Turvallinen tiedostojen jakaminen asianajotoimistoille, lakimiehille ja juristeille
Lakiasiaintoimistojen lakisääteiset ja lainsäädännölliset velvoitteet tiedostoja jaettaessa
Alla olevassa taulukossa esitetään, miten Filemail tukee lakifirmojen turvallista tiedostojen jakamista tärkeimmillä lainkäyttöalueilla. Autamme myös mukautumaan ammatillisiin käyttäytymisvelvoitteisiin, kuten ABA:n mallisääntöön 1.6 asiakassalaisuudesta Yhdysvalloissa, Norjan käytännesääntöihin (2.3 §) ja lakimieslakiin sekä SRA:n periaatteeseen 6 Yhdistyneessä kuningaskunnassa.
Kuinka Filemail mahdollistaa turvallisen tiedostojen jakamisen lakiasiaintoimistoille
Turvallinen pääsy asiakkaille ja kumppaneille
Intuitiivinen ja helppokäyttöinen alustamme mahdollistaa turvallisen tiedostojen jakamisen asianajotoimistoille, asianajajille ja asiakkaille. Ei monimutkaisia asetuksia, koulutusta tai konfigurointia. Siirry verkkosivuillemme selaimella ja aloita jakaminen.
Käynnissä sekunneissa: Asiakkaat voivat lähettää oikeudellisia asiakirjoja, todistusaineistoa tai sopimuksia ilman tilin luomista tai ohjelmiston asentamista.
Yhtä helppoa kuin sähköposti: Suurten tiedostojen lähettäminen on yhtä yksinkertaista kuin sähköpostin lähettäminen, mutta sähköpostin tarjoama turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus eivät riitä.
Drag & Drop -joustavuus: Jopa asiakkaat, jotka eivät ole teknisesti perehtyneitä, voivat jakaa asiakirjoja turvallisesti kanssasi.
Vastaanota asiakastietoja turvallisesti
Tarjoamme asiakkaille useita tapoja lähettää asiakirjoja turvallisesti. Kukin menetelmä suojaa yksityisyyttä ja sopii haluamiisi työkäytäntöihin.
Alialuekohtaiset asiakasportaalit: Lähetä asiakkaat mukautettuun brändiportaaliin vastaanottamaan todisteita, sopimuksia ja muita asiakastietoja.
Turvallinen tiedostojen latauslomake sivustossasi: Upota suojattu tiedostojen latauslomake, jotta voit jakaa arkaluonteisia asiakirjoja yrityksesi verkkosivuston kautta.
Yksityiset tiedostopyynnöt: Lähetä suojattu tiedostopyyntö lisäohjeiden kanssa, kun haluat kerätä ajallisesti arkaluonteisia tai arvokkaita asiakirjoja.
Arkaluonteisten asiakirjojen yksityisyyden varmistaminen
Käytämme AES 256-bittistä salausta kaikkien tietojen suojaamiseen koko tiedostojen siirtomatkan ajan. Kaikki jaetut tiedostot pysyvät luottamuksellisina lähettäjältä vastaanottajalle, sillä käytämme päästä päähän -salausta käytettäessä tiedostojen jakopalvelua, jossa ei ole mitään tietoa.
End-to-End-salaus
Tiedostot salataan ennen niiden lataamista lähettäjän laitteesta. Ne pysyvät salattuina, kun ne ladataan vastaanottajan laitteeseen.
Salaus levossa
Palvelimillemme tallennetut tiedostot pysyvät salattuina, kunnes valtuutetut osapuolet pääsevät niihin käsiksi.
Salaus kuljetuksen aikana
Käytämme HTTPS TLS 1.2 -tekniikkaa tietojen suojaamiseen ja suojaamiseen, kun ne liikkuvat laitteiden välillä.
Kulunvalvonta ja hallinta
Tiedostonjakoalustamme tarjoaa useita toimenpiteitä, jotka helpottavat valvottua pääsyä ja rajoittavat siten arkaluonteisten tietojen vahingollista paljastumista. Turvallinen tiedostonjakoratkaisumme sisältää:
Kahden tekijän todennus (2FA): Lisää toinen varmennusvaihe, kun kuka tahansa tilin käyttäjä kirjautuu sisään.
Salasanasuojaus: Suojaa lataussivu salasanalla luvattomilta pääsyyrityksiltä.
Viimeinen voimassaolopäivä: Poista tiedostot automaattisesti mukautetun ajanjakson jälkeen säilytyskäytäntöjen mukaisesti.
Asiakirjojen hallinta: Poista jaettu linkki käytöstä välittömästi, jos olosuhteet muuttuvat.
SAML/SSO: Automaattista kirjautumista tuetaan, jos organisaatiosi käyttää tärkeimpiä identiteettipalveluntarjoajia, kuten Microsoft Entraa (Azure AD) ja Google Workspacea.
Yhteensopiva turvallinen tiedostojen jakaminen asianajotoimistoille
Lakiasiaintoimistoille tarkoitettu turvallinen tiedostojen jakaminen auttaa käytäntöäsi noudattamaan GDPR- ja HIPAA-asetuksia sekä alueellisia, kansallisia ja osavaltiokohtaisia tietosuojavaatimuksia ja ylläpitämään samalla selkeää tiedostojen toimintaa.
Selkeä auditoitavissa oleva jälki
Yksityiskohtaiset lokitiedot latauksista, latauksista, IP-osoitteista ja aikaleimoista antavat läpinäkyvän yleiskuvan asianajotoimiston tiedostonjakotoiminnasta.
MD5-tarkistussummat
Käytämme tarkistussumman validointia varmistaaksemme, että siirretyt tiedostot ovat identtisiä alkuperäisen lähdetiedoston kanssa.
Reaaliaikaiset päivitykset
Pysy ajan tasalla sähköpostitse ja valinnaisesti tekstiviestillä, kun tapahtuu jotain merkittävää toimintaa, kuten vastaanotettuja tiedostoja.
Aluekohtainen varastointi
Säilytä tiedostot alueellasi, jotta täytät tietojen pysyvyyttä koskevat vaatimukset.
Käsittele mitä tahansa tiedostoa millä tahansa laitteella
Lakiasiainhenkilöstö käsittelee suuria määriä korkean resoluution kuvia, multimediatallenteita ja laajoja skannattuja asiakirjoja. Me mahdollistamme turvallisen tiedostojen jakamisen asianajotoimistoille, jotta ne voivat lähettää asiakirjoja turvallisesti ja käsitellä niitä rajoituksetta.
Mikä tahansa koko: Jaa minkä kokoisiatiedostoja tahansa, sillä lakiasiaintilauksessamme ei ole kokorajoituksia.
Mikä tahansa tyyppi: Hyväksy mikä tahansa tiedostomuoto, mukaan lukien video, ääni ja korkearesoluutioiset kuvat.
Jatka siirtoja: Jatka keskeytyneitä latauksia aloittamatta alusta.
Eräsiirrot: Lähetä tai vastaanota useita tiedostoja tai kansioita yhdellä kertaa.
Yksittäinen edelleenlähetys: Jaa tietyt tiedostot suuremmasta erästä vain asiaankuuluvien osapuolten kanssa.
Alustarajat ylittävä: Pääset käyttämään verkkoa, työpöytää tai mobiilisovelluksia.
Nopeat siirtonopeudet: Maailmanlaajuinen verkostomme mahdollistaa nopeat nopeudet ja lyhyet toimitusajat.
Ammattimainen ja brändätty laillinen tiedostojen jakaminen
Jokainen vuorovaikutus asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa heijastuu yritykseesi. Anna turvallinen ja ammattimainen kuva koko tiedostonjakoprosessin ajan.
Räätälöinti ja brändäys
Mukauta mukautetun aladomainisi ulkoasua ja tunnetta, jotta se olisi todella edustava ja johdonmukainen yrityksesi visuaalisen identiteetin kanssa.
Henkilökohtainen viestintä
Sähköpostit, joita lähetämme puolestasi, voidaan räätälöidä sopiviksi. Voit jopa muuttaa sähköposteissa käytettävää kieltä.
Valikoima asiakkaitamme oikeudellisella alalla
For Just / Month / User
Aloita ilmainen kokeilujakso
Luo tili tai kirjaudu sisään
FAQ
Yhdysvalloissa voimme tukea vaatimustenmukaista tiedostojen siirtoa seuraavilla tavoilla:
- Alakohtaiset lait, kuten HIPAA.
- Osavaltioiden yksityisyydensuojalakeihin, mukaan lukien:
- Kalifornian CCPA / CPRA (California Consumer Privacy Act / Privacy Rights Act).
- Virginia VCDPA (Virginia Consumer Data Protection Act).
- Colorado CPA (Colorado Privacy Act)
- Utah UCPA
- Connecticut CTDPA
- Seuraavien säädösten mukaiset vaatimukset:
- Osavaltion asianajajien säännöt
- ABA:n ammatillisen käyttäytymisen mallisäännöt
Norjassa noudatamme:
- EU GDPR
- Norjan henkilötietolaki
Euroopassa (yleisesti):
- EU GDPR
Yhdistyneessä kuningaskunnassa voimme auttaa vaatimustenmukaista tiedostojen siirtoa:
- GDPR & Data Protection Act 2018
- SRA:n standardit ja määräykset
Kyllä, se todellakin on. Jotta voisit noudattaa lukuisia edellä mainittuja säännöksiä, sinun on käytettävä suojattuja tiedostojen jako-ohjelmistoja, jotta voit vähentää riskialttiutta. Sähköposti ei ole turvallinen viestintämenetelmä useista syistä:
- Sähköpostia ei ole salattu. Haitalliset toimijat voivat siepata ne ja varastaa henkilökohtaisia ja arkaluonteisia tietoja.
- Phishing-hyökkäysten laajuus kasvaa jatkuvasti. Sähköpostiviestit voivat näyttää tulevan luotettavista lähteistä, jolloin vastaanottaja saa väärän turvallisuuden tunteen. Tällaiset sähköpostiviestit sisältävät usein joko haittaohjelmaliitteitä, jotka on naamioitu laillisiksi asiakirjoiksi, tai linkkejä vaarantuneille verkkosivustoille.
- Sähköpostien liitetiedostojen kokorajoitus on tyypillisesti noin 25 megatavua sähköpostin tarjoajasta riippuen. Tämä on valitettavan riittämätöntä todistusaineistolle, jonka koko voi usein olla useita gigatavuja.
Ei, se ei ole ongelma. Legal-paketissamme ei ole rajoituksia jaettavien tiedostojen määrälle, tiedostojen koolle eikä rajattomille siirtoistunnoille.