Kuinka lähettää dokumentit turvallisesti sähköpostilla

Jos mietit, miten voit lähettää asiakirjoja sähköpostitse turvallisesti, laita tiedosto suojauksen taakse. Sähköposti toimii muistiinpanoja varten, ei turvallista asiakirjojen jakamista varten. Jos sinun on lähetettävä asiakirjoja turvallisesti sähköpostitse, pidä tiedot poissa tekstirungosta ja käytä suojattua latauslinkkiä.

Sähköposti sopii hyvin nopeisiin päivityksiin. Asiakirjojen tulisi elää linkeissä ja salatuissa tiedostoissa. Kun riski tai koko kasvaa, siirry turvalliseen tiedostonsiirtopalveluun turvallista asiakirjojen siirtoa varten.

Nopeat voitot: Tee nämä ensin

Korvaa liitetiedostot linkeillä. Jaa suojattu latauslinkki, jossa on voimassaoloaika. Sähköpostipalvelimille jää vähemmän tiedostoja.

Jaa salaisuus. Lähetä tiedosto nyt ja lähetä salasana myöhemmin tekstiviestillä tai puhelimitse. Toimita vahva salasana eri kanavan kautta.

Tarkista turvallisuus. Ota sähköpostin salaus käyttöön ja varmista, että yhteydet on suojattu TLS:llä (Transport Layer Security).

Epävarman asiakirjojen lähettämisen riskit

Sähköpostissa etusijalle asetetaan nopeus, ei salassapito. Suojaamattomat liitetiedostot lisäävät tietoturvaloukkauksen mahdollisuutta. Ajattele tavallista sähköpostia muistiinpanona nopealla liukuhihnalla.

Salaamaton altistuminen. Useimmat palveluntarjoajat eivät ota oletuksena käyttöön todellista päästä päähän -salausta. Siepattujen PDF-tiedostojen ja taulukkolaskentataulukoiden kautta voi paljastua arkaluonteisia tietoja.

Haittaohjelmat ja phishing. Hyökkääjät piilottavat hyötykuormia liitetiedostoihin ja esiintyvät luotettavina lähettäjinä.

Luvaton pääsy. Kirjoitusvirhe sähköpostiosoitteessa tai vaarantunut tili voi antaa tiedostoja vääriin käsiin. Välittäminen moninkertaistaa riskin.

Vaatimustenmukaisuus ja yksityisyys. Tietosuojalta odotetaan vahvaa suojausta. Sen huomiotta jättäminen vahingoittaa luottamusta ja johtaa rangaistuksiin.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Avointen liitetiedostojen lähettäminen. Älä koskaan lähetä tärkeitä sähköpostin liitetiedostoja tavallisina tiedostoina. Liitetiedostot välitetään usein eteenpäin, ja ne voivat olla palvelimilla vuosia. Salaa tai suojaa ensin salasanalla.

Heikot tai uudelleen käytetyt salasanat. Käytä vahvaa salasanaa suojattuihin tiedostoihin ja sähköpostiisi kirjautumiseen. Älä koskaan laita salasanaa samaan sähköpostiin.

Liian monta vastaanottajaa. Rajoita käyttöoikeus tarkoitettuun vastaanottajaan ja niihin, jotka todella tarvitsevat tiedostoa. Käytä tarvittaessa BCC:tä.

Osoitetarkistusten ohittaminen. Tarkista jokainen sähköpostiosoite kahdesti. Jos kyseessä on riskialtis lähetys, tarkista vastaanottaja kaistan ulkopuolella. Vahvista myös vastaanottajan sähköpostiosoite huolellisesti.

Sisäänrakennettujen suojausten huomiotta jättäminen. Ota sähköpostin salaus ja kaksitekijätodennus käyttöön. Suosi sähköpostiohjelmia ja -yhdyskäytäviä, jotka käyttävät TLS:ää.

Turvallisemman sähköpostiviestinnän 3R-kehys

Vähennä sähköpostitse lähettämiäsi tietoja. Pidä yksityiskohdat poissa viestin aiheesta ja tekstistä.

Korvaa liitetiedostot suojatun tiedostonsiirtopalvelun aikarajoitetuilla linkeillä. Aseta voimassaolon päättymispäivä ja vaadi kirjautuminen tai salasana.

Rajoita pääsyä salasanoilla, sähköpostivarmennuksella ja käyttöoikeuksilla.

5 tapaa lähettää asiakirjoja sähköpostitse turvallisesti

Nämä vaiheet auttavat sinua pitämään hallinnan yllä, kun lähetät asiakirjoja sähköpostitse.

1. Suojaa liitteet salasanalla
   Luo salattuja tiedostoja tai lisää salasana ennen liitteiden liittämistä. Salasanalla suojattu PDF-tiedosto on nopea, ja AES-salatut ZIP-arkistot toimivat hyvin. Valitse vahva salaus ja hallitse avaimia huolellisesti. Toimita salasana aina eri kanavan kautta. Älä koskaan liitä sitä tiedoston mukana. Suojaa PDF-tiedostot tarvittaessa myös salasanalla vahvalla salasanalla.
2. Käytä salattuja sähköpostipalveluja
   Käytä arkaluonteisissa keskusteluissa palveluja, joissa on päästä päähän -salaus. Vain sinä ja tarkoitettu vastaanottaja voivat lukea viestit ja liitteet. Jos organisaatiosi tukee S/MIME- tai PGP-tekniikkaa, yhdistä ne oikeuksien valvontaan.
3. Lähetä suojattuja linkkejä liitteiden sijaan
   Lataa asiakirja suojattuun tiedostonsiirtopalveluun ja jaa suojattu latauslinkki, jossa on voimassaolon päättymispäivä. Voit peruuttaa käyttöoikeuden, jos lähetetään väärä linkki. Lisää vastaanottajan sähköpostivarmennus tai salasana.
   Filemailin kaltainen palvelu tarjoaa turvallisen pilvitallennuksen, linkin voimassaolon päättymisen, valinnaiset salasanat ja reaaliaikaisen seurannan. Tiedoston pitäminen poissa sähköpostipalvelimilta vähentää altistumista.
4. Käytä sähköpostin salausta ja oikeuksien valvontaa
   Jos organisaatiosi tukee sähköpostin salausta, kuten S/MIME:tä tai PGP:tä, käytä sitä yhteensopivien asiakkaiden kanssa. Oikeuksien valvonnalla voidaan estää edelleenlähetys, kopiointi, lataaminen tai tulostaminen. Gmailin luottamuksellinen tila ja Outlookin Älä lähetä eteenpäin -toiminto lisäävät käyttöoikeuksien valvontaa, mutta ne eivät tarjoa todellista päästä päähän -salausta.
5. Käytä erityistä turvallista tiedostojensiirtopalvelua
   Suurille tai erittäin arkaluonteisille tiedostoille suositellaan erikoistunutta työkalua. Filemailin kaltaiset palvelut ovat käyttäjäystävällisiä, tarjoavat turvallisen pilvitallennuksen, virustarkistuksen, linkkien vanhentumisen, salasanat ja analytiikan.

Käytä verkkosovellusta, mobiilisovellusta tai Outlook-lisäosaa, jossa on drag-and-drop. Voit lähettää suojatun latauslinkin ilman, että vastaanottajien on luotava tili. Tämä pitää tietosi turvassa ja rajoittaa altistumista sähköpostipalvelimilla.
Vertaile Filemail-paketteja, jotta voit valita tiimillesi oikeat suojaus- ja tallennusvaihtoehdot.

Miksi valita Filemail turvallista asiakirjojen siirtoa varten

Suunnitelmallisesti turvallinen. Filemail salaa tiedot siirron aikana ja levossa turvallisessa pilvitallennuksessa. Yrityssuunnitelmat voivat ottaa käyttöön päästä päähän -salauksen nollatietosuojan varmistamiseksi.

Kitkaton lähettäminen. Ilmaiskäyttäjät voivat siirtää enintään 5 Gt. Business- ja Enterprise-tasot poistavat kokorajoitukset ja laajentavat säilytystä.

Todentaminen ja valvonta. Aseta salasanat, voimassaolon päättymispäivät ja latausrajoitukset jokaiselle linkille. Seuraa toimintaa reaaliajassa.

Rakennettu työskentelytapaasi varten. Käytä verkkosovellusta, mobiilisovellusta tai Outlook-lisäosaa vetämällä ja pudottamalla. Se toimii tavallisten sähköpostiohjelmien ja nykyisten asiakirjojen jakamisen työnkulkujen rinnalla.

Tärkeät tietoturvaominaisuudet. Automaattinen virustarkistus, alueen valinta, tarkastuslokit ja käytäntöjen valvonta pitävät tiedot turvassa. Monet pilvitallennuspalvelut lisäävät mukavuutta, mutta Filemail asettaa valvonnan etusijalle.

Lue lisää salatuista siirroista ja katso syvällisempää taustaa kohdasta Miksi sähköposti ei ole turvallista.

UKK

Onko turvallista lähettää asiakirjoja, kuten tiliotteita tai henkilöllisyystodistuksia, sähköpostitse suosittujen palveluntarjoajien kautta?
Suuret palveluntarjoajat salaavat yhteyden palvelimiinsa, mikä auttaa. Useimmat eivät tarjoa päästä päähän -salausta, joten palvelimet voivat silti päästä käsiksi sisältöön. Jos kyseessä ovat luottamukselliset asiakirjat, lisää salasana tai lähetä suojattu latauslinkki.

Minkä tyyppisten asiakirjojen lähettämistä tavallisen sähköpostin kautta tulisi välttää?
Vältä tiedostoja, jotka sisältävät erittäin arkaluonteisia tietoja, kuten taloustietoja, viranomaisten tunnuksia, lääketieteellisiä tietoja tai salasanoja. Jos sinun on pakko lähettää niitä, käytä salausta tai suojattua siirtolinkkiä.

Miten Filemailin käyttö eroaa liitetiedostoista?
Filemailin avulla lataat tiedostot suojattuun pilvitallennustilaan ja jaat suojatun linkin. Voit käyttää salasanoja, asettaa vanhentumispäivän ja seurata latauksia reaaliajassa. Tiedosto ei kulje useiden sähköpostipalvelimien kautta, mikä vähentää altistumista.

Onko Outlookissa tai Google Workspacessa sisäänrakennettuja vaihtoehtoja?
Kyllä. Outlook tukee sähköpostin salausta ja oikeuksien hallintaa. Gmail tarjoaa luottamuksellisen tilan, jossa on voimassaolon päättymispäivä ja tekstiviestikoodit. Käytä näitä yhdessä turvallisten linkkien kanssa vahvemman suojan saamiseksi.

Katso hinnoittelu ja ominaisuudet, jotta voit valita tiimillesi sopivan paketin.