Kuinka lähettää suuria PDF-tiedostoja
Olemme kaikki kokeneet turhautumista, kun olemme painaneet "lähetä" ja sähköpostiviesti on palannut takaisin, koska liitetiedosto oli liian raskas. Suurten PDF-tiedostojen lähettäminen on ensisijaisen tärkeää, kun palvelimen rajoitukset ovat tiukat. Gmail ja Yahoo rajoittavat tiedostojen koon yleensä 25 megatavuun, kun taas Outlookin käyttäjien sähköpostiliitteiden kokorajoitus on usein lähempänä 20 megatavua. Kun PDF-tiedosto ylittää nämä rajat, viesti saattaa näyttää virheilmoituksen tai yksinkertaisesti kadota tavoittamatta vastaanottajaa.
Suuret PDF-tiedostot ovat yleisiä jokapäiväisissä työnkuluissa. Sopimukset, raportit ja suunnittelun vedokset voivat kuluttaa nopeasti tallennustilaa. Monet käyttäjät kokevat ongelmia, kuten liian suuren PDF-tiedoston lähettäminen sähköpostitse tai turhautumista, kun PDF-liitteen lataaminen ei onnistu. Jos etsit parempaa tapaa lähettää suuria tiedostoja sähköpostitse, tavallisiin liitetiedostoihin luottaminen on usein väärä lähestymistapa.
Tässä oppaassa kerrotaan, miten näitä asiakirjoja voi siirtää virheettömästi. Erillisen palvelun käyttäminen takaa, että asiakirjasi saapuvat perille täydessä laadussa, ja ratkaisee lopullisesti ongelman, joka liittyy palvelimen vakiorajat ylittäviin tiedostoihin.
Miksi PDF-tiedostot ylittävät sähköpostirajat
Kun ymmärrät, miksi PDF-tiedostot kasvavat suuriksi, on helpompi hallita tiedostokokoa ennen kuin yrität siirtää niitä.
- Korkean resoluution kuvat: Skannatut sivut, valokuvat ja grafiikka tallennetaan usein tulostuslaatuisella resoluutiolla. Jokainen kuva kasvattaa tiedostokokoa, etenkin kun lähetät useita sivuja sisältäviä asiakirjoja.
- Upotetut fontit ja grafiikka: PDF-tiedostot upottavat usein fontteja ulkoasun säilyttämiseksi. Vaikka tämä takaa yhdenmukaisuuden, se lisää kokonaispainoa.
- Skannatut asiakirjat: Skannerit tallentavat sivut usein korkearesoluutioisina kuvina tekstin sijasta, jolloin ne ovat paljon painavampia kuin digitaalisesti luodut asiakirjat.
- Useita tiedostoja: Useiden kansioiden tai asiakirjojen yhdistäminen yhdeksi PDF-tiedostoksi voi helposti johtaa siihen, että asiakirja ylittää tavanomaiset liitetiedoston kokorajoitukset.
PDF-tiedoston koon pienentäminen ennen lähettämistä
Jos PDF-liitteen lähettäminen ei onnistu, optimointi on yksi mahdollinen ratkaisu tiedostokoon pienentämiseen, vaikka se usein tapahtuu visuaalisen laadun kustannuksella.
Käytä PDF-tiedostojen pakkaustyökaluja
Useimmat PDF-editorit sisältävät työkaluja tiedostojen pakkaamiseen alentamalla kuvan tarkkuutta. On kuitenkin varottava, ettei tekstiä tai hienoja yksityiskohtia tehdä lukukelvottomiksi.
Poista tarpeettomat sivut
Tyhjien sivujen, piilotettujen kerrosten tai päällekkäisen sisällön poistaminen auttaa vähentämään painoa vaikuttamatta keskeiseen sisältöön.
Vie optimoiduilla asetuksilla
Kun tallennat PDF-tiedostoa, valitse vaihtoehdot, kuten "Pienennetty koko" tai "Optimoitu webiä varten". Näillä asetuksilla pyritään säilyttämään hyväksyttävä laatu näytön katselua varten ja poistamaan samalla tulostusta vaativat tiedot.
Sähköpostin liitetiedostojen rajoitukset, jotka sinun on hyvä tietää
Tiedostojen pakkaamisen jälkeenkin sähköpostiohjelmat käyttävät tiukkoja ylärajoja. Jos kamppailet sen kanssa, miten voit lähettää suuria tiedostoja Outlookin kautta, olet todennäköisesti törmännyt näihin rajoituksiin:
- Gmail: GMAIL: 25 MB
- Outlook / Hotmail: Noin 20 MB (usein pienempi koodauksen yleiskustannusten vuoksi).
- Yahoo Mail: 25 MB
Jos PDF-tiedosto ylittää nämä rajat, sähköpostiviesti todennäköisesti epäonnistuu. Jotkin sähköpostipalvelut yrittävät luoda jaettavan pilvilinkin automaattisesti, kun taas toiset estävät viestin kokonaan.
Parempia tapoja lähettää suuria PDF-tiedostoja
Kun tavalliset liitetiedostot eivät toimi tai kun haluat lähettää PDF-tiedoston sähköpostitse ilman kokorajoituksia, nämä menetelmät tarjoavat paremman vaihtoehdon.
Pilvitallennuspalvelut
Voit ladata PDF-tiedoston pilvitallennuspalveluun, kopioida linkin ja liittää sen sähköpostiin. Näin vältät liitetiedoston kokorajoitukset, mutta sinun on hallinnoitava kansioiden käyttöoikeuksia manuaalisesti, jotta vastaanottaja voi käyttää tiedostoa.
Tiedostonsiirtopalvelut
Erikoisalustat on rakennettu auttamaan sinua lähettämään suuria tiedostoja sähköpostitse ilman rajoituksia. Filemailin kaltaisten palvelujen avulla voit ladata tiedoston ja lähettää suojatun latauslinkin suoraan vastaanottajalle. Tämä on paras tapa lähettää PDF-tiedostoja, kun jaat korkearesoluutioisia asiakirjoja, joita ei voi pakata.
ZIP-tiedostot
Pakkaamalla PDF-tiedoston paketiksi voit pienentää sen kokoa hieman. Tämä on kuitenkin harvoin tehokasta kuvapainotteisissa PDF-tiedostoissa, jotka on jo valmiiksi sisäisesti pakattu. Se soveltuu paremmin useita pienempiä PDF-tiedostoja sisältävän kansion lähettämiseen.
Kuinka lähettää suuria PDF-tiedostoja turvallisesti Filemailin avulla
Filemail tarjoaa yksinkertaisen ja turvallisen tavan jakaa suuria PDF-tiedostoja huolehtimatta sähköpostin liitetiedoston koosta tai kuvien pakkaamisesta.
Vedä ja pudota -käyttöliittymä
Käyttöliittymän avulla voit vetää ja pudottaa tiedostoja suoraan selaimessa. Valitse tiedosto, anna vastaanottajan sähköpostiosoite ja lähetä linkki sen sijaan, että yrittäisit liittää tiedostoja.
Tiliä ei tarvita
Voit lähettää suuria, jopa 5 Gt:n kokoisia tiedostoja täysin ilmaiseksi ilman tilin luomista. Tämä poistaa kirjautumislomakkeiden aiheuttaman kitkan, kun haluat vain lähettää asiakirjan nopeasti.
Turvallisuus ja seuranta
Loppuun asti ulottuvan salauksen, salasanasuojauksen ja latausten seurannan avulla pidät jaetut tiedostot turvassa. Saat ilmoituksen, kun vastaanottaja lataa PDF-tiedoston. Tämä on paljon turvallisempaa kuin tavalliset liitetiedostot, varsinkin kun ymmärrät , miksi sähköposti ei ole turvallinen arkaluonteisille tiedoille.
Parhaat käytännöt PDF-tiedostojen lähettämiseen
- Aseta turvallisuus etusijalle: Käytä suojattuja alustoja, kun jaat suuria, arkaluonteisia tietoja sisältäviä tiedostoja. Jos haluat syventyä asiaan tarkemmin, lue oppaamme siitä , miten lähetät asiakirjoja turvallisesti sähköpostitse.
- Suojaa linkit: Arkaluonteiset asiakirjat tulisi suojata salasanoilla ja vanhentumispäivämäärillä.
- Viestintä: Selitä selkeästi sähköpostin tekstissä, että käytät suojattua linkkiä suurten PDF-tiedostojen lähettämiseen, jotta vastaanottaja ei luule sähköpostia roskapostiksi.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko lähettää suuria PDF-tiedostoja pakkaamatta niitä?
Kyllä. Tiedostonsiirtopalveluiden avulla voit lähettää PDF-tiedostoja pakkaamatta niitä, jolloin alkuperäinen tulostuslaatu säilyy.
Miksi PDF-tiedostoni ei lähde sähköpostitse?
Yleisin syy on sähköpostipalvelujen tarjoajien asettamien 20 tai 25 Mt:n liitetiedostorajojen ylittäminen.
Voinko lähettää muita tiedostotyyppejä samalla tavalla?
Kyllä. Voit lähettää PDF-tiedostoja, Microsoft Word -asiakirjoja, korkearesoluutioisia kuvia ja videokansioita käyttämällä samoja turvallisia siirtomenetelmiä, jotka on suunniteltu suuria tiedostoja varten sähköpostitse.
