Manual de operaciones de Filemail

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. En la barra lateral izquierda, haz clic en Clave API.

4. En la página Clave API, haz clic en Generar clave API.

5. Recibirá una clave API con las siguientes opciones:

• Ver clave
• Copiar clave
• Regenerar clave

Vea estas instrucciones con imágenes.

1. Abre tu aplicación de escritorio (Windows, macOS o Linux).

2. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

3. Selecciona Configuración de la app.

4. Están disponibles las siguientes preferencias:

• Notificación sonora al finalizar
• Enviar automáticamente informes de diagnóstico y error
• Mostrar las horas utilizando un reloj de 24 horas
• Preguntar dónde guardar cada transferencia antes de descargarla
• Directorio de descarga predeterminado (haga clic en el texto azul para cambiarlo)
• Máximo de cargas simultáneas
• Máximo de descargas simultáneas

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Abre tu aplicación de escritorio (Windows, macOS o Linux).

2. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

3. Selecciona Configuración de la app.

4. Localiza la sección Descargas automáticas (redimensiona o desplázate si es necesario).

5. Pulsa Activar junto a Descargar automáticamente los archivos recibidos.

6. Ajustes de configuración opcionales:

• Descargar archivos recibidos de todos los usuarios de la cuenta
• Descargar automáticamente las transferencias recibidas en las últimas: 24 horas, 7 días, 30 días, 90 días
• Descargar sólo las transferencias de los portales seleccionados
• Definir dónde se guardan los archivos
• Configurar la estructura de carpetas para organizar las descargas

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Empresa en la barra lateral izquierda.

4. Cerca de la parte inferior de la página Información de la empresa, puede definir:

• Nombre
• Correo electrónico de contacto
• Teléfono de contacto
• Opción de envío automático de facturas

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Empresa en la barra lateral izquierda.

4. En la página Información de la empresa, puede definir:

• Nombre en la factura
• Número de organización legal
• Referencia
• Campos de dirección

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Suscripción y, a continuación, selecciona Plan.

4. Haz clic en el botón rojo Cancelar plan.

5. En la siguiente pantalla, puede

• Cambiar a un plan más barato
• Indicar un motivo de cancelación
• Cancelar su suscripción a Filemail
• Permanecer en Filemail

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Perfil.

4. Haga clic en Cambiar contraseña y envíe su nueva contraseña.

Vea estas instrucciones con imágenes.

Añadir contactos:

1. Haz clic en Contactos en la barra lateral izquierda.

2. Haga clic en Añadir contacto.

3. En la ventana emergente, añada:

• Nombre
• Dirección de correo electrónico
• Número de teléfono opcional
• Configuración opcional para compartir con todos los usuarios de la empresa

4. También puede importar contactos desde:

• Gmail
• Archivos CSV (para otros proveedores o LinkedIn)

5. Guardar cuando haya terminado.

Eliminar contactos:

• Pasa el ratón por encima de un contacto y haz clic en el icono de la papelera
• Seleccione varios contactos y haga clic en Eliminar
• Utilice la opción de eliminar del lado izquierdo para eliminar todos los contactos

Agrupar contactos:

• Haga clic en Añadir grupo, asígnele un nombre y guárdelo
• Asigne contactos a grupos utilizando el icono de grupo o la selección masiva

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Personalización y, a continuación, en Marca.

4. Aparece una vista previa en vivo en la parte superior de la página.

5. Las opciones de marca incluyen:

• Cargar el logotipo de la empresa
• Colores y texto de los botones
• Fondo (color sólido, degradado o imagen)
• Alineación del contenido
• Radio del contenido (redondeo de las esquinas)

6. Haga clic en Guardar cambios después de realizar las actualizaciones.

Vea estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Personalización y, a continuación, en Marca.

4. Desplázate hasta la sección Subdominio personalizado.

5. Activa Usar subdominio personalizado e introduce el nombre deseado.

6. El campo URL se actualiza automáticamente.

7. 7. Haga clic en Guardar cambios.

Vea estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Personalización y, a continuación, en Descargar página.

4. Opciones de descarga:

• Activar descargas FTP
• Activar descargas Torrent
• Mostrar enlace público de descarga
• Permitir la restauración de archivos caducados (si está disponible)

5. Opciones de apariencia de la página:

• Mostrar miniaturas
• Mostrar hash MD5
• Mostrar el nombre de la empresa en lugar del correo electrónico del remitente
• Mostrar todos los destinatarios
• Ocultar el widget de chat de Intercom

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Personalización y, a continuación, en Correos electrónicos.

4. 4. Opciones disponibles:

• Idioma predeterminado del correo electrónico
• Asunto por defecto
• Mensaje o firma por defecto
• Habilitar miniaturas en los correos electrónicos.

5. 5. Haga clic en Guardar cambios.

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haga clic en Seguridad.

4. En Residencia de datos, elija dónde se almacenan los datos:

• Unión Europea
• Noruega
• Estados Unidos

Vea estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Perfil.

4. Desplázate hasta el final y haz clic en Eliminar permanentemente mi cuenta.

5. 5. Confirme haciendo clic en Eliminar permanentemente su cuenta.

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Perfil.

4. Puede actualizar:

• Dirección de correo electrónico
• Nombre
• Número de teléfono
• País
• Contraseña
• Eliminación de la cuenta

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Haga clic en Nueva transferencia en la barra lateral izquierda.

2. Elija enviar archivos por Correo electrónico o Enlace.

3. Añada archivos o carpetas usando arrastrar y soltar o los botones de añadir.

4. 4. Haga clic en Transferir.

5. En la ventana emergente Opciones de transferencia, abra Seguridad.

6. Seleccione Cifrado de extremo a extremo (E2EE).

7. Introduzca una clave E2EE o genere una automáticamente.

8. Haga clic en Transferir.

9. Comparta la clave E2EE con los destinatarios previstos.

Vea estas instrucciones con imágenes.

1. Haga clic en Nueva transferencia en la barra lateral izquierda.

2. Elija enviar archivos por Correo electrónico o Enlace.

3. Añada archivos o carpetas.

4. 4. Haga clic en Transferir.

5. Abra el desplegable Seguridad.

6. Seleccione E2EE y Protección por contraseña.

7. Establezca una contraseña y una clave E2EE (o genere ambas).

8. Haga clic en Transferir.

9. Comparta tanto la contraseña como la clave E2EE con los destinatarios.

Vea estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Analítica en la barra lateral izquierda.

4. Aparecerá la página Análisis:

• Número total de transferencias enviadas
• Número total de transferencias recibidas
• Velocidad media de subida
• Principales remitentes
• Principales receptores
• Usuarios activos

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Haga clic en Enviados en la barra lateral izquierda.

2. Seleccione la sesión de transferencia deseada.

3. En la parte derecha de la ventana, haga clic en el icono Análisis (gráfico de barras).

4. Verá la actividad de descarga detallada, incluyendo:

• Seguimiento a nivel de archivo
• Descargas por
• Dirección IP

5. Utilice filtros para limitar los resultados por archivo o destinatario.

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Seguridad en la barra lateral izquierda.

4. En Seguridad para compartir archivos, puede

• Exigir a los usuarios que establezcan una contraseña al enviar archivos
• Exigir a los usuarios que utilicen siempre el cifrado de extremo a extremo (E2EE)

Vea estas instrucciones con imágenes.

Integre un portal Filemail en su sitio web para recibir archivos de los visitantes.

Documentación:
https://docs.filemail.com/integrations/integrate-portal-page

El siguiente es el código genérico de incrustación:

<div data-filemail-widget="uploader" data-company-id="{AccountID}"></div>

<script type="text/javascript" src="https://www.filemail.com/widgets/embed/uploader"></script>

Específicamente actualizarás data-company-id="{AccountID}" con el ID de tu cuenta.

Para encontrar su ID de cuenta:

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y haz clic en tus iniciales o nombre.

2. Seleccione Configuración de la cuenta.

3. En Cuenta de empresa, haz clic en Empresa

4. En la página de información de la empresa, la primera fila contiene su ID de cuenta, que puede copiar y pegar en el código anterior.

5. Ahora pegue el código HTML embed completo actualizado en la página deseada de su sitio.

6. Ahora ha integrado el formulario de carga de archivos en su sitio.

Nota: Debe crear un portal antes de incrustarlo. Puede utilizar su portal por defecto.

Vea estas instrucciones con imágenes.

1. Haga clic en Enviados en la barra lateral izquierda.

2. Seleccione la sesión de transferencia que desea reenviar.

3. En la parte superior derecha de la ventana principal, haga clic en el botón Compartir (tres círculos conectados).

4. Seleccione Reenviar al nuevo destinatario.

5. Introduzca una dirección de correo electrónico o seleccione una de su libreta de direcciones.

6. 6. Pulse Enviar.

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Equipo en la barra lateral izquierda.

4. Haz clic en Invitar usuario en la esquina superior derecha.

5. 5. Introduzca la dirección de correo electrónico del usuario y asígnele una función:

• Usuario
• Administrador

6. Haga clic en Enviar invitación.

7. El usuario recibirá un correo electrónico con las instrucciones para registrarse.

Vea estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Notificaciones.

4. Puede activar o desactivar:

• Notificaciones cuando se descargan archivos
• Notificaciones cuando se envían archivos
• Notificaciones para archivos no descargados
• Correos electrónicos de recordatorio a los destinatarios

Vea estas instrucciones con imágenes.

La protección mediante contraseña puede aplicarse de dos maneras:

1. Durante la transferencia

2. Después de la transferencia

Protección por contraseña - En el momento de la transferencia

1. Haga clic en Nueva transferencia en la barra lateral izquierda.

2. Elija enviar archivos por Correo electrónico o Enlace.

3. 3. Añada archivos o carpetas.

4. Haga clic en Transferir.

5. Abra el desplegable Seguridad.

6. 6. Seleccione Protección por contraseña.

7. Introduzca una contraseña o genere una automáticamente.

8. Haga clic en Transferir.

9. Comparta la contraseña con los destinatarios.

Protección con contraseña - Después de la transferencia

1. Haga clic en Enviados en la barra lateral izquierda.

2. Seleccione la sesión de transferencia.

3. Haga clic en el botón Más opciones (tres puntos horizontales).

4. Selecciona Transferir contraseña.

5. 5. Introduzca la contraseña deseada y confírmela.

Vea estas instrucciones con imágenes.

1. Haga clic en Portales en la barra lateral izquierda.

2. Aparecerá la página Administración del portal:

• Nombre del portal
• Fecha de creación
• Número de transferencias
• Visibilidad en la bandeja de entrada

3. Acciones disponibles:

• Crear una solicitud de archivo para recibir archivos
• Ver el historial de solicitudes de archivos
• Editar la configuración del portal (icono del lápiz)
• Copiar enlace, duplicar o eliminar portal (tres puntos)

4. Opciones adicionales:

• + Botón de nuevo portal
• Casilla para mostrar sólo los portales creados por usted

Vea estas instrucciones con imágenes.

1. Haga clic en Portales en la barra lateral izquierda.

2. Haga clic en el icono del lápiz del portal deseado.

3. Las pestañas de configuración incluyen:

• Configuración del portal
• Destinatarios
• Campos personalizados

4. En Configuración del portal, puede:

• Editar el nombre del portal
• Copiar el ID del portal
• Copiar el enlace público del portal
• Editar el título y la descripción
• Establecer la duración de la disponibilidad de los archivos
• Activar las notificaciones de descarga del remitente
• Activar la confirmación de recepción por correo electrónico
• Habilitar la protección por contraseña (opcional)

5. Haga clic en Guardar cambios si se han realizado actualizaciones.

Vea estas instrucciones con imágenes.

1. Haga clic en Portales en la barra lateral izquierda.

2. Haga clic en el icono del lápiz del portal deseado.

3. Seleccione Destinatarios.

4. Haga clic en Añadir para incluir usuarios como posibles destinatarios.

5. Si lo desea, establezca un destinatario predeterminado.

6. 6. Haga clic en Guardar cambios.

Vea estas instrucciones con imágenes.

1. Haga clic en Portales en la barra lateral izquierda.

2. Localice el portal deseado.

3. Haga clic en el icono Solicitud de archivos (sobre con el signo más).

4. Añada un mensaje opcional.

5. Introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario o selecciónela entre los contactos.

6. 6. Haga clic en Enviar solicitud.

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Haga clic en Portales en la barra lateral izquierda.

2. Localice el portal deseado (su subdominio personalizado aparece como Predeterminado).

3. Haga clic en el botón Más opciones (tres puntos).

4. Seleccione Copiar enlace.

5. Comparta el enlace según sea necesario.

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Haga clic en Enviados en la barra lateral izquierda.

2. 2. Seleccione la sesión de transferencia deseada.

Para eliminar una transferencia completa

1. Haga clic en el botón Más opciones (tres puntos).

2. 2. Seleccione Eliminar.

Para eliminar un archivo específico:

1. Pase el ratón por encima del archivo en la lista de archivos.

2. Haga clic en el icono de la papelera para eliminar el archivo.

Vea estas instrucciones con imágenes.

1. Haga clic en Enviados en la barra lateral izquierda.

2. Seleccione la sesión de transferencia a la que desea añadir archivos o carpetas.

3. En la parte superior derecha de la ventana principal, localice la opción Añadir.

4. Haga clic en el botón de la opción Añadir.

5. Seleccione Añadir archivos.

6. 6. Añada los archivos o carpetas adicionales que necesite.

Vea estas instrucciones con imágenes.

1. Haga clic en Nueva transferencia.

2. Introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario en el campo Para.

3. Introduzca un asunto y un mensaje opcional.

4. Añada archivos o carpetas utilizando:

• Añadir archivo o Añadir carpeta, o
• Arrastre y suelte los archivos en la ventana

5. Haga clic en Enviar.

6. En la ventana emergente Opciones de transferencia

• Establezca las preferencias de notificación
• Defina la duración de la disponibilidad del archivo
• Configure las opciones de seguridad si están disponibles

7. Haga clic en Transferir.

8. Los archivos se cargan y los destinatarios reciben un correo electrónico con un enlace de descarga.

Vea estas instrucciones con imágenes.

1. Pulse Enviar como enlace en la parte superior derecha de la ventana.

2. Introduzca un asunto y un mensaje opcional.

3. Añada archivos o carpetas utilizando:

• Añadir archivo o Añadir carpeta, o
• Arrastre y suelte los archivos en la ventana

4. Haga clic en Transferir.

5. En la ventana emergente Opciones de transferencia

• Establezca las preferencias de notificación
• Defina la duración de la disponibilidad del archivo
• Configure las opciones de seguridad si están disponibles

6. Haga clic en Transferir.

7. Una vez cargado, copie y comparta el enlace de descarga segura.

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Inicio de sesión único en la barra lateral izquierda.

4. 4. Haga clic en Activar.

5. Seleccione un proveedor de identidad:

• Azure
• Google

6. Si utiliza:

• Azure: Introduzca el ID de Tenant y haga clic en Guardar cambios
• Google: Haz clic en Iniciar sesión con Google y sigue las indicaciones

Vea estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Almacenamiento del equipo.

4. Aparecerá la página

• Almacenamiento total en uso
• Uso individual de los miembros del equipo
• Uso relativo a los límites asignados

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Mi almacenamiento.

4. Ver:

• Almacenamiento total disponible
• Almacenamiento actualmente en uso
• Almacenamiento restante

Ver estas instrucciones con imágenes.

Nota: No hay mensaje de confirmación antes de la eliminación.

1. Vaya a la parte inferior izquierda de la ventana y haga clic en sus iniciales o nombre.

2. Seleccione Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Almacenamiento del equipo.

4. Localice el usuario deseado.

5. Haga clic en el icono de limpieza (pincel) bajo la columna Acciones.

6. Seleccione los mensajes que contienen archivos que desea eliminar.

7. 7. Haga clic en Limpiar seleccionados.

Vea estas instrucciones con imágenes.

Puede adquirir almacenamiento adicional de dos formas.

Método 1:

1. En la barra lateral izquierda, encima del nombre de su cuenta, haga clic en Actualizar.

Método 2:

1. Vaya a la parte inferior izquierda de la ventana y haga clic en sus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Suscripción y, a continuación, en Plan.

4. 4. Haga clic en + Añadir almacenamiento.

Vea estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Suscripción y, a continuación, en Facturación.

4. Visualice una lista de facturas mostrando:

• Importe
• Fecha
• Estado
• Opción de descarga

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Suscripción y, a continuación, en Plan.

4. Consulte su plan actual y las opciones de actualización disponibles.

Vea estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Equipo.

4. Haga clic en Invitar usuario.

5. Introduzca la dirección de correo electrónico y asigne un rol:

• Usuario
• Administrador

6. Haga clic en Enviar invitación.

Vea estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Almacenamiento del equipo.

4. Ver:

• Uso total de almacenamiento
• Límites de almacenamiento por usuario
• Uso individual

5. Las opciones incluyen:

• Añadir más almacenamiento
• Limpiar el almacenamiento para usuarios específicos

Vea estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Configuración de transferencia y, a continuación, en Configuración predeterminada.

4. 4. Configure:

• Duración predeterminada de disponibilidad de archivos
• Asunto predeterminado del correo electrónico
• Mensaje o firma por defecto

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haga clic en Seguridad.

4. En Configuración de autenticación de dos factores, configure:

• Autenticación de dos factores al recibir archivos
• Autenticación de dos factores al enviar archivos

5. Opciones disponibles:

• Ninguna
• SMS
• Correo electrónico

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Perfil.

4. Haz clic en Activar autenticación de dos factores.

5. Siga los pasos que aparecen en pantalla:

• Instalar una aplicación de autenticación
• Escanee el código QR
• Introduzca el código generado

6. 6. Haga clic en Activar.

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Suscripción y, a continuación, en Facturación.

4. 4. Haga clic en Actualizar.

5. Introduzca los nuevos datos de su tarjeta de crédito o PayPal en la página de pago seguro.

Ver estas instrucciones con imágenes.

1. Ve a la parte inferior izquierda de la ventana y pulsa sobre tus iniciales o nombre.

2. Selecciona Configuración de la cuenta.

3. Haz clic en Suscripción y, a continuación, en Plan.

4. Haga clic en Cambiar plan.

5. 5. Seleccione el plan que mejor se adapte a sus necesidades.

Ver estas instrucciones con imágenes.