ingesteld op het gebruik van Mail Drop, waarmee je grote bestanden tot 5 GB via iCloud kunt versturen. Als je Mail Drop gebruikt, worden de bestanden versleuteld opgeslagen en binnen 30 dagen beschikbaar gesteld aan de ontvanger om te downloaden.
Eerst moet je ervoor zorgen dat Mail Drop is ingeschakeld in je Apple Mail-account.
1. Open Apple Mail op uw Mac en selecteer Voorkeuren in de menubalk onder Mail.
2. In het tabblad Accounts selecteert u de account waarvoor u Mail Drop wilt inschakelen.
3. Vink het vakje naast Grote bijlagen verzenden met Mail Drop aan.
4. Stel een nieuwe e-mail op met Apple Mail en zorg ervoor dat de tekstcursor staat waar de bijlage moet verschijnen.
5. Selecteer Bestand en vervolgens Bestanden bijvoegen. Kies het bestand dat u wilt bijvoegen en klik op Kies bestand.
Als uw bijlage de maximale grootte overschrijdt, uploadt Apple Mail het bestand automatisch naar de iCloud-server voor uw ontvanger.
| Voors | Nadelen |
|---|---|
|
De bijlage wordt geüpload in de iCloud en bevat een beveiligde link. |
Mail Drop heeft slechts een limiet van 5 GB, dus alles wat daarboven komt zal mislukken met deze methode. |
|
De bijlage telt niet mee voor de totale ruimte van uw iCloud-opslag en wordt slechts 30 dagen in de cloud bewaard. |
Sommige bijlagen worden niet goed overgedragen naar andere besturingssystemen zoals Windows. |
2. Google Drive met Gmail
1. Meld u aan bij uw Gmail-inbox en selecteer Compose in de linkerbovenhoek van het scherm om een nieuw bericht te beginnen.
2. Selecteer uit de knoppen met pictogrammen onderaan het nieuwe bericht het pictogram Google Drive. Er verschijnt een dialoogvenster waarin u een bestand kunt invoegen.
3. Als u uw bestand nog niet hebt geüpload naar Google Drive, kunt u dat doen vanuit dit dialoogvenster. Selecteer Uploaden in het bovenste menu. U kunt uw grote bijlage slepen en neerzetten, of u kunt klikken op Bestanden van uw apparaat selecteren. Selecteer Uploaden om het bestand toe te voegen aan uw Google Drive.
4. Als uw bestand al is geüpload op uw Google Drive, kunt u uw bestand zoeken in uw Drive. Markeer het bestand en klik op de knop Invoegen.
5. Zorg ervoor dat u de machtigingen instelt voordat u de e-mail verzendt om ervoor te zorgen dat uw ontvanger toegang heeft tot het bestand. Uw Gmail zal een controle uitvoeren om ervoor te zorgen dat uw ontvanger toegang heeft tot het bestand voor u en u vragen om de instellingen voor het delen van uw bestand bij te werken voordat u het bericht verzendt.
De link naar de bijlage wordt nu aan uw e-mail toegevoegd.
| Voors | Nadelen |
|---|---|
|
Bestanden delen is eenvoudig en heeft veel ingebouwde tools om gemakkelijk met anderen samen te werken aan uw bestanden. |
Er is een potentieel veiligheidsrisico bij het delen van bestanden zonder wachtwoordbeveiliging voor uw bestanden. |
|
Bestanden zijn privé totdat u ze deelt met de beoogde ontvangers. |
Google Drive legt uploadlimieten op aan uw schijf, dus deze beperking kan frustrerend zijn als u meerdere grote bestanden moet delen naar Google Drive. |
|
U heeft overal toegang tot uw bestanden. |
3. OneDrive met Outlook
Voor veel bedrijven is hun primaire e-maildienst Outlook. OneDrive is een uitstekende oplossing voor het verzenden van grote bestanden via e-mails met Outlook. Outlook staat slechts tot 33MB toe voor bijlagen. U moet uw bestand eerst opslaan in uw OneDrive voordat u het deelt.
Zo verstuurt u uw bestand via e-mail met OneDrive
1. U moet zich eerst aanmelden bij uw OneDrive-account.
2. Klik met de rechtermuisknop op het bestand dat u wilt delen. In het dropdownmenu selecteert u Delen.
3. In het pop-upvenster voert u de e-mailadressen in van de mensen met wie u het bestand wilt delen en werkt u de machtigingen bij die u voor het document wilt instellen. Deze methode genereert automatisch een e-mail met een link om het grote bestand te bekijken.
4. Als u een aangepaste e-mail wilt opstellen, genereert u een koppeling via de knop Koppeling kopiëren linksonder in het pop-upvenster in plaats van het e-mailadres van de ontvanger in te voeren om automatisch uit te nodigen. Plak de link in een nieuwe e-mail via Outlook.
| Voors | Nadelen |
|---|---|
|
U kunt elk bestand opslaan op OneDrive, en het heeft een gebruiksvriendelijke interface waarmee u gemakkelijk grote bestanden via e-mail kunt versturen. |
Het gratis plan van OneDrive staat maximaal 5 GB opslagruimte toe, en voor extra opslagruimte moet je betalen. |
|
Microsoft is een gevestigd bedrijf, dus je weet dat ze solide, betrouwbaar zijn. |
Beveiliging is een zorg bij het gebruik van OneDrive. |
|
|
Het versleutelt alleen gegevens onderweg, maar niet de gegevens die daar zitten. |
|
|
Met gebruikersrechten kunnen mensen documenten wijzigen die niet gewenst zijn. |
Cloud-gebaseerde dienst voor bestandsoverdracht om grote bestanden via e-mail te versturen
Toen clouddiensten begonnen, waren ze meer gericht op consumenten voor webgebaseerde e-mail, sociale media, foto's en persoonlijke opslaglocaties. Naarmate cloudoplossingen zich hebben ontwikkeld en de beveiliging is verbeterd, zijn clouddiensten opengesteld om hele netwerkinfrastructuren binnen de cloud te laten functioneren, inclusief bestandsoverdracht.
De vraag naar veilige processen voor het delen van gevoelige documenten en gegevens neemt toe, en steeds meer mensen maken gebruik van cloud-gebaseerde diensten voor bestandsoverdracht. Met de toename van werknemers die thuis werken, is het essentieel om een gebruiksvriendelijke en veilige oplossing te hebben waarmee werknemers grote gegevensbestanden kunnen verzenden en ontvangen.
U kunt altijd een cloud-gebaseerde bestandsoverdrachtservice gebruiken.
Filemail
Filemail is een van de vele oplossingen waarmee u bestanden van elke grootte online kunt verzenden en ontvangen. Het wordt geleverd met beveiligingsfuncties die uw bestandsoverdracht veilig maken door u in staat te stellen de beschikbaarheidsperiode in te stellen en wachtwoordbeveiliging in te stellen. Dit helpt voorkomen dat uw bestand in de verkeerde handen terechtkomt.
Het gebruik van Filemail is eenvoudig en biedt u twee opties om grote bestanden online te versturen. U kunt deze rechtstreeks verzenden of door een link te genereren en deze via uw e-mailplatform naar keuze te verzenden.
1. Selecteer op de Filemail-website de knop Bestanden toevoegen om de bestanden te selecteren die u wilt verzenden.
2. Als u wilt verzenden als e-mail, selecteert u het tabblad Verzenden als e-mail en stelt u een e-mail op om te verzenden met uw e-mailadres.
3. Als u liever uw primaire e-mailserver gebruikt, selecteert u het tabblad Verzenden als link en kopieert u de link.
4. Er verschijnt een pop-up waarmee u de duur van de beschikbaarheid van het bestand kunt instellen.
Met Filemail kunt u bestanden delen tot 5GB gratis. Met een betaalde account krijg je veel meer functies, zoals 1 TB opslag, het toevoegen van een logo of achtergrond, perfect voor kleine bedrijven.
Deze methoden behoren tot de beste manieren om grote bestanden via e-mail te versturen. U wilt er altijd zeker van zijn dat u gespecialiseerde veilige cloud- en transfertools gebruikt. Beveiliging is een van de belangrijkste aandachtspunten bij het verzenden of ontvangen van grote bijlagen.
Zorg er altijd voor dat u alleen bijlagen opent van mensen die u kent en vertrouwt, en zorg ervoor dat ze afkomstig zijn van een van de bovengenoemde veilige methoden.