Intercambio seguro de archivos para contadores y servicios financieros
Obligaciones legales y reglamentarias de los contables al compartir archivos
Proporcionamos una transferencia de archivos segura y cifrada con un periodo de conservación totalmente configurable por el cliente. El contenido de cualquier archivo almacenado en nuestros servidores no puede ser alterado una vez cargado, ya que no proporcionamos herramientas ni mecanismos para la alteración de archivos. También proporcionamos registros de auditoría inmutables.
Filemail permite a los contables compartir archivos de forma segura en todas las jurisdicciones regionales. La siguiente tabla describe las obligaciones de los códigos de conducta profesional y las leyes nacionales relativas a la gestión de los datos de los clientes.
| Región | Reglamento principal / Código | Transferencia de archivos Requisitos clave | Estipulaciones técnicas específicas |
|---|---|---|---|
| US | Código ético de la AICPA (ET §1.700), SOX (empresas públicas), GLBA (datos financieros), HIPAA (PHI), FINRA (registros de corredores de bolsa) y leyes estatales de privacidad (CCPA/CPRA, VCDPA, etc.). | Preservar la confidencialidad de los clientes. Proteger los datos financieros. Conservar los registros de acuerdo con la normativa. | El cifrado y los controles de acceso se consideran "garantías razonables" básicas. FINRA exige la conservación de los registros electrónicos en formato WORM (escritura única, lectura múltiple). |
| Noruega | GDPR de la UE, Ley noruega de datos personales, Código Ético de la IFAC (adoptado por Den norske Revisorforening). | Proteger los datos personales y financieros. Garantizar las transferencias legales. Mantener la confidencialidad de los clientes. Supervisión por Datatilsynet (DPA noruego). | GDPR "medidas técnicas y organizativas apropiadas"; las orientaciones noruegas recomiendan el cifrado y el registro de auditorías. |
| Europa (UE) | GDPR de la UE, Código Ético IFAC/IESBA (principio de confidencialidad, sección 114). | Tratamiento lícito, justo y seguro de los datos de los clientes. Los contables profesionales no deben divulgar la información de los clientes, salvo cuando lo exija la ley. | El código de la IFAC no especifica ninguna tecnología. Los reguladores de la UE señalan el cifrado, la seudonimización y el acceso restringido como salvaguardias clave. |
| REINO UNIDO | GDPR del Reino Unido, Ley de Protección de Datos de 2018, Código de Ética ICAEW / ACCA (principio de confidencialidad), Norma Ética FRC (auditores). | Proteger los datos personales y corporativos. Preservar la integridad de las auditorías. Mantener la confidencialidad. | Las directrices de la OIC recomiendan explícitamente el cifrado y fuertes controles de acceso. Los portales seguros y los sistemas de transferencia de archivos se consideran buenas prácticas. |
| Australia / NZ | Privacy Act 1988 (Australia), APPs; Privacy Act 2020 (NZ); APES 110 Code of Ethics (basado en IFAC). | Mantener la confidencialidad. Proteger contra el uso o la divulgación no autorizados. Mantener la confidencialidad más allá de las fronteras. | Las "medidas razonables" exigidas por la APP 11 incluyen políticas de cifrado, auditabilidad y borrado seguro. |
| Global | CAA / Código IESBA - Principio fundamental de confidencialidad (Sección 114). | Prohíbe la divulgación de información sobre clientes a menos que lo exija la ley o esté autorizado. Protege los datos frente a infracciones accidentales o intencionadas. | No se recomienda ninguna tecnología. Se espera que los miembros adopten medidas de seguridad que reduzcan el riesgo. El cifrado y el intercambio seguro de archivos son salvaguardas ampliamente reconocidas. |
Cómo Filemail permite a los contables compartir archivos de forma segura
Compartir archivos sin conocimiento
El correo electrónico es un método inseguro de comunicación con el cliente. Resulta igualmente problemático si se utiliza para enviar archivos de gran tamaño, como documentos confidenciales. Utilice nuestro servicio de compartición de archivos de conocimiento-cero para mantener todos los archivos que envíe y reciba a salvo de interceptaciones y otras amenazas. Utilizamos cifrado AES de 256 bits para facilitar una protección sólida durante todo el trayecto de transferencia de archivos.
Cifrado de extremo a extremo (E2E): Con E2EE el proceso de cifrado comienza mientras el archivo reside en el dispositivo de origen. El archivo permanecerá cifrado durante todo el ciclo de vida de la transferencia. El destinatario necesitará la clave secreta para descifrarlos.
Cifrado en reposo: El cifrado de extremo a extremo garantiza que nuestro servicio en la nube mantiene los archivos seguros mientras están almacenados en nuestros centros de datos.
Cifrado en tránsito: Utilizamos HTTPS TLS 1.2 para cifrar toda la transmisión de datos con cualquier dispositivo que se conecte a nuestro servicio de transferencia de archivos en la nube.
Facilite el compromiso del cliente
Una interfaz intuitiva, las funciones de arrastrar y soltar y el uso compartido ilimitado de archivos mejoran la comunicación y la interacción con los clientes, que pueden empezar a compartir con usted inmediatamente, sin tener que instalar ningún software. Sólo tienen que visitar nuestro sitio y empezar a compartir.
Uso compartido ilimitado
Sin restricciones en las sesiones de compartición de archivos, en el número de clientes que puedes incorporar ni en la cantidad de archivos que comparten contigo.
No se necesita cuenta de cliente
Sus clientes no necesitan registrar una cuenta, ni instalar ningún software.
Solicitudes privadas de archivos
Envíe solicitudes de archivos a clientes desde Filemail indicando qué documentos necesita de ellos.
Privacidad y seguridad sólidas
Nuestra gama de funciones garantiza que los clientes y socios puedan compartir documentos confidenciales, de una manera conforme a las normas. Puede controlar dónde almacena los archivos, durante cuánto tiempo y quién puede acceder a ellos.
Retención de archivos: La retención de archivos en nuestro servicio basado en la nube es configurable. Almacene los documentos de los clientes durante el tiempo que necesite para cumplir las normas FINRA/SEC.
Proteja las páginas de descarga: Puede establecer una contraseña para todas las páginas de descarga. Sólo los visitantes con la contraseña pueden acceder a ellas.
Espacio de almacenamiento confidencial: Su cuenta asigna espacio de almacenamiento privado a todos los usuarios en lugar de espacio de almacenamiento compartido.
Protección de doble capa: Todos los archivos que entran en nuestra nube son evaluados por dos cortafuegos y analizados en busca de virus y malware.
Autenticación y controles de acceso
Mantenga el control y la supervisión autenticando el acceso de los usuarios. Sabrás que sólo las personas adecuadas pueden utilizar Filemail y a qué archivos pueden acceder.
2FA: Habilite la autenticación de 2 factores para añadir una capa adicional de seguridad y verificar que sólo los usuarios autorizados pueden acceder a la cuenta.
Cuentas basadas en roles: ofrecemos tanto múltiples licencias de administrador, como múltiples licencias de usuario en una cuenta facilitando privilegios y derechos.
SAML/SSO: nos integramos con los principales proveedores de identidad como Microsoft Entra (Azure AD) y Google Workspace para centralizar los privilegios de los usuarios. Puede proporcionar sin problemas servicios mejorados de uso compartido de archivos para el personal autorizado de su empresa.
Transparente y auditable
Cumpla la normativa con un seguimiento claro de la actividad. Nuestras herramientas de auditoría y verificación facilitan la comprobación de la integridad, el seguimiento de las acciones y la respuesta rápida a las solicitudes de clientes o reguladores.
Registros de auditoría
Se guardan registros conformes con la norma WORM de toda la actividad notable de intercambio de archivos. Manténgase informado sobre las cargas y descargas, la fecha y hora y la dirección IP para facilitar las auditorías.
Comprobación de la integridad de los archivos
Creamos una suma de comprobación MD5 a partir del archivo antes de transferirlo. Luego la comparamos con otra suma de comprobación cuando llega a nuestra nube. Esto nos ayuda a garantizar la integridad del archivo.
Actualizaciones en tiempo real
Se le notifica inmediatamente toda la actividad importante de intercambio de archivos para mantenerle al corriente del estado de los archivos compartidos.
Seguridad siempre al día
Para que los contables puedan compartir archivos de forma segura, hay que estar al día de los últimos peligros. Las amenazas a la seguridad evolucionan constantemente, por eso evoluciona nuestra postura de seguridad. Desde actualizaciones diarias de virus hasta pruebas de penetración externas, trabajamos continuamente para mantener sus datos seguros.
Actualizaciones diarias de virus: Actualizamos nuestras definiciones de virus cada 24 horas para asegurarnos de que estamos protegidos frente a todas las amenazas más recientes.
Pruebas de penetración periódicas: Recurrimos a profesionales de la ciberseguridad externos para evaluar y actualizar periódicamente nuestra postura de seguridad.
Notificación de brechas: Hemos establecido protocolos de buenas prácticas para notificarle rápidamente cualquier violación de datos. Se lo notificaremos en un plazo de 72 horas para que pueda actuar sin demora.
Almacenamiento en la nube
Protegemos sus datos tanto a nivel de hardware como de software, combinando el almacenamiento y la gestión de archivos conforme a la normativa regional con estrictas medidas de protección física en nuestros centros de datos.
Almacenamiento de datos por regiones
Nuestra infraestructura global en la nube nos permite almacenar sus archivos en su región. Cumpla con los mandatos regionales y/o nacionales en cuanto a la ubicación de almacenamiento de datos.
Seguridad in situ
Nuestros centros de datos están equipados con diversas medidas de seguridad, como guardias de seguridad, vigilancia continua y puntos de acceso controlado.
Intercambio profesional de archivos
Portal de cliente de subdominio personalizado
Todas las cuentas obtienen un subdominio personalizado al que pueden poner el nombre que deseen. El subdominio es su portal seguro para recibir los archivos de los clientes.
Marca personalizada
Todas las páginas externas pueden personalizarse con su logotipo, imágenes de fondo y colores para mantenerlas en línea con su marca.
Funciones esenciales para compartir archivos
Le ofrecemos todo lo que necesita para transferir archivos de forma fiable y eficaz. Diseñado para las exigencias diarias de los contables. Reciba documentos fiscales confidenciales, envíe estados financieros, informes de auditoría, archivos de nóminas y archivos normativos de forma segura y sin fricciones.
Una selección de nuestros clientes en el ámbito de los servicios financieros
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