Outils de travail à distance pour des équipes productives et sécurisées
Pourquoi les équipes à distance ont besoin des bons outils
Le travail à distance augmente l'efficacité et réduit les coûts, mais les mauvais systèmes peuvent entraîner des retards dans les projets et compromettre des informations sensibles. Une boîte à outils numérique complète garantit un transfert sécurisé des documents, une communication fluide et une collaboration efficace.
Défis courants
- Chevauchement des fuseaux horaires : Il devient difficile d'organiser des réunions en temps réel.
- Communication dispersée : les messages se propagent sur différentes plateformes en raison d'une communication dispersée.
- Baisse de responsabilité : L'absence de suivi adéquat réduit l'urgence.
- Isolement : Les employés peuvent se sentir seuls et sans soutien.
Risques pour la sécurité
- Tâches en double ou perdues : Une mauvaise supervision crée de la confusion.
- Messagerie non protégée : entraîne une mauvaise harmonisation du travail et une exposition au risque.
- Fuites de données sensibles : Envoyées par des courriels ou des liens non sécurisés.
- Applications non approuvées : le personnel peut utiliser des outils risqués et non vérifiés.
Conseil : utilisez des outils qui sont faciles à utiliser, qui fonctionnent bien avec les logiciels que vous utilisez déjà et qui garantissent la sécurité de vos informations.
1. Partage de fichiers et transfert de documents sécurisés
Filemail
Filemail utilise le cryptage de bout en bout, la protection par mot de passe et la vérification des e-mails pour sécuriser les données. Son interface "glisser-déposer" et son application mobile facilitent le partage de fichiers cryptés ou de pièces jointes sur n'importe quel appareil. Vous pouvez envoyer des fichiers directement à n'importe quel compte de messagerie, et les destinataires reçoivent un lien de téléchargement sécurisé pour un accès sûr.
Dropbox / Google Drive / OneDrive
Ces plateformes de stockage en nuage sécurisées offrent une synchronisation en temps réel et des contrôles d'accès aux fichiers. Google Drive intègre la connexion à la messagerie électronique pour faciliter le partage de documents et fonctionne sans problème avec les clients de messagerie les plus courants. Ces plateformes s'intègrent facilement aux applications professionnelles courantes et prennent en charge un contrôle de version efficace. Les équipes peuvent collaborer en temps réel tout en contrôlant qui peut consulter ou modifier des fichiers sensibles.
2. Plateformes de communication pour les équipes à distance
Slack
Une plateforme de messagerie flexible avec des canaux structurés et des conversations asynchrones. L'historique des messages permet de retrouver facilement les discussions passées, ce qui réduit le nombre de questions répétées ou d'informations perdues. Slack permet de partager des documents, d'étiqueter le destinataire et d'optimiser l'accès mobile.
Microsoft Teams
Cette application combine le chat, la vidéo et l'échange sécurisé de fichiers et comprend de solides fonctions de sécurité. Comme il fonctionne avec Microsoft 365, les équipes peuvent planifier des réunions, éditer des fichiers ensemble et gérer des projets à partir d'une seule plateforme. Il fonctionne avec Microsoft 365 et Outlook et comprend des outils de cryptage et de protection des données pour se prémunir contre les violations.
3. Vidéoconférences et réunions virtuelles
Zoom
Propose des vidéos HD sécurisées, le partage d'écran et des sessions en petits groupes. Zoom utilise la vérification des courriels, des liens de réunion sécurisés et des protocoles de cryptage pour les discussions privées.
Google Meet
Fonctionne directement dans votre navigateur, sans aucun logiciel. Lié à Gmail et à Calendar, il permet l'accès au stockage en nuage et prend en charge la sécurité de la couche de transport (TLS).
4. Gestion des tâches et collaboration
Trello
Un tableau de tâches visuel et convivial où les équipes peuvent attribuer, déplacer et gérer des tâches. Sa présentation visuelle permet aux équipes de voir les progrès en un coup d'œil, tandis que Trello les aide à organiser des projets et à garder les tâches sur la bonne voie.
Asana
Offre des tableaux de bord, des dates d'échéance et des affectations de projets. Facilite la compréhension de l'envoi de documents par courriel et le partage de fichiers en toute sécurité dans le cadre de flux de travail sécurisés.
5. Gestion des mots de passe et des justificatifs
1Password
Stocke en toute sécurité les identifiants de connexion et les clés de cryptage. Le système protège les détails de connexion des courriels et limite l'accès au seul destinataire prévu.
Bitwarden
Un gestionnaire de mots de passe open-source qui garantit la sécurité des données et un accès contrôlé. Il aide à prévenir les violations de données grâce au stockage crypté des informations d'identification.
6. Outils de productivité et de suivi du temps
Toggl Track
Suivi simple basé sur un minuteur sur tous les appareils. Permet de contrôler les heures facturables et de joindre les journaux d'activité aux serveurs de messagerie et aux rapports des clients.
RescueTime
Analyse les habitudes numériques afin d'identifier les domaines d'intervention. Il respecte la vie privée de l'utilisateur tout en maintenant des normes de données sécurisées.
7. VPN pour la sécurité de l'accès à distance
NordVPN
Crypte le trafic internet et masque les adresses IP. Les VPN permettent aux travailleurs à distance d'accéder en toute sécurité aux systèmes de l'entreprise sans exposer les données confidentielles à des réseaux non sécurisés. Protège les appareils mobiles et l'utilisation des réseaux Wi-Fi publics grâce à un cryptage puissant.
ExpressVPN
Fournit un accès mondial et une confidentialité à grande vitesse. Protège les travailleurs à distance contre les violations de données sur des réseaux non fiables.
8. Collaboration et brainstorming visuel
Google Docs
Permet l'édition en temps réel avec des contrôles d'accès et le cryptage des courriels. L'historique des révisions permet aux équipes de suivre les modifications et de restaurer les versions antérieures, garantissant ainsi l'exactitude des données. S'intègre parfaitement aux autres outils de l'espace de travail Google.
Figma
Plate-forme de conception collaborative pour les équipes d'interface utilisateur et de création. Sa structure basée sur le cloud permet aux équipes de revoir et de mettre à jour les conceptions à tout moment sans écraser le travail des autres. Les utilisateurs peuvent créer et commenter en temps réel et en toute sécurité.
9. Culture à distance et vérifications asynchrones
Donut
Aide les travailleurs à distance à se connecter via des chats informels dans Slack. Construit une culture d'équipe et réduit le sentiment d'isolement.
Standuply
Automatise les check-ins et les mises à jour de tâches. Aide les équipes à rester sur la même longueur d'onde sans avoir besoin de se réunir en direct.
Liste de contrôle finale pour le travail à distance
Avant de choisir vos outils de travail à distance, passez en revue cette liste de contrôle pour vous assurer que votre flux de travail reste sécurisé et efficace.
- Les transferts de fichiers sont-ils cryptés et traçables ?
- Votre équipe peut-elle communiquer en direct et de manière flexible ?
- Les outils sont-ils protégés par une sécurité de connexion au courrier électronique ?
- Les données sensibles sont-elles protégées par TLS et des clés de cryptage ?
- Les documents sont-ils partagés uniquement avec le destinataire prévu ?
Pourquoi choisir Filemail ?
Filemail offre un service de transfert de fichiers sécurisé avec des téléchargements rapides, des applications mobiles, le cryptage des courriels et la conformité en matière de protection des données. Sa conception "glisser-déposer" et son chiffrement de bout en bout permettent de protéger facilement les données sensibles et de travailler en toute sécurité avec des services en nuage. Il est particulièrement utile pour les équipes qui envoient fréquemment des fichiers volumineux ou confidentiels à leurs clients. Le suivi intégré permet aux utilisateurs de confirmer que les destinataires accèdent aux fichiers ou les téléchargent.